Collecte de Sang - Convention - Année 2026 - Approbation

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en son article L1122-30 ;

Considérant l’objectif opérationnel 0013 du PST : « Soutenir le commerce et les associations locales » ;

Vu la convention à établir entre l’Administration communale de Grez-Doiceau, l’Action Kiwanis Asbl et le Service du Sang de la Croix-Rouge pour l’organisation de la collecte de sang ;

Considérant que l’objectif de cette collecte est de récolter des poches de sang et d’inscrire de nouveaux donneurs d’organes, le tout dans une ambiance familiale ;

Vu l’avis rendu favorable par le Directeur général f.f. en date du 29 octobre 2025 ;

Entendu l'exposé de Monsieur Hottart ;  

Après en avoir délibéré, À l’unanimité ; DÉCIDE :

Article 1er : d’approuver la convention entre l’Administration communale de Grez-Doiceau, l’Action Kiwanis Asbl et le Service du Sang de la Croix-Rouge pour l’organisation de la collecte de sang qui aura lieu le samedi 1er août 2026, comme suit :

CONVENTION DE PARTENARIAT

Grande Collecte de sang – samedi 1er août 2026.

Entre les soussignés :

La Commune de Grez-Doiceau ayant son siège social Place Ernest Dubois, 1 – 1390 Grez-Doiceau, représentée par Monsieur Paul Vandeleene, Bourgmestre et Monsieur Charles Lambert, Directeur général f.f.

Ci-après « l’Administration communale de Grez-Doiceau », d’une part,

Et :

L’Action KIWANIS Grez-Doiceau Asbl, dont le siège est sis chaussée de Jodoigne 4 – 1390 Grez-Doiceau, représentée par Monsieur Jacques Gorissen.

Ci-après dénommée « le Kiwanis »

Et :

Le Service du Sang de la Croix-Rouge, dont le siège social est sis Rue des Remparts des Moines, 78 à 1000 Bruxelles et le siège d’exploitation, Rue du Fond du Maréchal, 8 à 5020 Suarlée, représenté par Madame Geneviève Mathy – Administratrice déléguée.

Ci-après dénommé « la Croix-Rouge »

D’autre part ensemble dénommés « Les partenaires »

Il est exposé ce qui suit :

Article 1 : Objet du partenariat.

Depuis plus de 10 ans, une grande collecte de sang initiée par le Fonds Jérémy et le Service du Sang de la Croix-Rouge de Belgique est organisée sur le territoire de Grez-Doiceau.

Désireux de perpétuer cette action, la Commune de Grez-Doiceau et le Kiwanis ont repris l’organisation.

Cet évènement aura lieu le samedi 1er août 2026 de 09h à 19h, la collecte proprement dite sera ouverte de 10h à 17h dans les installations de la Maison rurale de Grez-Doiceau (rue de la Barre 27b).

L’objectif de cet évènement est de récolter des poches de sang et d’inscrire de nouveaux donneurs d’organes, le tout dans une ambiance familiale.

Article 2 : Mise en œuvre du partenariat.

Les partenaires (repris en annexe) conviennent de travailler sur base d’un principe d’entière transparence, tant pour ce qui concerne les actions à mener, la communication, la logistique, que les charges et produits en lien avec cette collecte.

L’Administration communale de Grez-Doiceau assurera la responsabilité civile de l’organisation de l’évènement.

Article 3 : Obligations de l’Administration communale.

Article 3.1. Communication

L’Administration communale s’engage à assurer les opérations de communication suivantes :

• Affiches et supports promotionnels : conception, impression et diffusion d’affiches et de flyers ;
• Internet : communication de l’évènement via le site internet www.grez-doiceau.be, la page Facebook de l’Administration, Que faire, mailings personnalisés annonçant la collecte, via le fichier d’adresses électroniques (emails) du Service Communication ;
• Presse : Organisation d’une conférence de presse et/ou communiqué de presse ;
• Envoi d’invitations aux autorités communales et provinciales ;
• La prise de contact avec les radios et TV locales ;
• Création du contenu et mise en page.

Avant l’impression des supports promotionnels, le projet édité par l’Administration communale devra être validé par les différents partenaires pour corrections et/ou modifications éventuelles.

L’Administration communale diffusera les résultats de la Grande Collecte de Sang et remerciera tous les partenaires via les différents supports de communication.

Le Kiwanis et la Croix-Rouge s’engagent également à diffuser l’évènement, les résultats et les remerciements de la Grande Collecte de Sang via leurs propres outils de communication.

D’autres moyens de promotion pourront être envisagés, cette liste n’étant pas exhaustive.

L’Administration communale mentionnera les logos des partenaires sur tout le matériel promotionnel.

Article 3.2. Logistique

L’administration communale de Grez-Doiceau s’engage à réserver la Maison rurale de Grez-Doiceau (le rez-de-chaussée et l’étage) du vendredi précédent l’évènement jusqu’au lundi suivant pour permettre le dépôt, le montage et le démontage du matériel.

L’installation et le démontage des lieux relatifs à la collecte de sang se fera par le Service Travaux de la commune de Grez-Doiceau conformément à la fiche technique fournie par les trois partenaires et issue d’une réunion technique à organiser (date ou délai avant l’évènement à fixer).

Le matériel nécessaire pour la partie animation sera fourni et déposé sur les lieux des festivités.

La liste du matériel sera transmise 3 mois avant la date de l’évènement par la Croix-Rouge et le Kiwanis (réservation du matériel de la Province).

L’Administration communale s’engage également à organiser le stand « Donneurs d’organes », à fournir les autorisations nécessaires à l’occupation de l’espace public le jour de l’évènement et aux autorisations préalables à l’évènement (affichages, communes voisines, SPW, ordonnance de Police si nécessaire).

Article 4 : obligations du Kiwanis:

Article 4.1. Communication

En plus de diffuser la communication via ses différents outils le Kiwanis s’engage à réaliser le surcollage des banderoles et panneaux gaufrés ainsi qu’à placer les banderoles et les panneaux de la Collecte de Sang aux abords des routes et à procéder à l’enlèvement de ceux-ci après les festivités.

Article 4.2. Logistique

Le Kiwanis s’engage à prendre en charge l’animation autour de la Grande Collecte de Sang telle que :

• L’animation pour les enfants ;
• Le bar et/ou la petite restauration (pendant et juste après la collecte) si telle est la décision prise par tous les partenaires à la réunion préparatoire.

Le Kiwanis s’engage à monter et démonter la partie animation de la Grande Collecte de Sang.

Article 5 : obligations de la Croix-Rouge de Belgique :

Article 5.1. Communication

La Croix-Rouge s’engage :

• À diffuser la communication via ses propres outils et en se coordonnant avec le service Communication de la commune ;
• À mettre à disposition un véhicule et deux bénévoles pour communiquer sur la Collecte de Sang via un mégaphone, comme assistance supplémentaire selon la nécessité promotionnelle ;

• À mettre à disposition sa mascotte ou autre costume d’animation de sensibilisation au don, suivant la disponibilité, lors de la Fête de la Musique et le jour de l’évènement ;
• À imprimer les banderoles et stickers adhésifs ad hoc (date, heure, …) ;
• À prendre en charge les frais d’impression des surcollage à réaliser sur les banderoles et les panneaux gaufrés.

Article 5.2. Logistique

La Croix-Rouge de Belgique s’engage à :

• Fournir la liste du matériel nécessaire ainsi qu’un plan d’installation ;
• Commander l’air conditionné en cas de fortes chaleurs et prévoir l’installation de celle-ci, si nécessaire ;
• Apporter le matériel et les boissons utiles à la collecte ;
• Préparer les zones dédiées au prélèvement ;
• Assurer l’organisation du stand « Cellules Souches ».

Le jour J, la Croix-Rouge s’engage également à remettre les locaux dans l’état dans lequel elle a réceptionné les lieux.

Article 6 : Rapports – Briefing – Débriefing.

L’Administration communale, le Kiwanis et la Croix-Rouge, se réuniront fin avril pour la communication et l’organisation et fin juin ou début juillet afin de finaliser les derniers détails et veiller au bon déroulement de cette organisation.

A l’issue de la Grande Collecte en objet, les 3 partenaires se réuniront (date ou délai après l’évènement à fixer) afin d’évaluer les éléments suivants :

• Résultat de la collecte : nombre de poches collectées, nombre de nouveaux donneurs, ... ;
• Aspects pratiques et organisationnels ;
• Appréciation du public présent ;
• Analyse du budget, revue des charges ;
• Évaluation de la promotion générale : qualité des documents de promotion, analyse qualitative et quantitative du dossier de presse.

Sur base de cette évaluation, les partenaires envisageront toute amélioration à apporter à leur collaboration future.

Toute clause non prévue nécessaire au bon déroulement de la présente convention sera envisagée en bonne entente entre les partenaires. S’il échet, des notes additionnelles pourraient être jointes à la présente convention.

Article 7 : Annulation de la convention.

Les partenaires s’engagent à respecter la présente convention et à réaliser la Grande Collecte de sang, sauf circonstances exceptionnelles.

Article 8 : Tribunaux.

En cas de contestation ou de litige, seuls les tribunaux du lieu du siège social du premier intervenant seront compétents.

Etablie en triple exemplaire à Grez-Doiceau, le xx/xx/2026.

Pour Accord,

Article 2 : de transmettre la présente à l’ensemble des partenaires.