Décision - Modification du règlement Salles et Matériel - Approbation
Considérant que nul ne peut disposer, pour quelque raison que ce soit, d’un local et de matériel appartenant à la Commune de Chaumont-Gistoux sans l’autorisation préalable et expresse du Collège communal.
Considérant que les habitants de la Commune de Chaumont-Gistoux bénéficient d’un tarif préférentiel dans la mesure où ces derniers contribuent déjà par l’intermédiaire des taxes au financement indirect du patrimoine immobilier et mobilier de la Commune.
Que cette autorisation est aussi requise pour toute occupation de bâtiments scolaires en dehors des activités scolaires et extrascolaires organisées par la Commune et que seules les activités conformes à la destination des lieux seront autorisées.
Considérant que les conditions de toute occupation régulière, occasionnelle ou précaire de tout local communal sont déterminées par le Collège communal en référence aux conditions générales appliquées dans le présent règlement.
Considérant que ce règlement de base vaut tant pour les occupations occasionnelles que pour les occupations régulières.
Considérant que les occupations régulières de tout local communal feront de plus l’objet d’une convention spécifique d’une durée d’un an maximum, sans tacite reconduction.
Le Conseil communal, en séance publique,
DÉCIDE à l’unanimité ;
Chapitre 1er
Salles – Occupations occasionnelles
Article 1er : Autorisation d’occupation par le Collège
L’administration communale de Chaumont-Gistoux, sise rue Colleau, 2 à 1325 Chaumont-Gistoux consent à titre onéreux ou à titre gratuit, à autoriser l’occupation par des tiers de certains locaux communaux dont elle est propriétaire.
Le Collège communal réserve en priorité l’usage des salles aux activités organisées par lui-même, par les services communaux, par le CPAS ou la RCA.
Article 2 : Le preneur
Le terme « le preneur » utilisé par le présent règlement désigne toute personne physique âgée de plus de 18 ans ou toute personne morale, de droit privé ou de droit public.
Hormis les activités organisées par l’Administration communale, l’utilisation des locaux est réservée prioritairement aux personnes privées habitant à Chaumont-Gistoux et aux associations ayant leur siège ou étant représentées dans la Commune.
Les exceptions sont du ressort du Collège communal.
Article 3 : Obligations de base
Le preneur est tenu de se conformer strictement aux termes de cette autorisation, tant en ce qui concerne le local attribué, que la date et la durée de son occupation. Il doit également observer les dispositions du présent règlement.
Les démarches de réservation telles que stipulées dans le présent règlement doivent être effectuées auprès de l’administration communale.
Sous peine d’annulation de la réservation, tout demandeur doit être l’occupant responsable et ne peut servir d’intermédiaire pour une autre personne ou groupement.
Article 4 : Pré-réservation
Préalablement à toute demande d’occupation des locaux, une pré-réservation par l’E-guichet sur le site de la Commune, par email, par téléphone ou par courrier doit être effectuée par le preneur, auprès de l’administration communale ou auprès de la personne dûment mandatée par le Collège communal, au plus tôt un an et au plus tard 8 semaines avant l’occupation du local. Cette pré-réservation détermine l’ordre de priorité d’occupation du local.
Article 5 : Confirmation de réservation
La confirmation de la réservation doit obligatoirement être effectuée par courrier postal ou courrier électronique ou via l’E-guichet, au plus tard, dans les 15 jours qui suivent la pré-réservation.
Cette confirmation doit contenir de manière précise :
- Les noms, adresse et n° de téléphone du preneur ;
- Son numéro national ;
- L’objet de la location ;
- La ou les date(s) ainsi que les heures de location ;
- La désignation du local.
Article 6 : Droit d’annulation
6.1. Annulation par le Collège
Lors de circonstances exceptionnelles dûment motivées, le Collège communal se réserve le droit d’annuler toute réservation pour location des divers locaux. Sauf cas de force majeure, le locataire est averti au moins 30 jours ouvrables à l’avance. Dans cette hypothèse, une solution alternative sera proposée si une autre salle est disponible.
6.2. Annulation par le preneur
Annulation sans frais, si le preneur annule la réservation au moins 30 jours ouvrables à l’avance.
Annulation avec frais, si le preneur annule la réservation dans les 30 jours précédents la date de sa réservation, il lui sera facturé des frais de dossier d’un montant de 100 €, sauf en cas de force majeure La force majeure étant un événement soudain, imprévisible et inévitable, qui n'est pas dû à la faute d'une personne, justifiant l’impossibilité pour le preneur de se désister à l’avance. Le Collège communal appréciera les motifs.
Article 7 : Modification des lieux
Il est strictement interdit d’apporter une quelconque modification à la disposition des lieux loués sans une autorisation préalable du Collège communal. Seules les personnes mandatées sont habilitées à cet effet. Tout accrochage d’un quelconque objet aux murs, plafonds, planchers, portes ou à tout autre équipement du local est prohibé sauf autorisation expresse du Collège communal.
Article 8 : Etat des lieux
Avant et après la location, un état des lieux en double exemplaire est effectué et signé par le preneur et la personne mandatée par le Collège communal. Lors de la remise des clés, une caution est réclamée. Toute personne mandatée par le Collège communal peut pénétrer librement dans le local durant le temps de location afin de contrôler sa bonne utilisation et prendre toute mesure afin de se conformer aux conditions de location.
Article 9 : Normes sonores
L’emploi d’appareils de diffusion sonore et d’instruments de musique sera soumis au respect des normes réglementaires en vigueur. (Voir règlement Général de Police des Ardennes Brabançonnes).
Le contrevenant ne respectant pas ces normes sera exclu des personnes pouvant louer une salle communale durant les 3 années qui suivent.
Article 10 : Paiements
Le paiement du montant dû pour une occupation occasionnelle est anticipatif. Il devra être réglé au plus tard pour l’échéance mentionnée sur la facture. Le tarif appliqué est celui en vigueur à la date de la réservation. – voir annexe 1 -
Ces sommes sont versées sur le compte de l’Administration communale de Chaumont-Gistoux.
En cas de non-paiement des sommes dues dans les délais requis, la réservation sera considérée comme annulée et des frais de dossier de 100 € seront facturés.
Le cautionnement n’est restitué qu’après vérification contradictoire des lieux à la fin de la location.
Sur décision motivée, le Collège communal est autorisé à dispenser en tout ou en partie de cette obligation les personnes physiques ou morales qu’il désigne.
Une caution annuelle est imposée auprès des preneurs qui occupent des locaux de manière régulière. (Voir les tarifs des salles en annexe N°1)
Article 11 : Responsabilité en cas d’accidents
La Commune de Chaumont-Gistoux n’est en aucun cas responsable des suites dommageables d’accidents survenant au preneur ou à des tiers, lors de l’occupation des locaux mis par elle à la disposition du preneur.
Le preneur est invité à couvrir sa responsabilité tant en sa qualité personnelle qu’en sa qualité d’organisateur.
La présente clause vaut clause exonératoire de responsabilité portée dûment à la connaissance du dit preneur.
Article 12 : Responsabilité du preneur pour son matériel
La Commune de Chaumont-Gistoux ne peut être tenue pour responsable d’un quelconque problème causé par l’installation dans le local loué de matériel ou de mobilier divers n’appartenant par à la Commune et apporté par le preneur.
Le preneur déclare renoncer à tous recours contre la Commune de Chaumont-Gistoux en cas de sinistre qui endommagerait les objets divers autorisés à pénétrer dans le local loué.
Ces objets doivent être assurés par les soins et aux frais du preneur.
Article 13 : Recours et assurances
La commune a souscrit un contrat incendie couvrant le bien en tant que propriétaire avec une clause d’abandon de recours en faveur de l’occupant/locataire.
Ce dernier est toutefois invité à couvrir son contenu contre les risques d’incendie et périls connexes.
La clause d’abandon de recours n’est pas valable si le locataire exploite le bien pour un usage commercial ou si les dommages sont le résultat de vandalisme.
Article 14 : Enlèvement du matériel privé
Tout matériel étranger au local loué et y installé par le preneur doit être enlevé dès la clôture de la manifestation et, sauf indication spécifique, au plus tard, le lendemain de la fin de la location à 8 heures. Ce matériel reste exclusivement sous la surveillance du preneur. Toute disparition ou détérioration dudit matériel pendant la location et au-delà de la fin de la location ne peut être en aucun cas imputée à la Commune de Chaumont-Gistoux.
Article 15 : Remise en état des lieux
La remise en état du local loué et des abords conformément à l’état des lieux d’entrée sont assurés par le preneur, sauf dispositions particulières indiquées par la personne mandatée par le Collège communal. Tout manquement entraînant des suites onéreuses non couvertes par le cautionnement pour la Commune de Chaumont-Gistoux fera l’objet d’un état de recouvrement des frais exposés à charge du preneur.
Les frais du nettoyage qui sera effectué par le personnel communal sont à charge du preneur selon les tarifs en vigueur (voir annexe 1).
Toutefois, s’il s’avère que la remise en état n’a pas été effectuée dans les temps selon les critères établis sur base de l’état des lieux d’entrée, le tarif sera doublé.
Article 16 : Inventaire du matériel
Le matériel mis à disposition du preneur, dans le local loué, est strictement limité à celui figurant à l’inventaire dont le preneur reconnaît expressément avoir pris connaissance. Le surplus de mobilier qui n’est pas utilisé pendant la location doit obligatoirement rester dans le local loué.
Tout matériel supplémentaire demandé par le preneur fait l’objet d’une demande particulière auprès du Collège communal. Ce matériel fait l’objet d’un état de recouvrement à la charge du preneur, d’un montant fixé en fonction du coût des fournitures nécessaires, des heures prestées au montage, démontage et à la location dudit matériel. (Voir Chapitre 4, prêt et location de matériel communal)
Article 17 : Energie
Avant de quitter le local loué, le preneur doit s’assurer que l’éclairage est totalement éteint et que le chauffage est réduit ou coupé, selon les indications spécifiques à chaque local.
A défaut, un montant de 50 € lui sera facturé qui permettra de couvrir le supplément de charges.
(Voir « Économiser l’énergie » en annexe n°3)
Article 18 : Accès aux locaux et sécurité
Le preneur veille à ce que les organisateurs et le public empruntent exclusivement les voies d’accès aux locaux indiqués par la Commune.
Le preneur veille également à ce que les indications et les accès aux sorties de secours soient totalement dégagés et à ce que le matériel et le mobilier soient disposés de façon à ne pas entraver le libre accès aux portes de secours, et ce, pendant toute la durée de l’occupation du local loué. Ces portes doivent être obligatoirement déverrouillées par le preneur.
Durant l’occupation du local, le preneur doit s’assurer que les portes de secours, à l’extérieur, sont libres de toute entrave.
Le preneur prend toutes les mesures qui s’imposent pour une gestion en toute sécurité de matières inflammables (bougies, décorations, …).
Pour des raisons de sécurité, d’hygiène et d’assurances :
- Il n’est pas autorisé de dormir dans les salles.
- La présence des animaux domestiques n’est pas autorisée, à l’exception des animaux d’aide et sauf manifestation publique spécifique avec autorisation expresse du Collège.
- L’utilisation de confettis et de fumigènes est également proscrite.
Article 19 : Tabac et alcool
L’occupant est tenu de faire respecter la législation en matière d’alcool ainsi que l’interdiction absolue de fumer dans la salle.
Article 20 : Droits d’auteur
Le preneur reconnaît être informé des dispositions réglementaires en matière de protection des droits d’auteur et s’engage à assumer ses obligations en la matière.
La Commune de Chaumont-Gistoux ne pourra être tenue d’une quelconque responsabilité au cas où ces dispositions ne seraient pas respectées par le preneur.
Article 21 : Refus
Le Collège communal peut refuser la mise à disposition d’un local à toute personne physique ou morale qui, par le passé, ne se serait pas montrée respectueuse des biens communaux – voir sanction prévue à l’article 9.
Il en sera de même lorsque les circonstances laissent supposer que l’activité projetée pourrait entraîner des dégradations aux biens communaux ou troubler l’ordre public. (Voir règlement Général de Police des Ardennes Brabançonnes).
Article 22 : Litiges
Toute question de responsabilité non réglée par les présentes dispositions est résolue conformément aux règles de droit commun.
En cas de litige, seuls les tribunaux du Brabant Wallon seront compétents.
Article 23 : Conditions particulières
La gratuité de location, de caution et de charges est accordée à l’Administration communale et aux associations où la Commune est officiellement représentée au Conseil d’administration ainsi qu’à celles qui effectuent une mission à la demande du Collège communal ou dont la mission a été acceptée par le Collège.
23.1. Associations ou groupements :
Les associations, groupes locaux ou groupements politiques locaux, qui contribuent de manière significative à l’initiative communale et à l’amélioration de la vie dans la Commune, pourront bénéficier de deux locations gratuites par an.
Les associations, groupes ou groupements politiques devront introduire une demande accompagnée de leurs comptes et rapport d’activité de l’année écoulée ainsi que de leur budget et prévisions pour l’année à venir.
Le Collège communal délibérera, en fonction de ces données, du bien-fondé de la gratuité de location. Ces informations seront communiquées annuellement au Conseil communal par le Collège communal dans le cadre des subventions communales annuelles octroyées aux associations.
Ces associations ne sont pas exemptées du paiement des cautions, charges et nettoyages lors de l’organisation de leurs fêtes et événements sauf dérogation expresse accordée par le Collège suite à une demande dûment motivée de leur part.
Les associations, groupes et groupements politiques bénéficiant de cette gratuité s’engagent à mentionner clairement le soutien de la Commune via une mention dans la publicité de l'événement et un visuel placé lors des événements.
23.2. Personnel communal et mandataires
Les membres du personnel communal en activité en ce compris le personnel, les membres du personnel du CPAS, les membres du personnel de la RCA et les mandataires en fonction, ont droit à une réduction du prix de location d’une salle communale une fois par an à des fins familiales ; à savoir pour une réunion de leur propre famille ou de celle d'un membre de leur famille au premier degré. Il leur sera compté 10% du prix normal de location.
Les membres du personnel pensionnés (repris ci-dessus),ainsi que les anciens mandataires ont droit à une réduction du prix de la location d’une salle communale dans les mêmes circonstances une fois par an à des fins familiales qui les concernent en personne ou qui concernent un membre de leur famille au premier degré, il leur sera compté 25% du prix normal de location.
Cette réduction de location n’exonère le preneur ni du paiement de la caution ni des autres charges locatives (nettoyage, remise en état, …)
23.3 Funérailles
Si le défunt a été domicilié sur le territoire de la Commune, ou si la famille au 1er degré du défunt est domiciliée sur le territoire communal, sa famille pourra occuper une salle à titre gratuit.
Article 24
Sur demande motivée du preneur, notifiée par écrit, le Collège communal peut déroger exceptionnellement aux conditions générales du présent règlement.
Dans ce cas, le Collège communal motivera sa décision.
Chapitre 2
Salles – Occupations régulières
Les conditions d’occupations régulières sont identiques à celles des occupations occasionnelles (Voir préambule et chapitre 1er « Salles – Occupations occasionnelles » articles 1er à article 24).
Le locataire régulier est un preneur, une association ou un particulier auquel le Collège communal accordée la location hebdomadaire ou mensuelle ou selon une autre fréquence, pour autant qu’elle soit régulière durant une année académique. Les réservations pour les occupations régulières de toute salle communale ne sont en aucun cas reconduites de façon tacite, elles sont renouvelables chaque année.
Le paiement du montant dû pour une occupation régulière est rétroactif et semestriel. Il devra être réglé au plus tard pour la date mentionnée sur la facture.
En cas de retard de paiement, aucune nouvelle réservation ne sera acceptée avant apurement de la dette.
Chapitre 3
Prêt et location de matériel communal
Article 25 : Conditions générales pour le prêt et la location de matériel communal
Le Collège communal réserve en priorité l’usage du matériel communal pour des activités organisées par lui-même ou par les services communaux.
Le prêt de matériel communal est exclusivement réservé aux habitants de Chaumont-Gistoux, au personnel de l’administration, et aux personnes morales ayant leur siège social à Chaumont-Gistoux. Le matériel ne peut être utilisé par ces personnes que sur le territoire communal sauf autorisation expresse du Collège communal. Le matériel est utilisé en personne prudente et diligente.
Article 26 : Pré-réservation
Préalablement à toute demande de location de matériel, une pré-réservation par mail, par téléphone, E-Guichet ou courrier doit être effectuée par le preneur, auprès de l’Administration communale ou auprès de la personne dûment mandatée par le Collège communal au plus tôt 1 an à l’avance et au plus tard 8 semaines à l’avance.. Cette pré-réservation détermine l’ordre de priorité pour l’utilisation du matériel.
Article 27 : Confirmation de réservation
La confirmation de la réservation doit obligatoirement être effectuée par courrier postal, téléphone, E-Guichet ou courrier électronique auprès du Collège communal, au plus tard, dans les 15 jours qui suivent la pré-réservation. Cette confirmation doit contenir de manière précise :
- Les noms, adresse et n° de téléphone du preneur ;
- Le numéro national du preneur ;
- L’objet de la location ;
- La ou les date(s) ainsi que les heures de location ;
- La liste du matériel souhaité.
Article 28 : Caution
Une caution doit être déposée préalablement à la mise à disposition du matériel. Le coût de la réparation des dégâts éventuels est retenu d’office sur le montant de la caution. Si celle-ci s’avère insuffisante, il sera procédé au recouvrement du surcoût auprès du preneur.
Article 29 : Paiement
Le montant de la location du matériel doit être acquitté par le preneur au plus tard pour la date mentionnée sur la facture.
Article 30 : Enlèvement et retour
Si l’événement, a lieu le weekend : le matériel est enlevé impérativement le vendredi matin et ramené de même au lieu de stockage le lundi matin suivant par le preneur.
Si l’événement a lieu la semaine : le matériel est enlevé impérativement 1 jour ouvrable avant et ramené 1 jour ouvrable après l’événement par le preneur au lieu de stockage.
Le preneur doit téléphoner au préalable pour prendre rendez-vous dans les heures d’ouverture.
L’inventaire et l’état du matériel sont contrôlés à l’enlèvement et au retour par un ouvrier communal préposé à cet effet.
En cas de retard pour le retour du matériel, une sanction administrative de 50,00 € par jour est imposée au preneur.
A la demande du preneur, le Collège peut autoriser le transport par les services communaux moyennant une redevance horaire fixée conformément au règlement redevance pour les prestations communales techniques en général.
Cette redevance ne s’applique pas au transport de matériel vers les camps de vacances des organisations de jeunesse.
Des dérogations peuvent être accordées à titre exceptionnel par le Collège communal.
(Voir : « Liste du matériel disponible et les conditions (caution, prix…) » en annexe N°2)
Chapitre 4
Dispositions générales
Article 31 : Clés
Toute personne trouvée en possession d’une clé sans autorisation, s’expose d’office à des sanctions et sera frappée d’exclusion provisoire ou définitive du droit d’occupation de locaux communaux, voire à des poursuites à l’initiative du Collège communal.
Toute perte, destruction ou reproduction illicite de clefs entraînera automatiquement le remplacement du cylindre de la porte et la réalisation de copies des clés en suffisance au frais du contrevenant.
Article 32 : Publicité des activités
Lors de toute activité à caractère public ou privé, l’organisateur est dans l’obligation d’enlever tous les panneaux ou affiches d’indication du lieu de la manifestation au plus tard deux jours après celle-ci. Il est interdit d’utiliser les arbres comme support de publicité.
Pour l’affichage Chaussée de Huy, une autorisation doit être demandée au SPW.
Article 33 : Pénalités
Dans le cas de non-respect de l’article 32, une pénalité de 50,00€ est imposée à l’organisateur de l’activité.
Article 34 : Tarifs pour occupations occasionnelles de salles
(Voir annexe N°1).
Article 35 : Tarifs pour occupations régulières de salles
(Voir annexe N°1).
Chapitre 5
Dispositions finales
Article 36 : Entrée en vigueur
Le présent règlement entrera en vigueur le cinquième jour qui suit l’accomplissement des formalités de publication. Il abrogera le règlement voté par le Conseil communal en séance du 30 mai 2022.
Article 37 : Affichage
Le présent règlement sera publié selon les modalités prévues à l’art L1133-1°, 2° et 3° du Code de la Démocratie Locale.
Article 38: Tutelle
Le présent règlement sera transmis au Gouvernement Wallon conformément aux articles L3131-1 et suivants dans le cadre de la tutelle spéciale d’approbation.