Étude de l'ameublement du nouveau Centre Administratif Intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier - Approbation des conditions, du cahier des charges et du mode de passation - Décision à prendre.

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et ses modifications ultérieures, notamment l’article L1222-3 relatif aux compétences du Conseil communal, et les articles L1311-3, L1311-4 et L1315-1 relatifs aux budget et comptes ;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures ;

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment l’article 38, § 1, 1° b) (conception ou solutions innovantes) et l'article 43 (accords-cadre) ;

Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures ;

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures ;

Considérant que la Ville de Fleurus, chemin de Mons, 61 à 6220 Fleurus agit en qualité d'autorité adjudicatrice ;

Considérant que la Ville de Fleurus souhaite regrouper l’ensemble de ses services communaux, actuellement dispersés dans différentes implantations de l’entité dans un nouveau centre administratif intégré ;

Considérant que ce nouveau centre administratif intégré (CAI) est en cours de construction ;

Considérant qu’il y a lieu de meubler celui-ci de manière optimale, fonctionnelle et esthétique tant pour le bien-être des agents que pour celui des citoyens ;

Considérant qu’il est impératif de tenir compte de divers éléments pour aménager et meubler les locaux, à savoir les espaces et les volumes disponibles, l’installation électrique et les câblage existants, les besoins des occupants et leur évolution dans le temps ;

Considérant que pour toutes ces raisons, il est nécessaire de solliciter un prestataire externe qui sera en mesure de concevoir un projet d’ameublement sur base des plans établis par l’architecte en charge du projet de construction et de fournir, ensuite, le mobilier nécessaire ;

Considérant que le montant estimé de ce marché s'élève à 578.512,40 € hors TVA ou 700.000,00 €, 21% TVA comprise ;

Considérant que cette estimation dépasse les seuils d'application de la publicité européenne ;

Considérant qu’il s’agit d’un marché comprenant une phase "conception" et une phase "réalisation" ;

Considérant qu'il est proposé de passer le marché par procédure concurrentielle avec négociation pour les raisons précitées ;

Vu le guide de sélection n°2023-2013 relatif au marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier”, établis par le Département Marchés publics ;

Vu l’avis de marché relatif au marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier” rédigé conformément à l’article 16 de l’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ;

Vu la décision du Conseil communal du 03 juillet 2023 approuvant le guide de sélection, les exigences de la sélection qualitative telles que mentionnées dans l'avis de marché, la procédure de passation et le montant estimé du marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier”, établis par le Département Marchés publics ;

Vu la décision du Collège communal du 05 juillet 2023 de lancer la procédure visant l’appel aux demandes de participation au marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier” et fixant la date et l’heure limite pour faire parvenir les demande de participation à l’Administration au 17 août 2023 à 14 H00 ;

Vu l’avis de marché n°2023/S 135-431454 publié au Journal Officiel de l’Union Européenne ;

Vu l’avis de marché n°2023-529141 publié au Bulletin des Adjudications ;

Considérant que le cahier des charges n°2023-2013 relatif au marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier” rédigé et finalisé par le Département Marchés publics ;

Considérant que la procédure de passation choisie, à savoir la procédure concurrentielle avec négociation reste inchangée ;

Considérant que le montant global de l’estimation, lequel s’élève à 578.512,40 € hors TVA ou 700.000,00 €, 21% TVA comprise reste inchangé ;

Considérant qu'au moment de la rédaction des conditions du présent marché, l'administration n'est pas en mesure de définir avec précision les quantités de fournitures dont elle aura besoin ;

Considérant que le marché sera conclu pour une durée de 48 mois ;

Considérant que les crédits permettant cette dépense sont inscrits au budget extraordinaire, à l’article 104/74151:20140007.2023 ;

Considérant la transmission du dossier à la Directrice Financière pour avis prealable en date du 25/07/2023,

Considérant l'avis positif de la Directrice Financière remis en date du 02/08/2023,

A l'unanimité des votants ;

DECIDE :

Article 1 : d'approuver le cahier des charges n°2023-2013, le montant estimé et la procédure de passation du marché “Étude de l'ameublement du nouveau centre administratif intégré (CAI) à Fleurus et fourniture du nouveau mobilier”, établis par le Département Marchés publics. Les conditions sont fixées comme prévu au cahier des charges et par les règles générales d'exécution des marchés publics. Le montant estimé s'élève à 578.512,40 € hors TVA ou 700.000,00 €, 21% TVA comprise.

Article 2 : de passer le marché par procédure concurrentielle avec négociation.

Article 3 : de charger le Collège communal de poursuivre la procédure et de transmettre ensuite le cahier des charges aux opérateurs économiques qui seront sélectionnés.

Article 4 : de transmettre cette décision, pour suites voulues, au Département Finances, au Département Bureau d’Études et au Département Marchés publics.