1.852.11 : BIBLIOTHEQUE - Changement de logiciel bibliothéconomique - Convention

Intégration de bibliothèques publiques en voie de reconnaissance ou non reconnues au Catalogue collectif hainuyer

Contexte

Comme le prévoit la législation relative au secteur de la Lecture publique, l’opérateur d’appui (OA) a créé un catalogue collectif reprenant les fonds et les bases de données lecteurs de tous les opérateurs directs (OD) de son territoire soit les OD de 49 communes hainuyères.

Quelques communes disposant de bibliothèques actuellement en attente de leur reconnaissance en raison du moratoire de la FWB (Froidchapelle, Jurbise) ou non reconnues (Chièvres - pas de dossier de demande de reconnaissance introduit auprès de la FWB) ont manifesté leur intérêt à rejoindre le catalogue collectif hainuyer. En effet, les bibliothèques de ces communes sont actuellement équipées du système de gestion de bibliothèque (SIGB) Socrate. Ces institutions ont récemment reçu, de leur fournisseur actuel, un courrier leur proposant, pour les 10 prochaines années, une solution contractuelle non acceptable. A défaut de signature de cette nouvelle offre, ces bibliothèques seront privées de l’accès au logiciel à l’échéance, courant du premier semestre 2026, de leur contrat en cours.

Situation des communes et de l’OA dans ce contexte

1. Les communes se trouvent face à une alternative :
   • S’équiper en toute autonomie avec un nouveau SIGB
   • Rejoindre le catalogue collectif hainuyer et, de facto, adopter le SIGB qui en permet l’utilisation.
2. L’opérateur d’appui a pour mission prioritaire de soutenir les bibliothèques reconnues.
3. L’intégration au catalogue collectif ne constitue pas une obligation pour les bibliothèques non reconnues.
4. Toutefois, l’opérateur d’appui peut proposer un accompagnement adapté lorsqu’une intégration présente un intérêt pour la cohérence documentaire du territoire
5. L’OA a au cœur de ses missions d’accompagner les communes vers la reconnaissance et l’intégration au catalogue peut en constituer une première étape.

Avantages de l’intégration au catalogue collectif

- Pour les bibliothèques :

• Simplification administrative (simple convention avec la Province de Hainaut et pas d’obligation de lancer un marché public pour l’acquisition d’un nouveau SIGB)
• Coûts moins élevés (migration, maintenance, formation)
• Accès à un SIGB mutualisé professionnel
• Visibilité accrue pour les usagers
• Harmonisation des pratiques
• Accompagnement technique et méthodologique
• Transition facilitée vers une éventuelle reconnaissance

- Pour l’opérateur d’appui :

• Mission d’accompagnement des communes vers une reconnaissance prévue par le Décret et le Plan de développement de la Lecture rencontrée
• Catalogue plus complet et représentatif
• Meilleure cohérence territoriale
• Renforcement du maillage documentaire

Contraintes et limites

- Pour les bibliothèques :

• Obligation de respecter les procédures de catalogage et de gestion du réseau
• Formation obligatoire au SIGB collectif
• Dépendance au calendrier et aux priorités du réseau
• Obligation d’adopter le passeport lecture et de participer au prêt inter-bibliothèques

- Pour l’opérateur d’appui :

• Charge supplémentaire qui sera toutefois partiellement compensée financièrement
• Besoin de maintenir un haut niveau de qualité des données

Position proposée

L’opérateur d’appui ouvre la possibilité d’intégration aux bibliothèques non reconnues en fonction de trois critères :

1. Motivation du projet : volonté des communes concernées d’intégrer un réseau, d’adopter des pratiques normalisées et de s’impliquer dans le prêt inter-bibliothèques
2. Capacité de la structure : ressources humaines suffisantes pour garantir un catalogage conforme.
3. Impact sur la charge du réseau : intégration compatible avec les ressources disponibles de l’opérateur d’appui (calendrier établi par l’OA)

Modalités pratiques, techniques et financières proposées aux communes

• Signature d’une convention par chaque commune avec la Province de Hainaut
• Intégration des bibliothèques au catalogue collectif hainuyer
• Prise en charge des frais de migration demandés par Decalog (fournisseur du SIGB du catalogue collectif) par la Province de Hainaut et refacturation à chaque commune au prix coûtant. Voir devis Decalog ci-joint
• Accompagnement des bibliothèques par l’équipe OPERA de la Province de Hainaut pour le travail technique lié à la migration : analyse des bases de données, mise en place des cahiers de conversion, aide au paramétrage, tests, mise en production
• Formation à l’utilisation du logiciel assurée par l’équipe OPERA et facturée aux communes au même prix que les journées de formation continuée (mission décrétale de l’OA) proposée à tous les bibliothécaires du Hainaut. Voir document modalités financières catalogue collectif bibliothèques en attente de reconnaissance ou non reconnues
• Assistance au démarrage lors de la réouverture au public
• Redevance annuelle des bibliothèques en voie de reconnaissance et des bibliothèques non reconnues pour contribution à la maintenance du logiciel et à l’accompagnement par l’équipe OPERA. Voir document modalités financières catalogue collectif bibliothèques en attente de reconnaissance ou non reconnues
• Redevance annuelle des bibliothèques qui ne se sont jamais inscrites dans un processus de reconnaissance pour le passage de la camionnette du prêt inter-bibliothèques. Voir document modalités financières catalogue collectif bibliothèques en attente de reconnaissance ou non reconnues

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment ses articles relatifs aux compétences du Collège en matière de gestion des services communaux ;

Vu le Décret de la Fédération Wallonie-Bruxelles du 30 avril 2009 relatif au développement des pratiques de lecture publique, notamment :

• les dispositions relatives aux missions des opérateurs d’appui (OA) et aux opérateurs directs (OD) ;
• l’obligation faite à l’OA de constituer un catalogue collectif reprenant les fonds des bibliothèques reconnues ; 

Vu la situation actuelle des bibliothèques des communes de Froidchapelle, Jurbise et Chièvres, notamment l’équipement en SIGB Socrate et la réception d’un courrier du fournisseur proposant, pour les dix prochaines années, une solution contractuelle jugée non acceptable, sous peine de perte d’accès au logiciel au premier semestre 2026 ; 

Vu la décision du Collège communal du 03 février 2026 marquant son accord de principe pour l’intégration de la bibliothèque communale au catalogue collectif hainuyer, en collaboration avec la Province de Hainaut, et pour l’adoption du SIGB mutualisé Decalog tel que proposé dans les documents de référence annexés ; et chargeant le service Bibliothèque de poursuivre les contacts avec la Province de Hainaut et l’OA afin de :

1. préparer la convention d’intégration ;
2. confirmer les modalités techniques de migration (reprise de données, accès SIGB, paramétrages) telles que décrites par l’équipe OPERA ;
3. confirmer les aspects financiers selon les documents transmis (frais de migration, redevances annuelles indexées). 

Vu les documents « Intégration de bibliothèques publiques en voie de reconnaissance ou non reconnues au catalogue collectif hainuyer », détaillant le contexte, les avantages, contraintes et modalités d’intégration, "Modalités financières proposées aux communes disposant d’une bibliothèque en attente de reconnaissance ou non reconnue  - Froidchapelle", reprenant le détail du coût de l'opération financière adapté à la commune de Froidchapelle (et le tableau Excel reprenant la méthode de calcul de l'indexation) ainsi que le devis Decalog :

• « Modalités financières Catalogue collectif – Froidchapelle », précisant les redevances indexées applicables aux bibliothèques en voie de reconnaissance ; notamment pour Froidchapelle : redevance 2026 fixée à 377,82 € HTVA / 457,17 € TVAC ; 
• Le devis Decalog n° DECCC2600542 du 11 décembre 2025, relatif à l’intégration des bibliothèques de Chièvres, Froidchapelle et Jurbise, transmis par la Province de Hainaut et comprenant notamment les coûts de migration, de reprise de données et d’accès au SIGB mutualisé, au prix de 2.412,50 € HTVA / 2.919,13 €, 21% TVAC ;
• La formation (obligatoire pour les modules utilisés) fixée à 40,00 € par jour et par personne ;
   

Vu l’analyse de l’OA démontrant que :

• l’intégration des bibliothèques en attente de reconnaissance est possible lorsqu'elle est motivée, techniquement soutenable et compatible avec les moyens de l’OA ; 
• cette intégration constitue une première étape vers une future reconnaissance par la FWB ;

Considérant que l’intégration au catalogue collectif permettrait :

• la simplification administrative (convention directe avec la Province, marché public déjà réalisé et présentant des conditions hors concurrence) ; 
• des coûts moindres (migration, maintenance, formation) ;
• l’accès à un SIGB mutualisé professionnel, une meilleure visibilité, l’harmonisation des pratiques et un accompagnement de l’équipe OPERA ;
• le maintien d’un service public de qualité dans un contexte d’urgence lié à la fin du contrat Socrate (2026) ;
• des avantages très importants pour le public ;

Vu la proposition de convention de services, ci-annexée, liée à la mise à disposition d'un logiciel de bibliothèque partagé dans le cadre de la création et du maintien du Catalogue collectif hainuyer, reprenant les conditions et obligations mutuelles d'utilisation de la plateforme entre la Province (OA) et la Bibliothèque communale (OD) ;

Vu l'annexe à la Convention de services liée à la mise à disposition d’un logiciel de bibliothèque partagé dans le cadre de la création et du maintien du Catalogue collectif hainuyer, reprenant les conditions techniques et financières relatives à la mise en place et au fonctionnement de ce service liant l'OA et l'OD ;

Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 19/03/2026,

Considérant l'avis positif du Directeur Financier remis en date du 19/03/2026,

DECIDE : à l'unanimité des membres présents,

Article 1 : de marquer son accord sur la convention de services et son annexe liant la bibliothèque de l'administration communale (OD) à la Province (OA), quant à la mise à disposition d’un logiciel de bibliothèque partagé dans le cadre de la création et du maintien du Catalogue collectif hainuyer.

Article 2 : de charger le Collège communal d'exécuter les modalités liées à cette décision.

Article 3 : de transmettre un extrait conforme de la présente délibération ainsi qu'un exemplaire de la convention signée à la Bibliothèque communale, au Directeur financier et à la Province de Hainaut.