RGPD - Convention de mise à disposition d'un agent contractuel ayant la fonction de délégué à la protection des données (DPD) sur base de l'article 32 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs - Extension de la mutualisation aux CPAS de Hélécine, Orp-Jauche et Ramillies.

Vu le Code de la Démocratie locale et de la décentralisation ;

Vu la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, intérimaire et la mise de travailleurs à disposition d'utilisateurs, notamment l'article 32 (dérogations) ;

Vu le nouveau règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD) du 27/04/2016 ;

Considérant que l'ensemble des administrations publiques sont soumises au règlement européen d'application depuis le 25.05.2018 ;

Considérant que le RGPD prévoit explicitement l'obligation pour les autorités publiques de désigner un délégué à la protection des données (ci-après « DPD ») ;

Considérant qu'il s'agit d'une fonction qui nécessite des compétences particulières en informatique, en droit, en management et des connaissances sur l'organisation d'une administration communale ;

Considérant que les communes d'Hélécine, Orp-Jauche et Ramillies et le CPAS de Perwez, Hélécine, Orp-Jauche et Ramillies ne disposent pas d'un agent qualifié pour assumer cette fonction ;

Considérant que pour les petites structures communales, la mutualisation de l'emploi avec d'autres communes apparaît comme la solution recommandée, permettant de répondre aux obligations légales et aux objectifs du RGPD, tout en mutualisant les outils et en limitant l'impact financier par un partage des coûts entre plusieurs communes ;

Considérant que les conseils communaux de Perwez, Orp-Jauche, Hélécine et Ramillies et les CPAS de Perwez, Hélécine, Orp-Jauche et Ramillies se sont prononcés favorablement sur la mutualisation d'un emploi DPD pour une durée de 2 ans débutant le 1er avril 2026 ;

Considérant que les CPAS de Hélécine, Ramillies et Orp-Jauche souhaitent rejoindre la mutualisation ;

Considérant que la Commune de Perwez est d'accord de se porter employeur du DPD et de le mettre à disposition des trois autres communes et CPAS moyennant signature d'une convention de mise à disposition ;

Considérant que cette mise à disposition est possible en application de la dérogation à l'article 32-b) de la loi du 24 juillet 1987 puisqu'il s'agit d'une fonction spécifique nécessitant une qualification professionnelle particulière ;

Considérant que dans ce cas, l'autorisation préalable de l'Inspection des lois sociales n'est pas requise ;

D E C I D E, à l'unanimité :

Article 1er : de marquer son accord sur l'élargissement aux CPAS de HELECINE, de RAMILLIES et d'ORP-JAUCHE la mutualisation de l'emploi de délégué à la protection des données (DPO) existante entre les Communes de PERWEZ, ORP-JAUCHE, HÉLÉCINE et RAMILLIES et le CPAS de PERWEZ.
Article 2 : d'approuver une convention ci-annexée de mise à disposition qui portera notamment sur les points suivants :
- nature de la mission : mission de DPD telle que prévue par le RGPD ;
- Déployer l'IA au sein des communes et des CPAS ;
- durée de la convention : à compter du 1er avril 2026 et pour une durée de 2 ans ;
- prestations du DPO pour chacune des communes à concurrence d'1/8 T, éventuellement sous forme de crédit-temps;
- remboursement par les Communes de RAMILLIES, de ORP-JAUCHE et de HÉLECINE et les CPAS de RAMILLIES, ORP-JAUCHE, HELECINE et PERWEZ à la Commune de PERWEZ, du traitement de l'agent, des cotisations patronales, des primes d'assurance, accident de travail, des cotisations au service de médecine du travail et de tous les autres frais directement liés à la fonction, et ce à concurrence du temps de travail presté à savoir 12,5% pour la commune de RAMILLIES, 12,5% pour la commune d'ORP-JAUCHE, 12,5 % pour la commune de HÉLÉCINE, 12,5% pour le CPAS de PERWEZ, 12,5% pour le CPAS de RAMILLIES, 12,5% pour le CPAS de HELECINE, 12,5% pour le CPAS d'ORP-JAUCHE.

Article 3 : de charger les services communaux de notifier la présente délibération aux communes et CPAS concernés par cette mutualisation.