EJS - ATL - Convention de collaboration dans le cadre de l'accueil extrascolaire organisé par la Ville de Charleroi dans les établissements scolaires - Modification - Approbation de l'avenant n°2

Exposé

Le Conseil communal est donc invité à approuver l'avenant n°2 de la convention-cadre établie entre la Ville de Charleroi et les Pouvoirs Organisateurs des établissements scolaires de Charleroi (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles).

Projet de décision

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et plus particulièrement l'article L1122-30 ;

Vu la délibération du Conseil communal du 23/11/2020, objet 2020/11/63, approuvant les termes de la convention-cadre de collaboration établie entre la Ville de Charleroi et le Pouvoir Organisateur des établissements scolaires (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles) concernant l'organisation de l'accueil extrascolaire ;

Vu la délibération du Conseil communal du 20/09/2021, objet 2021/8/79, approuvant la rectification de la délibération du Conseil communal du 23/11/2020 ;

Vu la délibération du Conseil communale du 04/11/2024 objet 2024/9/85 approuvant l' avenant n°1 à la convention-cadre établie entre la Ville de Charleroi et les Pouvoirs Organisateurs des établissements scolaires de Charleroi (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles) concernant l'organisation de l'accueil extrascolaire ;

Vu la Convention-cadre - Convention de collaboration entre la Ville de Charleroi et le Pouvoir Organisateur des établissements scolaires (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles) ci-annexée ;

Vu le projet d'avenant n°2 à la Convention-cadre - Convention de collaboration entre la Ville de Charleroi et le Pouvoir Organisateur des établissements scolaires (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles) ci-annexé ;

Considérant que la Ville de Charleroi a fait appel à un collaborateur externe, afin de mettre en place un nouveau système pour récolter les présences des enfants en accueil extrascolaire;

Considérant que la Ville de Charleroi a besoin de certaines données nécessaires telles que la liste des enfants inscrits pour la mise en place et le suivi du projet ;

Considérant que la Ville de Charleroi est responsable du traitement de données à caractère personnel effectués dans le cadre de la présente convention et que le pouvoir agit en tant que sous-traitant au sens de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel ;

Considérant que le temps de midi n’est pas un temps extrascolaire mais que la Ville de Charleroi met néanmoins à disposition du personnel encadrant de 12h00 à 13h30 ;

Considérant que la fin de la gratuité de l'accueil extrascolaire est prévue à partir de 2026 ; 

Considérant qu'il est donc nécessaire de modifier les articles suivants de la convention-cadre comme suit :

Article 4 - L’HORAIRE DU TEMPS DE MIDI

L’article 4 de ladite convention est dès lors modifié et remplacé comme suit :

La Ville de Charleroi s’engage à organiser l’encadrement du temps de midi de 12h00 à 13h30 en mettant le personnel à disposition selon les normes définies par la Ville de Charleroi, et ce, sur base des chiffres de population officiels du 15 janvier validés par la FWB. Ceux-ci sont à envoyer à la cellule extrascolaire par mail à l’adresse suivante : [email protected] après le passage du vérificateur de la FWB.
Si des ajustements s’avèrent nécessaires, il appartient au Pouvoir Organisateur de prendre les dispositions adéquates et nécessaires à sa charge.

Article 7 - LA PARTICIPATION FINANCIÈRE DES PARENTS

L’article 7 de ladite convention est dès lors modifié et remplacé comme suit :

À partir de 2026, l’accueil extrascolaire sera payant. Un règlement financier sera établi par la Ville de Charleroi à cet effet.

Les modalités pratiques seront communiquées aux établissements scolaires de tous les réseaux scolaires afin d’informer les responsables légaux.   

Article 21 - INFORMATIONS RELATIVES AU TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES ENFANTS FRÉQUENTANT L’ACCUEIL EXTRASCOLAIRE ORGANISÉ PAR LA VILLE DE CHARLEROI AU SEIN DES POUVOIRS ORGANISATEURS CONCERNÉS  

L’article 21 §1er de ladite convention est dès lors modifié et remplacé comme suit :

          La Ville de Charleroi est le responsable du traitement de données à caractère personnel effectués dans le cadre de la présente convention.

Le pouvoir organisateur agit en tant que sous-traitant au sens de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel. Il s’engage à effectuer, pour le compte de la Ville de Charleroi, le traitement des données à caractère personnel définies par la présente convention.

Dans le cadre de l’exécution de la présente convention, la Ville et le P.O. s’engagent à respecter les réglementations en matière de vie privée et de protection des données en vigueur, notamment le Règlement général sur la protection des données (2016/679) du 27 avril 2016, entrant en application le 25 mai 2018 ainsi que la Loi a loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

A. Détermination du ou des traitements de données à caractère personnel effectués par le P.O.

La Ville autorise le sous-traitant à procéder au traitement des données à caractère personnel dans le but d’accueillir l’enfant en période extrascolaire.

1. Les opérations réalisées sur les données à caractère personnel sont :

• Collecte et enregistrement : Recueillir des données auprès de différentes sources et les stocker dans un système.
• Préparation et structuration : Organiser et classer les données pour faciliter leur traitement et leur analyse.
• Traitement : Effectuer des calculs, des transformations, ou des analyses sur les données.
• Conservation : Stocker les données de manière sécurisée et conforme aux exigences légales.
• Modification : Mettre à jour les données existantes avec de nouvelles informations.
• Consultation : Permettre l'accès aux données pour consultation ou extraction.
• Diffusion : Partager les données avec d'autres personnes ou systèmes.
• Suppression : Effacer définitivement les données. 

2. Les finalités du traitement sont :

• L’accueil de l’enfant
• La prise en charge administrative et sociale
• L’administration des traitements médicaux
• Les échanges avec le pouvoir subsidiant
• La tenue des documents et registres officiels

3. Les bases légales du traitement de données à caractère personnel sont :  

• Le consentement des personnes qui confient leur(s) enfant(s) à l’accueil extrascolaire organisé au sein de leur établissement scolaire; 
• L’obligation légale découlant notamment de l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté Française du 27 février 2003 portant réglementation générale des milieux d’accueil et du Décret du 7 juin 2001 relatif aux avantages sociaux ;
• L’exécution du contrat ;

4. Les données à caractère personnel traitées sont :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Adresse
• N° de téléphone
• E-mail
• N° de registre national
• Personne(s) de contact en cas d’urgence et leur numéro de téléphone
• Des informations relatives aux activités : si l’enfant peut y participer et si non pourquoi, si l’enfant sait nager ou pas.
• Des informations relatives à la santé de l’enfant :

• Vaccination
• Allergie(s)
• Donnée(s) médicale(s) spécifique(s)
• Régime alimentaire
• Coordonnées du médecin traitant (nom + contact)

5. Les catégories de personnes concernées sont :

• Les enfants et leur(s) représentant(s) légal(aux)

B.Obligations du P.O. vis-à-vis de la Ville  

Le P.O. respecte les engagements suivants :

1. Traitement pour les finalités décrites et conformément aux instructions de la Ville

Le P.O. ne procèdera au traitement des données que pour les finalités prévues par la présente convention et sur la base des instructions données par la Ville.

L’utilisation des données à caractère personnel à d’autres fins telles que la publicité, le marketing direct, le profilage, le courtage d’adresses, est strictement prohibée, de même que la communication de ces données à des tiers.

Les données récoltées ne sont pas transmises à des tiers ni transférées en dehors de l'Union Européenne.

2. Respect de la confidentialité des données

Le P.O. veille au respect de la confidentialité des données et, notamment, à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et soient convenablement formées.

Le P.O. limite l’accès aux données à traiter aux seuls membres du personnel qui ont besoin de ces données pour exécuter leurs missions.

Lorsque les données traitées par le P.O. et son personnel sont des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (par exemple les données concernant la santé), le P.O. a l’obligation d’établir, de maintenir à jour et de mettre à disposition de la Ville la liste des personnes qui accèdent à ces données

3. Mesures de sécurité suffisantes et principes de protection des données dès la conception et par défaut

Le P.O. prend toutes les mesures nécessaires en matière de sécurité.

Le P.O. conserve les données qu’il sous-traite pour le compte de la Ville de manière séparée de toutes les données appartenant à des tiers de manière telle qu’elles ne soient pas mélangées.

Le P.O. met en œuvre les mesures de sécurité garantissant un niveau de sécurité adapté aux risques et un niveau de disponibilité suffisant permettant l’exercice des droits des personnes concernées. Ces mesures doivent protéger les données à caractère personnel de la perte, de l’altération, de la destruction non autorisée, de dommages, de divulgation non autorisée, de la dégradation, d’un traitement illégal ou non autorisé.

Les mesures de sécurité tiennent compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre, des risques, de la quantité et des catégories de données à caractère personnel collectées, de l'étendue de leur traitement, de leur durée de conservation et de leur accessibilité.

Le P.O. s’engage à ne pas conserver les données à caractère personnel au-delà de ce qui est strictement nécessaire.

4. Droit d’information des personnes concernées

Le P.O., au moment de la collecte des données, doit fournir aux personnes concernées par les opérations de traitement l’information reprise à l’article 13 du RGPD.

5. Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le P.O. doit aider la Ville à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Le P.O. informe sans tarder la Ville de toute plainte ou tout avis d’une personne concernée par les traitements des données, par courrier électronique à [email protected]

Le P.O. doit répondre, au nom et pour le compte de la Ville et dans les meilleurs délais, aux demandes des personnes concernées qui souhaiteraient exercer leur(s) droit(s) suivant les instructions de la Ville.

6. Notification des violations de données à caractère personnel

Le P.O. notifie à la Ville toute violation de données à caractère personnel (dont il a connaissance ou dont il est à l’origine) dans un délai partiel de rigueur maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance et par mail à l’adresse suivante : [email protected] . Cette notification comprend la nature (destruction, perte, accès non autorisé, …), ses conséquences probables et les mesures envisagées. Elle est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à la Ville, si nécessaire, de notifier cette violation à l’Autorité de Contrôle compétente et aux personnes concernées.

7. Aide du P.O. notamment dans le cadre du respect par la Ville de ses obligations

Le P.O. aide la Ville  pour la réalisation de la consultation préalable de l’Autorité de Contrôle.

Le P.O. coopère, sur demande, avec l’Autorité de Contrôle.

Le P.O. permet notamment des inspections par la Ville ou un auditeur qu'il a mandaté et collabore activement à ces audits.

8. Conservation et sort des données

Les données récoltées par le Pouvoir Organisateur sont conservées pendant une durée de 7 ans maximum et ce, à moins que le droit de l’Union ou le droit belge n’exige la conservation des données à caractère personnel.

Au terme de la présente convention (quelle qu’en soit la raison), le P.O. s’engage à détruire toutes les données à caractère personnel ainsi que leurs copies. Une fois détruites, le P.O. doit justifier par écrit de la destruction.

9. Documentation

Le P.O. met à la disposition de la Ville la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits

Sur proposition du Collège communal ;

Article unique : d'approuver l'avenant n°2 de la convention-cadre établie entre la Ville de Charleroi et les Pouvoirs Organisateurs des établissements scolaires de Charleroi (réseau libre et réseau Wallonie-Bruxelles) dans le cadre de  l'organisation de l'accueil extrascolaire.

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