Règlement fixant les conditions et modalités de mise à disposition de matériel logistique et technique par le personnel communal de la Ville de Charleroi.

Article 1 : d'approuver le règlement fixant les conditions et modalités de mise à disposition de matériel logistique et technique par le personnel communal de la Ville de Charleroi comme suit :

Règlement fixant les conditions et modalités de mise à disposition de matériel logistique et technique par le personnel communal de la Ville de Charleroi.

A. Objet du règlement

Article 1 :      Conditions d’applicabilité du présent règlement

Il est établi un règlement relatif à la mise à disposition, l’utilisation et la restitution du matériel logistique et technique par le personnel communal, dûment autorisée par le Collège communal.

B. Définitions du matériel et de la prestation

Article 2 :      Définitions

§1er Par matériel, on entend tout objet, propriété de la ville de Charleroi, mis temporairement à disposition des emprunteurs tels que définis au § 3 du présent article, afin d’organiser des activités en lien avec leur objet social.

§ 2. Par demandeur, on entend l’organisme public, l’association ou l’association de fait qui demande la mise à disposition de matériel

§ 3. Par emprunteur, on entend l’organisme public, l’association ou l’association de fait qui a obtenu, par autorisation du Collège communal, la mise à disposition de matériel communal en vue de soutenir un évènement précis.

Article 3 :      Périodicité des locations

§1er Le présent règlement s’applique aux mises à disposition inférieures ou égales à deux semaines.

§2 Toute mise à disposition de plus de deux semaines devra faire l’objet de dispositions particulières négociées dans le cadre d’une convention.

C. Bénéficiaires de la mise à disposition du matériel communal par du personnel communal

Article 4 :      Cadre relatif à la mise à disposition

§1er. L’autorisation de mise à disposition est consentie uniquement dans les limites de la destination d’usage du matériel telles que définies dans les demandes introduites par le demandeur.

§2ème. L’emprunteur est tenu de jouir du matériel en tant que personne prudente et raisonnable.

Il devra notamment :

• Prendre toute mesure afin de limiter les risques de dégradation, de vols et de pertes ;
• Veiller à assurer l’ensemble des biens conformément à l’article 7, § 1er du présent règlement ;
• Prendre toute mesure afin de garantir la viabilité du matériel après son usage ;
• Procéder à l’enlèvement des déchets et ordures en respectant les dispositions réglementaires en vigueur.

§3ème. L’emprunteur est tenu de prendre toutes les précautions afin de limiter les risques liés à l’usage du matériel et devra se conformer à l’ensemble des conditions d’utilisation dudit matériel.

Il prendra connaissance des conditions d’utilisation du matériel électrique et sera tenu responsable de tout usage non adéquat de ce dernier.

§4ème. Dans l’usage de son matériel, l’emprunteur mettra tout en œuvre pour que ledit matériel n’entrave pas les mesures de sécurité jugées utiles dans la tenue de l’activité évènementielle conformément aux conditions explicitées dans le Vademecum de la Ville de Charleroi, ainsi que dans les éventuels avis des services de sécurité (ZOHE et zone de police).

§5ème. L’emprunteur ne pourra pas modifier ou adapter le matériel à sa bonne convenance.

§6ème. Il est interdit de clouer, coller ou agrafer sur les panneaux d’exposition, podiums, praticables, tables et chaises.

§7éme Sur décision du Collège communal, le non - respect des conditions de la présente entraîne le retrait des autorisations précédemment accordées et le rejet éventuel de nouvelles demandes.

Article 5 :      Procédure de demande et traitement

§1er. Le Collège communal statue sur les demandes qui lui sont adressées sur un formulaire dont il détermine les forme et teneur.

Sauf circonstances exceptionnelles admises par le Collège communal, la demande doit être introduite au moins trente jours calendaires avant la date prévue de la tenue de l’activité ou de l’évènement, à l’exception des évènements qui réunissent plus de 750 personnes pour lesquels la durée est portée à nonante jours calendaires.

Une demande séparée doit être introduite pour chaque demande de mise à disposition sauf pour une demande comportant plusieurs dates de tenue d’une même activité.

§2ème. Le formulaire de demande doit être signé par le ou les demandeurs.

• Pour les groupements ou associations n’ayant pas la personnalité juridique, le formulaire doit être signé par 2 de ses membres agissant en nom personnel et s’engageant solidairement ;
• Pour les associations ou groupements revêtus de la personnalité juridique, le formulaire doit être signé en conformité avec les statuts de la structure.

§3ème. Dans le respect du Règlement général de Police de la Ville de Charleroi, le Collège communal statue sur les demandes introduites conformément au §1er du présent article.

§4ème. Le Collège communal fixe la durée de mise à disposition.

§5ème. L’autorisation accordée est nominative et incessible. La mise à disposition et la sous-location à des tiers du matériel mis à disposition sont interdites.

§6ème L’autorisation est notifiée sans délais au demandeur par pli simple et par voie électronique aux coordonnées mentionnées par ce dernier dans sa demande.

§7ème. Le droit lié à la mise à disposition ne sera effectif qu’au jour de la décision du Collège communal.

§8ème. L'accord du Collège communal sur le soutien de la Ville n'assimile pas la manifestation à une " organisations Ville / CPAS de Charleroi " et n'implique donc pas forcément des avantages de quelque type que ce soit.

Article 6        Priorisation des mises à disposition

§1er. La mise à disposition sera accordée par priorité des demandes et suivant les disponibilités du matériel.

L’ordre des priorités est établi comme suit :

1. Priorité 1 : Organisation par des services communaux (Ville, CPAS, Zone de Police, ZOHE) avec en priorité les grands évènements de la Ville.
2. Priorité 2 : Co-organisation d’évènements par les services communaux (Ville, CPAS, Zone de Police, ZOHE).
3. Priorité 3 : les organismes publics et les associations (avec personnalité juridique ou non) qui ont leur siège social sur le territoire ou l’ensemble de leurs activités.
4. Priorité 4 : Toute autre demande formulée relative à un évènement se déroulant sur le territoire communal par un demandeur tel que défini à l’article 2 du présent règlement.
5. Toutes les autres demandes hors territoire acceptées en application de l’article 7, § 2 du présent règlement.

§2ème. Sont considérées comme événements communaux au sens des priorités 1 et 2 du présent article les manifestations organisées et coordonnées directement par les services communaux (Ville, CPAS, Zone de Police, les écoles communales). Il en est de même pour les services des deux Régies Communales Autonomes, l’ASBL Charleroi Centre-Ville et le Parc des Sports dans toutes leurs activités mises en place en co-organisation avec les services communaux ou pour les évènements organisés pour le compte des services communaux.

D. Modalités de mise à disposition et d’usage du matériel

Article 7 :      Conditions de mise à disposition

§1er. Toute mise à disposition consentie fera impérativement l’objet d’une couverture assurantielle propre au matériel. L’emprunteur est tenu de souscrire une police d’assurance « Tous risques » couvrant le matériel prêté. La copie du contrat sera annexée à la demande.

L’emprunteur est, dans tous les cas de figure, tenu de souscrire une police d’assurance « Responsabilité civile » couvrant sa responsabilité tout au long de l’événement pour lequel le matériel est mis à disposition. La copie du contrat sera tenue à la disposition de la Ville.

§2ème.Aucune mise à disposition, aucune aide, aucune prestation ne seront effectuées en dehors du territoire communal, sauf sur base d’une décision motivée du Collège communal.

§3ème. Les accords possibles portent sur la logistique et doivent s'entendre sous réserve du matériel et des effectifs disponibles. Les autorisations de mise à disposition sont délivrées à titre précaire et révocable qui n’engage en rien la responsabilité de la Ville. Cette dernière se réserve le droit, en raison de circonstances impérieuses et imprévues, de suspendre la mise à disposition de matériel visé par le présent règlement. Dans ce cas, aucune indemnité de quelque nature que ce soit ne pourra être réclamée.

§4ème. Sur décision du Bourgmestre, la Ville se réserve le droit de ne pas mettre à disposition le matériel, s’il s’avérait que les conditions climatiques ou l’usage pressenti pourraient constituer un danger pour les personnes et/ou les biens.

Article 8 :      Transport du matériel

§1er. Le transport et la manutention du matériel incombent aux services communaux.

Ceux-ci planifieront avec l’emprunteur les modalités de livraison ou d’enlèvement sur site le cas échéant, dans le respect des conditions décidées par le collège communal.

§2ème. Par dérogation au §1er, l’emprunteur peut prendre en charge le transport de un volume inférieur à 12 m³ de tables, chaises et tonnelles uniquement. Dans ce cas, un rendez-vous devra être pris avec les services communaux durant les heures de bureau.

Dans le cas où l’emprunteur prend en charge le transport du matériel, il doit prévoir un nombre suffisant de personnes et un véhicule approprié pour que les opérations de prise en charge soient exécutées en une seule fois. L’ensemble du matériel mis à disposition devra être arrimé selon les règles applicables. Dans ce cadre, l’emprunteur est responsable des dégâts occasionnés au matériel durant son transport.

Article 9 :      Bons de livraison

§1er. L’emprunteur est tenu de se conformer aux prescriptions du présent règlement spécifiques et d’honorer toute obligation qui aurait été souscrite par la Ville dans le format d’usage du matériel.

Il doit également respecter les dispositions légales, décrétales et réglementaires.

§2ème. Un bon de livraison est établi par l’agent communal mandaté à cet effet. Il est complété et signé par l’emprunteur au moment du dépôt du matériel, puis à nouveau lors de sa reprise. Ce document atteste de l’état et de la quantité du matériel remis et restitué. Dans le cas où l’emprunteur n’est pas présent lors de la livraison, le matériel sera réputé en parfait état.

§3ème. Le matériel sera restitué, nettoyé et correctement conditionné, au même lieu et dans les mêmes conditions que lors de la mise à disposition, par les soins de l’emprunteur. En cas de non-respect de cette disposition, un supplément sera réclamé à l’emprunteur conformément au règlement-redevance.

Article 10 :    Détériorations

§1er. Les frais résultants de la détérioration, panne, nettoyage ou de la disparition de tout ou partie du matériel, seront supportés par l’emprunteur. Les modalités de remplacement ou de réparations du matériel concerné seront fixées par les services communaux.

§2ème. Ces dispositions s’appliquent en tout temps et à tout emprunteur.

Article 11 :    Responsabilités

§1er.  L’installation du matériel est de la responsabilité de l’emprunteur, à l’exception du matériel ci-dessous :

• Tribune
• Kiosque
• Chapiteau
• Matériel électrique
• Groupe électrogène

§2ème. La mise en place de mesures visant au respect des normes de sécurité et la planification des contrôles de sécurité (stabilité, conformité électrique, …) est de la responsabilité de l’emprunteur, y compris les frais associés.

Article 12 :    Spécificités liées à l’usage d’une signalisation de sécurité

La contrainte d’installation de signalisation de sécurité peut être arrêtée par les services de sécurité à la suite d’une analyse de risque effectuée par ces derniers. L’emprunteur devra se conformer aux dispositions décidées par les services.

Article 13 :    Détérioration de l’espace public

En cas d’occupation d’un espace public ou d’un bien appartenant à la Ville de Charleroi, l’emprunteur s’engage à rendre l’espace dans son pristin état.

A défaut, la Ville de Charleroi se réserve le droit de faire supporter les frais éventuels de remise en état du lieu, notamment les frais éventuels de nettoyage, qu’elle aura consentis à charge de l’emprunteur.

E. Dispositions diverses

Article 14 :    Contestation

Tous litiges pouvant naître de l’application des présentes conditions d’occupation sont de la compétence exclusive des juridictions de l’arrondissement judiciaire de Charleroi.

Article 15 :  Traitement et gestion des données.

Conformément à la législation RGPD, le périmètre du traitement des données personnelles est défini comme suit :

• responsable de traitement : la ville de Charleroi ;
• finalité(s) du(des) traitement(s) : établissement et recouvrement de la redevance sur la mise à disposition de matériel ;
• catégorie(s) de données : données d’identification, données financières, …
• durée de conservation : la ville s’engage à conserver les données pour un délai de 30 ans et à les supprimer par la suite ou à les transférer aux archives de l’Etat ;
• méthode de collecte : demande du redevable ;

• communications des données : les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, ou à des sous-traitants du responsable de traitement

Article 16 :

Les présentes conditions d’occupation entrent en vigueur dès le 1er septembre 2026.

Elles annulent et remplacent les conditions antérieures.

Article 2 : De préciser que ce règlement sera applicable dès le 1er septembre 2026.