Passation d'un marché cadre de coopération public-public entre la Ville de Liège et la Province de Liège relative à la mutualisation d'une solution de gestion du parcours étudiants pour l'Ecole supérieure des Arts de Liège et adoption du texte de la convention-cadre relative à ladite coopération.

Le Conseil communal,

Attendu que la solution PROECO de gestion de l'enseignement supérieur (gestion du parcours étudiants et gestion des enseignants) utilisée à l'Ecole supérieure des Arts de Liège ne sera plus maintenue pas son fournisseur (asbl Scolares) à partir du 31/12/2024;

Attendu que la Province de Liège organise de l'enseignement supérieur de plein exercice en Haute Ecole et en Promotion sociale et qu'à ce titre, elle dispose d'outils informatiques propres de gestion ayant fait leurs preuves et répondant en grande partie aux requis légaux auxquels est soumis l'enseignement supérieur artistique organisé par la Ville de Liège;

Attendu que la Province de Liège dispose dès lors d'un savoir-faire informatique certain qui présente un grand intérêt pour la Ville en termes de stratégie de gestion informatique de son enseignement (enseignement supérieur artistique et autres);

Vu la décision du Collège communal approuvant en sa séance du 7 septembre 2023 la proposition de développement d’une solution informatique de gestion pour l’Ecole Supérieures des Arts de Liège (ESAL);

Vu l'article 31 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ; 

Vu l’article L1222-3, §1er du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;  

Considérant que les parties sont d’une part, une Administration provinciale et, d’autre part, une administration communale, et, que les deux entités ont la qualité de pouvoir adjudicateur et exercent une mission de service public ;

Considérant qu'il est dans l'interêt de la Ville de passer un marché sur base d'une coopération public- public avec la Province de Liège pour la mutualisation d'une solution de gestion pour l'Ecole supérieure des Arts de Liège ;

Considérant que ce marché met en oeuvre une coopération non institutionnalisée entre pouvoirs adjudicateurs au sens de l'article 31 de la loi du 17 juin 2016 ; 

Considérant que l'accord porte sur une réelle coopération visant à effectuer conjointement une mission commune décrite, comme suit : 

• la mise en place d'une solution spécifique à l'Ecole supérieure des Arts de Liège pour la gestion du parcours étudiants, et ce dans un premier temps,
• l'hébergement de cette solution à charge de la Province de Liège ;
• la maintenance corrective, légale, évolutive et préventive de la solution;
• le support aux utilisateurs de l'application (étudiants ou personnel de la Ville et de l'Ecole supérieure des Arts de Liège)

Considérant que le détail des missions de chaque partie à ladite convention-cadre est dans la convention d'exécution spécifique;

Considérant qu'une collaboration entre les deux administrations offre plusieurs avantages et a pour objectifs : 

• un partage mutuel de connaissances sur des solutions métiers dans le domaine de la gestion de l'enseignement,
• un partage mutuel de connaissances sur des pratiques de gestion informatique,
• la mise en oeuvre d'une solution publique dans un marché très fermé (aucune solution n'étant disponible telle quelle pour l'enseignement supérieur artistique)
• une base de collaboration entre la Ville de Liège et la Province de Liège dans le domaine de l'enseignement , 

Considérant que la mise en oeuvre du présent marché permet aux parties de pouvoir accomplir les missions de services publics qui leur incombent, grâce à la mutualisation des moyens mis en oeuvre ; 

Considérant que la coopération est basée sur l'engagement pris par chacune des parties d'apporter les compétences et moyens dont elle dispose ; 

Considérant que la mise en oeuvre de cette coopération ne répond qu'à des considérations d'intérêt public ; 

Considérant que conformément à la jurisprudence de la Cour de Justice européenne, la présente coopération n’a pas pour effet de placer un opérateur économique privé dans une situation privilégiée par rapport à ses concurrents, tout recours à un opérateur économique privé tiers ne pourra avoir lieu que si celui-ci est choisi au terme d’une procédure de passation d’un marché public ;

Considérant que les pouvoirs adjudicateurs participants ne réalisent pas d’activités concernées par la coopération sur le marché concurrentiel ;  

Considérant par conséquent qu'il n'y a pas lieu d’appliquer la loi relative aux marchés publics du 17 juin 2016 et, partant, qu’il n’y a pas lieu de procéder à une mise en concurrence ;

Considérant que la collaboration n'engendre pour la Ville de Liège aucun coût autre que la mise à disposition de la Province de deux informaticiens (B1), équivalent temps plein; 

Considérant que cette mise à disposition de personnel constitue une dépense estimée annuellement à 123.717,29 € (cent vingt-trois mille sept cent dix-sept euros vingt-neuf cents);

Attendu que cette dépense pourra être imputée sur les articles 104/111-01/XXXX/01, 104/112-01/XXXX/01 et 104/113-01/XXXX/01 de l'exercice ordinaire de chaque année concernée, sous réserve de son vote par le Conseil communal et de son approbation par les autorités de tutelle ; 

Considérant que cette convention  est établie pour une durée indéterminée ; 

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 21/05/2024.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 21/05/2024 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 24 mai 2024, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

PASSE un marché cadre sur base d'une coopération horizontale non-institutionnalisée ayant pour objet le développement d'une solution informatique de gestion pour l'école supérieure des Arts de Liège ; 

ADOPTE le texte de la convention relative à ladite mission ;

DETERMINE le nom du Pouvoir adjudicateur à consulter.

CONVENTION ENTRE LA VILLE DE LIEGE ET LA PROVINCE DE LIEGE RELATIVE AU DEVELOPPEMENT D'UNE SOLUTION INFORMATIQUE DE GESTION POUR L'ECOLE SUPERIEURE DES ARTS DE LIEGE

ENTRE D'UNE PART : 
La VILLE DE LIÈGE ayant son siège social à 4000 Liège, Place du Marché, 2, portant le numéro d’entreprise 0207.343.933 à la Banque Carrefour des Entreprises, ici représentée par Monsieur Willy DEMEYER, en sa qualité de Bourgmestre, et par Monsieur Philippe ROUSSELLE, en sa qualité de Directeur général communal, agissant en vertu de la délibération du Conseil communal du 27 mai 2024 et dûment habilités aux fins de signer les présentes,

Ci-après dénommée « la Ville »,

ET  

D’AUTRE PART,

La PROVINCE DE LIEGE, ayant son siège à 4000 Liège, Place Saint Lambert, 18A, portant le numéro d’entreprise 0207.725.104 à la Banque Carrefour des Entreprises, ici représentée par Monsieur Luc GILLARD, Député provincial-Président, et par Monsieur Pierre BROOZE, Directeur général provincial, agissant en vertu d’une délibération du Conseil Provincial en sa séance du 31 mai 2024, et dûment habilités aux fins de signer les présentes,

Ci-après dénommée « la Province »,

Il est convenu ce qui suit : 

EXPOSÉ PRÉALABLE

Depuis 2014, la Ville de Liège utilise, dans le cadre d’un marché public, l’application ProEco de l'ASBL Scolares (ex-Infodidac) pour la gestion administrative de ses établissements d’enseignement communal secondaire et supérieur.

L’ASBL Scolares (ex-Infodidac) a informé ses clients, dont la Ville de Liège, de l’arrêt de la maintenance de sa solution pour l’enseignement supérieur au 31/12/2024. La Ville de Liège se voit ainsi contrainte de trouver une autre solution informatique pour l’Ecole Supérieure des Arts de Liège (BAL-ESA) afin de pouvoir gérer l’année scolaire 2024-2025.  

La Province de Liège organise de l’enseignement supérieur de plein exercice en Haute Ecole et de promotion sociale. A ce titre, elle dispose d’un savoir-faire certain et d’outils informatiques de gestion propres ayant fait leurs preuves et répondant en grande partie aux mêmes requis légaux que ceux auxquels est soumis l’enseignement supérieur artistique organisé par la Ville de Liège. Parmi ces outils, le logiciel GIHEP et le système d’information général dans lequel il s’intègre, hébergement de données compris.

Dans ce contexte, la Ville et la Province de Liège conviennent de mettre en place un partenariat technologique visant à mutualiser l’application GIHEP et à l’adapter aux spécificités de l’enseignement supérieur artistique, à mutualiser les développements et adaptations futures liées aux décrets en vigueur ou à apporter à cette application les améliorations nécessaires à la gestion de BAL-ESA. 

Par la présente, les parties entendent poser les termes et conditions de leur collaboration dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet.

EN VERTU DE QUOI, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

TITRE I : OBJETS DE LA CONVENTION

ARTICLE 1. MUTUALISATION

La présente convention a pour objet la mutualisation d’une solution informatique, son développement et ses adaptations futures pour la mise en place du parcours étudiant de BAL-ESA depuis l’inscription jusqu’à la diplomation.

La Province est sous-traitant au vu de la réglementation sur le traitement des données à caractère personnel (RGPD) dans le cadre de cette convention.

La mise en place du parcours étudiant nécessite que la solution soit conforme à la législation en vigueur pour les Ecoles Supérieures des Arts telle qu’applicable au jour de la mise à disposition de la solution informatique et, notamment, conforme au(x) :

• Décret du 17 mai 1999 relatif à l’enseignement supérieur artistique tel que successivement modifié ;
• Décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études, tel que successivement modifié ;
• Décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d'enseignement supérieur à la nouvelle organisation des études, tel que successivement modifié ;
• Décret du 16 novembre 2022 instituant la plateforme informatisée et centralisée d'échange de données "E-paysage" et modifiant divers décrets applicables à l'enseignement supérieur tel que successivement modifié ;
• Décret du 7 février 2019 définissant la formation initiale des enseignants tel que modifié par le Décret du 2 décembre 2021 avec entrée en vigueur progressive à partir de 2023-2024 ;
• Décret du 20 décembre 2001 fixant les règles spécifiques à l'Enseignement supérieur artistique organisé en Ecoles supérieures des Arts, particulièrement en ce qui concerne l’organisation des épreuves d’admission.
• Autres législations annexes, notamment les circulaires d’organisation de la rentrée scolaire de la Fédération Wallonie Bruxelles et toute autre législation applicable au pouvoir organisateur de BAL-ESA sous réserve de faisabilité technique à déterminer par l’’équipe « projet » et à valider par le comité d’accompagnement.

Considérant l’échéance du système actuellement en vigueur et les délais de programmation de l’outil informatique complet, la Province s’engage à mettre en place, a minima et dans un premier temps, la solution informatique temporaire reprenant les fonctionnalités suivantes, selon un calendrier à définir par le comité d’accompagnement :

• Informations signalétiques
• Parcours au sein de l'établissement et parcours antérieurs (externe)
• Informations financières
• Informations de finançabilité
• Dossier dématérialisé
• Visualisation des titres d'accès des étudiants
• Impression d'attestations diverses
• Gestion administrative des statuts particuliers
• Gestion des informations minimum ""Enseignants"
• Gestion des PE (UE - AA) et des responsables d'UE
• Module complémentaire de « Gestion de pièce »
• Récupération des bourses d'études – DAPE (Module automatique)
• Vérification au registre national - Récupération et verrouillage des infos (Module automatique)

La solution définitive sera mise en place, selon un calendrier à définir par le comité d’accompagnement dès que la solution minimale sera opérationnelle. Elle devra notamment permettre :

• La création, modification et actualisation des activités d’apprentissage et unités d’enseignements (notamment les libellés, heures, crédits, pondérations, quadrimestres, pré-requis, co-requis, types de cours, modes d’évaluation, seconde session ou pas…)
• La gestion des dossiers étudiants depuis l’inscription jusqu’à la diplomation :

• L’utilisation d’un portail étudiant/enseignant/administratif ;
• L'encodage des programmes d'études (AA et UE) ;
• L'inscription, la réinscription et le paiement en ligne ;
• La gestion administrative des inscriptions, réinscriptions et des inscriptions particulières ;
• La gestion administrative des paiements des DI et des frais d’études ;
• La gestion des PAE ;
• La gestion de la mobilité internationale ;
• La gestion des évaluations ;
• La gestion des délibérations ;

• L’envoi des données à SIEL SUP

• Etudiants diplômés ;

Inscriptions au fil de l’eau ;

• La reprise des données de ProEco en collaboration avec l'ASBL Scolares (ex-Infodidac) :

• Import des données étudiants des 5 dernières années ;
• Import des données étudiants depuis 2017-2018 conformément au décret e-paysage ;
• Import des programmes d’études et cursus suivis antérieurement ;
• Import des notes et validations de cours antérieures ;
• Import de l’ensemble des données relatives aux activités d’apprentissage et unités d’enseignement ;
• Import des données enseignants utiles au parcours des étudiants ;

• La mise en place d’un volet transitoire pour la gestion des enseignants en lien avec la gestion des étudiants et des structures scolaires dans GIHEP.

La solution doit également couvrir les spécificités de l’enseignement supérieur artistique :

• L'organisation des épreuves d'admission (réussite, refus, date de l'épreuve) ;
• L’organisation de l’enseignement de type long ;
• L’organisation de 3 masters (spécialisé, approfondi, didactique) (réformée par la RFIE) ;
• L’organisation de l'agrégation (réformée par la RFIE) ;
• La gestion des passerelles et accès en cours de cycle selon l’article 117/119 (VAE) ;
• La prise en compte des spécificités de chaque cours (type de cours, pas de 2ème session, …) ;
• L'édition et l’envoi de documents individuels ou collectifs (bulletins, attestations, ...).

ARTICLE 2. MAINTENANCE TECHNIQUE

La maintenance de la solution informatique mise en place fait partie intégrante de la présente convention. Cette maintenance comprend les éléments suivants :

• Une maintenance corrective (corrections d’erreurs de programmation/de conception) ;
• Une maintenance légale (adaptations législatives ou réglementaires) ;
• Une maintenance évolutive (améliorations fonctionnelles ou programmatique du logiciel) ;
• Une maintenance préventive (adaptations visant à répondre anticipativement aux requis de sécurité).

2.1.               Maintenance corrective

La maintenance doit :

• couvrir les corrections de tous les dysfonctionnements et/ou anomalies, en ce compris l’apport de solutions de contournement dans l’attente de la correction définitive, voire une réinstallation complète ;
• vérifier et maintenir le bon fonctionnement des fonctionnalités et services ;
• vérifier et maintenir un niveau de performance acceptable.  

Une réponse sera apportée à chaque incident soumis, avec toute la diligence requise.

2.2.               Maintenance légale

La maintenance légale comprend l’adaptation de la solution aux requis légaux relatifs à l’objet de la présente convention de sorte que ces évolutions soient intégrées à la solution et communiquées aux utilisateurs de manière à leur permettre une exécution conforme en termes de modalités et délais légaux. Cette maintenance sera également assurée par un référent juridique de BAL ESA pour les requis légaux spécifiques à l’Enseignement Supérieur Artistique.

2.3.                  Maintenance évolutive

Dans un souci d’optimisation constante, des évolutions de l’outil concernant également BAL-ESA (nouvelles fonctionnalités et nouvelles versions) doivent pouvoir être mises en œuvre de commun accord. Toute évolution développée par la Province doit pouvoir être proposée à la Ville.

2.4.                  Maintenance préventive

La maintenance préventive de la solution comprend la mise à jour régulière des composants logiciels, la configuration, le paramétrage et les adaptations sur mesure, de manière à garantir la sécurité des systèmes d’information (piratage, tentative d’intrusion, ...) et l’inviolabilité des données traitées.

Les éléments suivants sont concernés et regroupés en 4 catégories :

1) le système d'exploitation ;

2) les composants ou logiciels nécessaires à l'application tels que serveur Apache, Serveur Database (MysQL, Postgresql, ...), ... ;

3) l'application elle-même ;

4) l’hébergement.

La Province sera responsable de la sécurité de l'application déployée en respectant les bonnes pratiques en la matière.

Pour garantir la disponibilité de l'application et éviter une fuite de données hébergées dans l'application (cf. Clauses RGPD), elle appliquera donc régulièrement des correctifs pour maintenir un niveau de sécurité élevé, tout en veillant à ce que l'application continue à être fonctionnelle indépendamment de ces correctifs.

Ces mises à jour seront réalisées dans un timing fixé de commun accord afin d’impacter le moins possible le travail des utilisateurs.

ARTICLE 3. SUPPORT AUX UTILISATEURS

3.1. L’activité de support technique vise à :

• Résoudre un problème logiciel rencontré par un utilisateur (maintenance applicative) ;
• Lui donner l’information dont il a besoin pour lui permettre une utilisation efficiente de la solution qu’il utilise (aide à l'usage ou au paramétrage de la solution, assistance à la modification de rapports, etc.).

Cette forme d’assistance peut se faire par téléphone, mail ou système de ticketing et, au besoin, par un déplacement sur le site concerné. Elle sera accessible aux utilisateurs pendant les heures d'ouverture de BAL-ESA.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de la solution, la Ville et la Province se préviennent mutuellement le plus rapidement possible. Elles favorisent tout système permettant une prise en charge rapide tout en offrant, hors premier contact d’urgence, une traçabilité et possibilité de suivi de l’évolution du problème par les intervenants (technique ou fonctionnel) des deux parties.  

3. 2. Une documentation sera mise à disposition de l’utilisateur et tenue à jour. 

Des formations seront dispensées aux utilisateurs dans le cadre du déploiement de la solution.

TITRE II : MODALITES DE COLLABORATION

ARTICLE 4. MODALITES ORGANISATIONNELLES

Dans la mesure où la Province dispose déjà de l’application informatique GIHEP, développée en interne, les modalités de collaboration porteront sur l’intégration à cet outil des spécificités de l’enseignement supérieur artistique organisé par la Ville de Liège.

4.1. Création d’un comité d’accompagnement

En vue d'assurer la supervision et le pilotage du projet, les parties conviennent de mettre en place un comité d’accompagnement.

Ce comité d’accompagnement est composé d’un nombre égal de représentants des parties. Ces représentants sont désignés par les parties pour leurs qualités et compétences dans les domaines techniques et fonctionnels en vue d’assurer l’efficacité du fonctionnement du comité et des missions qui lui sont confiées, à savoir

• Pour le volet “Software” :

• Un responsable métier représentant chacune des deux parties (un représentant de l'enseignement de la Ville de Liège et un représentant de l'enseignement de la Province de Liège) ;
• Un responsable projet représentant chacune des deux parties (un Conseiller en organisation de la Ville de Liège et un chargé de mission du service informatique de l’enseignement de la Province de Liège) ;
• Un responsable représentant chacun des Pouvoirs organisateurs  

• Pour le volet “Hardware” : les directeurs (ou leur délégué) des départements des systèmes d’informations de chacune des parties.

Ce comité est directement placé sous l’autorité des organes décisionnels des parties, en conformité avec leurs processus décisionnels respectifs.

Un représentant de BAL-ESA est invité aux réunions. Le comité d'accompagnement peut associer à ses travaux un ou plusieurs expert(s) choisi(s) par ses membres.

Le comité d’accompagnement est notamment chargé des missions suivantes :

• Etablir, de commun accord entre les parties, un calendrier précis des opérations liées à la mise en place et au développement de la solution informatique compte tenu de l’expérience des compétences techniques de la disponibilité des deux informaticiens mis à disposition par la Ville de Liège dans le cadre de ce projet ;
• Communiquer ce calendrier aux chefs de projet et en assurer le suivi ;

• Se prononcer sur les aspects techniques, fonctionnels, administratifs et financiers du projet ;
• Veiller au bon déroulement de la collaboration entre les deux parties ;
• Procéder à une évaluation, au minimum annuelle, de la mutualisation et de la présente convention aux autorités des organes décisionnels, incluant notamment de nouvelles propositions de développement ;

4.2. Constitution d’une équipe projet

En vue d'assurer la réalisation proprement dite du projet et sa maintenance pour la durée de la collaboration, les parties conviennent de mettre en place une équipe projet qui sera composée de(s):

• Chefs de projet représentant chacune des parties ;
• Informaticiens affectés au projet et, en particulier les deux agents de la Ville de Liège mis à disposition dans le cadre de la présente convention ;
• Tout autre intervenant ou expert que le comité d’accompagnement jugera utile d’intégrer à l’équipe projet.

L’équipe projet doit faire régulièrement rapport au comité d’accompagnement sur l’état d’avancement du projet, notamment en ce qui concerne le respect du calendrier des opérations, et au minimum requérir la validation du comité pour chaque étape de réalisation et l’avertir de tout point de blocage.

ARTICLE 5. MODALITES TECHNIQUES

5.1. Hébergement et accès aux données

Les parties optent pour l’utilisation de l’infrastructure de la Province de Liège comme infrastructure commune pour l’exploitation de l’application GIHEP mutualisée avec la Ville de Liège. Cette architecture inclut la solution d’hébergement externe choisie par la Province.

Pour l’utilisation de la solution informatique, des droits d’accès spécifiques seront mis en place pour que chaque partie n'ait accès qu'à ses propres données. Toutefois, pour des besoins de gestion informatique, le personnel de la Ville et celui de la Province auront accès à l’ensemble des données nécessaires à cette gestion.

La Province met en place et garantit la sauvegarde et la protection des données.

A l'expiration de la collaboration encadrée par la présente convention, quel qu'en soit le moment, ces données seront récupérables sur support informatique ou en ligne et complétées par la documentation nécessaire à la migration des données vers un autre outil. La Province s’assure de ne pas conserver une copie des données récupérées et de supprimer tous les accès des membres de son personnel relatifs aux données de la Ville.

 Une fois les données récupérées, tous les droits d’accès des membres du personnel de la Ville visés au paragraphe deux du présent article seront supprimés.

5.2. Authentification et sécurité

L’application GIHEP devra être conforme aux dernières exigences en matière de sécurité en vigueur durant l’exécution de la présente convention. La liste des critères de sécurité, certificats, protocoles, et systèmes d’authentification, auxquels la solution répond, sera tenue à jour et communiquée à la Ville. La solution évoluera dans un environnement sécurisé selon les normes en vigueur au moment de l’exécution de la présente convention qui garantira :

• Une authentification mutuelle : permet de s'assurer de l'identité du programme, de la personne ou de l'entité avec laquelle on communique ;
• Une confidentialité des données : impossibilité d'espionner les informations échangées ;
• L’intégrité : impossibilité de truquer les informations échangées ;
• La non-répudiation : signifie la possibilité de vérifier que l'envoyeur et le destinataire sont bien les parties qui disent avoir respectivement envoyé ou reçu le message.

5.3. Documentation

En collaboration avec la Province, l’équipe projet documentera les procédures mises en place (modalités d’accès requis, composantes, …) ainsi que les modifications mises en œuvre ou prévues.

ARTICLE 6. OBLIGATIONS PROPRES A LA VILLE

En vue de permettre la réalisation des objets de la présente convention, la Ville s’engage à mettre deux informaticiens (B1), équivalent temps plein, à titre gratuit, à la disposition de la Province affectés au Département Enseignement de la Direction générale de l'Enseignement et de la Formation de la Province de Liège étant entendu que la solution informatique, son développement et ses adaptations futures ne pourront être réalisées sans la mise à disposition de ces deux informaticiens. Ces deux agents seront affectés aux missions visant la mise en œuvre de l’objet arrêté par la présente convention à l’article 1. Toutefois et à titre subsidiaire, ils pourront intervenir sur l’application mutualisée.

ARTICLE 7. OBLIGATIONS PROPRES A LA PROVINCE

7.1. La Province s’engage à assurer la gestion des agents mis à disposition par la Ville, dédiés à la réalisation de l’objet et des actions techniques liées à la présente convention.

Outre les obligations visées au paragraphe 3 de l’article 5.1., la Province contracte les polices d’assurances nécessaires au respect de ses obligations légales pour les membres du personnel mis à sa disposition dans le cadre de la présente convention.

À tout moment durant l’exécution de la présente convention et à la demande de la Ville, la Province produit une attestation établissant l’étude de ces polices d’assurances et ce, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande.

7.2 La Province devra garantir un taux de disponibilité annuelle identique à celui qu’elle assure dans son environnement applicatif.

ARTICLE 8. PROPRIETE INTELLECTUELLE

L’application GIHEP et les éléments du système mis à disposition par la Province, en ce compris les développements élaborés pour le seul compte de la Ville de Liège, restent propriété de la Province de Liège.

TITRE III : DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 9. ENTREE EN VIGUEUR – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention entre en vigueur dès la date de sa signature par toutes les parties et pour une durée indéterminée.

Les parties se réservent le droit de dénoncer la présente convention pour autant que cette dénonciation soit notifiée par courrier recommandé au plus tard douze mois avant son échéance et que la migration de l’ensemble des données ait été réalisée et validée à terme échu.

A défaut, l’ensemble de la présente convention reste d’application jusqu’à la validation de la migration de l’ensemble des données.  

La disposition de la présente convention relative à la propriété intellectuelle et à la protection des données à caractère personnel demeure d’application après l’expiration de la convention et sans limite dans le temps.

ARTICLE 10. INTUITU PERSONAE

La présente convention est considérée par les parties comme étant conclue intuitu personae.

Par conséquent, les parties s’interdisent de céder ou transférer en tout ou en partie des droits et obligations attribués en exécution de la présente convention sauf accord préalable et écrit de l’autre partie cocontractante.

ARTICLE 11. MODIFICATION DE LA CONVENTION

Les dispositions de la présente convention ne pourront être modifiées que par voie d’avenant, ou écrit en tenant lieu, dûment approuvé et signé par les parties.

Les modifications de la convention se baseront en particulier sur les évaluations du comité d’accompagnement, celles-ci pouvant porter sur tout aspect constitutif de la présente convention dans le cadre de la substance de l’objet et toute collaboration future éventuelle.

ARTICLE 12. DIVISIBILITE DES CLAUSES

Si l’une des clauses de la présente convention venait à être déclarée nulle ou inopposable, en tout ou en partie, en vertu de toute disposition de droit applicable, une telle clause sera réputée non écrite et cette nullité ou inopposabilité n’affectera pas la validité des autres clauses de la présente convention.

Au cas où la nullité ou l’inopposabilité de cette clause affecterait la nature même de la présente convention, chacune des parties s’efforcera de négocier immédiatement et de bonne foi une clause valable en remplacement de celle-ci ayant un effet similaire et reflétant leur intention initiale.

ARTICLE 13. LITIGE(S) ET DROIT APPLICABLE

Les parties s’engagent à ce que toute difficulté d’application de la présente convention soit solutionnée à l’amiable, dans l’esprit du texte.

Les parties conviennent de recourir à la médiation, telle que prévue aux articles 1724 et suivants du Code judiciaire, préalablement à tout autre mode de résolution des différends en cas de difficultés entre elles relativement à la présente convention, sa validité, sa formation, son interprétation, son exécution ou à ses conséquences.

En cas d’échec de la procédure de médiation, tous différends et /ou contestations relatifs à la validité, l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention seront obligatoirement tranchés par les tribunaux de l’arrondissement de Liège.

Le droit belge sera seul applicable.

ARTICLE 14. ELECTION DE DOMICILE ET NOTIFICATION

Pour tout ce qui concerne les présentes et leurs suites, les parties font élection de domicile en leur adresse figurant en entête des présentes, à charge pour elles d’avertir l’autre partie de toute modification intervenue.

Par conséquent, toutes modifications, communications ou notifications qui seront faites en exécution de la présente convention devront l’être par lettre recommandée avec accusé de réception, envoyée aux adresses indiquées en première page des présentes ou à toutes adresses que les parties pourraient se communiquer par écrit à cet effet.

Ainsi fait et passé à Liège, le             en deux exemplaires, chaque partie reconnaissant avoir reçu son exemplaire.

ANNEXE 1 A LA CONVENTION -CADRE DE COOPÉRATION ENTRE LA VILLE DE LIÈGE ET LA PROVINCE DE LIÈGE
RELATIVE AU DEVELOPPEMENT D'UNE SOLUTION INFORMATIQUE DE GESTION POUR L'ECOLE SUPERIEURE DES ARTS DE LIEGE 

PROTECTION ET TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL (RGPD)

La Province de Liège et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance dans le cadre de la présente convention. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite de la Ville de Liège.

1. Définitions

Sauf dispositions conventionnelles contraires, les notions telles que « traiter » / « traitement », « données à caractère personnel », « responsable de traitement » ou sous-traitant », doivent être interprétées conformément au Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») et de la réglementation belge applicable.

Les termes « donnée personnelle » ou « données personnelles » renvoient respectivement aux notions de « donnée à caractère personnel » et « données à caractère personnel ».

2. Engagement général des parties

Le respect des obligations en matière de protection des données constitue une obligation essentielle de la convention qui lie le responsable du traitement au sous-traitant (Province de Liège).

Dans le cadre de leur relation contractuelle, les parties s’engagent à respecter la règlementation applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données personnelles. Cela implique que soient prises toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer le respect des principes en matière de protection des données.

Les parties, ainsi que leur personnel et sous-traitants éventuels, s’engagent à respecter la règlementation en matière de protection des données.

En cas d’évolution de la législation sur la protection des données, les modifications éventuelles demandées par le responsable du traitement afin de se conformer aux règles nouvelles donnent lieu à la signature d’un avenant par les parties.

3. Objet, nature et finalité du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le sous-traitant (Province de Liège) n’est autorisé à traiter, pour le compte du responsable du traitement, que les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les services faisant l’objet de la présente convention. 

La finalité des traitements est :

• La gestion du parcours scolaire des étudiant de BAL-ESA depuis l’inscription jusqu’à la diplomation, s'il échet.

Il s’agit des finalités de traitement et du seul motif sur base duquel le sous-traitant (Province de Liège) est autorisé à traiter les données personnelles récoltées ou fournies dans le cadre de la présente convention qui lie le responsable du traitement et le sous-traitant.

Il est interdit au sous-traitant (Province de Liège) de faire une copie des données mises à disposition, sauf en vue d’un back-up, si cela s’avère indispensable pour l’exécution de sa mission telle que décrite dans la convention qui lie les parties.

Les catégories de personnes qui peuvent être concernées par ces données personnelles traitées sont les suivantes : les personnes physiques (étudiants ou personnel éducatif) affectés à BAL-ESA.

Les données personnelles qui peuvent être traitées par le sous-traitant (Province de Liège) sont principalement :

• les données d’identification des élèves.  Elles relèvent des catégories suivantes :

• les données d’identification des enseignants.  Elles relèvent des catégories suivantes :

Les opérations de traitement qui peuvent être réalisées par le sous-traitant (Province de Liège) sur ces données personnelles sont les suivantes :

1. Reprise des données
2. Hébergement
3. Réalisation des maintenances
4. Support à l’utilisateur
5. Analyses sur cas réels
6. Tests
7. Contrôles d’exactitude
8. Résolutions de problèmes
9. Les transferts via services web, tels que BCED (Banque Carrefour d’Echange de Données), SIEL (Services Inscription Elèves), DAPE (Boursiers), Fraudeurs ou tout autre webservice qui serait imposé par le pouvoir subsidiant pour la gestion du parcours étudiant, sont des transferts établis via les systèmes du sous-traitant.
10. Traitements de données en application des réglementations légales existantes.
11. Traitements de données à la demande du responsable de traitement.

Si d’autres traitements que ceux cités ci-dessus doivent être réalisés par le sous-traitant, il en informera le responsable du traitement, détaillera ce traitement et obtiendra son accord explicite avant de le réaliser.

Les énumérations qui précèdent dans cet article sont limitatives.

En aucun cas le sous-traitant (Province de Liège) ne peut utiliser les données récoltées dans le cadre de la présente convention pour son compte propre.

Le sous-traitant (Province de Liège) agit pour le compte du responsable du traitement et uniquement conformément à ses instructions. Le sous-traitant (Province de Liège) ne traitera les données à caractère personnel que si, et dans la mesure où, cela est indispensable pour l’exécution de la présente convention.

Le sous-traitant (Province de Liège) ne conservera pas les données plus longtemps qu’il n’est indispensable pour la prestation du service ou pour l’exécution de la présente convention pour lequel elles ont été mises à disposition. Si les données ne sont plus nécessaires ensuite, le sous-traitant (Province de Liège) les détruira ou les renverra au responsable du traitement conformément à l’article de la présente convention.

Si le sous-traitant (Province de Liège), en exécution de la présente convention, collecte directement des données à caractère personnel auprès des personnes concernées et traite ces données, il devra respecter les dispositions de l’article 13 du RGPD et informer les personnes concernées. Le cas échéant, le sous-traitant (Province de Liège) soumet préalablement le contenu et le mode de notification au responsable du traitement.

4. Confidentialité

Le sous-traitant (Province de Liège) garantit la confidentialité des données à caractère personnel qu’il reçoit du responsable du traitement ou auquel il a accès en raison de la convention qui lie les parties. Cette obligation de confidentialité perdure même après la fin du traitement.

Afin de garantir la confidentialité des traitements, le sous-traitant (Province de Liège) fournira l’explication des règles suivies pour les points applicables à la présente convention.

Une exception à cette règle n’est possible que lorsqu’une prescription légale ou injonction judiciaire oblige le sous-traitant (Province de Liège) à les communiquer ou lorsque le transfert de données se fait sur instruction du responsable du traitement.

Le sous-traitant (Province de Liège) prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la confidentialité des données. Cela implique notamment que le sous-traitant (Province de Liège) limite l’accès aux données à caractère personnel aux membres du personnel qui ont absolument besoin de ces données pour exercer les tâches que le sous-traitant (Province de Liège) leur confie en exécution de la présente convention. Le sous-traitant (Province de Liège) garantit également que les personnes habilitées à procéder au traitement des données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont liées par une obligation légale adéquate en matière de confidentialité, et que ces personnes sont suffisamment formées aux enjeux de la protection des données.

5. Sécurité

Le sous-traitant (Province de Liège) met en œuvre les mesures de sécurité appropriées aux données personnelles traitées ainsi qu’à la finalité des traitements pour garantir un niveau de sécurité approprié.

L’accès aux données personnelles doit être limité aux personnes habilitées et formées aux enjeux de la protection des données.

Les outils, produits, applications ou services du sous-traitant (Province de Liège) sont soumis au principe de protection des données dès la conception et par défaut tel que défini par l’article 25 du règlement européen sur la protection des données.

Le sous-traitant (Province de Liège) met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement, en ce compris la protection contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, la modification ou l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé aux données à caractère personnel transmises, stockées ou autrement traitées dans le cadre de la convention liant les parties. Il anticipe et organise les situations où la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées.

Le sous-traitant (Province de Liège) informera le responsable du traitement des mesures qu’il prend pour protéger les données à caractère personnel contre les risques précités.

Concrètement, cela signifie que le sous-traitant (Province de Liège) fournira à la demande un listing des mesures de sécurité qu’il met en œuvre afin de garantir la sécurité du traitement tel que défini. La totalité des mesures énoncées sera d’application pour la durée de la présente convention.

Le responsable du traitement peut demander un renforcement des mesures de sécurité décrites s’il juge que celles en place sont insuffisantes.

6. Sous-traitance au second degré

Le sous-traitant (Province de Liège) est autorisé à faire appel à des sous-traitants (sous-traitance au second degré) qu’il a énumérés dans l’annexe B intitulée « sous-traitance avec traitement de donnée(s) à caractère personnel », laquelle doit au minimum reprendre le nom des sous-traitants auxquels il envisage de recourir, l’adresse de leur siège social ainsi qu’une description détaillée des activités de traitement de données personnelles qu’il entend leur confier.

Aucune sous-traitance au second degré (sous-traitant du sous-traitant) impliquant le traitement des données à caractère personnel ne pourra avoir lieu sans le consentement écrit, éclairé, spécifique et préalable du responsable du traitement, à savoir la Ville de Liège.

Le responsable du traitement peut s’opposer au recours à un sous-traitant particulier s’il estime que celui-ci n’offre pas de garanties suffisantes en matière de protection des données.

Un contrat écrit imposant au sous-traitant du sous-traitant (Province de Liège) des garanties au moins équivalentes aux obligations de la présente convention devra être établi, de sorte que le sous-traitant du sous-traitant (Province de Liège) s’engage à respecter l’ensemble des dispositions du présent accord et la règlementation en matière de protection des données personnelles.

Si le sous-traitant du sous-traitant ne remplit pas ses obligations en matière de traitement et de protection des données personnelles, le sous-traitant (Province de Liège) restera entièrement responsable vis-à-vis du responsable du traitement pour le respect des obligations reprises dans la présente convention.

7. Transfert hors de l’Espace Economique Européen (EEE) et à des tiers

Tout transfert de donnée à des tiers ou en dehors de l’Espace économique européen (EEE) est soumis à l’accord écrit et préalable du responsable du traitement, à savoir la Ville de Liège.

Tout accord impliquera préalablement l’indication à la Ville de Liège de la liste des pays dans lesquels seront utilisées et stockées les données.

Tout transfert hors de l’Espace économique européen (EEE) impliquera la nécessité d’en informer les personnes concernées et d’obtenir une décision d’adéquation telle que visée à l’article 45 du règlement européen sur la protection des données.

Toute communication de données à caractère personnel à des tiers doit être préalablement notifiée par le sous-traitant (Province de Liège) au responsable du traitement et être précédée de son accord écrit.

8. Collaboration et devoir d’assistance ou de conseil

Le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à collaborer pleinement afin de respecter ou faire respecter les obligations de la Ville de Liège en matière de protection des données.

Le sous-traitant (Province de Liège) alerte immédiatement le responsable du traitement s’il considère qu’une instruction constitue une violation de la règlementation en matière de protection des données.

Le sous-traitant (Province de Liège) ne peut ni faire, ni omettre de faire quoi que ce soit qui aurait pour effet de placer la Ville de Liège en situation de violation de ses obligations en vertu du RGPD.

Le sous-traitant (Province de Liège) coopère pleinement ou aide le responsable du traitement pour assurer :

• l’information des personnes concernées au moment de la collecte des données quand elles sont collectées auprès des personnes concernées ou dans un délai raisonnable de maximum un mois quand la collecte ne s’est pas faite auprès des personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ;
• la réponse aux demandes de toute personne concernée cherchant à exercer ses droits en vertu du Chapitre III du RGPD (droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée ou profilage), y compris en notifiant à la Ville de Liège toute demande reçue dans ce cadre ;
• la sécurité du traitement ;
• la notification à l’autorité de contrôle et à toute personne concernée, le cas échéant, de toute violation des données à caractère personnel ;
• la réalisation de l’analyse d’impact relative à la protection des données ;
• la consultation de l’autorité de contrôle lorsque le traitement entrainerait un risque élevé en l’absence de mesures prises par la Ville de Liège pour atténuer le risque.

Le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à transmettre au responsable du traitement toute demande d’exercice des droits qui pourrait lui parvenir et à exécuter dans les délais impartis par le RGPD, toute demande quant à la mise en œuvre d’un droit.

9. Suivi de conformité et audit

La Ville de Liège a le droit de contrôler et vérifier à tout moment la conformité des actions du sous-traitant (Province de Liège) avec la réglementation en matière de protection des données et avec le présent accord.

Sur simple demande du responsable du traitement, le sous-traitant (Province de Liège) est tenu de mettre rapidement à disposition du responsable du traitement toutes les informations ou pièces nécessaires à la démonstration du respect des obligations prévues par ou en vertu de la réglementation en matière de protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Si la Ville de Liège estime qu’un audit est nécessaire, le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à y collaborer et à permettre sa réalisation, y compris par des tiers si le responsable du traitement décide de procéder de la sorte.

Le sous-traitant (Province de Liège) conserve la preuve du respect de ses obligations et les garde à la disposition du responsable du traitement.

10. Notification d’une violation de données personnelles

Conformément aux obligations prévues par la règlementation en matière de protection des données, le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à notifier à l’autorité de contrôle, au nom et pour le compte du responsable du traitement, toute violation, faille de sécurité, traitement ou accès illicite ou non autorisé dans les délais légaux prévus (72 heures suivant la découverte de la violation ou de la faille de sécurité). Copie de cette notification est immédiatement fournie au responsable du traitement ([email protected]) par le sous-traitant (Province de Liège).

Le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à notifier immédiatement au responsable du traitement tou(te)s (tentatives de) violation, faille de sécurité, traitement ou accès illicite ou non autorisé à des données à caractère personnel.

 Le sous-traitant (Province de Liège) indiquera au moins ce qui suit dans ces notifications :

• la nature de l’incident ;
• le moment des faits ;
• le moment de la constatation ;
• les données impactées ;
• les mesures directement prises pour limiter tout dommage supplémentaire ;
• le moment de la fin de l’incident ;
• les mesures de prévention pour l’avenir ;
• les coordonnées du délégué à la protection des données.

Le sous-traitant (Province de Liège) ne notifiera pas lui-même les incidents précités aux personnes concernées, mais fournira toute documentation utile afin de permettre au responsable du traitement, si nécessaire, de notifier cette violation aux personnes concernées.

Sans préjudice des obligations légales impératives, le sous-traitant (Province de Liège) s’engage à notifier immédiatement au responsable du traitement ([email protected]) toute enquête ou saisie relative à des données à caractère personnel ou la prévision d’un tel événement.

11. Obligations diverses

Le sous-traitant (Province de Liège) tient un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement, conformément au RGPD.

Les parties se notifient mutuellement le nom et les coordonnées professionnelles de la personne au sein de leur organisation qui est autorisée à répondre aux demandes de renseignements concernant les données à caractère personnel, à savoir la personne de contact ou le délégué à la protection des données.

12. Fin de la prestation

Le sous-traitant (Province de Liège) ne conservera pas les données à caractère personnel plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire pour l’exécution de la présente convention ou des prestations pour lesquelles elles ont été mises à disposition. Sauf indication contraire définie dans un avenant à la présente convention, la durée du traitement des données personnelles correspond tout au plus à la durée de la relation contractuelle.

Dès la fin de sa prestation ou de la présente convention, le sous-traitant (Province de Liège) devra, à la discrétion de la Ville de Liège, supprimer / restituer et supprimer toutes données à caractère personnel (y compris les copies) traitées dans le cadre de la convention avec le responsable du traitement.

Dès la fin de sa prestation ou de la présente convention, le sous-traitant (Province de Liège) devra avertir tout tiers ou sous-traitant de second rang à qui il a fait appel pour intervenir dans le traitement des données à caractère personnel de l’extinction du contrat. Les obligations susvisées du présent s’appliqueront par analogie à ces personnes. Le sous-traitant (Province de Liège) garantit que toutes ces personnes donneront effet à ces obligations et supprimeront les données.

Une fois ces démarches effectuées, le sous-traitant (Province de Liège) atteste par écrit que ces mesures ont été prises et qu’il ne traitera plus d’aucune façon que ce soit les données personnelles auxquelles il a eu accès dans le cadre de la présente convention.

13. Responsabilités

Le sous-traitant (Province de Liège) sera tenu pour responsable de tout dommage découlant du non-respect de ses obligations en matière de protection des données personnelles.

Le sous-traitant (Province de Liège) exonère le responsable du traitement des conséquences de toute plainte introduite par un tiers et qui serait la conséquence d’un acte ou d’une négligence du sous-traitant (Province de Liège) en lien avec la protection des données personnelles. Le sous-traitant (Province de Liège) garantit le responsable du traitement de toute demande de dommage et intérêts, coûts et dépenses, ou encore amendes, auxquelles le responsable du traitement serait condamné suite à un fait du sous-traitant (Province de Liège).

Toute divulgation d’informations par le prestataire ou ses collaborateurs l’expose aux sanctions prévues par la législation en vigueur notamment en ce qui concerne le respect de la vie privée.

14. Pénalités

Tous les manquements aux dispositions de la présente convention ou de ses annexes sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à la partie concernée par lettre recommandée, sauf disposition contraire.

Le sous-traitant (Province de Liège) est tenu de réparer ses manquements sans délai. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée adressée à la Ville de Liège dans les quinze jours suivant le jour déterminé par la date de l’envoi du procès-verbal.

Compte tenu de l’importance particulière accordée par la Ville de Liège au respect des mesures de protection des données personnelles, le formalisme préalable à la mise en œuvre des moyens d’action (tel qu’il est exigé par l’article 44 du Règlement général d’exécution) doit être adapté pour assurer l’efficacité des mesures de sanctions.

Par conséquent, la présente convention précise, dans la mesure suivante, l’article 44, § 2 du Règlement général d’exécution :

1. Le procès-verbal de constat du manquement sera adressé à la Province de Liège par courrier électronique.
2. La Province de Liège dispose d’un délai inférieur à celui de 15 jours calendrier pour s’exécuter ou faire valoir ses moyens de défense. Il dispose du délai indiqué dans le procès-verbal par le fonctionnaire dirigeant. Ce délai est fonction de la gravité du manquement constaté et des risques qu’il présente pour la sécurité publique.

FORMULAIRE A - MESURES DE SECURITE ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Désignation d’un DPO ou d’un responsable en matière de protection des données :

Nom : ______________________________________________________

Adresse e-mail : ______________________________________________

Numéro de téléphone : _________________________________________

Obligatoire ou au choix

Mesures obligatoires :

• • Limiter l’accès aux données aux seules personnes qui agissent sous son autorité et participent à l’exécution des missions qui lui sont confiées par le responsable du traitement ;
  • Veiller à ce que les données ne puissent pas être copiées, modifiées, transmises ou effacées sans le consentement du Responsable du traitement ;
  • Veiller à ce que les données soient protégées contre la destruction ou la perte, notamment par des back up réguliers ;
  • Veiller à ce que les systèmes informatiques soient suffisamment protégés contre les virus et autres violations du réseau ;
  • Mettre en place une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ;

• • Conserver les données traitées pour le compte du responsable du traitement de façon séparée de toute donnée appartenant à un tiers ou appartenant à un sous-traitant en s’assurant que ces données ne sont en aucun cas mélangées ou combinées avec d’autres données ;

Merci de bien vouloir ajouter les mesures de protection éventuelles ci-dessous qui s’ajouteraient à celles obligatoires ci-dessus :

• • Garantir la pseudonymisation ;
  • Garantir le chiffrement des données à caractère personnel ;
  •  Adhésion à un code de conduite ;
  •  Adhésion à des mécanismes de certification approuvés ;
  •  Autres :

Formulaire B - Sous-traitance avec traitement de données à caractère personnel

Nom du sous-traitant 1 :

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Adresse de son siège social :

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Nom et coordonnées de son DPO ou assimilé :

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Description détaillée des activités de traitement de données personnelles qu’il entend leur confier :

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Nom du sous-traitant 2 :

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 Adresse de son siège social :

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 Nom et coordonnées de son DPO ou assimilé :

___________________________________________________________________________

Description détaillée des activités de traitement de données personnelles qu’il entend leur confier :

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(Veuillez ajouter les sous-traitants supplémentaires éventuels)

La présente décision a recueilli l’unanimité des suffrages.