SUBSIDE EN NATURE - CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DES LOCAUX SCOLAIRES - APPROBATION

Ce point porte sur l'approbation d'une modification de la convention de mise à disposition des locaux scolaires de la commune d'Ohey en-dehors des heures scolaires.
Ces modifications font suite aux difficultés de gestion rencontrées par les différents services de gestion des salles, notamment le service enseignement. 
Parmi ces modifications :
- suppression de la partie "Etats des lieux", remplacée par une visite de contrôle de l'état de propreté

- Simplification de la remise des clés par l'utilisation d'une boite à clé : remise uniquement si convention signée et après nettoyage/fin d'activité scolaire

- Modification des modalités de nettoyage.  

Vu la délibération, en date du 25 mars 2025, par laquelle le Conseil communal a approuvé la convention de mise à disposition des locaux scolaires ; 

Attendu que le service enseignement a évoqué des difficultés dans la mise en oeuvre de la convention, notamment en termes d'horaire (incompatibilité entre vie scolaire et états des lieux corrects), de remise de clés dans les horaires fixés ; 

Attendu que la convention de mise à disposition des locaux scolaires a fait l'objet d'ajustements afin de répondre aux difficultés rencontrées par le service enseignement, le service entretien des bâtiments, et le service manifestation ; 

Vu la délibération, en date du 9 mars 2025, par laquelle le Collège communal a décidé de marquer un accord de principe sur le projet de modification de la convention de mise à disposition des locaux scolaires, tel que repris en annexe, et de le faire valider par le Conseil communal ; 

Considérant qu'il y a lieu de valider cette proposition de modification par le Conseil communal ; 

Après en avoir délibéré,

à l'unanimité des membres présents,

DECIDE

Article 1er : De valider la nouvelle version de la convention de mise à disposition des locaux scolaires, tel que repris en annexe et ci-dessous : 

Contrat de mise à disposition de locaux au sein des écoles communales

Entre

L’administration communale d’Ohey, Place Roi Baudouin, 80 à 5350 OHEY,          
Représentée par le service secrétariat de l’enseignement, délégué à la gestion des mises à disposition         
dénommé ci-après « le gestionnaire »

ET

Dénommé ci-après « le locataire »,

Article 1 : Objet du contrat

Le présent contrat est conclu entre les parties ci-dessus visées en vue de la mise à disposition d’un espace situé au sein des écoles d’Ohey et/ou de matériel appartenant aux écoles communales d’Ohey :

☐ Réfectoire de l’école maternelle d’Ohey – voie du Rauyisse à 5350 OHEY

☐ Accès à la cuisine (armoire chauffante et frigo compris)

☐Accès Toilettes

☐ Accès couloir classes

☐ Accès cour de récréation

☐ Mise à disposition de poubelles (tri sélectif)

☐ Mise à disposition de ………. chaises, ………. bancs et ………. Tables

☐ Réfectoire de l’école primaire d’Ohey -  rue de Reppe, 115b à 5350 OHEY

☐ Accès Toilettes

☐ Accès couloir classes + Accès étage (sans accès classes)

☐ Accès cour(s) de récréation

☐ Mise à disposition de poubelles (tri sélectif)

☐ Mise à disposition de ………. Chaises et ………. Tables

☐ Ecole de Haillot – Rue de Nalamont, 139b à 5351 HAILLOT

☐ Accès Toilettes

☐ Accès couloir classes

☐ Accès cour de récréation

☐ Mise à disposition de poubelles (tri sélectif)

☐ Mise à disposition de ………. bancs et ………. tables

☐ Ecole de Perwez – Rue Bois de Goesnes, 58C à 5352 PERWEZ

☐ Accès réfectoire

☐ Accès Toilettes

☐ Accès couloir classes (nouveau bâtiment côté parking enseignants)

☐ Accès couloir classes + toilettes (bâtiment côté cour)

☐ Accès salle de gymnastique (bâtiment côté cour)

☐ Accès cour de récréation

☐ Mise à disposition de poubelles (tri sélectif)

☐ Mise à disposition de ………. chaises, ………. bancs et ………. Tables

☐ Ecole de Evelette – Rue du Baty, 47 à 5350 EVELETTE

☐ Accès bâtiment maternelles/P1-P2

☐ Accès bâtiment réfectoire

☐ Accès cuisine

☐ Accès cour de récréation

☐ Mise à disposition de poubelles (tri sélectif)

☐ Mise à disposition de ………. chaises, ………. bancs et ………. Tables

Article 2 : Durée du contrat

Le gestionnaire met à disposition les locaux et/ou matériel sélectionné à l’article 1 du présent contrat pour la durée suivante :  

Du ………./………./ 20………. à partir de ……….h……….

Jusqu’au ………./………./ 20………. à ……….h……….

Article 3 : Prix

La mise à disposition est réalisée à titre gratuit.

Article 4 : Responsabilités des parties

1. Clés et alarme 

Le gestionnaire s’engage à mettre les clés et code d’alarme à disposition du locataire par l’intermédiaire d’une boite à clé disposée à l’entrée du bâtiment.
Le code de la boite à clé sera envoyé par mail uniquement après signature, par les 2 parties, de la présente convention, après toute activité scolaire et passage du service de nettoyage.

Le locataire s’engage à remettre les clés dans la boite à clé dès la fin de la mise à disposition convenue à l’article 2.

Le code sera changé après chaque mise à disposition.

2. Tri et évacuation des déchets

Le locataire s’engage à évacuer les déchets qu’il a produit durant l’entièreté de la durée de location.

S’il utilise les poubelles mises à disposition sur place, le locataire s’engage à respecter le tri sélectif en vigueur dans la commune.

3. Propreté des lieux

Le gestionnaire s’engage à ce que les lieux soient dans un état correct et propre lors de la mise à disposition.

Le locataire, dès la fin de la mise à disposition, rendra les lieux dans un état correct et propre. Le service de nettoyage n’est pas compris dans la mise à disposition, mais un kit de nettoyage est fourni au locataire.

Si, lors de la récupération des locaux, le niveau de propreté est jugé insuffisant par le gestionnaire ou son représentant, celui-ci se réserve le droit de refuser toute demande de mise à disposition ultérieure après 3 constatations négatives.  

4. Respect des règles et du matériel de secours

Les lieux sont être équipés d’extincteurs et/ou de dévidoirs.

Le locataire s’engage à respecter le matériel et à ne l’utiliser qu’en cas de situation urgente pour lesquelles leur utilisation est nécessaire.

L’école d’Ohey bénéficie d’une fontaine à eau. Celle-ci fait l’objet d’une location et doit rester dans un état de fonctionnement optimal.

De manière générale, la casse et les dysfonctionnements constatés lors de la location doivent être mentionnés au gestionnaire dès que possible par mail ([email protected]) ou par téléphone durant les heures d’ouverture du secrétariat (085/82.89.58 (Ohey/Haillot) ou  085/82.89.63 (Perwez/Evelette)).

5. Éclairage et chauffage

Dans un souci d’écologie et d’économie, le locataire veillera à éteindre les lumières et le chauffage lorsque cela est nécessaire.
Dans tous les cas, il veillera à éteindre lumières et chauffage dès son départ du lieu mis à disposition.

Article 5 : Débordements

En cas de débordements constatés, le gestionnaire se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure de mise à disposition.

Il en sera de même si un manque manifeste de bonne gestion des lieux durant la location (casse, dégradations) est constaté.

Article 6 : Situations d’urgences

1. Incendie – inondations

Si, lors de la location, une situation d’urgence se déclare (incendie, inondation), le locataire prend contact avec le numéro européen d’urgence 112.

Le locataire est également responsable de prévenir le gestionnaire via l’un des numéros de garde :

• Freddy Lixon, Echevin des travaux : 0477/45.49.92
• Olivier Vermeesch, Responsable du Service Travaux : 0478/79.03.65

2. Réquisition en cas d’urgence impérieuse

En cas de plan d’urgence ou de priorité absolue et non-connue par la commune d’Ohey au moment de la mise à disposition, la Commune d’Ohey se réserve le droit de réquisitionner les lieux. Dans ce cas, votre location sera réputée annulée.

Article 7 : Assurances et abandon de recours

Le propriétaire des lieux est assuré par ETHIAS, tant pour l’assurance incendie que pour les périls connexes.
Le numéro de Police d’assurance incendié est : 38.177.778.
Le numéro de Police d’assurance incendie et périls connexes est : 38.177.783.
La clause d’abandon de recours fait partie intégrante de ce dernier contrat.

Rédigé en double exemplaire à …………………………………, le ………./………./ 20……….,

le premier pour le locataire, le second pour le gestionnaire,

Article 2: De charger le secrétariat de l'enseignement de la gestion administrative et de la mise en œuvre du contrat de mise à disposition des locaux scolaires. 

Article 3: De transmettre la présente délibération au secrétariat de l'enseignement pour suivi.