Passation d'un marché de services par procédure ouverte avec publicité européenne ayant pour objet la mise en oeuvre d'une solution informatique permettant la gestion des archives papier et électroniques de la Ville, ainsi que la maintenance, le support et les mises à jour y afférents - approbation de l'avis de marché - adoption du cahier des charges.
Le Conseil communal,
Vu l’article L1222-3, 1er alinéa du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;
Vu les règlements européens n° 2021/1952 (secteurs classiques) du 10 novembre 2021 (JOUE 11.11.2021) et l'arrêté ministériel du 08 décembre 2021 (M.B. 23.12.2021), qui concerne les seuils d'application pour les procédures de passation des marchés ;
Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et plus particulièrement l'article 36 ;
Vu l’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ;
Vu l'Arrêté royal du 15 avril 2018 modifiant plusieurs arrêtés royaux en matière de marchés publics et de concessions;
Vu l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics;
Considérant que la Ville de Liège a le projet de doter son administration d'un logiciel de gestion des archives adapté à l'évolution de ses besoins dans le cadre de son programme de numérisation et de dématérialisation des processus de travail ;
Vu le courrier de M. le Ministre du Logement, des Pouvoirs locaux et de la Ville, daté du 25 octobre 2021, ayant pour objet un appel à projets 2021 "Accords TAX ON PYLONS" dans le cadre de la digitalisation des pouvoirs locaux ;
Attendu que cette stratégie s'accompagne de moyens financiers qui seront mis à la dispostion des pouvoirs locaux pour les années 2021, 2022 et 2023 ;
Vu la décision du Collège communal du 25 février 2022 - XG4 :
- décidant de répondre à l'appel à projets 2021 de la Région Wallonne "Accords "TAX ON PYLONS" visant la digitalisation des pouvoirs locaux,
- approuvant le dossier de candidature "Cité Zéro Papier : Archives (Mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique pour la gestion et la conservation des archives physiques et numériques)",
- s'engageant à renoncer, a minima pour les exercices budgétaires 2021 et 2022, à lever toute taxe directe ou indirecte sur les mâts, pylônes ou antennes affectées à la réalisation, directement avec le public, d'une opération mobile de télécommunication par l'opérateur d'un réseau public de télécommunications locales ;
Considérant que les services techniques du Département des Systèmes d'Information ont établi des documents destinés à régir la mise en procédure ouverte du présent marché ;
Considérant que le présent marché ne peut être divisé en lots par le fait de l’objet-même du marché, à savoir le besoin portant sur une solution informatique présentant l’ensemble des fonctionnalités demandées, la nécessité de procéder à la reprise des données en accord avec les prescrits techniques de ladite solution, la formation et la maintenance de la solution ;
Considérant que ce marché est passé pour une durée de 12 mois, prorogeable, tacitement et sans formalité durant 3 périodes de 12 mois, concernant les services de maintenance et de support, prenant cours le premier jour du mois qui suit l'envoi de la notification à l’adjudicataire de l'approbation de son offre ;
Considérant que la dépense totale à résulter du marché peut être estimée à un total de 326.669,42 EUR (trois cent vingt-six mille six cent soixante-neuf euros quarante-deux cents) hors TVA, soit 395.270,00 EUR (trois cent nonante-cinq mille deux cent septante euros) TVA de 21% comprise ;
Considérant que la Ville de Liège est en attente de la décision, par le pouvoir subsidiant, de l'octroi du subside ;
Considérant qu'un article budgétaire de recette au service extraordinaire sera créé dès l'obtention de cette décision ;
Considérant que le subside accordé par la Région wallonne équivaudra à 80 % des coûts consentis par la Ville pour ce projet depuis février 2022 jusqu'au 30 juin 2023 ;
Considérant que l’article 104/742-53/2022/03 (projet 20220225) du budget de l’exercice extraordinaire 2022 présente un disponible suffisant pour prendre en charge la dépense estimée à 239.669,42 EUR (deux cent trente-neuf mille six cent soixante-neuf euros quarante-deux cents) hors TVA, soit 290.000 EUR (deux cent nonante mille euros) comprenant la T.V.A. au taux de 21 %, à résulter de la mise en oeuvre de la solution, sous condition de l'octroi du subside par le Gouvernement wallon ;
Considérant que la dépense pour la maintenance, le support et les mises à jour y afférents, estimée à 29.000,00 EUR (vingt-neuf mille euros) hors TVA, soit 35.090,00 EUR (trente-cinq mille nonante euros) par an , comprenant la T.V.A. au taux de 21 %, pourra être prise en charge par l'article 1049/123-13/xxxx/01 à inscrire au budget de l’exercice ordinaire de chaque exercice comptable concerné sous réserve de leur vote par le Conseil communal et de leur approbation par les autorités de tutelle ;
Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 12/05/2022.
Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 12/05/2022 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 20 mai 2022, et après examen du dossier par la Commission compétente ;
PASSE un marché de services par procédure ouverte avec publicité européenne ayant pour objet la mise en oeuvre d'une solution informatique permettant la gestion des archives papier et électroniques de la Ville de Liège, ainsi que la maintenance, le support et les mises à jour y afférents pour une durée de 12 mois, prorogeable, tacitement et sans formalité, pour 3 périodes de 12 mois ;
APPROUVE l'avis de marché qui sera soumis à publication ;
ADOPTE le cahier des charges destiné à régir l’entreprise.
Annexes à la présente décision : le cahier des charges et le projet d'avis de marché faisant parties intégrantes de la présente délibération.
La présente décision a recueilli l’unanimité des suffrages.