Adoption de la convention spécifique de partenariat et du protocole de collaboration à conclure avec la Ville de Lubumbashi pour la phase 2022-2026 - désignation du mandataire responsable et de la coordinatrice de la phase 2022-2026 du Programme CIC.
Le Conseil communal,
Vu les relations historiques qui unissent les Villes de Liège et de Lubumbashi depuis 1961;
Attendu que la Ville de Liège mène depuis 2001, à Lubumbashi, des actions de coopération au développement, notamment en matière d'Etat-civil;
Attendu que l'Etat fédéral, par l'intermédiaire de la Direction générale Coopération au développement et aide humanitaire, a décidé de financer un programme de coopération internationale communale 2022-2026;
Attendu que la Ville souhaite continuer à jouer un rôle actif dans le domaine de la coopération au développement, notamment au travers dudit programme fédéral de coopération internationale communale;
Vu la volonté des autorités de la Ville de Lubumbashi de poursuivre la collaboration avec la Ville de Liège, notamment à travers le programme de coopération internationale communale;
Attendu que pour ce faire, il convient d'acter les droits et obligations respectifs des parties sous la forme d'une convention et d'un protocole de collaboration à conclure entre la Ville de Liège et la Ville de Lubumbashi;
Attendu que les actions menées dans le cadre dudit programme sont intégralement financées par l'Autorité fédérale;
Vu les conditions générales de participation phase 2022-2026 du programme fédéral de coopération internationale communale;
Vu les articles budgétaires de dépense 105/12101/22/04 et 105/12448/22/12 et de recette 105/46548/22/05 inscrits au budget ordinaire 2022 pour un montant de respectivement 6.000,00 EUR (six mille euros), 2.000,00 EUR (deux mille euros) et 8.000,00 EUR (huit mille euros);
Vu les articles budgétaires de dépense 105/72160/22/01 et 105/74253/22/01 et de recette 105/66552/22/02 inscrits au budget extraordinaire 2022 pour un montant de respectivement 6.000,00 EUR (six mille euros), 5.500,00 EUR (cinq mille cinq cents euros) et 11.500,00 EUR (onze mille cinq cents euros);
Vu l'avis favorable émis par le Département juridique en date du 14/06/2022 sur le texte de ladite convention;
Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 15/06/2022.
Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 15/06/2022 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 17 juin 2022, et après examen du dossier par la Commission compétente ;
ADOPTE la convention entre la Ville de Liège et la Ville de Lubumbashi pour la phase 2022-2026 du Programme fédéral belge de Coopération internationale communale (CIC) ;
DESIGNE
- Mme Marie-Jeanne-OMARI MWAYUMA, Conseillère communale, comme mandataire responsable de la phase 2022-2026 du Programme de CIC;
- Mme Natacha NICAISE, Chargée de Relations extérieures, comme coordinatrice de la phase 2022-2026 du Programme de CIC.
PROGRAMME FEDERAL DE COOPERATION INTERNATIONALE COMMUNALE
Phase 2022-2026
Convention spécifique de partenariat entre la Ville de Liège,
la Commune de Lubumbashi et l’UVCW
Considérant que la Ville de Liège et la Commune de Lubumbashi ont acté leur volonté de participer à la phase 2022-2026 du Programme fédéral belge de Coopération internationale communale (CIC) dans le respect du cadre fixé par ce dernier en leurs décisions officielles datées respectivement du 28/06/2022 (date de la délibération du Conseil communal belge) et du … (date), qui font partie intégrante de la présente convention,
Considérant que l’Union des Villes et Communes de Wallonie en est le gestionnaire général mandaté et subsidié pour ce faire par la Direction générale Coopération au développement et Aide humanitaire (DGD) et, de ce fait, responsable vis-à-vis d’elle au même titre que la Commune belge de … (nom de la Commune belge) et sa Commune partenaire de … (nom de la Commune africaine),
ENTRE
La Ville de Liège, ici rprésentée par son Collège communal pour lequel agissent M. Willy DEMEYER, Bourgmestre, et M. Philippe ROUSSELLE, Directeur général,
ET
La Commune de Lubumbashi (nom de la Commune africaine), ici représentée par … (nom et fonction du/des signataire-s),
ET
L’Union des Villes et Communes de Wallonie, ici représentée par sa Secrétaire générale, Mme Michèle BOVERIE,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
Article 1 - Terminologie
La terminologie spécifique suivante sera utilisée :
- Programme pluriannuel commun (PPA) 2022-2026, aussi dénommé Programme : plan stratégique global pour la période 2022-2026, dans le cas présent dédié au renforcement des capacités des institutions locales des pays partenaires, introduit par l’Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) et l’Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale - Brulocalis auprès de la Direction générale Coopération au Développement et Aide humanitaire (DGD) et approuvé par celle-ci ;
- Programme pays : chapitre du PPA dédié au plan stratégique spécifique à un pays donné pour la période 2022-2026, qui en fait partie intégrante et prévoit une Théorie du Changement (Theory of Change, ou ToC) unique pour le pays ;
- Conditions générales de participation : document régissant les relations entre les communes partenaires et l’UVCW, et reprenant l’ensemble des règles et procédures applicables au sein du Programme, en ce compris l’éligibilité des dépenses ; l’UVCW est susceptible de les faire évoluer en cours de phase de programmation
Article 2 - Objet de la présente convention
- Le présent document vise à détailler les obligations contractuelles entre la Ville de Liège, la Commune de Lubumbashi et l’UVCW concernant la mise en œuvre du Programme de Coopération internationale communale (CIC). Les activités et dépenses couvertes par la présente convention sont liées au PPA 2022-2026, et plus spécifiquement au Programme en République démocratique du Congo.
- Le Programme en République démocratique du Congo pour la période 2022-2026 constitue le document de référence pour l’action, pour ce qui concerne en particulier la Théorie du Changement (ToC) dans toutes ses composantes, l’outcome (précédemment intitulé objectif spécifique), les résultats, les activités principales, les indicateurs objectivement vérifiables (IOV), les hypothèses et les sources de vérification.
- La ToC se décline au travers de plans opérationnels cohérents, qui fixent de manière très précise, pour chaque partenariat, les activités prévues pour la période considérée, ainsi que les budgets nécessaires à cet effet. Chaque partenaire contribue donc à la préparation des plans opérationnels au rythme et selon les modalités convenues avec l’UVCW et, ultérieurement, à leur mise en œuvre. Après approbation, ces plans opérationnels seront considérés comme faisant partie intégrante de la présente convention.
- Les annexes font partie intégrante de la présente convention.
Article 3 - Cadre d’intervention
Les Communes partenaires et l’UVCW inscrivent leur intervention dans le strict respect :
- des lois du 19 mars 2013 et du 16 juin 2016 relatives à la Coopération belge au développement ;
- des Arrêtés royaux du 11 septembre 2016 concernant respectivement la coopération non gouvernementale, et le nombre des cadres stratégiques communs de la coopération non gouvernementale et leur couverture géographique ou thématique ;
- de l’Arrêté royal du 7 octobre 2021 modifiant l’Arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ;
- des Cadres stratégiques communs (CSC) géographiques et thématique 2022-2026 de la Coopération belge auxquels participe l’UVCW ;
- du PPA 2022-2026, en ce compris sa stratégie générale et son budget tel qu’accepté par la DGD ;
- des Conditions générales de participation au Programme de CIC et des processus établis par l’UVCW;
- du Code éthique de l’UVCW et de la Charte de bonne conduite ;
- de façon générale, de tout document stratégique ou normatif émis par la Coopération belge et/ou par l’UVCW, applicable au Programme de CIC ;
- de façon générale, de toute nouvelle disposition légale ou réglementaire en matière de coopération au développement qui serait adoptée d’ici au 31 décembre 2026.
Article 4 - Conditions et obligations générales
- Les trois parties poursuivent les mêmes objectif général du Programme et outcome pour le pays, tels que décrits respectivement dans le dossier d’agrément de l’UVCW et dans le PPA 2022-2026, et s’engagent à mobiliser tous les moyens nécessaires pour une mise en œuvre optimale de ce dernier.
- La Ville de Liège et la Commune de Lubumbashi s’engagent à mener les activités prévues dans les plans opérationnels conformément aux règles et procédures fixées par l’UVCW et par la DGD, qui leur seront communiquées.
- Les Communes participent, dans toute la mesure du possible, aux formations ainsi qu’à toutes les réunions de plateforme auxquelles elles seraient conviées dans le cadre du Programme.
- La Ville de Liège désigne :
- comme mandataire responsable de la phase 2022-2026 du Programme de CIC Mme Marie-Jeanne OMARI MWAYUMA, Conseillère communale ;
- comme Coordinatrice de la phase 2022-2026 du Programme de CIC Mme Natacha NICAISE, Chargée de Relations extérieures.
La Commune de Lubumbashi désigne :
-
- comme mandataire responsable de la phase 2022-2026 du Programme de CIC M./Mme … (nom, fonction) ;
- comme Coordinateur·trice de la phase 2022-2026 du Programme de CIC M./Mme … (nom, fonction).
- Au plus tard dans les trois mois à dater de la signature de la présente convention, la Commune africaine communique à l’UVCW et à la Commune belge soit, idéalement, l’organigramme à jour de son personnel, soit au minimum les coordonnées (nom, fonction, adresse e-mail) des principaux responsables administratifs et techniques, en particulier :
-
- le/la Secrétaire général·e ou équivalent ;
- le/la Responsable financier·ère ;
- les Chef·fes de tous les Services directement ou indirectement concerné·es par les actions menées dans le cadre du Programme.
-
Ces données sont traitées dans le strict respect du Règlement général européen sur la Protection des Données (RGPD).
- Les Communes partenaires communiquent à l’UVCW, à l’invitation de celle-ci, la fiche signalétique du partenariat sur base du formulaire communiqué par elle à cet effet, reprenant notamment les données relatives aux personnes impliquées dans l’action.
- De façon générale, les Communes partenaires informent l’UVCW de toute modification intervenant dans les informations précédemment communiquées.
- En cas de départ du/de la Coordinateur·trice, la Commune concernée en informe immédiatement son partenaire ainsi que l’UVCW, en organise le remplacement dans les plus brefs délais et convient avec cette dernière des dispositions à prendre pour éviter tout impact négatif sur la gestion et la mise en œuvre du Programme. A défaut, l’UVCW se réserve le droit de suspendre la participation au Programme de la Commune concernée aussi longtemps que ce remplacement ne sera pas effectif.
- Également, l’UVCW se réserve le droit d’exiger le remplacement du/de la Coordinateur·trice et/ou du/de la mandataire responsable en cas de manquements avérés au respect des Conditions générales de participation, et/ou du Code éthique et/ou de la Charte de bonne conduite.
Article 5 - Durée
La présente convention prend effet le … (date – à compléter par l’UVCW). Elle prendra fin à la clôture du Programme, après approbation du rapport final par l’UVCW, le réviseur désigné pour le Programme et les Services compétents de la DGD. Chaque partie peut y mettre fin par l'envoi d'une notification écrite officielle, conformément à l’article 10 de la présente convention. Sauf avis contraire de la DGD, la période d’éligibilité des dépenses se termine quant à elle au 31 décembre 2026.
Article 6 – Gestion et suivi de la mise en œuvre
- Les Communes partenaires mettent en œuvre les activités les concernant, au rythme et selon les normes de qualité et budgets prévus. Elles rendent compte à l’UVCW de la gestion administrative et financière globale et du suivi de cette mise en œuvre, et en assument la responsabilité par rapport à l’UVCW. Elles s’engagent à respecter l’ensemble des règles et procédures d’application au sein du Programme, en ce compris les dispositions administratives et financières et les règles d’éligibilité des dépenses telles que stipulées dans les Conditions générales de participation, qui font partie intégrante de la présente convention.
- De façon générale, les Communes partenaires font le nécessaire pour répondre aux demandes de l’UVCW dans les délais impartis, y compris en matière de rapportage. Si elles en sont empêchées et souhaitent bénéficier d’un délai supplémentaire, elles en adressent la demande écrite à l’UVCW au plus tôt et en tout cas avant l’échéance fixée.
- La Commune de Lubumbashi tiendra à jour et laissera disponible en permanence pour consultation par la Ville de Liège, l’UVCW et la DGD, un inventaire des équipements et matériel acquis dans le cadre du Programme, en ce compris une indication sur leur localisation. La Commune de Lubumbashi en assumera la responsabilité, notamment en termes de sécurisation et d’entretien. Si ces équipements et matériel ne devaient pas être gérés en bon père de famille, la Ville de Liège et/ou l’UVCW et/ou la DGD se réservent le droit d’en demander le remboursement ou la restitution aux conditions fixées par elle(s), à la Commune de Lubumbashi.
Article 7 - Rapports et documents
- Les Communes partenaires prennent connaissance de tous les documents du Programme mis à disposition du partenariat par l’UVCW.
- La Ville de Liège convient avec la Commune de Lubumbashi de la façon dont elles s’organisent entre elles pour l’échange et la mise à disposition d’informations (y compris financières), sur base des consignes données par l’UVCW.
- Les Communes partenaires soumettront à l’UVCW, dans les délais et selon les modalités fixées, les informations requises, qu’elles soient relatives à la mise en œuvre ou financières, ainsi que copie de toutes les pièces justificatives liées aux dépenses encourues dans le cadre des financements approuvés. Ce rapportage sera effectué selon les modalités communiquées par l’UVCW, et de façon concertée entre les deux Communes partenaires.
- Les documents administratifs, techniques et financiers liés au Programme, en ce compris les pièces comptables originales des Communes partenaires, seront tenus à la disposition de l’UVCW et de la DGD pendant une durée de cinq ans après la date de clôture du Programme. Ces documents doivent pouvoir être transmis sur demande de l’UVCW ou de la DGD.
Article 8 – Monitoring, évaluation et audit
Un monitoring, une évaluation ou un audit peuvent être menés à tout moment du cycle du Programme, et jusqu’à cinq ans après la clôture de ce dernier. Ils sont menés par la DGD, par l’UVCW ou par un tiers indépendant mandaté par ces dernières. Il sera du devoir des Communes partenaires de participer à ce(tte) monitoring/évaluation/audit et de rendre disponibles tous les documents et informations nécessaires pour ce travail.
Article 9 - Modification de la convention
La présente convention et ses annexes peuvent être modifiées sous réserve de l’accord des trois parties. Les modifications feront alors l’objet d’un avenant annexé à la convention initiale. Tout avenant à la présente convention requiert une trace écrite et signée prouvant l'accord mutuel des trois parties.
Article 10 - Résiliation
- Toute Commune signataire de la présente convention peut mettre un terme à sa participation à la phase 2022-2026 du Programme de CIC, moyennant notification écrite signée par ses autorités représentatives. En ce cas, les trois parties conviennent d’un délai pour la finalisation des actions en cours et du budget nécessaire à cet effet, et la Commune qui souhaite se retirer du Programme s'engage à assurer jusqu'à ce terme la conduite des actions en cours dans la limite de ses responsabilités et obligations. Le retrait de la Commune prendra effectivement fin après approbation du rapportage annuel, notamment financier, pour l’année en cours par l’UVCW, le réviseur désigné pour le Programme et les Services compétents de la DGD. Les deux autres parties conviennent, si elles le souhaitent, de poursuivre la collaboration et s’accordent sur les modalités.
- La présente convention devient immédiatement obsolète en cas de cessation ou de retrait du soutien de la DGD. Le cas échéant, une solution négociée sera proposée à la DGD pour pouvoir honorer les engagements de dépenses en République démocratique du Congo, comme en Belgique, effectuées avant la date de notification de cessation du financement.
- L’UVCW se réserve le droit de suspendre définitivement et sans délai la participation de la Commune belge et/ou africaine, notamment dans les cas suivants :
- s’il est contrevenu aux principes édictés dans le Code éthique de l’UVCW et/ou dans la Charte de bonne conduite ;
- s’il est contrevenu gravement ou de façon répétée aux Conditions générales de participation ;
- si d’importantes lacunes sont constatées dans la mise en œuvre, en termes qualitatifs et/ou quantitatifs ;
- en cas de dysfonctionnements graves dans la relation partenariale ;
- de façon générale, si la Commune agit de manière à exposer potentiellement l’UVCW et le Programme de CIC à une appréciation négative externe, entre autres de la Coopération belge.
Article 11 - Résolution de litiges et arbitrages
En cas de divergence de vue des deux Communes partenaires sur l'un ou l'autre point lié à la mise en œuvre ou à la gestion du Programme, ou en cas de conflit résultant de l’interprétation ou de l’application de la présente convention, une solution à l'amiable sera recherchée à travers l’UVCW.
Si toutefois un accord ne peut être trouvé, il sera fait appel à l’arbitrage de la DGD. Il en serait de même en cas de divergence de vue entre l’UVCW et l’une des deux Communes partenaires.
Chaque partie date et signe ce document en trois exemplaires et reconnaît avoir reçu le sien.
Fait à Namur, le … (date - à compléter par l’UVCW)
La présente décision a recueilli l'unanimité des suffrages.