Personnel communal - Recrutement - Service Population - Etat-civil.

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation ;

Vu la loi du 03 juillet 1978 relative aux contrats de travail et ses modifications ultérieures ;

Vu les statuts administratif et pécuniaire de la commune arrêtés par le Conseil communal ;

Vu le départ à la retraite d'un agent affecté au Service Population - Etat civil à la date du 31 mai 2025 ;

Considérant qu’il est nécessaire de pourvoir à son remplacement afin d’assurer la continuité et le bon fonctionnement dudit service ;

Vu qu’il y a lieu de fixer :

- la nature et les qualifications de l’emploi à pourvoir ;

- les conditions générales et particulières de l'engagement ;

- la forme et le délai d’introduction des candidatures ;

- le programme ainsi que les règles de cotation des examens ;

Considérant le statut touristique de la Ville de La Roche-en-Ardenne qui implique que les agents communaux, et particulièrement les agents affectés au Service Population Etat-civil,  sont régulièrement en contact avec des citoyens et des touristes néerlandophones ;

Considérant qu'il est opportun d'engager du personnel qualifié et formé vu la complexification des matières à gérer par les services communaux ;

Vu que les dossiers traités au sein du Service Population - Etat civil sollicitent des compétences en rapport avec la fonction à exercer ;

Vu qu'une expérience utile d'au moins 3 ans dans la même fonction est nécessaire afin que l'agent recruté soit opérationnel et autonome dès son entrée en fonction ;

Vu la demande d’avis de légalité adressée au Directeur financier et l'absence d'avis reçu dans le délai légal ;

Vu la demande d’avis adressée aux organisations syndicales et les avis reçus ;

DECIDE :

Art.1 : de procéder à l’engagement d'un employé d'administration (h/f/x) à l'échelle D4 pour le service Population - Etat civil, sous contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable, à raison de 38h/semaine.

Art 2 : de fixer comme suit les conditions de recrutement :

Missions principales de l'agent

• Assurer le suivi de demandes de cartes d'identité.
• Assurer le suivi de reconnaissance pré-natale et post-natale.
• Assurer le suivi des arrêtés royaux relatifs au changement de nom et des arrêtés ministériels relatifs au changement de prénom.
• Assurer le suivi des changements d'adresse.
• Assurer le suivi des courriers aux jurés d'assises.
• Assurer le suivi des déclarations de changements de sexe, nom, prénom.
• Assurer le suivi des dossiers de mariage.
• Assurer le suivi des dossiers de naissance.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la demande d'obtention de la nationalité belge.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la population belge et étrangère.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la rectification des actes de l'état-civil.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux décès.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de cohabitation légale.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de titres de séjour.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dernières volontés.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux divorces.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dons d'organes.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux euthanasies.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux passeports.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux permis de conduire.
• Assurer le suivi des vaccinations antipoliomyélitiques.
• Classer les documents et différentes pièces du dossier de l'usager.
• Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données.
• Encaisser des paiements au guichet et procéder aux enregistrements.
• Encoder les informations dans le registre national et dans les autres banques de données (naissance, permis de conduire, passeport, titres de séjour, mariage, décès, ...).
• Envoyer les accusés de réception des documents officiels.
• Envoyer les dossiers relatifs à l'obtention de la nationalité belge vers les autres institutions (parquet, office des étrangers).
• Traiter les réponses relatives aux plaintes des personnes qui se présentent au guichet.
• Attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S'assurer de la légalité des documents fournis par le citoyen ou tout autre autorité préalablement à l'actualisation du RN et autres banques de données.
• S'assurer de l'identité réelle des personnes préalablement à la délivrance de documents.
• Vérifier les conditions relatives à l'établissement ou à la transcription d'un acte de l'état-civil.
• Délivrer les cartes d'identité, les passeports, les permis de conduire, les certifications et authentifications de documents ("copies conformes", "légalisation de signatures", ...).
• Délivrer les copies, extraits et certificats divers relatifs aux actes figurant dans les registres de l'état-civil.
• Délivrer les documents officiels ou extraits des registres de la population et des étrangers.
• Délivrer les extraits de casier judiciaire, les bulletins de renseignement et les certificats de moralité.
• Renseigner les visiteurs sur les différents services et le fonctionnement de l'administration.
• Collaborer avec la police.
• Collaborer avec les autres services de l'administration afin de garantir une exécution optimale des dossiers.
• Collaborer et partager les informations avec les membres de l'équipe dans l'intérêt du service.
• Participer à l'organisation des élections.
• Participer de manière active et régulière aux formations proposées.

Profil recherché :

• Avoir le sens de l’accueil (bonne présentation, politesse, …), de l’écoute et du service au public.
• Être à la fois autonome et apprécier le travail en équipe (bonne collaboration avec ses collègues).
• Faire preuve de diplomatie et de communication.
• Faire preuve d’initiative et de flexibilité.
• Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel.
• Travailler de manière rigoureuse, organisée et soignée.
• Être capable d’analyser et de synthétiser les informations.
• Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences.
• Posséder une excellente orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtriser les outils informatiques de base et les programmes informatiques utiles à la fonction (Saphir, Mercurius, Belpas, Belpic).
• Faire preuve de polyvalence et d’autonomie pour répondre aux tâches demandées de manière efficace et rapide.

Conditions de participation

• Être ressortissant ou non de l’Union européenne. Pour les ressortissants hors Union européenne, être en règle en matière d’autorisation de travail au sens de l’AGW du 16 mai 2019 relatif à l’occupation des travailleurs étrangers.
• Jouir des droits civils et politiques.
• Être d'une conduite répondant aux exigences de la fonction au vu de l'extrait de casier judiciaire.
• Être âgé(e) de 18 ans au moins.
• Disposer du permis de conduire B.
• Réussir un examen de recrutement.

Conditions particulières

• Être porteur d’un diplôme au moins égal à celui qui est décerné à la fin des études de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou posséder un titre de compétences valorisables constatées par un organisme officiel ou délivré par le Consortium de validation des compétences et correspondant au niveau du diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ou un titre de formation certifié et délivré par un organisme agréé par le Gouvernement wallon (échelle D4).
• Être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction et pouvoir présenter un extrait de casier judiciaire daté de moins de 3 mois au dépôt de la candidature.
• Disposer d'une expérience de 3 ans dans un service similaire au sein administration communale belge.
• Être en possession d'un passeport APE ou à défaut, être dans les conditions APE le jour de l'entrée en fonction.
• Disposer du permis B est obligatoire.
• Être bilingue FR-NL ; la connaissance de l'anglais est un atout.
• Satisfaire aux épreuves de sélections suivantes :

1. Une épreuve écrite se présentant sous la forme :

- d'une synthèse avec commentaire critique d’un texte laissé à la disposition du candidat. Cette épreuve doit permettre d’apprécier la maîtrise de l’expression écrite (20 points) ;

- d'un test d’aptitudes qui permette d’évaluer les compétences des candidats et le degré de concordance du profil du candidat à celui de la fonction (30 points) ;

- de la rédaction d’une lettre (10 points).

L'épreuve écrite compte pour 60 % de l'ensemble des épreuves.
Minimum des points requis : 50 %

2. Une épreuve orale se présentant sous la forme d'un entretien approfondi mené par les membres du jury et qui permet :

- d’évaluer la personnalité du candidat, à savoir ses centres d’intérêt, sa sociabilité, sa résistance au stress, son esprit d’équipe, sa stabilité émotionnelle, sa faculté d’adaptation ;

- de s’informer sur ses motivations, à savoir son intérêt pour la fonction, les besoins et valeurs qu’il cherche à satisfaire dans la vie professionnelle et qui doivent être en adéquation avec ce qui est proposé ;

- d’évaluer ses compétences en analysant les formations et expériences pour déterminer le niveau d’adéquation avec les compétences requises pour la fonction à pourvoir.

L'épreuve orale compte pour 40 % de l'ensemble des épreuves.
Minimum des points requis : 50 %

Au terme de ces deux épreuves, les cotations de chaque candidat qui auront obtenu au minimum 50 % dans chacune des épreuves seront additionnées. Seuls les candidats obtenant un total général d'au moins 60 % pourront être engagés ou versés dans une réserve de recrutement.

Art. 3 : de fixer comme suit la composition du jury :

• un agent du Service Population - Etat civil de la Ville de la Roche-en-Ardenne ;
• le Responsable du Service Population  - Etat civil d'une autre administration communale ;
• le Directeur général de la Ville de La Roche-en-Ardenne ou son délégué ;

Les représentants syndicaux seront conviés à titre d’observateurs également.

Art. 4 : La candidature accompagnée des pièces ci-après :

• une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
• un extrait d’acte de naissance ;
• un extrait de casier judiciaire daté de moins de 3 mois à la date de la candidature ;
• une copie du diplôme exigé ;
• une copie du permis de conduire ;

sera adressée UNIQUEMENT par lettre recommandée ou déposée en mains propres contre accusé de réception, dans le délai fixé par l’avis de recrutement, au Conseil communal, Hôtel de Ville, Place du Marché, 1 à 6980 LA ROCHE-EN-ARDENNE.

Art. 5 : de charger le Collège communal de l'organisation des épreuves et de la publicité de recrutement.

Art. 6 : de constituer une réserve de recrutement, comprenant les lauréats de l’examen, valable deux ans, éventuellement prorogeable d’un an par décision motivée du Conseil communal.