Convention de partenariat dans le cadre de l'organisation d'une étape "Départ-Arrivée" dans le cadre du Tour du Condroz en collaboration avec l'a.s.b.l. UNION CYCLISTE DE SERAING, le dimanche 2 juin 2024.

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et plus particulièrement l’article L1122‑30 ;

Vu la demande de l'a.s.b.l. UNION CYCLISTE DE SERAING, représentée par M. Jean-LUC MONSIEUR représentant ladite a.s.b.l., datée du 10 octobre 2023, par laquelle il sollicite la collaboration de la Ville de SERAING pour l'organisation d'une étape "Départ-Arrivée" le dimanche 2 juin 2024 dans le cadre du Tour du Condroz ;

Considérant que l'organisation de cette activité sur le territoire de la Ville serait profitable aux nombreux amateurs de la discipline et serait une compétition régionale voire même nationale suivant les catégories ;

Attendu que cette collaboration nécessite la conclusion d'une convention de partenariat à soumettre à l'accord du conseil communal ;

Vu le projet de convention de partenariat ;

Vu la décision du collège communal du 5 avril 2024 arrêtant l'ordre du jour de la présente séance ;

Vu le procès-verbal de la commission préparatoire relatif au présent point,

ARRÊTE

par 35 voix "pour",  0  voix "contre", 0 abstention, le nombre de votants étant de 35, les termes de la convention entre la Ville de SERAING et l'a.s.b.l. UNION CYCLISTE DE SERAING, comme suit :

CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIF A L’ACCUEIL D’UNE COURSE CYCLISTE

Tour du Condroz le 2 juin 2024 à SERAING (OUGRÉE)

ENTRE, D’UNE PART,

l’a.s.b.l. UNION CYCLISTE DE SERAING, représentée par MM. Jean-Luc MONSIEUR, Secrétaire, et Jean MATHY, Président, organisatrice du 60^éme Tour du Condroz, ci-après dénommée "l’organisateur",

ET, D'AUTRE PART,  

la Ville de SERAING, organisatrice d’une course cycliste, dénomméd "60^éme Tour du Condroz", représentée par Mme Déborah GÉRADON, Bourgmestre, et M. Bruno ADAM, Directeur général, ci-après dénommée "la Ville",

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

CHAPITRE 1 : Réunions préparatoires

ARTICLE 1.- La Ville a l’obligation d’organiser, dans le courant du mois d’avril ou mai, sur son territoire, une réunion entre l’organisateur, les représentants communaux et la zone de police concernée, les services des travaux et du protocole.

ARTICLE 2.- La Ville a l’obligation d’être présente ou de se faire représenter à toutes autres réunions préparatoires organisées.

CHAPITRE 2 : Locaux

ARTICLE 3.- La Ville et l’organisateur prévoiront un lieu de parking réservé aux véhicules de l’organisateur et des équipes participantes (minimum 110 véhicules) ainsi qu’un endroit pour camion podium et sono.

CHAPITRE 3 : Le site d’arrivée

ARTICLE 4.- Sur le site de l’arrivée, la Ville est tenue de prévoir :

1. la mise à disposition de barrières de type "NADAR" minimum 100 mètres avant la ligne et 50 mètres minimum après, les barrières seront libres de toute publicité ;
2. le traçage de la ligne d’arrivée sera effectué par l’équipe technique de l’organisateur ;
3. l’installation d’une arrivée de courant destinée notamment à l’amplification sonore et à la photo-finish (max 10 AMP) prise électrique normale suffisante ou coffret ;
4. une déviation avant la ligne d’arrivée pour les véhicules des équipes etc. ; 
5. la mise à disposition d’un podium, d’une sono si besoin, d'une tonnelle pour protéger la chambre d’attente du podium ;
6. la mise à disposition du hall du Centenaire durant la journée de 7 à 18 h.

ARTICLE 5.- Tous les frais afférents à l’application des obligations prévues aux articles de la présente convention sont à charge de la Ville, notamment la prise en charge des frais énergétiques (eau, électricité) ainsi que les contrats de sécurité (AIB VINCOTTE ou autres) si installation coffret forain (facultatif).

La prise en charge des frais de "signaleurs".

ARTICLE 6.- L’organisation de la remise des maillots et des trophées qui se déroulera sur le podium officiel sera régentée par l’organisateur de l’épreuve.

Vainqueur d’étape : par la Bourgmestre ou l'Échevin des sports.

CHAPITRE 4 : Circuits locaux

ARTICLE 7.- Lors du dernier circuit local, les directeurs techniques des équipes participantes ne peuvent franchir la ligne d’arrivée. La Ville avec l’organisateur est impérativement tenue de prévoir une déviation pour ces voitures à l’approche de la ligne d’arrivée, avec une signalisation précise (prévu par organisateur).

A chaque carrefour, l’organisateur organisera la présence et le placement de signaleur.

La circulation dans le sens contraire de la course sera interdite, par arrêté de police.  

Seuls les véhicules munis d’un laissez-passer fourni par l’organisateur seront autorisés à circuler dans le sens de la course.

ARTICLE 8.- Lorsque le circuit local est tracé sur le territoire de plusieurs zones de police, la Ville est responsable des contacts, de la coordination entre les diverses zones de police concernées et du placement des signaleurs.

Les signaleurs seront placés aux carrefours non pris par la police et suivant les disponibilités, de l’organisateur, en bénévoles.

CHAPITRE 5 : Divers

ARTICLE 9.- Les parties s’engagent à exécuter de bonne foi les engagements qu’elles prennent ce jour avec un souci de collaboration et de solidarité dans l’accomplissement des obligations découlant de la présente convention.

Tout litige concernant les obligations nées des présentes dispositions contractuelles sera, si possible, réglé de commun accord dans l’esprit des dispositions de la présente convention.

A défaut, les tribunaux de LIÈGE seront seuls compétents.

ARTICLE 10.-

Tout ajout, retrait ou modification apportés aux termes de la présente convention doit faire l’objet d’un avenant dument signé par les parties.

Fait à Seraing, le 15 avril 2024.

En double exemplaire, chacune des parties déclarant en avoir reçu l’exemplaire lui étant destiné.

CHARGE

le service des sports et de la culture de veiller à son application,

PRÉCISE

que les informations budgétaires feront l'objet d'un prochain point organisationnel présenté au collège communal.