Personnel / Modification du règlement de travail (charte informatique) / Approbation
Note de synthèse explicative :
Il s'agit :
- d'adopter une charte informatique
- de prévoir des règles en matière de politique renforcée de retour au travail en cas d'incapacité (adaptation aux nouveaux textes légaux). Ainsi, l'article 21 est révisé comme suit:
Décision :
Vu le code de la démocratie locale et de la décentralisation, article. L1123- 23.,12°, L. 2212- 48 ;
Vu la réglementation européenne et belge en matière de protection des données à caractère personnel (notamment le Règlement (UE) 2016/679 « RGPD ») et les bonnes pratiques recommandées aux pouvoirs locaux.
Vu le fait que l’informatique et les technologies de l’information et de la communication (TIC) sont des outils essentiels pour le fonctionnement des services communaux, comme le souligne la Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) dans ses publications.
Vu le besoin de fixer un cadre clair d’utilisation, de sécurité, de responsabilité et de gouvernance des ressources informatiques et des données traitées par l’administration communale de la Ville d’Ans.
Considérant que l’administration communale de la Ville d’Ans doit garantir la continuité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de ses systèmes informatiques ;
Considérant que chaque agent, élu, collaborateur et prestataire intervenant pour la commune doit être informé de ses obligations et responsabilités en matière d’utilisation des ressources informatiques ;
Vu le projet de charte informatique (annexe au règlement de travail);
Vu la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ainsi que les arrêtés royaux portant exécution de la susdite loi ;
Vu le protocole de concertation/négociation dressé le 25/03/2026 ;
Considérant qu'il en a été débattu au cours de la réunion ad hoc instituée en application de l'article L1122 - 34 du code de la démocratie locale et de la décentralisation et de l'article 57 du règlement d'ordre intérieur du conseil communal;
Sur proposition du Collège communal;
ARRÊTE
La « Charte informatique de la Ville d’Ans » telle que reprise ci-après laquelle constituera une annexe au règlement de travail :
CHARTE INFORMATIQUE DE LA VILLE ET DU CPAS D'ANS
PREAMBULE
La Ville et le CPAS d'Ans mettent à disposition de leurs utilisateurs un système d'information (SI) et des moyens informatiques nécessaires à l'exécution de leurs missions et activités.
Celui-ci comprend :
• un réseau informatique
• un réseau téléphonique
Dans le cadre de leurs fonctions, les utilisateurs sont conduits à utiliser les ressources informatiques mises à leur disposition.
Dans un objectif de transparence, de promotion d'une utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d'information, la présente charte définit les règles dans lesquelles ces ressources peuvent être utilisées.
Les mesures de surveillance mises en œuvre sont proportionnées, transparentes et justifiées par la sécurité du système d'information, conformément à la législation belge sur la vie privée au travail et à la Convention 108+ du Conseil de l'Europe.
Article 1 : Utilisateurs concernés
La présente charte s'applique à l'ensemble des utilisateurs du système d'information (SI) dont notamment :
• les mandataires politiques
• les travailleurs de la Ville et du CPAS
• les intérimaires, stagiaires et employés de sociétés prestataires
Il appartient aux travailleurs de l'organisation de s'assurer de faire signer ou approuver la présente charte à toute personne à laquelle ils permettraient l'accès au SI (sauf pour le WiFi gratuit).
Article 2 : Périmètre du système d'information (SI)
Le système d'information est composé des ressources suivantes :
• Ordinateurs (fixes et portables) et périphériques connectés
• tablettes informatiques
• téléphones (fixes et mobiles)
• tableaux numériques
• réseau informatique (serveurs, routeurs et connectique)
• imprimantes et scanners
• logiciels
• données informatisées
• systèmes de messagerie
• Internet, extranet,
• abonnements divers...
• tout autre appareil électronique se connectant au SI
Aux fins d'assurer la sécurité informatique du SI, tout matériel connecté au SI de la Ville et du CPAS d'Ans, y compris le matériel personnel des utilisateurs indiqués à l'article 1, est régi par la présente charte.
Article 3 : Règles générales d'utilisation
Le SI doit être utilisé à des fins professionnelles, conformes aux objectifs de l'organisation, sauf exception prévue par les présentes, ou par la loi.
Les utilisateurs ne peuvent en aucun cas utiliser le SI de l'organisation pour se livrer à des activités susceptibles de porter préjudice à l'organisation de quelque manière que ce soit.
L'utilisateur du système informatique s'engage à ne pas effectuer des opérations qui pourraient avoir pour conséquence :
• d'interrompre le fonctionnement du réseau ou d'un système connecté au réseau ;
• d'accéder aux informations privées d'autres utilisateurs sur le réseau ;
• de modifier ou de détruire des informations sur un des systèmes connectés au réseau.
L'utilisateur s'interdira le développement, l'installation ou la simple détention d'un programme visant à contourner la sécurité du système.
De même est totalement prohibée l'utilisation de logiciels « piratés » et le téléchargement de logiciels soumis aux droits d'auteur. L'installation de logiciels privés ou personnels est également prohibée sur le matériel, sauf autorisation explicite du service informatique.
L'utilisateur ne tentera pas de modifier les paramètres de configuration des systèmes informatiques qui lui sont confiés. En cas de nécessité, il effectuera une demande auprès du service informatique.
L'utilisateur s'engage à ne pas insérer de support externe dans l'ordinateur (clé usb, carte sd ou autres, cd, dvd, ...) sans que celui-ci n'ait été préalablement contrôlé par le service informatique. Il n'utilisera pas de matériel de lecture et d'enregistrement sauf autorisation préalable.
Article 4 : Protection des données personnelles (RGPD)
Les services de la Ville et du CPAS d'Ans mettent en œuvre des traitements de données personnelles dans le cadre de leurs activités. À ce titre, ils sont soumis au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les deux institutions ont désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) qui est le référent sur ces sujets. Ses coordonnées sont :
Pour la Ville et ses services annexes (écoles, crèches, bibliothèques...)
[email protected] - 04/247 72 12.
Pour le CPAS
[email protected] - 04/247 74 21
Chaque utilisateur du SI est susceptible d'avoir accès à des données personnelles dans le cadre de ses missions. À ce titre, il doit respecter les principes et règles suivants :
• Les données personnelles ne doivent être collectées et traitées que pour un usage déterminé, explicite et légitime. Elles doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• L'utilisateur ne doit accéder qu'aux seules données personnelles dont il a besoin dans le cadre de ses missions. L'accès aux données doit être justifié.
• Les données personnelles doivent être conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Au-delà, elles doivent être supprimées ou archivées.
• L'utilisateur doit veiller à la confidentialité et à l'intégrité des données personnelles qu'il est amené à traiter, depuis leur collecte jusqu'à leur destruction.
• Toute violation de données personnelles (accès non autorisé, divulgation, perte, etc.) doit être signalée immédiatement au DPO de la Ville et le CPAS d'Ans concernée.
• L'utilisateur doit respecter les droits des personnes sur leurs données (droit d'accès, de rectification, d'opposition, etc.) et transmettre au DPO de son institution toute demande reçue en ce sens.
Le non-respect des règles relatives à la protection des données personnelles peut entraîner des sanctions disciplinaires pour l'utilisateur.
Article 5 : Sécurité informatique
La Ville et le CPAS mettent en œuvre une série de moyens pour assurer la sécurité du système d'information et des données traitées, en particulier des données personnelles. À ce titre, ces deux institutions peuvent limiter l'accès à certaines ressources.
5.1 Principe général de responsabilité et obligation de prudence
L'utilisateur est responsable des ressources informatiques qui lui sont confiées dans le cadre de ses missions, et doit concourir à leur protection, notamment en faisant preuve de prudence. L'utilisateur doit s'assurer d'utiliser les ressources informatiques mises à sa disposition de manière raisonnable, conformément à ses missions.
5.2 Obligation générale de confidentialité
L'utilisateur s'engage à préserver la confidentialité des informations, et en particulier des données personnelles, traitées sur le SI de l'organisation.
Il s'engage à prendre toutes les précautions utiles pour éviter que ne soient divulguées de son fait, ou du fait de personnes dont il a la responsabilité, ces informations confidentielles.
5.3 Mot de passe
L'accès aux SI ou aux ressources informatiques mises à disposition est protégé par mot de passe individuel. Ce mot de passe doit être gardé confidentiel par l'utilisateur afin de permettre le contrôle de l'activité de chacun. Le mot de passe doit être mémorisé et ne doit pas être écrit sous quelque forme que ce soit. Il ne doit pas être transmis ou confié à un tiers ou être rendu accessible. Le login et le mot de passe doivent être saisis lors de chaque accès au système d'information.
Les mots de passe se conforment à la politique de mot de passe édictée par les deux institutions afin d'être conformes aux prescriptions définies par la Direction générale. Ces prescrits sont susceptibles de modification, notamment en fonction de l'évolution des recommandations de sécurité.
Pour certains logiciels, une double authentification sera requise.
5.4 Verrouillage de sa session
L'utilisateur doit veiller à verrouiller sa session dès lors qu'il quitte son poste de travail. (Ceci peut par exemple être effectué via le menu Démarrer -- Verrouiller ou via le raccourci clavier Windows + L)
5.5 Installation de logiciels
L'utilisateur ne doit pas installer, copier, modifier ou détruire de logiciels sur son poste informatique sans l'accord du service informatique, en raison notamment du risque de virus informatiques.
En ce qui concerne les appareils mobiles de type smartphone et tablette, l'utilisateur ne pourra installer que des applications validées par la plateforme du système d'exploitation (Google Play, AppStore, ...)
5.6 Copie de données informatiques
L'utilisateur doit respecter les procédures définies par l'organisme afin d'encadrer les opérations de copie de données sur des supports amovibles, notamment en obtenant l'accord préalable du supérieur hiérarchique et en respectant les règles de sécurité, afin d'éviter la perte de données (ex : vol de clé usb, perte d'un ordinateur portable contenant d'importantes quantités d'informations confidentielles...).
Article 6 : Modalités d'utilisation du VPN
Les employés qui en ont fait la demande peuvent se connecter au SI à distance. Dans ce cas, la connexion s'effectue au travers d'un VPN agréé par la Ville et le CPAS d'Ans. Celle-ci nécessite un login, un mot de passe et, le cas échéant, recours à un système de sécurité, tel que, par exemple, la double authentification. Les informations de connexion ne doivent en aucun cas être communiquées à un tiers.
L'utilisation du VPN est restreinte à une utilisation dans un cadre strictement professionnel.
Il est interdit à l'utilisateur d'installer d'autres systèmes VPN sans en référer au préalable au service informatique.
Lors de ces sessions de travail à distance (même à domicile), les règles relatives à la sécurité des moyens informatiques et des données, au respect de la réglementation, à l'utilisation de la messagerie professionnelle, s'appliquent de la même manière qu'au bureau.
Article 7 : Accès à Internet
Comme tous les autres instruments de travail mis à disposition du personnel, les moyens de communication de la Ville et le CPAS d'Ans ne peuvent, normalement, être utilisés qu'à des fins professionnelles. Une utilisation privée limitée de l'internet est tolérée dans des limites raisonnables, tant que les sites visités ne contreviennent pas à la loi.
Tous les utilisateurs du système d'accès à l'internet sont responsables des aspects éthiques liés à cette utilisation et doivent donc en faire usage en « avec discernement et responsabilité ».
L'utilisation d'autres systèmes de messagerie électronique que ceux mis à disposition ou autorisés par la Ville et le CPAS d'Ans, et ce via le canal internet, est autorisée sous réserve d'approbation du service informatique. Sont actuellement autorisés : emails, sms, mms, messenger, Imessage, messagerie windows, signal, whatsapp, teams, zoom.
Le personnel est informé que les accès à internet sont filtrés, enregistrés et analysés, en accord avec la législation belge. En conséquence, les institutions se réservent le droit de bloquer l'accès vers des sites jugés inappropriés.
L'usage du système permettant l'accès à l'internet est interdit dans les cas évoqués à l'article 14.
8. Utilisation de l'Intelligence Artificielle
Les outils d'intelligence artificielle (IA) peuvent être utilisés par les agents de la Ville et du CPAS d'Ans dans le cadre de leurs missions professionnelles, sous réserve du respect des principes suivants :
8.1. Respect de la protection des données personnelles
L'utilisation de l'IA doit être conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et aux dispositions de l'article 4 de la présente charte. En particulier :
• Il est strictement interdit d'introduire dans un outil d'IA non conforme au RGPD des données à caractère personnel (noms, prénoms, numéros de registre national, adresses, coordonnées bancaires, etc.) concernant les citoyens, les agents ou toute autre personne physique.
• Avant d'utiliser un outil d'IA avec des données professionnelles, l'utilisateur doit systématiquement anonymiser et pseudonymiser ces données à l’exception du cas où l’outil d’IA est conforme au RGPD.
• En cas de doute sur la nature des données ou sur la possibilité d'utiliser l'IA pour un traitement spécifique, l'utilisateur doit consulter le DPO de son institution.
8.2. Utilisation avec diligence et discernement
L'utilisation des outils d'IA doit se faire de manière raisonnée, responsable et conforme aux bonnes pratiques professionnelles :
• L'utilisateur reste personnellement responsable des contenus générés ou traités par l'IA. Il doit systématiquement vérifier, contrôler et valider les résultats produits par ces outils avant toute utilisation ou diffusion.
• Les outils d'IA doivent être utilisés comme une aide à la décision ou à la production, et non comme un substitut au jugement professionnel et à l'expertise humaine.
• L'utilisateur doit faire preuve de discernement quant à la pertinence et la fiabilité des réponses fournies par l'IA.
• Toute utilisation d'outils d'IA non autorisés ou non validés par le service informatique doit faire l'objet d'une demande préalable auprès de ce service.
8.3. Confidentialité et sécurité
• L'utilisateur ne peut pas introduire dans un outil d'IA des informations confidentielles relatives à la Ville et le CPAS d'Ans, à ses partenaires ou à ses projets en cours, sauf si l'outil a été spécifiquement validé à cet effet par le service informatique.
• L'utilisateur doit être conscient que les données introduites dans des outils d'IA publics ou gratuits peuvent être conservées, analysées ou réutilisées par les fournisseurs de ces services.
Article 9 : Email
Chaque employé dispose d'une adresse mail professionnelle pour l'exercice de ses missions.
Par principe, tous les messages envoyés ou reçus sont présumés être envoyés à titre professionnel. Par exception, les utilisateurs peuvent utiliser la messagerie à des fins personnelles, dans les limites posées par la loi.
Protection contre les malwares/virus et spams
Le système de messagerie électronique est l'une des méthodes les plus employées pour la propagation des malwares/virus. L'institution a mis en œuvre différents niveaux de protection afin de lutter contre l'arrivée dans la boîte aux lettres de ce genre d'applications néfastes. Dès lors, toute tentative de désactivation, de modification de la configuration, de contournement des systèmes de protection est interdite.
L'ouverture de fichiers attachés ou pièces jointes en provenance de personnes non connues, non sûres, ou l'ouverture d'attachement douteux sans vérification préalable avec l'expéditeur, peut entraîner de graves conséquences à l'ensemble du réseau interne et aux données qui y circulent ou qui y sont stockées.
L'institution a mis en œuvre une protection afin de lutter contre l'arrivée dans la boîte aux lettres de messages non sollicités. De plus en plus de faux messages circulent sur internet, notamment en vue d'obtenir des informations concernant des moyens d'identification.
En cas de doute sur le contenu d'un message (notamment s'il contient des liens externes) ou d'une pièce jointe, le service informatique doit être prévenu immédiatement et pourra donner son aval si le mail et son contenu sont légitimes.
Article 10 : Utilisation du GSM/Smartphone de service, téléphonie fixe et autres moyens communicants
La téléphonie est réservée à un usage professionnel. Seules les communications téléphoniques et internet professionnelles sont autorisées
Les GSM/Smartphone et/ou cartes SIM sont mis à la disposition exclusive de certains utilisateurs, moyennant accord de leur Direction générale dans le cadre réglementaire, doivent faire l'objet d'une attention particulière, en raison de leur caractère portable d'une part (risques de perte ou de vol), et du coût des communications d'autre part.
Les frais liés à cette/ces mise(s) à disposition sont entièrement pris en charge par l'institution dans le respect de la réglementation sociale et fiscale (avantage de toute nature). En relation avec les frais de communication facturés à l'institution, lesquels sont examinés, le service Financier peut procéder au contrôle des factures (sous réserve de la facturation des abonnements de type forfait). Les frais de communication hors-abonnement seront facturés à l'utilisateur par l'opérateur.
En aucun cas, la téléphonie ne pourra être utilisée à l'une des fins prohibées listées à l'article 13.
Article 11 : Economies d'énergie
En cas d'absence prolongée (soir, week-end, congés), il est vivement recommandé d'enregistrer les documents, de quitter les programmes et d'éteindre l'ordinateur et l'écran.
Pour des absences plus courtes, la mise en veille est une bonne solution. La machine n'est pas éteinte mais consomme moins d'énergie.
Article 12 : Vol ou perte d'équipement
En cas de perte ou de vol d'un équipement, il est demandé de contacter immédiatement le service informatique afin de bloquer les accès au système informatique et, le cas échéant, désactiver le matériel. Une déclaration de perte sera effectuée, ou un dépôt de plainte s'il s'agit d'un vol.
Le DPO de la Ville et/ou du CPAS d'Ans doit également être immédiatement prévenu, comme prévu à l'article 4, dès lors que le matériel contenait ou permettait l'accès à des données à caractère personnel.
Article 13 : Absence ou départ d'un utilisateur
13.1 Gestion des absences
13.1.1. Absences prévues
En cas d'absence prévue, les utilisateurs devront activer le gestionnaire d'absence d'Outlook via un message automatique afin d'informer les collaborateurs internes et externes à la Ville et le CPAS d'Ans, en suivant les recommandations suivantes :
• Indiquer les coordonnées du ou de la collègue de contact, en mentionnant son numéro de téléphone et son adresse mail,
• Faire attention aux dates (mise à jour du message à chaque absence),
• Veiller à programmer la désactivation automatique dès le retour ou à effectuer cette désactivation si aucune date n'a pu être prévue au préalable.
Lorsqu'un utilisateur est absent pour une longue durée ou quitte l'organisation, le chef de service et le service du personnel doivent le signaler au plus tôt au service informatique afin que ses accès puissent être suspendus ou supprimés.
En cas d'urgence et en cas de non-programmation d’un message automatique, la règle prévue à l’article 13.1.2. pourra être appliquée.
13.1.2. Absences non prévues
En cas d’absence prolongée imprévue d’un utilisateur (maladie, congé de longue durée, indisponibilité imprévue ou toute autre absence empêchant l’exercice normal des fonctions), la continuité du service peut nécessiter l’accès ou la gestion de la messagerie professionnelle de l’utilisateur concerné.
Dans ce cas, et uniquement pour des motifs professionnels liés à la continuité du service, le service informatique peut, à la demande et avec l’accord du Directeur général (ou de son remplaçant), mettre en place l’une des mesures suivantes :
• l’activation d’une réponse automatique d’absence ;
• la redirection automatique des courriels vers une autre adresse professionnelle désignée par le chef de service ;
• l’octroi d’un accès délégué ou temporaire à la boîte mail professionnelle.
Ces mesures doivent être strictement limitées aux besoins professionnels, respecter les principes de proportionnalité et de confidentialité, et être mises en œuvre dans le respect de la législation relative à la protection de la vie privée et des données personnelles.
Les messages identifiés comme personnels doivent être respectés et ne peuvent être consultés.
13.2 Restitution du matériel informatique
Tout matériel informatique mis à disposition de l'utilisateur (ordinateur fixe ou portable, smartphone, tablette, périphériques, accessoires, etc.) reste la propriété de la Ville et le CPAS d'Ans et doit être restitué dans les situations suivantes :
En cas d'absence de longue durée :
• Lorsqu'un utilisateur est absent pour une durée prévisible supérieure à trois mois (maladie de longue durée, congé parental, disponibilité, etc.), le chef de service, en concertation avec le service du personnel, évalue la nécessité de récupérer temporairement le matériel informatique mis à disposition.
• Si la restitution est jugée nécessaire, l'utilisateur sera contacté par le service informatique pour organiser la récupération du matériel dans les meilleurs délais et selon des modalités respectueuses de sa situation personnelle.
• Le matériel sera conservé en sécurité et pourra être réattribué à l'utilisateur lors de sa reprise de fonction.
En cas de départ temporaire ou définitif :
• Tout utilisateur quittant temporairement ou définitivement l'organisation (interruption de carrière, démission, pension, licenciement, fin de contrat, fin de stage, etc.) doit obligatoirement restituer l'ensemble du matériel informatique qui lui a été confié.
• Cette restitution doit intervenir au plus tard le dernier jour de travail effectif, sauf accord contraire avec le service informatique.
• Le matériel à restituer comprend notamment : ordinateur(s), smartphone(s), carte(s) SIM, tablette(s), chargeurs, câbles, accessoires, badges d'accès, clés de chiffrement, et tout autre équipement fourni par l'institution.
Modalités de restitution :
• La restitution s'effectue auprès du service informatique qui procède à un état des lieux du matériel.
• Avant la restitution, l'utilisateur doit s'assurer de sauvegarder ses documents personnels éventuels. Le service informatique procédera ensuite à l'effacement sécurisé des données présentes sur le matériel.
• Un document de restitution sera signé par l'utilisateur et le service informatique, attestant de la restitution effective du matériel.
• En cas de matériel endommagé, perdu ou non restitué, l'utilisateur peut être tenu pour responsable et des démarches de récupération ou de facturation peuvent être engagées conformément à la réglementation en vigueur.
Information du service informatique :
Le chef de service et le service du personnel ont l'obligation d'informer le service informatique dans les plus brefs délais de toute absence de longue durée ou de tout départ d'un utilisateur, afin d'organiser la suspension des accès et, le cas échéant, la récupération du matériel.
Article 14 : Activités prohibées
Il est strictement interdit d'utiliser le système de courrier électronique, l'accès à Internet, la téléphonie et, plus généralement, l'infrastructure TIC de la Ville et le CPAS d'Ans dans le cadre d'une activité illégale ou pouvant engager la responsabilité de la Ville ou du CPAS.
Les actions suivantes sont interdites :
• La diffusion d'informations confidentielles relatives à la Ville et le CPAS d'Ans, à ses partenaires privés ou publics ou à ses agents, sauf dans le cadre strict de la conduite des projets de l'institution ;
• La diffusion ou le téléchargement de données protégées par le droit de la propriété intellectuelle, en violation des lois applicables ;
• Le transfert ('forward'), avec l'adresse email professionnelle, de messages électroniques en l'absence de but professionnel légitime, dans des circonstances de nature à porter préjudice à la Ville et le CPAS d'Ans ou à l'auteur du message originel ;
• L'envoi de messages ou la consultation de sites Internet dont le contenu est susceptible de porter atteinte à la dignité d'autrui, notamment l'envoi de messages ou la consultation de sites contrevenant à la loi ;
• Avec l'adresse Email professionnelle, la participation à des chaînes de lettres et le spamming (envoi massif de messages non sollicités) ;
• De façon générale, l'utilisation des listes d'adresses de messagerie ou des listes de diffusion, pour un objectif autre que pédagogique ou professionnel.
Les attaques quelles qu'elles soient vers les systèmes informatiques et les réseaux sont strictement interdites.
Article 15 : Sanctions
Les manquements aux règles édictées par la présente charte peuvent engager la responsabilité de l'utilisateur et entraîner des sanctions à son encontre. Il pourra s'agir de sanctions disciplinaires ou pénales applicables conformément aux lois, directives et règlements en vigueur à ce moment, et en particulier au règlement de travail de la Ville et du CPAS d'Ans.
L'utilisateur est averti que le système d'information fait l'objet d'une surveillance constante (serveurs, réseaux, postes de travail, téléphones, logiciels, ...) qui est automatique et réalisée avec des outils de supervision.
Tout utilisateur ne suivant pas les règles et obligations rappelées dans cette charte en sera informé par la voie hiérarchique dans un premier temps. En cas de non-amélioration du comportement, l'utilisateur sera convoqué au sein des instances administratives compétentes.
Article 16 : Information
La présente charte est annexée au règlement de travail et communiquée individuellement à chaque travailleur.