Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Patrimoine - Avenue des Combattants 24, 2ème étage - CPAS - Convention d'occupation précaire - Pour approbation
Description
Occupation des locaux par le CPAS
Délibération
Vu les articles L1122-30 et L1222-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Considérant que le CENTRE PUBLIC D'AIDE SOCIALE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (n° d’entreprise 0216.690.080), occupe les bureaux situés au 1er et 2ème étages du bâtiment sis à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, espace du Coeur de Ville, 1,
Considérant que celui-ci doit actuellement faire face aux répercussions des dernières mesures gouvernementales relatives à la réforme du chômage et a par conséquent besoin de locaux supplémentaires pour palier le surplus de personnes renvoyées vers le CPAS,
Considérant que la Ville a récemment acquis le plateau de bureaux situé au 2e étage du bâtiment sis avenue des Combattants, 24, dans la prolongation de ceux du Coeur de Ville 1,
Considérant que la Ville est actuellement dans une réflexion globale quant à la destination et à la gestion de ses différents bâtiments administratifs,
Considérant que ce plateau se trouve dans la continuité des bureaux du CPAS et est actuellement inoccupé,
Considérant qu'il pourrait temporairement accueillir le CPAS,
Considérant la décision du Collège communal du 4 mars 2026, de marquer son accord de principe sur l'occupation de ces locaux par le CPAS,
Considérant qu'il y a lieu de fixer les modalités de cette occupation,
Considérant que les travaux sont en cours,
Considérant le projet de convention à titre précaire, ci-annexé,
Considérant qu'il est de la compétence du Conseil communal d'approuver ladite convention,
DECIDE
- D'approuver la convention à titre précaire à signer avec le CENTRE PUBLIC D'AIDE SOCIALE D'OTTIGNIES-LOUVAIN-LA-NEUVE (n° d’entreprise 0216.690.080), pour l'occupation des bureaux situés au 2e étage du bâtiment sis à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 24, telle que rédigée comme suit :
Convention d’occupation précaire
ENTRE LES SOUSSIGNES :
D’une part, la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, enregistrée à la Banque carrefour des Entreprises sous le numéro 0216.689.98, dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 35,
représentée par Monsieur Nicolas Van der Maren, Bourgmestre et Monsieur Grégory Lempereur, Directeur général, agissant en vertu d’une délibération du Conseil communal prise en séance du XXX.
Ci-après dénommée "le propriétaire",
Et
D’autre part, le Centre Public d’Action Sociale d’Ottignies-Louvain-la-Neuve (n° d’entreprise 0216.690.080) dont les bureaux sont situés à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Espace du Cœur de Ville, 1, représenté par Monsieur Michaël Gaux, Président et Monsieur Philippe Moureau, Directeur général, agissant en vertu d’une délibération du Conseil de l’Action sociale du *** ;
Ci-après dénommé : « le CPAS ou l’Occupant »,
Ci-après désignés ensemble « les Parties ».
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
Art. 1er – Objet de la convention
Le propriétaire cède à l’occupant, qui l’accepte, l’usage à titre précaire de certains locaux du 2ème étage du bâtiment situé à 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve, avenue des combattants, 24, conformément au plan annexé à la présente pour en faire partie intégrante.
L’occupant reconnaît expressément que la loi sur les baux commerciaux, la loi sur le bail de résidence principale et la loi sur le bail à ferme ne sont pas applicables à la présente convention.
Art. 2 – Motif de la convention
L’Occupant, devant faire face aux répercussions des dernières mesures gouvernementales relatives à la réforme du chômage, a besoin de locaux supplémentaires pour palier la gestion du surplus de personnes renvoyées vers le CPAS.
La Ville opère actuellement une réflexion globale quant à la destination future de ses locaux/bâtiments administratifs, dont ceux faisant objet de la présente.
Dans l’attente d’une décision à ce sujet, ces locaux, étant actuellement inoccupés, peuvent être mis à disposition de l’Occupant.
Art. 3 – Prix et charges
3.1. Au vu des relations particulières et des synergies existant entre les parties, le Propriétaire met les locaux à disposition de l’Occupant à titre gratuit.
L’occupant prend à sa charge toutes les charges et abonnements aux différentes régies. A noter, qu’il prend à son nom le compteur d’électricité mais que s’agissant du chauffage, de l’eau et des charges communes, un décompte annuel sera établi.
L’occupant s’engage à rembourser au propriétaire tous les impôts et charges établis sur le bien.
Art. 4 – Durée de la convention
L’occupation prend cour, avec effet rétroactif à dater du 1er avril 2026
Elle prendra fin dès que le motif pour lequel elle a été conclue est réalisé ou par résiliation.
En tout état de cause, la convention aura une durée maximale de 1 an, renouvelable tacitement une fois si la réflexion de la Ville quant à l’usage desdits locaux est toujours en cours ou non entièrement aboutie.
Art. 5 – Répartition des charges et des frais entre les Parties
5.1. La Ville prend à sa charge :
- les aménagements relatifs au câblage informatique ;
- le nettoyage des locaux ainsi que le matériel y nécessaire ;
- le nettoyage des vitres (via son contrat de fourniture de service pour le reste du bâtiment) ;
5.2. Le CPAS prend à sa charge :
- les travaux d’aménagement des bureaux :
- du cloisonnement des espaces (cloisons, isolation acoustique, enduit, peinture, porte, plinthe)
- du retrait de certaines anciennes cloisons
- des rénovations de certains sols
- du remplacement des 3 éclairages de secours
- de tirer les câbles et le placement des prises RJ45 pour les connexions informatiques + placement de goulottes adaptées
- de tirer la fibre optique de l’armoire réseau jusqu’au local serveur du service finance + placement de tubages adaptés à la fibre (le CPAS a obtenu un accord du service finance pour se rendre dans leur couloir pour ce placement)
- de placer des stores aux différentes fenêtres
- d’installer un espace kitchenette en ce compris des travaux de plomberie pour un accès à l’eau
- du placement d’antenne wifi
- du placement d’extincteurs
- du placement de pictogrammes
- la confection d’un local pour entreposer le matériel de nettoyage ;
- les interventions réalisées par des sociétés externes :
- Fourniture et placement d’une armoire réseau
- Fourniture et placement d’un patch panel avec noyaux
- Connexion des prises RJ45 dans les goulottes et dans l’armoire réseau
- Fourniture et placement d’une vidéophonie
- Fourniture et placement d’une gâche électrique pour la porte principale
- Placement d’un contrôle d’accès avec système de badge
- Location d’un lift pour l’évacuation de l’ancien mobilier non conservé par la Ville et le CPAS et permettre de monter l’isolation acoustique et le gyproc
Art. 6 - Résiliation
Il est mis un terme à l’occupation, par chacune des parties, moyennant un préavis de 30 jours.
Si l’occupant manque gravement à ses obligations, le propriétaire peut immédiatement mettre un terme à l’occupation sans préavis.
Dans tous les cas, aucune indemnité de rupture n’est due.
Art. 7 – Interdiction de cession
L’occupant ne peut céder, en tout ou en partie, l’usage du bien visé à l’article 1er, sans accord préalable et écrit du propriétaire.
Art. 8 – Usage des lieux
L’occupant s’engage à occuper le bien en personne prudente et raisonnable.
L’occupant s’engage à réserver les lieux exclusivement à l’exercice des activités prévues initialement et connues au moment de la signature de la présente convention. Il ne pourra modifier ces activités en maintenant l’occupation autorisée que moyennant accord préalable écrit de la Ville.
Les lieux mis à disposition ne pourront en aucune manière être affectés à quelque logement que ce soit, même ponctuel et ce, sous peine de résiliation de plein droit de la présente convention.
Art. 9 – Entretien
L’occupant reconnaît avoir reçu le bien en bon état d’entretien et s’engage, à la fin de la convention, à le restituer dans le même état au propriétaire.
Un état des lieux pourra être dressé à la simple demande du propriétaire.
Art. 10 – Assurances
En tant que propriétaire, la Ville assure les lieux contre l’incendie ainsi que sa responsabilité civile.
De son côté, l’occupant s’engage à contracter une assurance en responsabilité civile dans le cadre de ses activités ainsi que toute autre assurance nécessaire à l’exercice de ses activités et concernant les objets lui appartenant.
L’occupant doit transmettre obligatoirement à la Ville copie de la quittance de ces assurances et ce, au moins une fois par an.
La Ville décline toute responsabilité en cas d’accident dans le cadre des activités de l’occupant.
Fait en double exemplaire à XX, le XX dont chaque partie déclare avoir reçu un exemplaire.
Pour la Ville,
Le Collège,
Le Directeur général, Le Bourgmestre,
G. Lempereur N. Van der Maren
Pour le CPAS,
Le Directeur général, Le Président,
Ph. Moureaux M. Gaux
Annexe 1 plan
2.De charger le Collège communal de l'exécution de la présente décision.