Règlement relatif aux critères et modalités d’attribution de subsides ainsi qu’au contrôle de l’octroi et de l’emploi des subventions communales : approbation

Attendu que le règlement relatif aux critères et modalités d’attribution de subsides ainsi qu’au contrôle de l’octroi et de l’emploi des subventions communales doit être revu afin de mieux tenir compte de la nouvelle réalité économique.

Vu la circulaire de Monsieur le Ministre des Pouvoirs Locaux et de la Ville en date du 30 mai 2013, concernant l’octroi des subventions par les pouvoirs locaux ;l

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, en particulier les articles L1122-30, L1122-37 et L3331-1 à L3331-8 ;

Vu sa délibération en date du 9 décembre 2019 relative au règlement relatif aux critères et modalités d’attribution de subsides ainsi qu’au contrôle de l’octroi et de l’emploi des subventions communales ;

Attendu qu’il y a lieu de rédiger un nouveau règlement communal afin de mieux tenir compte de la nouvelle réalité économique ;

Attendu que le Collège communal souhaite que ce règlement soit adapté ;

Sur proposition du Collège communal ;

Considérant la transmission du dossier au None pour avis préalable en date du 04/09/2025,

Considérant l'avis positif du None remis en date du 04/09/2025,

Après en avoir délibéré,

À l'unanimité,

DECIDE :

D’arrêter comme suit le règlement communal relatif aux critères et modalités d’attribution de subsides ainsi qu’au contrôle de l’octroi et de l’emploi des subventions communales :

Article 1. : Le présent règlement s’applique à toutes associations reconnues par le Collège communal d’Olne à l’exception :

1) des partis, groupes ou associations politiques ;

2) des associations qui ont leur siège social en dehors du territoire de l’entité d’Olne et dont le nom est inscrit au budget communal, sous un article particulier ;

3) des associations communales.

4) des Asbl, associations, groupements ou organismes dont l’un des objets est l’octroi d’aides aux élèves ou aux écoles à quelque fin que ce soit.

Article 2. : Pour être reconnue, l’association doit introduire une demande de reconnaissance auprès du Collège communal. Cette demande de reconnaissance sera réalisée via le formulaire prévu à cet effet et disponible à l’Administration communale ou sur le site Internet communal.

Article 3. : Type d’aides.

La commune d’Olne octroie des subventions sous trois formes :

1) les subsides d’aide à la création d’une nouvelle association,

2) les subsides annuels de fonctionnement,

3) les subsides ponctuels, tels que : le sponsoring, les aides financières, la mise à disposition de biens communaux, de matériel ou de personnel à titre gratuit et le soutien logistique.

Article 4. : Délégation

Le Conseil communal donne délégation au Collège communal pour les subsides annuels de fonctionnement non majorés qui figurent nominativement au budget.

Le Collège est également chargé de déterminer le coût des aides non financières visées à l’article précédent.

Article 5. : Critères.

L’association qui sollicite une subvention communale doit avoir :

- Pour la création d’une nouvelle association, les conditions cumulatives suivantes:

               - son siège social sur le territoire de l’entité d’Olne ;

               - présenter un intérêt pour la population olnoise ;

               - pas de buts lucratifs ;

               - prouver l’ouverture d’un compte financier au nom de l’association.

- Pour les subsides annuels de fonctionnement, les conditions cumulatives suivantes :

               - son siège social sur le territoire d’Olne ;

 - présenter un intérêt pour la population olnoise ;

               - avoir une existence reconnue d’au moins 1 an ;

               - compter un nombre minimum de 10 membres.

Si une association de taille plus modeste souhaite néanmoins un subside de fonctionnement, elle devra adresser une demande justifiée au Collège communal.

- Pour les subsides ponctuels, les conditions cumulatives suivantes :

              - présenter un intérêt pour la population olnoise ;

              - avoir une existence reconnue d’au moins 1 an ;

             - compter un nombre minimum de 10 membres ;

 - s’adresser à l’ensemble des Olnois.

Article 6. :Modalités d’attribution

- Les demandes de création d’une nouvelle association sont introduites au moyen d’un formulaire annexé au présent règlement (ANNEXE I).

- Les demandes de subventions annuelles doivent être introduites par simple lettre mentionnant l’affectation du subside.

- Les demandes de subventions pour activités ponctuelles sont adressées au Collège communal dans un délai raisonnable, à savoir au moins un mois avant la date de l’activité, afin de permettre aux services administratifs de traiter efficacement le dossier. A défaut du respect de ce délai, l’autorité se réserve le droit de ne pas prendre la demande en considération. Le Collège peut également charger l’administration de demander tout complément d’information nécessaire pour statuer sur le dossier.

Ces demandes de subventions sont introduites au moyen d’un formulaire annexé au présent règlement (ANNEXE II).

- Toutes les demandes de subside, quel qu’il soit, doivent comprendre les annexes mentionnées dans les formulaires ainsi que la liste des membres.

- Par ailleurs, lors de la première demande ou lorsque des modifications ont été apportées, l’association ayant la personnalité juridique fournira une copie de ses statuts.

- Toutes les demandes de subvention doivent être précédées, le cas échéant, du contrôle prévu à l’article 13 du présent règlement.

Lorsque le dossier est complet, le Conseil communal ou le Collège (s’il en a la délégation) statue sur les demandes et octroie les subventions dans les limites des crédits budgétaires approuvés.

Article 7. :

Obligations du bénéficiaire.

Tout bénéficiaire d’une subvention accordée par la commune doit l’utiliser aux fins pour lesquelles elle a été octroyée et, à moins d’en être dispensé par un décret ou en vertu de celui-ci, doit justifier son emploi.

Dans les cas ci-dessous, le bénéficiaire est tenu de restituer la subvention octroyée :

1° la subvention n’est pas utilisée aux fins en vue desquelles elle a été accordée ;

2° le bénéficiaire ne fournit pas les justifications visées aux articles L3331-4 et L3331-5 du Code de la démocratie et de la décentralisation ;

3° le bénéficiaire s’oppose au respect des obligations visées à l’article L3331-6 du même code.

Article 8. : Montant des subventions

1) Subsides d’aide à la création d’une nouvelle association

Toute nouvelle association culturelle, festive, folklorique, sociale, environnementale ou sportive répondant à l’énoncé de l’article 5 a la possibilité d’introduire une demande de subvention.

Cette subvention sera de 500,00 € maximum et pourra couvrir tout ou partie des frais relatifs à sa création. Sont pris en compte : la publication des statuts, les frais liés à l’ouverture d’un compte financier, les frais de publicité et l’achat de petites fournitures de bureau.

2) Subsides annuels de fonctionnement

Le subside annuel de fonctionnement est fixé au montant de 300,00 €.

Cependant, il peut toutefois être majoré jusqu’à un montant maximum de 1.500,00 € pour les associations qui ont des frais importants. Cette majoration est déterminée sur base des critères mentionnés ci-après et ne peut être attribuée que si l’association comptabilise au moins 3 points.

3) Subsides ponctuels

Un subside ponctuel peut être accordé aux associations pour leur permettre d’organiser une activité spécifique. Il sera limité à 600,00 € maximum par activité hors exception.

En effet, une association peut, de manière exceptionnelle (maximum 1 x/an) demander un subside plus important dans le cas de l’organisation d’une activité de grande ampleur ou toute autre activité indispensable à la survie de l’association (exemple : rénovation de locaux ou appel aux nouveaux membres…).

L’association bénéficiaire s’engage à apposer le logo de la commune ou la mention « Avec le soutien de la Commune d’Olne » sur les outils de communication liés à l’évènement.

Article 9. : Les subventions communales ne sont accordées que dans la limite des crédits budgétaires disponibles.

Article 10. :Paiement des subsides

Les subventions accordées sous forme d’aide financière seront inscrites au budget communal de l’exercice. Elles ne sont liquidées qu’après l’approbation des crédits budgétaires par les autorités de tutelle.

L’inscription d’un crédit au budget et son approbation par les autorités de tutelle ne donnent aucun droit à la liquidation effective de la subvention.

Les subsides sont liquidés dès que le Collège ou le conseil communal a statué sur le dossier.

Pour les subsides ponctuels les pièces justificatives des dépenses pour lesquelles la subvention a été accordée et le compte de la manifestation concernée sont transmis dans le mois suivant la manifestation.

Article 11. :Obligations spécifiques

Sans préjudice des dispositions légales et du présent règlement, le Conseil communal ou le Collège communal peut imposer des obligations spécifiques à un bénéficiaire de subventions communales.

Article 12. : Contrôle de l’octroi des subventions

La Commune d’Olne a le droit de faire procéder sur place au contrôle de l’emploi de la subvention accordée, tant par des membres du Conseil communal que par des fonctionnaires communaux mandatés à cet effet par le Conseil communal ou par le Collège communal s’il en a délégation.

Article 13. : Justification de l’utilisation

- Aucun justificatif n’est demandé pour les subsides annuels de fonctionnement ne dépassant pas 300,00 €, si ce n’est la preuve que l’association était effectivement active lors de la demande et qu’elle répondait à son objectif social.

- Chaque début d’année N+1, les associations qui ont eu des aides supérieures à 300,00 € pour l’année N doivent compléter le formulaire mentionné en annexe du présent règlement (ANNEXE III) et ce, pour la date fixée par les services administratifs.

Article 14. : Organe de recours

 Il est institué un organe ayant pour objet de vérifier la bonne application des critères d’octroi du subside au regard du présent règlement.

Cet organe, appelé « organe de recours », est composé d’un représentant de chaque groupe politique siégeant au conseil communal.

En cas de non-respect du présent règlement, l’organe de recours a le pouvoir d'annuler la décision prise par le collège ou le conseil communal selon le cas.

En aucun cas, l’organe de recours ne se substitue au collège ou au conseil pour décider de l'octroi ou du refus d'une subvention.

Article 15. : Le recours doit être introduit auprès du Directeur général de l’administration communale, dans un délai de 30 jours calendrier suivant la notification d’octroi ou de refus de la subvention auprès de l’association ou de son représentant.

Article 16. : L’organe doit rendre sa décision dûment motivée dans les 30 jours calendrier qui suivent la réception du recours. Toute décision d’annulation doit être émise à la majorité des 2/3 des voix.

A défaut de décision dans les délais, la décision du collège ou du conseil communal ayant fait l’objet d’un recours est annulée.

Dans sa décision, l’organe de recours précise les éléments de droits et de faits qui ont motivé le choix d’annuler la décision initiale.

Article 17. : En cas d’annulation de la décision par l’organe de recours, l’association ou groupement concerné est libre de soumettre une nouvelle demande de subside conformément au présent règlement.

Dans ce cas, le collège ou le conseil communal, selon le cas, statue en dernier ressort et sa décision n’est plus susceptible d’annulation par l’organe de recours.

Article 18. : Entrée en vigueur

Le présent règlement abroge, à la date du 31 décembre 2025, le règlement du 15 décembre 2020 et s’applique à toutes les subventions visées à l’article 1er demandées à partir du 1er janvier 2026.

DEMANDE DE RECONNAISSANCE D’UNE ASSOCIATION              (ANNEXE I)

Nom de l’association (en lettres majuscules) : ____________________________________________

Siège social de l’association : __________________________________________________________

Structure juridique de l’association :

o          ASBL

o          Association de fait

o          Autre (précisez) : _____________________________________________________________

 Le cas échéant, les statuts doivent être obligatoirement annexés à la présente demande.

Date de création de l’association : __________________

Nom et fonction d’un responsable de l’association : _______________________________________

__________________________________________________________________________________                                                                             

Coordonnées de ce responsable (adresse, tél., Gsm, adresse mail) : __________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Objet social de l’association : _________________________________________________________

__________________________________________________________________________________
 

__________________________________________________________________________________

N° du compte financier de l’association : __________________________

o Pas de statuts                            o Statuts annexés à la présente

Date :_________________                                                                                                                                                                                                                   Signature du responsable de l’association.

DEMANDE DE SUBSIDE COMMUNAL POUR L’ORGANISATION D’UNE ACTIVITE PONCTUELLE (ANNEXE II)

Nom du Comité ou de l’association : ____________________________________________________

Nom du Responsable de l’organisation : _________________________________________________                     

Adresse du responsable : _____________________________________________________________

Nom de l’activité : ___________________________________________________________________

Type d’activité (culturelle, festive, folklorique, sociale, environnementale ou sportive) :

__________________________________________________________________________________

(décrivez l’impact de l’activité sur la promotion de la Commune d’Olne) :
 

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Public ciblé : _______________________________________________________________________

Date(s) de l’activité : _________________

Montant du subside communal demandé : ________________

Le subside sera utilisé à : _____________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Annexe obligatoire : budget (dépenses et recettes détaillées de l’activité programmée)

Autre annexe : ______________________________________________________________________

N° compte financier : _______________________

Le responsable du Comité ou de l’Association s’engage à utiliser le subside pour cette activité et à en justifier l’utilisation auprès du Collège communal dès que l’activité est terminée.

Date : ____________                                                      Signature du responsable de l’organisation.

PROVINCE DE LIEGE

ARRONDISSEMENT DE VERVIERS                                                                                                          (ANNEXE III)

COMMUNE D’OLNE

V.Corresp. : Ch. Willems  

Tél. : 087/26.02.87

Mail : [email protected]

                                                                    SUBVENTION ………….

Formulaire à renvoyer dûment complété à l’Administration communale de 4877 OLNE, Rue Village 37, dans les meilleurs délais et au plus tard pour le …………….

Nom de l’Association ou du comité : ...................................…………………………………………………………….

Adresse : ...……………………………………....................................CP et Commune : …………………………....…

Nom et N° de tél. (ou gsm) de la personne de référence : ........………………………………....................……

DECLARE AVOIR RECU :

CADRE I

En annexe : Il faut ABSOLUMENT joindre, à la présente déclaration, les pièces mentionnées dans le cadre II, sous peine de ne plus pouvoir obtenir, à l’avenir, un autre subside, une autre aide ou mise à disposition.

CADRE II

Lu et approuvé, (signature)