Finances communales - Règlement relatif à la redevance pour la recherche et la délivrance d'informations généalogiques pour les exercices 2026 à 2031 inclus - Service Population/Etat-civil/Étrangers - Article 040/361-04 - Arrêt du règlement

Le Conseil communal,

Réuni en séance publique,

Références légales

Vu les articles 41, 162 et 173 de la constitution, en ce qu’ils consacrent l’autonomie fiscale des communes ;

Vu le décret du 14 décembre 2000 (M.B. 18.1.2001) et la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte ;

Vu le code civil notamment les articles 34 à 80 du Code civil, en ce qu’ils régissent la tenue des actes d’état civil et les conditions de leur consultation et délivrance et les articles 272 à 274 et 288 du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe, relatifs à l'assiette, au calcul et aux modalités de perception des taxes sur les documents administratifs ;

Vu l’arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l’état civil et accordant l’accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l’État ;

Vu l’arrêté royal du 7 mars 2024 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population ;

Vu la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration ;

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment l’article L1122-30 ;

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d’établissement et de recouvrement de redevances communales ;

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025 relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne, pour l’année 2026.

Exposé du règlement

Considérant la situation financière de la commune et vu la nécessité de garantir l’équilibre budgétaire ;

Considérant que la commune doit disposer des ressources nécessaires pour assurer ses missions de service public, notamment en ce qui concerne la gestion et la mise à disposition d’informations généalogiques, dont le traitement peut engendrer un coût significatif en temps et en ressources humaines ;

Considérant qu'il est équitable de reporter sur le bénéficiaire d’un service spécifique le coût réel des prestations fournies par l'administration communale, afin d'éviter que l'ensemble des contribuables supporte une charge dont seuls certains profitent ;

Considérant que le temps consacré à la réalisation de recherches généalogiques par les agents communaux, ainsi que la délivrance de copies ou extraits des registres de l’état civil et des actes relatifs à la nationalité constituent une prestation particulière qui doit faire l’objet d’une rétribution appropriée ;

Considérant toutefois qu’il est nécessaire de garantir un équilibre entre cette exigence de financement et le respect de certains principes de gratuité imposés par la législation ou justifiés par des considérations d’intérêt général, notamment pour favoriser l’accès au droit et encourager la conservation du patrimoine historique et culturel ;

Vu la communication du dossier au Directeur Financier en date du 5 septembre 2025 conformément à l’article L1124-40 §1, 3° et 4° du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ; 

Vu l’avis de légalité rendu par le Directeur Financier en date du 12 septembre 2025 duquel il ressort que le projet de délibération n’appelle pas de remarques quant à sa légalité ;

Sur proposition du Collège communal et après en avoir délibéré.

Arrête

À l’UNANIMITE 

Article 1 – Objet

Il est établi, pour les exercices 2026 à 2031 inclus, une redevance communale pour la recherche et la délivrance d’informations généalogiques contenues dans les registres de la population et de l’État civil.

Article 2 – Exception

Sont exonérés du paiement de la redevance :

• Les personnes physiques ou morales bénéficiant de l’assistance d’un avocat pro deo dans le cadre d’une affaire impliquant la recherche et/ou la délivrance de renseignements généalogiques, afin de garantir l’accès à la justice aux personnes en difficultés financières ;
• Les travaux contribuant au devoir de mémoire et à la mise en valeur des archives communales, sous réserve qu’ils soient menés par des ASBL ayant leur siège social sur le territoire de la commune et bénéficiant d'une subvention communale, afin de favoriser la conservation et la transmission du patrimoine local.

Article 3 – Redevable

La redevance est due par la personne formulant une demande de recherche et/ou de délivrance de renseignements généalogiques.

Article 4 – Taux

La redevance est fixée à 50,00€ par heure écoulée pour les prestations de l’agent communal chargé des recherches, quelle que soit la réponse. Toute heure entamée est due en totalité.

Tous les taux de redevance sont majorés des frais d’expédition par la poste, qu’ils soient simples ou recommandés, facturés en fonction de leur coût réel.

Pour les exercices 2027 à 2031, ces taux seront indexés selon le rapport entre l’indice des prix à la consommation (base 2013) du mois de janvier de l’avant-dernier exercice et celui du mois de janvier du dernier exercice.

Article 5 – Procédure

Avant d’entamer la recherche demandée, le service compétent informera le demandeur du taux de la redevance en lui communiquant une copie du présent règlement.

Le demandeur devra confirmer par écrit sa demande en précisant, le cas échéant, le nombre maximal d’heures alloué à la recherche.

Article 6 – Mode de perception et exigibilité

La redevance sera versée dans les trente jours sur production d’une facture.

À défaut de paiement à l’échéance, conformément à l’article L1124-40 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le débiteur sera mis en demeure par courrier recommandé et les frais postaux de cet envoi seront mis à charge du redevable. Ce montant sera ajouté au principal, sur le document de rappel, et sera recouvré de la même manière que la redevance à laquelle il se rapporte.

Dans les cas non prévus par cette disposition, le recouvrement sera poursuivi devant les juridictions civiles compétentes.

Article 7 – Réclamation

En cas de réclamation, celle-ci doit être introduite par écrit à l’attention du Collège Communal, rue Colleau, 2 à 1325 Chaumont-Gistoux.

Pour être recevable, la réclamation doit être motivée, datée et signée par le réclamant, et introduite dans un délai de 3 mois à compter de la date d’envoi de la facture et mentionner :

• Les noms, qualité, adresse ou siège social du redevable à charge duquel la redevance est établie ;
• L’objet de la réclamation et un exposé des faits et moyens justifiant la demande de rectification ou d’annulation de la redevance.

En cas de litige, seules les juridictions civiles de l’arrondissement judiciaire de Nivelles sont compétentes. La réclamation ne suspend pas l’exigibilité de la redevance.

Article 8 – RGPD

Le traitement de données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement se fera suivant les règles suivantes :

• Responsable de traitement : la Commune de Chaumont-Gistoux ;
• Finalité du traitement : établissement et recouvrement de la redevance ;
• Catégorie de données selon le type de règlements redevances : données d’identification directes, coordonnées de contact, caractéristiques personnelles, renseignements sur la santé, données financières et transactionnelles ;
• Durée de conservation : la Commune s’engage à conserver les données pour un délai de 30 ans et à les supprimer par la suite ;
• Méthode de collecte : Au cas par cas en fonction de la redevance ;
• Communication des données : les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92, ou à des sous-traitants de la commune.

Article 9 – Tutelle

Le présent règlement sera transmis au Gouvernement wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation pour exercice de la tutelle spéciale d’approbation.

Article 10 – Entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur après accomplissement des formalités de la publication faites conformément aux articles L1133-1 et 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.