Finances - Maintenance légale, corrective et évolutive des applications informatiques - Fixation des conditions et du mode de passation du marché - Décision.

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal, et les articles L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle;

Vu l’article L1124-40 du CDLD tel que modifié par le décret du 18 avril 2013 (M.B. du 22.08.2013) modifiant certaines dispositions du CDLD qui prescrit en son § 1er que le directeur financier est chargé […] 3° de remettre, en toute indépendance,  un avis de légalité écrit préalable et motivé sur tout projet de décision du conseil communal ou du collège communal ayant une incidence financière ou budgétaire supérieure à 22.000,00 €, dans les dix jours ouvrables de la réception du dossier contenant le projet et ses annexes explicatives éventuelles […] ;

Vu la loi du 15 juin 2016 relative aux marchés publics, particulièrement l’article 42, § 1, 1° d) ii), marchés passés par procédure négociée sans publication préalable qui ne peuvent être fournis que par un opérateur économique déterminé, compte tenu d'absence de concurrence pour des raisons techniques;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures, de services et de concessions, et ses modifications ultérieures;

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90 1°;

Vu l'arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures ;

Vu l'arrêté du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures;

Vu le décret du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le règlement général de la Comptabilité communale ;

Attendu que sur rapport d'un consultant informatique la Commune d’Awans a choisi la société W.G.H. pour équiper tous ses services communaux en logiciels informatiques ;

Vu, entre autre, la délibération du Collège échevinal du 28 novembre 2000 décidant de commander auprès de la S.A. W.G.H. Informatique, avenue de l'Expansion, 7, à 4432 ANS, le matériel informatique suivant :

-    1 AS/400 RAID-5, au prix de 1.220.690,-frs, hors T.V.A.
-    les logiciels système, pour un montant global de 81.380,-frs HTVA
-    les postes de travail, pour un montant global de 503.850,-frs hors T.V.A.
-    l'installation du matériel décrit ci-avant, moyennant la somme de 54.000,-frs hors T.V.A.

Vu la délibération du Conseil communal du 16 mars 2010 décidant de passer un marché ayant pour objet l’acquisition d’un logiciel de comptabilité et d’un logiciel de gestion de taxes en remplacement des logiciels existants;

Vu la délibération du Collège communal du 5 août 2010 attribuant à la société ADEHIS le marché ayant pour objet l’acquisition d’un logiciel de comptabilité et de taxes ainsi que les maintenances associées à ces programmes ;

Considérant que tous les logiciels ont été programmés et installés par ladite société et répondent aux demandes et attentes de l'Administration et de ses utilisateurs;

Considérant, dès lors, que la société ADEHIS, anciennement W.G.H. était la seule à être en mesure de permettre à la Commune d'Awans de fonctionner avec lesdits logiciels de manière adéquate et optimale ;

Attendu que la société ADEHIS a englobé la société STESUD et s’appelle, désormais, CIVADIS ;

Attendu que la société, nouvellement constituée, a conservé les programmes installés sur les ordinateurs de l’Administration communale d’Awans et en a assuré la maintenance ;

Attendu, dès lors, que seule la société informatique CIVADIS est en mesure de gérer les programmes installés par elle, de les modifier, d’y apporter des améliorations ou encore d’en assurer la maintenance ;

Considérant l'adhésion de la commune d'Awans à l'Intercommunale de Mutualisation en matière Informatique et Organisationnelle I.M.I.O.;

Considérant que l'Intercommunale a lancé un marché public au profit de ses partenaires locaux adhérents portant sur la "mise à disposition d'une solution de gestion des ressources humaines, de la paie, des services de secrétariat social et du pointage";

Considérant que la solution RH proposée par CIVADIS dans le cadre de ce marché, est une solution modulaire, évolutive et interopérable, basée sur des moyens technologiques collaboratifs, conçues pour et avec les administrations locales et régionales et s'inscrivant dans une optique de mutualisation des besoins;

Considérant que le logiciel métier proposé est basé sur les solutions "ULIS" de gestion "Hard HR" (paie, carrière temps,...) développées par l'Université de Liège (elle-même service public, S.E.G.I., Service Général Informatique) et présentes à tous les niveaux de pouvoir (local, provincial, régional, communautaire et fédéral) et sur les outils et l'expérience de la gestion des Pouvoirs locaux de Civadis;

Considérant que cette offre RH bénéficie de toutes la puissance d'ULIS (S.E.G.I.), de toute l'expertise de Civadis et d'une intégration forte aux autres outils de gestion tels que, par exemple, la comptabilité, tout en assurant une transition maîtrisée et souple;

Vu la délibération du 28 janvier 2020 par laquelle le Conseil communal décide d'accepter les conditions techniques du lot 2. relatif à la mise à disposition d'une solution de gestion de la paie par Civadis en partenariat avec l'Université de Liège (S.E.G.I) dans le cadre du marché lancé par l'Intercommunale de Mutualisation en matière Informatique et Organisationnelle I.M.I.O.;

Vu la délibération du Collège communal du 30 janvier 2020 décidant de commander le lot 2 (gestion de la paie) du marché lancé par IMIO dans le cadre d'une centrale de marché ;

Considérant que le partenariat entre Civadis et le S.E.G.I. dans le cadre du marché lancé par I.M.I.O permet de répondre efficacement à tous nos besoins en matière de gestion de paie;

Attendu que seule la société informatique CIVADIS est en mesure de gérer le programme, de le modifier, d’y apporter des améliorations ou encore d’en assurer la maintenance ;

Attendu que la Commune est satisfaite des prestations de ladite société ;

Attendu que conformément à la délibération du 30 janvier 2020, la Commune refacturera les coûts inhérents au CPAS tant pour les coûts uniques que pour les coûts annuels au prorata des dossiers gérés pour le CPAS soit 72 sur 186 ;

Vu, en outre, les délibérations du Collège communal :

• du 25 mars 2021 décidant d’acquérir le module complémentaire à l'application ONYX, intitulé "BCE" (source de données mise à jour pour les personnes morales dont les modifications sont automatiquement injectées dans le logiciel de gestion des taxes) auprès de la S.A. CIVADIS, rue de Neverlée, 12 à 5020 Namur
•  des 4 novembre 2021 et 18 novembre 2021 décidant de conclure un marché de services avec la S.A. Civadis, pour la souscription d’un abonnement annuel à la solution WOCODO  (mise en place d’une solution collaborative avec les services de Police Intégrée : application mobile de gestion digitale des enquêtes de police sur le terrain dans le cadre des contrôles de logement demandés par l’administration communale) ;

Considérant que des crédits appropriés seront portés annuellement au budget ordinaire des exercices concernés à l’article 10402/123-13 ;

Attendu que les programmes informatiques sont indispensables au bon fonctionnement des services communaux ;

Considérant la transmission du dossier concerné et notamment le projet de délibération de l’autorité locale à Madame Jacquemin Nathalie, Directrice financière, et la demande concomitante de son avis de légalité formulée le 25 novembre 2021, conformément au prescrit de l’article L1124-40, § 1er, 3° et 4° du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Vu l’avis positif, sur la légalité, émis le 13 décembre 2021 par la Directrice financière, conformément à l’article L1124-40 § 1er du CDLD tel que modifié par le décret du 18 avril 2013 (M.B. du 22.08.2013) ;

En conséquence, au vu de ce qui précède,

DECIDE à l’unanimité des membres votants :

Article 1 : De passer un marché, par procédure négociée sans publication préalable, ayant pour objet la maintenance légale, corrective et évolutive des applications informatiques installés dans tous les services de l’administration communale.

Article 2 : De fixer les clauses contractuelles administratives particulières applicables au marché dont il est question à l’article 1 de la manière suivante :

A. Mode de détermination des prix :

Le marché sera un marché à prix global en ce qui concerne les maintenances.

Les prix de vente, de maintenance et d’abonnement des logiciels seront donnés à l’index du 1er janvier de  l’année en cours et seront liés à la clause de révision des prix.

Toutes autres interventions, sauvegarde de données, ne pourront être réalisées qu’après une offre préalable établie par le fournisseur.

B. Délais d’exécution :

Aucun délai d’exécution n’est prévu.

C. Modalités de paiement :

Les coûts de maintenance seront payés trimestriellement sur présentation de factures.

La maintenance de certains logiciels pourront faire l’objet soit d’une facturation mensuelle ou annuelle

D. Modalités de révision de prix :

Les coûts de maintenance peuvent varier en fonction de l’indice des prix à la consommation et l’augmentation du coût des rémunérations du personnel affecté au développement des programmes et logiciels.

Les prix pourront être ajustés à l’occasion de chaque échéance annuelle.

Article 3 : De définir les clauses techniques de la manière suivante :

Licence des logiciels et des modules

La société informatique octroie au client une licence personnelle, non-exclusive et non-transférable, pour exploiter le logiciel métier et ses modules, uniquement en interne et exclusivement pour la destination qui leur est assignée.

Contenu de la base de données

La Commune doit conserver les droits acquis préalablement sur les données intégrées, de son propre fait, dans les bases de données liées au logiciel métier.

Toute modification au contenu de la base de données ne peut se faire qu’au travers du logiciel métier ou via les interfaces de programmation validées de commun accord par les deux parties.

Etendue de la garantie / maintenance

Les prestations couvertes par la garantie sont identiques à celles reprises lors de la maintenance.
La maintenance comprend : une maintenance corrective, une maintenance adaptative et une maintenance légale.
Après détection d’un dysfonctionnement, une amélioration possible, un changement, une phase d'analyse déterminera la suite à apporter à ce qui a été signalé. Sur base de cette analyse de faisabilité, si elle est positive, la solution sera développée, testée, livrée et soumise à validation.

La maintenance corrective du logiciel
Le terme « maintenance corrective » porte sur la correction sans frais pour le client de toute erreur imputable à la programmation. L'expression « erreur imputable à la programmation » vise toutes les erreurs qui rendent le logiciel impropre ou inapproprié à l’usage auquel il est destiné et/ou qui donnent lieu à des résultats inexacts, à l'écran ou sur l’imprimante ou à des incohérences au niveau des bases de données et ce, bien que les données aient été correctement introduites et qu'aucune erreur substantielle n'ait été commise par le cl lent ou son préposé dans l'utilisation du logiciel mis à disposition.

La maintenance adaptative du logiciel
La maintenance « adaptative » porte sur les modifications mineures du logiciel mis à disposition en vue de répondre aux besoins et souhaits raisonnables des utilisateurs et qui ne sont pas spécifiques à l'organisation et au mode de fonctionnement de l'administration communale.
Sont comprises dans la maintenance adaptative, l’exécution de modifications, adaptations et améliorations jugées opportunes et nécessitées soit :
- par des raisons techniques ;
- par des raisons de confort et de facilité pour les utilisateurs ;
- par des raisons d'efficience.

La maintenance légale du logiciel
Le terme «maintenance légale» porte sur des adaptations du logiciel à l'évolution de toutes les réglementations applicables à ce logiciel.
Sont comprises dans la maintenance évolutive, les modifications du logiciel mis à disposition qui seront rendues nécessaires suite à des changements législatifs ou réglementaires dans la mesure où ces modifications ne sont pas de nature à modifier l'architecture générale du logiciel ou à bouleverser fondamentalement sa cohérence.
Sont donc exclus de la maintenance évolutive, les changements législatifs ou réglementaires de nature à modifier l’architecture générale du programme ou qui nécessitent l'introduction de nouveaux concepts ou caractéristiques ayant un impact fonctionnel sur l'existant.

En ce qui concerne le matériel et les logiciels constructeurs

Le contrat de maintenance matériel est une offre de service complémentaire à la garantie du fabricant. La maintenance corrective porte sur la localisation de la défaillance, son diagnostic et la remise en état de marche du matériel défaillant.
Le contrat de maintenance couvre :
- l’intervention destinée à éliminer les éventuelles anomalies de fonctionnement ;
- sur le matériel hors garantie, le coût des pièces dont le remplacement est reconnu nécessaire par le prestataire ;
- les salaires, charges, frais de transport des techniciens ;
- le rechargement des logiciels, des applications et des données sur base des copies de sécurité effectuées par l'administration communale;
-le prêt de matériel de remplacement (dans la limite des disponibilités d'un matériel équivalent).
En cas de défaillance technique du matériel décrit dans le ou les relevés annexés au contrat, l’administration communale préviendra par écrit via courrier, e-mail, ou téléfax le helpdesk qui réceptionne la demande d'intervention.
Le contrat de maintenance matériel informatique ne porte pas sur le maintien des logiciels en ce compris les logiciels système.

Sauvegarde des données

Le fournisseur ne pourra accéder aux contenus et données du client traités via le logiciel métier et ses modules à d’autres fins que pour les besoins de l’exécution des services de maintenance.

La Commune prendra toutes les mesures nécessaires à la sauvegarde de ses contenus et données afin de se prémunir contre les risques de perte ou de détérioration, quelle qu'en soit la cause. Les contenus doivent être licites et être utilisés conformément aux règles de l’art et aux lois et réglementations en vigueur.

En cas de perte d'informations, à la demande de la Commune, sur base d’une offre préalablement approuvée, la société informatique réinstallera le logiciel métier et ses modules.

Télémaintenance

Afin de permettre le diagnostic rapide de certains dysfonctionnements ainsi que les interventions de résolution des dysfonctionnements ne nécessitant pas une intervention sur site, la Commune mettra en place, à ses frais, la liaison à distance prescrite par la société informatique, entre, d’une part, le logiciel métier et ses modules et ses infrastructures et, d’autre part, les systèmes informatiques, via le réseau de télécommunications approprié.

Les coûts inhérents à l’établissement, la maintenance et l’utilisation de cette connexion sont supportés par la Commune.

Sauf avis contraire du client, celui-ci autorisera explicitement CIVADIS à se connecter à ses installations pour procéder aux opérations décrites ci-avant. Les procédures de connexion seront précisées par le client (personne de contact au sein de l’administration habilitée à autoriser CIVADIS à se connecter, modalité de communication de la demande, etc.).

Dans l’hypothèse où le client souhaiterait «ouvrir» les portes d’accès à ses installations au cas par cas, et non de façon permanente, celui-ci est conscient que cela peut entraîner un allongement du délai d’intervention de CIVADIS pour procéder aux opérations nécessaires aux service de maintenance.

De plus, certaines opérations critiques, telles que le monitoring temps réel des bases de données, ne pourra être assuré par les équipes techniques de CIVADIS.

La connexion peut être réalisée via les réseaux sécurisés suivants : Publilink, PubliWin, Irisnet ou via internet, au travers d’un tunnel sécurisé permanent de type IPSEC qui sera mis en place entre les infrastructures du client et celles de CIVADIS.

Article 4 : D’estimer le prix du marché dont il est question à l'article 1 à 42.000,00 € HTVA soit 50.820,00 € TVAC.

Article 5 : De conclure le contrat pour une durée d'un an prorogeable trois fois.

Article 6 : De financer les dépenses au moyen des crédits inscrits à l’article 10402/123-13 du budget ordinaire de l’exercice 2022 et suivants dans le cas d’une reconduction de contrat.

CHARGE le Collège communal de l’exécution de la présente décision.

COPIE de la présente délibération sera remise :

• à la directrice financière de la Commune d’Awans pour disposition
• au service des finances pour être annexée au mandat de paiement
• au service informatique pur suites utiles.