Règlement relatif à l’organisation et aux moyens d’action des cabinets des membres du Collège communal – Nouveau règlement - Adoption

Exposé

• L’accord de majorité prévoit une réduction de 15% du cadre des cabinets, selon la formule suivante :
  • Mandature 18-24 : cadre de 70 ETP
  • Mandature 24-30 : - 11 ETP = > réduction de 15% de la taille des cabinets (soit 59 ETP)
• En outre dans le cadre du plan oxygène :
  • Suppression de l’indexation de la prime de cabinet pour la durée de la mandature
  • Suppression des frais de cabinet pour la durée de la mandature
• Le présent point propose une modification du règlement en exécution des présentes mesures et effectue un toilettage du texte existant.
• Le CPAS transposera dans son règlement ces dispositions pour le cabinet du Président

Projet de décision

Vu le Code de la Démocratie locale et de la décentralisation et plus particulièrement les articles L 1122-13, L 1122-30, L 1123-31, L 1212-1 et suivants ;

Vu le Règlement particulier pour les agents contractuels de la Ville de Charleroi arrêté par le Conseil communal lors de sa séance du 25 septembre 1997 ;

Vu le Statut administratif arrêté par le Conseil communal en sa séance du 23.04.1997, approuvé par la Députation permanente du Conseil Provincial du Hainaut du 10.07.1997 ;

Vu le Statut pécuniaire de la Ville de Charleroi, arrêté par le Conseil communal en sa séance du 30 mars 2000 ; 

Vu le Règlement de travail de la Ville de Charleroi, arrêté par le Conseil communal en sa séance du 25 septembre 2003 ;

Vu la convention relative à l'octroi d'un crédit de trésorerie dans le cadre de l'octroi du droit de tirage 2024 du plan Oxygène dans le cadre du fonctionnement du CRAC telle qu'approuvé par le Conseil Communal du 16 décembre 2024 (objet 2024/11/U2) ;

Considérant que le 2 décembre 2024, par ses délibérations référencées 2024/10/06 et 2024/10/7, le conseil communal a procédé à l'installation du Bourgmestre et des Exchevin.e.s;

Considérant qu'il est essentiel de donner aux mandataires, pour cette légilsature 2024-2030, la possibilité de s'entourer d'une équipe qui les assistera dans la réalisation de leurs différentes missions;

Considérant que le personnel de cabinets est un personnel spécifique, relevant de l'autorité directe du collège communal;

Qu'afin de faciliter la mise en oeuvre et leur fonctionnement, il convient d'adopter le règlement relatif à l’organisation et aux moyens d’action des cabinets des membres du collège communal ;

Considérant en conséquence qu’il convient de soumettre le règlement  au vote du conseil communal, dans le strict respect des conditions fixées par l’article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

Sur proposition du Collège communal ;

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier (Emetteur d'avis) pour avis prealable en date du 05/06/2025,

Considérant l'avis avis finances favorable avec remarques du Directeur financier (Emetteur d'avis) remis en date du 06/06/2025,

Article 1 : d'adopter le règlement relatif à l'organisation et aux moyens d'action des cabinets des membres du Collège communal comme suit:

Règlement relatif à l'organisation et aux moyens d'action des cabinets des membres du Collège communal

Le présent règlement entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil communal.

Il est adopté en exécution de l'article L1123-31 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, ci-après « le CDLD », qui dispose que : « Chaque membre du Collège communal peut être assisté par un secrétariat. Le Conseil communal règle la composition et le financement des secrétariats, ainsi que le mode de recrutement le statut administratif la rémunération et les indemnités éventuelles des collaborateurs des secrétariats ».

Chapitre I - Dispositions générales

Section I – Des missions des Cabinets

Art. 1er. Chaque membre du Collège communal dispose, pour la durée de la législature, d'un Cabinet politique qui l'assiste dans sa mission.

Art. 2. Chaque Cabinet a, dans le respect du CDLD ainsi que des règles de fonctionnement établies par le Collège, pour missions :

1. la formulation et le suivi des politiques menées par le Collège ;
2. la gestion des affaires susceptibles d'influencer la politique générale du Collège ;
3.  les recherches et les études préparatoires propres à faciliter le travail personnel du membre du Collège dans le cadre de son mandat politique local 
4. la préparation de la présentation par le membre du Collège des dossiers de l'Administration ;
5. la gestion du secrétariat du membre du Collège ;
6.  le traitement des demandes d'audience ;
7.  la préparation des représentations publiques du membre du Collège.

Art. 3. En concertation avec le Directeur général et le Directeur financier, le Collège fixe, dans le cadre d'un protocole de collaboration, les règles de collaboration entre, d'une part, l'Administration, représentée par le Directeur général et par le Directeur financier et, d'autre part, les membres du Collège et de leurs Cabinets afin de veiller à des relations constructives, dans le respect de la structure hiérarchique de l'Administration et des missions visées à l'article 2 du présent règlement.

Section II - Du cadre des Cabinets et des fonctions à pourvoir

Art. 4. L'ensemble du personnel permanent des Cabinets des membres du Collège communal ne peut dépasser, hors membres du Collège, les limites fixées dans le présent règlement.

L'ensemble des agents composant le Cabinet sont conscients du caractère spécifique et précaire de la mission qui leur est confiée.

Les membres d’un Cabinet ne peuvent pas être parents ou alliés jusqu’au deuxième degré inclus, ni être unis par les liens du mariage ou cohabitants légaux avec un membre du Collège communal.

Art. 5. Le Cabinet du Bourgmestre se compose des membres permanents suivants :

1° un Chef de Cabinet ;

2° un Chef de Cabinet adjoint ;

3° un Secrétaire de Cabinet ;

4° un attaché de presse ;

5° trois attachés de Cabinet ;

6° quatre collaborateurs.

Art. 6. Chaque groupe politique de la majorité désigne un chef de file. Le Collège en prend acte.

Les Cabinets des Echevins « Chefs de File » se composent des membres permanents suivants :

1°  un Secrétaire de Cabinet ;

2° un Secrétaire de Cabinet adjoint ;

3° deux attachés de Cabinet ;

4° deux collaborateurs.

Art. 7. Les autres Cabinets se composent des membres permanents suivants :

1° un Secrétaire de Cabinet ;

2° un attaché de Cabinet ;

3° deux collaborateurs.

Art. 8. Les glissements de personnel entre les cabinets sont autorisés.

Art. 9. Outre les fonctions permanentes,  un chauffeur est attribué au Bourgmestre, et un  chauffeur est attribué aux membres du Collège.

La gestion et la coordination des missions dévolues aux chauffeurs sont confiées au secrétariat du Cabinet du Bourgmestre.

Art. 10. Le Chef de Cabinet assume, sous l'autorité du Bourgmestre, les responsabilités liées à la direction des membres du personnel du Cabinet, à la coordination, à la gestion et à la direction de tout ou partie des activités du Cabinet du Bourgmestre. Le Chef de Cabinet joue également un rôle de conseil direct au Bourgmestre et assure le lien entre le Cabinet du Bourgmestre et les Cabinets des Echevins.

En charge des matières lui confiées par le Bourgmestre, le Chef de Cabinet adjoint aide le Chef de Cabinet dans l’exercice de ses fonctions. Il accomplit d’office toutes les fonctions du Chef de Cabinet si celui-ci est absent ou empêché.

Art. 11. Le Secrétaire de Cabinet assume, soit sous l’autorité du Bourgmestre ou  du Chef de Cabinet, soit sous l’autorité directe de l’Echevin, l’organisation, la coordination et la gestion administrative et logistique afin de mener à bien l’ensemble des missions confiées au Cabinet.

Le Secrétaire de Cabinet adjoint aide le Secrétaire de Cabinet dans l’exercice de ses fonctions. Il accomplit d’office toutes les fonctions du Secrétaire de Cabinet si celui-ci est absent ou empêché.

Art. 12. L’attaché de presse est le porte-parole du Collège et du Conseil. Il participe, sous l’autorité du Bourgmestre, à la définition et à la mise en place de la stratégie de communication du Collège et du Conseil.

Art. 13. L’attaché de Cabinet assume principalement et de manière permanente la gestion de certains dossiers de fond, en ce compris la représentation du Cabinet politique, dans le cadre des compétences confiées au membre du Collège.

Art. 14. Le collaborateur de Cabinet assume principalement les tâches d’exécution journalières, telles que notamment le secrétariat, la gestion de certains dossiers lui confiés ou le transport de personnes ou de dossiers.

Art. 15. Le chauffeur du Bourgmestre assure prioritairement le transport pour raisons professionnelles du Bourgmestre ou de personnes que celui-ci désigne. Il est en outre chargé de tâches destinées à venir en aide au secrétariat.

Art. 16. Le chauffeur des membres du Collège assure prioritairement le transport pour raisons professionnelles du membre du Collège ou de personnes que celui-ci désigne, ainsi que le transport de plis ou de dossiers. Il est en outre chargé de tâches destinées à venir en aide au secrétariat.

Section III – Des conditions d’entrée en fonction et d’exercice de la fonction de membre du personnel d’un Cabinet

Art. 17. Tout membre du personnel des Cabinets doit, avant son entrée en fonction, fournir un curriculum vitae, un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois et, le cas échéant, les pièces complémentaires permettant au membre du Collège d’apprécier l’expérience pouvant être valorisée dans le cadre de son recrutement conformément aux dispositions du Statut pécuniaire.

Art. 18. Préalablement à son entrée en fonction, tout membre du personnel des Cabinets complète la fiche signalétique établie par l’Administration qu’il retourne signée aux services des Ressources Humaines. Il s’engage à informer immédiatement les Ressources Humaines de toute modification qui pourrait intervenir par rapport aux données y mentionnées en veillant à en informer son secrétaire de Cabinet.

Dans l’hypothèse d’une mise à disposition par un autre employeur, le travailleur peut solliciter de ce dernier qu’il transmette directement aux services des Ressources Humaines de la Ville de Charleroi les informations visées par le présent règlement.

Art. 19. Tout membre du personnel des Cabinets s’engage à respecter, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, les droits et devoirs particuliers contenus dans le statut administratif du personnel et le règlement particulier pour les agents contractuels de la Ville de Charleroi.

Tout membre du personnel des Cabinets s’engage à signaler, avant son entrée en fonction, toute autre activité rémunérée ou mandat.

Tout membre du personnel des Cabinets, en signant le formulaire d’engagement, s’engage également à :

• utiliser les outils (adresse mail, internet, matériel informatique et de reprographie, téléphones fixe et mobile) conformément à l’article 23 du Statut administratif ou à l’article 24 du Règlement particulier aux agents contractuels ;

• garder la confidentialité des dossiers réalisés en interne ;

• ne diffuser aucun des documents de travail vers l’extérieur sans l’accord du Bourgmestre, du Chef de Cabinet ou du Secrétaire de Cabinet dans le respect de leur attribution ;

• utiliser les moyens de communication mis à sa disposition et, en particulier, son adresse mail …@charleroi.be, dans le respect de la charte informatique adoptée par le Conseil communal du 22.06.2009;

• ne pas abuser de sa position officielle ou des informations acquises dans le cadre de ses fonctions officielles pour favoriser ses relations privées, quelles qu’elles soient ;

• porter à la connaissance du Secrétaire de Cabinet l’existence d’un conflit d’intérêt personnel potentiel qu’il présumerait et pouvant porter sur une relation allant jusqu’au deuxième degré de parenté ou d’alliance ;

• compléter, systématiquement et préalablement, une demande de congé via  le logiciel « Gestion du temps » qui sera ensuite dûment avalisée par le Secrétaire de Cabinet pour couvrir ses absences, quelle qu’en soit la durée.

En complétant et signant la fiche signalétique qui conditionne l’entrée en fonction au sein du Cabinet, le futur agent s’engage et certifie que toutes les informations qui y sont mentionnées sont conformes à sa situation.

Section IV – De la mise à disposition ou du détachement de personnel dans les Cabinets

Art. 20. Lorsque le membre du personnel de Cabinet est  désigné  alors qu’il est agent communal de la Ville de Charleroi ou est lié à un autre employeur par contrat de travail ou statut, il peut être mis à la disposition du Cabinet concerné selon les modalités prévues par la présente section.

Art. 21. Lorsqu’un agent communal travaillant pour la Ville de Charleroi est recruté par un Cabinet, le Collège communal le désigne afin d’effectuer ses prestations au sein de celui-ci, indépendamment du fait qu’il soit agent contractuel ou statutaire.

Toutefois, lorsqu’il s’agit d’un agent contractuel, un avenant au contrat de travail prévoit la modification d’affectation, sa durée, ses modalités et le contenu des nouvelles fonctions exercées.

Art. 22. Lorsque la personne recrutée par un Cabinet est déjà liée à un autre employeur par un contrat de travail, ce dernier peut la mettre à disposition de la Ville de Charleroi pour une période n’excédant pas la fin de la mandature en cours sur la base de l’article 32 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d’utilisateurs, M.B., 20 août 1987.

Pour l'interprétation de cette disposition, le CPAS de Charleroi, la Zone de Police de Charleroi et les régies communales autonomes créées par la Ville de Charleroi sont considérés comme faisant partie de la même entité économique et financière que la Ville de Charleroi.

Art. 23. Lorsque la personne recrutée par un Cabinet est déjà liée à un autre employeur par un statut, ce dernier peut la mettre à disposition de la Ville de Charleroi pour une période n’excédant pas la fin de la mandature sur base des dispositions établies par le Statut administratif ainsi que par le statut de l’employeur.

Art. 24. Dans les hypothèses visées aux articles 22 et 23, le membre du Collège ou, le cas échéant, le Directeur général adresse à l’employeur d’origine une demande de mise à disposition avant l’entrée en fonction de celui-ci ainsi qu’une demande concernant les modalités de remboursement de la rémunération.

Préalablement à l’entrée en fonction, le Collège communal, sur la base de l’article 36 du présent règlement, approuve la signature, par le Directeur général et le Bourgmestre, d’une convention signée par le travailleur et l’employeur d’origine reprenant l’ensemble des modalités de la mise à disposition.

Art. 25. Tout membre du personnel des Cabinets est soumis au régime général des congés des agents de la Ville de Charleroi repris au Statut administratif et Règlement particulier aux agents contractuels.

Une permanence devra être assurée dans chaque Cabinet pendant les périodes de vacances scolaires.

Section V – Du statut pécuniaire des membres du personnel des Cabinets

Art. 26. En cas d’engagement sous contrat de travail du personnel de Cabinet, de détachement ou de mise à disposition par un autre employeur, le traitement annuel est fixé, par fonction occupée, par référence aux échelles barémiques portées par la Réforme générale des barèmes comme suit :

1° Chef de Cabinet : échelle barémique A8 au maximum;

2° Chef de Cabinet adjoint : échelle barémique A6 au maximum;

3° Secrétaire de Cabinet: échelle barémique A5 au maximum ;

4° Attaché de presse du Collège : échelle barémique A4 au maximum ;

5° Secrétaire de Cabinet adjoint : échelle barémique A3 au maximum ;

6° Attaché de Cabinet : échelle barémique A1 au maximum;

7° Collaborateur de Cabinet : échelle barémique B3 au maximum ;

8° Chauffeur du Bourgmestre : échelle barémique B1 au maximum ;

9° Chauffeur : échelle barémique D6 au maximum.

Le personnel engagé sous contrat de travail, détaché ou mis à la disposition de la Ville se voit appliquer toutes les dispositions du statut pécuniaire du personnel communal.

En matière d’évolution de carrière toutefois, le personnel mis à disposition bénéficie des règles en vigueur auprès de son propre employeur.

Art. 27.§1er.  Le personnel des Cabinets bénéficie en plus de leur rémunération d’une allocation annuelle brute par fonction occupée comme suit :

1° Chef de Cabinet : 8.507,06 euros ;

2° Chef de Cabinet adjoint : 6.465,39 euros ;

3° Secrétaire de Cabinet : 5.784,82 euros ;

4° Attaché de presse, Secrétaire de Cabinet adjoint et Attaché de Cabinet : 3.402,84 euros ;

5° Collaborateur de Cabinet et chauffeur : 2.381,99 euros.

§2. Cette allocation annuelle brute est indexée en lien à l’indice 138.01.

Art. 28. Des majorations de traitement ou d’allocation peuvent être octroyées, moyennant l’approbation préalable du Collège, à la condition exclusive qu’elles correspondent à une compensation salariale par rapport à la précédente occupation professionnelle, ou par rapport à la fonction initiale en cas de détachement ou de mise à disposition.

À cet effet, le membre de Cabinet devra fournir les attestations de ses précédents employeurs afin de calculer fictivement la rémunération à laquelle il aurait droit s’il avait été engagé pour fixer le complément éventuellement attribué.

Art. 29. Tant que les informations requises pour fixer la rémunération n’ont pas été fournies, que ce soit par le travailleur ou par son employeur d’origine, la rémunération sera calculée sur la base des éléments dont la Cellule Droits salariaux dispose.

Art. 30. Les traitements et allocations sont payés aux membres des Cabinets mensuellement à terme échu. Le traitement ou l’allocation dû mensuellement est égal à 1/12ème du montant annuel et est calculé au prorata du volume des prestations du membre de Cabinet.

Lorsque le traitement ou l’allocation n’est pas dû pour le mois entier, le montant est payé en trentièmes, conformément à la règle prévue dans le statut pécuniaire du personnel de la Ville de Charleroi.

Art. 31. Les membres des Cabinets bénéficient de titres-repas, à l’exception de ceux qui les reçoivent auprès de leur employeur d’origine sur la base des informations transmises par ce dernier.

Art. 32. Les membres des Cabinets peuvent bénéficier du remboursement du coût des transports en commun entre leur domicile et leur lieu de travail conformément au Statut pécuniaire de la Ville de Charleroi, à l’exception de ceux qui en bénéficient auprès de leur employeur d’origine sur la base des informations transmises par ce dernier.

Section VI – De la situation administrative

Art. 33. Les membres du personnel communal affectés à un Cabinet continuent à bénéficier de l’évolution de carrière et peuvent participer aux procédures de promotion/recrutement.

Sur la base d’une décision préalable de l’Autorité compétente, un agent qui a été promu ou recruté au sein des services de la Ville durant la présente législature devra quitter ses fonctions au sein du Cabinet afin d’occuper effectivement le poste pour lequel il a été promu/recruté pour autant que cette obligation ait été annoncée lors des appels à recrutement/promotion.

En matière disciplinaire, ils restent soumis aux règles statutaires et réglementaires applicables à l’ensemble du personnel.

Art. 34. Sauf nécessité de service, sont appliqués aux membres des Cabinets les congés prévus par le statut administratif et le règlement particulier pour les agents contractuels du personnel de la Ville de Charleroi, en ce compris les règles en matière de congé pour maladie.

Art. 35. Pendant la durée de leurs fonctions en Cabinet, les procédures d'évaluation sont suspendues pour les membres du personnel communal affecté à un cabinet. En vue d'appliquer les dispositions relatives à l'évolution de carrière, seule la dernière évaluation réalisée est prise en considération..

Section VII – Délégations diverses

Art. 36. En vertu et dans les limites des articles L1212-4 et L1212-12 du CDLD, le Conseil communal délègue au Collège communal le pouvoir de procéder, en ce qui concerne les membres des Cabinets de quelque niveau que ce soit :

- à l'engagement ;

- à la mise à disposition et la fin de celle-ci ;

- au détachement et à la fin de ce dernier ;

- au licenciement, à la rupture de commun accord du contrat de travail, à la constatation des actes équipollents à rupture ou à l'acceptation de la démission

Chapitre II. – Dispositions générales concernant les moyens d’action des Cabinets

Section I – De l’enveloppe budgétaire dévolue aux frais de fonctionnement des Cabinets

Art. 37.

Pour fonctionner, chaque Cabinet dispose d'un montant forfaitaire annuel, qu'il répartit comme il l'entend pour faire face aux dépenses qui ne sont pas prises en charge par l'Administration. Ce fonctionnement ne dispense pas de l'inscription des montants sur les articles budgétaires correspondant aux types de dépense.

Même si elles sont reprises dans les dépenses de Cabinet, ne doivent pas être comprises dans cette enveloppe les dépenses concernant :

• les rémunérations ;
• les frais de téléphonie fixe et mobile ;
• les frais de courrier ;
• le matériel informatique et de téléphonie ;
• les frais de représentation ; le véhicule de fonction et la carte essence y associée;
• l’ensemble des autres frais classiques de fonctionnement administratif (matériel de bureau, consommables, etc.) ;
• les frais kilométriques.

Cette enveloppe annuelle s’élève à :

Section II – Des autres moyens d’action des Cabinets

Art. 38. En vue de se doter des fournitures nécessaires à leur bon fonctionnement, les Cabinets des membres du Collège font appel au service des achats comme tout autre département de l’Administration.

Art. 39. Les frais d’abonnement au réseau de téléphonie mobile des membres de Cabinet sont pris en charge de façon forfaitaire selon les besoins et sur base d’une décision motivée auprès du Directeur général.

Art. 40. Chaque membre de cabinet peut disposer du matériel informatique et de téléphonie nécessaire à sa mission. Il signe alors un document établissant la réception des biens et leur engagement à en disposer « en personne prudente et responsable » et à les restituer à la première demande. En pareil cas, ledit matériel  est soumis aux dispositions des chartes informatique et de téléphonie de la Ville de Charleroi.

Ces avantages sont déclarés comme avantages de toute nature et sont soumis au régime légal correspondant.

Un inventaire du matériel et du mobilier mis à disposition des membres du personnel de Cabinet est dressé et tenu à jour par l’Administration.

Art. 41. Les Membres du Collège et des cabinets sont soumis à la Charte relative aux véhicules automobiles.

Cet avantage est déclaré comme avantage de toute nature et est soumis au régime légal correspondant.

Art. 42. Les dépenses de frais de représentation strictement en rapport avec l’exercice des missions confiées aux Cabinets des membres du Collège peuvent, sur base d’une déclaration de créance accompagnée des pièces justificatives probantes, être remboursées, dans les limites des crédits disponibles, et en fonction des plafonds fixés comme suit :

Au-delà de ces montants, une demande motivée préalable doit être soumise au Collège pour approbation.

Art. 43. Les frais kilométriques sont remboursés au montant pratiqué au sein de l’Administration. Le montant de l’indemnité kilométrique est revu d’année en année. L’ensemble des frais admis l’est sur base de 40.000 kms par an répartis comme suit :

Art. 44. Chaque membre du Collège désigne au sein de son Cabinet une personne chargée d’assurer la gestion des archives.

Chapitre III. – Mesures transitoires

Art 45 . A partir du 1er janvier 2026 et pour les exercices 2026, 2027, 2028, 2029 et 2030, les évolutions de l’allocation annuelle qui découlent de l’application de l’article 27, § 2 du présent règlement ne s’appliquent pas.

Art 46.  A partir du 1er janvier 2026 et pour les exercices 2026, 2027, 2028, 2029 et 2030, les montants prévus aux articles 37 et 42 du présent règlement sont ramenés à zéro.

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