Règlement fixant redevance sur la délivrance de documents administratifs. Règlement n° 3.

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution ;

Vu le décret du 14 décembre 2000 (Moniteur belge du 18 janvier 2001) et la loi du 24 juin 2000 (Moniteur belge du 23 septembre 2004, édition 2) portant assentiment de la Charte européenne de l'autonomie locale, notamment l'article 9.1. de la Charte ;

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, notamment les articles L1122-30 et L1124-40 ;

Vu la loi du 18 décembre 2016 modifiant la loi du 14 mars 1968 abrogeant les lois relatives aux taxes de séjour des étrangers, coordonnées le 12 octobre 1953 ;

Vu l’arrêté royal du 22 octobre 2013 modifiant l’arrêté royal du 10 décembre 1996 relatif aux différents documents d’identité pour enfant de moins de douze ans ;

Vu l’arrêté ministériel du 15 mars 2013 relatif au tarif des rétributions à charge des communes pour la délivrance des cartes d’identité électroniques, des documents d’identité électronique pour enfants belges de moins de douze ans et des cartes et documents de séjour délivrés à des ressortissants étrangers ;

Vu l’arrêté royal du 5 mars 2017 déterminant les titres de séjour pour lesquels les communes peuvent percevoir des rétributions pour leur renouvellement, prorogation ou remplacement et déterminant le montant maximum mentionné à l'article 2, § 2, de la loi du 14 mars 1968 abrogeant les lois relatives aux taxes de séjour des étrangers, coordonnées le 12 octobre 1953 ;

Vu l’arrêté royal du 27 octobre 2023 (MB 7.12.2023) modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et l'arrêté royal du 10 décembre 1996 relatif aux différents documents d'identité pour les enfants de moins de douze ans, en ce qui concerne les documents de séjour et les titres de séjour délivrés aux étrangers âgés de moins de douze ans ;

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales ;

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025 relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne pour l’année 2026 ;

Revu sa délibération du 21 octobre 2019 fixant redevance sur la délivrance de documents administratifs ;

Considérant que la Ville doit se procurer les moyens financiers nécessaires à l'exercice de ses missions;

Considérant qu’il est équitable et de bonne gestion communale de ne pas faire supporter à l’ensemble des citoyens le coût de l'accomplissement de formalité administrative mais de solliciter l’intervention du demandeur, directement bénéficiaire de ladite formalité;

Attendu que la Circulaire budgétaire susmentionnée indique : « je souhaite que les Conseils communaux exonèrent de la redevance ou de la taxe de délivrance de documents administratifs, les documents administratifs qui sont délivrés pour :

1. La recherche d'un emploi ;
2. La création d'une entreprise (installation comme travailleur indépendant à titre individuel ou sous forme de société) ;
3. La présentation d'un examen relatif à la recherche d'un emploi ;
4. La candidature à un logement dans une société agréée par la S.W.L. ;
5. L’allocation déménagement et loyer (A.D.E.) ;
6. L’accueil des enfants réfugiés pour raisons humanitaires : l'accueil de ces enfants étant justifié par motifs humanitaires, je recommande aux communes de ne pas percevoir d'imposition communale (taxe ou redevance) tant lors de la délivrance de la déclaration d'arrivée de ces enfants que pour toute démarche administrative entreprise pour leur accueil »;

Attendu qu’en ce qui concerne la publicité administrative et la redevance pour la délivrance de copie, la Circulaire budgétaire susmentionnée dispose :

« Cette matière est régie par les articles L3211-1 à L3231-9 du CDLD mais ceux-ci se contentent de préciser que la copie doit être délivrée au prix coûtant.

Il est habituellement admis que ce coût comprend le prix de revient de la copie, à savoir le coût du papier, l'amortissement et l'entretien de la machine et, le cas échéant, les frais d'envoi, mais ne comprend ni les frais de personnel, ni les frais de recherche des documents, ni les frais engendrés pour la tenue de la base de données, ces frais étant inhérents au fonctionnement du service public. Ainsi, il n’est pas possible de réclamer le paiement d'une redevance couvrant les heures de prestations de travail d'un agent communal sauf dans des cas exceptionnels, par exemple, quand il faut immobiliser un membre du personnel pendant toute la journée à cause de la quantité de photocopies à faire.

En aucun cas, la rétribution demandée ne peut avoir pour but d’entraver la publicité et elle ne peut donc être dissuasive.″.

Le point de référence pour apprécier le prix coûtant est le montant de la rétribution qui peut être réclamée à l'occasion de la délivrance d'une copie d'un document administratif en application du décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l'administration, lesquels montants ne peuvent être supérieurs au prix coûtant[1]. En vertu de l'article 3, 1° à 5° de l'arrêté du gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant les modèles de documents à utiliser et le montant de la rétribution à réclamer, le prix de la photocopie sur les documents suivants est fixé comme suit :

En ce qui concerne les frais d'envoi, il y a lieu de se conformer aux tarifs postaux en vigueur »;

Attendu que le montant des redevances visées dans le présent règlement ne comprend pas le coût de fabrication dû aux pouvoirs publics supérieurs (ex : pour la carte d’identité, pour le passeport et pour les titres de voyage pour réfugié, apatride ou étranger, les montants dus au SPF Intérieur ; pour le permis de conduire, les montants dus au SPF Mobilité) ;

Vu la transmission du dossier à la Directrice financière en date du 29 septembre 2025 conformément à l’article L1124-40 du CDLD;

Vu l’avis de légalité favorable de la Directrice financière daté du 30 septembre 2025 annexé à la présente délibération;

Sur proposition du Collège communal ;

Par 24 voix « pour » et 6 voix « contre »;

D é c i d e

Article 1 : Il est établi, au profit de la Ville, pour les exercices 2026 à 2031 inclus, une redevance sur la délivrance par l’Administration communale de documents administratifs, à l’exception des demandes en permis d’urbanisme, d’urbanisation, unique et de certificats d’urbanisme, des demandes d’autorisation d’exploitation d’établissements dangereux, insalubres ou incommodes, des demandes d’implantation commerciale, des demandes de changement de prénom, des demandes de changement de noms et des demandes en permis de location ainsi que des demandes de copie de documents dans les dossiers urbanistiques et/ou environnementaux.

La redevance est due par la personne physique ou morale à laquelle le document est délivré, sur demande ou d’office.

Article 2 : le montant de la redevance est fixé comme suit :

Le montant des redevances visées dans le présent règlement ne comprend pas le coût de fabrication dû aux pouvoirs publics supérieurs.

Article 3 : Aux conditions prévues par l'Arrêté Royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers et par le Règlement général sur la protection des données (règlement européen n° 2016/679) ainsi que par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, des listes de personnes physiques inscrites au registre de la population peuvent être délivrées par l'Administration communale, sur demande adressée par écrit au Collège communal et stipulant la finalité à laquelle le demandeur destine les données obtenues.

Le coût d'établissement d'une telle liste est fixé à 0,30 € par page, quel que soit le nombre d'informations figurant sur celle-ci;

Article 4 : La rétribution des copies délivrées, conformément aux conditions prescrites par la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'Administration dans les provinces et communes ou par les articles L3211-1 à L3231-9 CDLD, est fixée comme suit, avec un minimum de 2 € par document délivré et par demande :

Le montant total à payer est arrondi au multiple de 5 cents le plus proche comme suit :

• si le montant se termine par 1 ou 2 cents, paiement arrondi à l’euro inférieur
• si le montant se termine par 3,4,6,7 cents, paiement arrondi à 5 cents
• si le montant se termine par 8 ou 9 cents, paiement arrondi à l’euro supérieur.

Article 5 : Les rétributions fixées aux articles 3 et 4 sont payables au comptant contre la délivrance d’une preuve de paiement si le document est reçu sur place par le demandeur. Si le document est transmis par la poste, la rétribution est payée préalablement à l'envoi, par virement ou versement au compte bancaire de la Recette communale. Dans ce cas, les frais de port s'ajoutent au montant des rétributions.

Article 6 : La redevance fixée à l'article 2 est perçue contre la délivrance d’une preuve de paiement au moment de la demande du document.

Cependant, en ce qui concerne les recherches généalogiques et lorsque celles-ci sont transmises par la poste, la rétribution est payée préalablement à l'envoi, par virement ou versement au compte du service de la Population.

Sauf pour les recherches généalogiques et les cartes d’identité (européennes), pour lesquelles un reçu est délivré, le paiement de la redevance est constaté par l'apposition, sur le document délivré, d'un timbre adhésif indiquant le montant reçu.

Lorsque le document ne peut être délivré immédiatement, le demandeur est tenu de consigner le montant de la redevance au moment de l'introduction de sa demande.

Article 7 : Sont exonérés de la redevance, les demandes de documents administratifs qui sont délivrés pour :

1. La recherche d'un emploi ;
2. La création d'une entreprise (installation comme travailleur indépendant à titre individuel ou sous forme de société) ;
3. La présentation d'un examen relatif à la recherche d'un emploi ;
4. La candidature à un logement dans une société agréée par la S.W.L. ;
5. L’allocation déménagement et loyer (A.D.E.) ;
6. L’accueil des enfants réfugiés pour raisons humanitaires : l'accueil de ces enfants étant justifié par motifs humanitaires, je recommande aux communes de ne pas percevoir d'imposition communale (taxe ou redevance) tant lors de la délivrance de la déclaration d'arrivée de ces enfants que pour toute démarche administrative entreprise pour leur accueil.

Article 8 : Les autorités judiciaires, les administrations publiques et les institutions y assimilées ainsi que les organismes à finalité sociale ne sont pas assujettis aux dispositions du présent règlement.

Article 9 : La recette annuelle prévisible sera inscrite au budget communal à l'article 04001/361/04.

Article 10 : Protection des données personnelles

La Ville est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (« RGPD ») dont la Charte Vie Privée est disponible sur le site internet de la Ville. Les dispositions de la Charte sont, pour l’établissement et le recouvrement de la redevable établie en exécution du présent règlement, complétées comme suit :

• Le responsable du traitement est la Ville de Herstal
• Les finalités des traitements opérés en application du présent règlement sont l’établissement et le recouvrement de la redevance
• Les catégories des données sont :

1. Pour l’établissement : les données d’identification, les données de la BCE ainsi que toutes les données personnelles reprises dans les demandes de documents administratifs ;
2. Pour le recouvrement : les données d’identification, les données de la BCE les données financières ainsi que toutes données personnelles reprises dans les demandes de documents administratifs;

• La durée de conservation est de 30 ans. Les données sont ensuite supprimées ou transférées aux archives de l’Etat.
• Les données sont collectées via la demande de documents administratifs, via le registre national, via le registre de la population, via le registre des étrangers, via une consultation de la BCE et/ou via une transmission par un autre service de la Ville.
• Les données ne sont pas communiquées ni à des tiers ni à d’autres services que le service de la Recette sauf à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi et à des sous-traitants soumis à des dispositions contractuelles assurant le respect du RGPD.

Article 11 : Le présent règlement porte le numéro 3.

Article 12 : Le présent règlement sera transmis au Gouvernement wallon pour exercice de la tutelle spéciale d’approbation conformément à l’article L3131-1 et suivants du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

Article 13 : Le présent règlement entrera en vigueur après accomplissement des formalités de publication conformément aux articles L1133-1 et 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.