Accord de partenariat avec l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE DE SERAING pour l'organisation d'un voyage à destination des aînés sérésiens en septembre 2026.

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et plus particulièrement l’article L1122-30 ;

Vu la décision n° 95 du collège communal du 6 août 2026 relative à l'octroi d'une subvention en numéraire à l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING pour l'organisation d'un voyage à destination des ainés sérésiens ; 

Vu la décision n° 96 du collège communal du 6 août 2026 revue par décision collège n° 73 du 27 août 2026 arrêtant, sous réserve d'approbation du conseil communal, l'accord de partenariat entre l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING et la Ville de SERAING dans le cadre de l'organisation d'un voyage à destination des aînés sérésiens du 21 au 24 septembre 2026 ;

Considérant que l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING, sise esplanade du Val Saint‑Lambert1, 4100 SERAING, organise un voyage à destination des sérésiens de plus de 60 ans à COLMAR du 21 au 24 septembre 2026 ; 

Considérant que l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING bénéficie d'un subside de la Ville de SERAING pour l'organisation de ce voyage ; 

Considérant que des agents communaux participeront au séjour dans le cadre d’une mission d'accompagnement du groupe accomplie pour le compte de la Ville ; 

Considérant que la Ville de SERAING peut désigner un(e) représentant(e) du collège communal pour assurer sa représentation institutionnelle pendant le séjour ; 

Considérant que l'organisation de ce voyage nécessite dès lors la conclusion d'un accord de partenariat entre la Ville de SERAING et l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING afin de préciser la répartition opérationnelle des tâches entre les parties ;

Considérant que, dans le cadre de cet accord, les missions de la Ville de SERAING consistent à assurer l’accompagnement collectif du groupe ;

Considérant que la Ville de SERAING peut également apporter son soutien dans le cadre de l’organisation matérielle du voyage, notamment en participant à la gestion des inscriptions et en diffusant les informations relatives au voyage sur les différents canaux dont il dispose ;  

Considérant que, dans le cadre de cet accord, l’a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING est chargée de l’organisation matérielle du séjour ;

Considérant que les agents communaux qui participent au séjour demeurent sous l’autorité hiérarchique exclusive de celle-ci sans aucun transfert d’autorité ni mise à disposition de personnel au profit de l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING ; 

Considérant que l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING réserve et acquitte les prestations nécessaires à la participation des agents communaux et du(de la) représentant(e) communal(e) ; 

Considérant que les frais liés à la participation des agents communaux et du(de la) représentant(e) du collège (transport, hébergement, repas et activités) seront pris en charge par la Ville de SERAING via une refacturation à leur coût réel sur la base d’un décompte nominatif et des pièces justificatives correspondantes, selon les termes de l'accord de partenariat entre l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING et la Ville de SERAING ci-dessous ;

Considérant que la prise en charge de la Ville de SERAING est limitée à un montant maximal de 3.200 €, T.V.A. comprise ;

Considérant que la dépense d’un montant de maximum 2.300 €, T.V.A. comprise, résultant de la participation de la Ville de SERAING aux frais liés au séjour, sera imputée sur l'article 83206/124‑48/‑/038, ainsi libellé : "Affaires sociales - Frais techniques divers", dont les crédits nécessaires seront inscrits dans le cadre de la modification budgétaire n° 2 ;

Considérant que cette modification budgétaire n'engendrera pas de dépense supplémentaire pour la Ville étant donné qu'un autre article sera diminué en conséquence ;

Considérant que les dépenses relatives au déplacement de Mme Kim HAEYEN, Échevine, estimées à maximum 900 €, seront imputées sur l'article budgétaire 10500/123-16 (Sce 002), ainsi libellé : "Frais de réception et de représentation", dont le disponible s’élève à 28.399,23 €, sur présentation de pièces justificatives ;

Considérant que l'accord de partenariat entrera en vigueur à la date de sa signature et prendra fin après l’exécution complète des obligations liées au séjour ; 

Considérant qu’il convenait de procéder rapidement aux réservations nécessaires afin d’en garantir la disponibilité et d’assurer la bonne organisation du voyage prévu du 21 au 24 septembre 2026 ;

Considérant qu'il y avait donc lieu de faire arrêter ledit accord par le collège communal sous réserve d'approbation par le conseil communal ;

Vu la décision du collège communal du 27 août 2026 arrêtant l’ordre du jour de la présente séance ;

Vu le procès-verbal de la commission préparatoire relatif au présent point,

APPROUVE 

par 35 voix "pour", 0 voix "contre", 0 abstention, le nombre de votants étant de 35 :  

• la décision n° 73 du collège communal du 27 août 2026 arrêtant, sous réserve d'approbation du conseil communal, l'accord de partenariat entre l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING et la Ville de SERAING dans le cadre de l'organisation d'un voyage à destination des aînés sérésiens du 21 au 24 septembre 2026 ;
• l'accord de partenariat entre l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING et la Ville de SERAING dans le cadre de l'organisation d'un voyage à destination des ainés sérésiens du 21 au 24 septembre 2026 : 

ACCORD DE PARTENARIAT

ENTRE, D'UNE PART,

La Ville de SERAING, représentée par Mme Déborah GÉRADON, Bourgmestre, et M. Bruno ADAM, Directeur général, ci-après dénommée "la Ville",

ET, D'AUTRE PART,

L’a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING, représentée par M. Alain ONKELINX, Président, ci-après dénommée "l’a.s.b.l.".

PRÉAMBULE

La Ville de SERAING a octroyé à l’a.s.b.l. un subside destiné à soutenir l’organisation du séjour des aînés à COLMAR.

Il convient de déterminer les modalités pratiques de collaboration entre la Ville et l’a.s.b.l. pour le bon déroulement de ce séjour.

EN CONSÉQUENCE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1.- Objet

Le présent accord fixe la répartition opérationnelle des tâches entre les Parties pour l’organisation d’un séjour de quatre jours à COLMAR, du 21 au 24 septembre, destiné à quarante‑quatre sérésiens de plus de 60 ans. 

ARTICLE 2.- Missions de l’a.s.b.l.

L’a.s.b.l. assure l’organisation matérielle du séjour.  Elle prend notamment en charge :

• la promotion du séjour et l’information des personnes intéressées ;
• la gestion des inscriptions, des paiements et des éventuelles annulations des participants ;
• l’élaboration du programme et la communication des informations pratiques aux participants ;
• la réservation du transport, de l’hébergement, des repas, des visites, excursions et autres prestations prévues ;
• les relations contractuelles et financières avec les prestataires ;
• la vérification des conditions d’annulation et des couvertures d’assurance liées aux prestations réservées ;
• la désignation d’une personne responsable de l’organisation pour toute la durée du séjour ;
• l’information immédiate de la Ville en cas de modification importante, d’incident ou de difficulté.

La personne de contact désignée par l’a.s.b.l. est : Gisèle ONKELINX.

ARTICLE 3.- Missions de la Ville

La Ville assure l’accompagnement collectif du groupe. À ce titre, elle :

• désigne trois agents communaux chargés de l’accueil, de l’information et de l’accompagnement général des participants ;
• détermine leurs missions, consignes, horaires et modalités de récupération conformément aux règles applicables à son personnel ;
• peut désigner un représentant communal chargé de la mission institutionnelle décrite à l’article 5 ;
• communique en temps utile à l’a.s.b.l. les noms des personnes participant au séjour pour le compte de la Ville.

La Ville peut également apporter un soutien à l’a.s.b.l. dans le cadre de l’organisation matérielle du voyage. À ce titre, elle peut notamment :

• aider à la gestion des inscriptions ;
• participer à la promotion du séjour en relayant les informations sur ses différents canaux.

La personne de contact désignée par la Ville est : Lorène GIANNINI.

ARTICLE 4.- Statut et rôle des agents communaux

Les agents communaux participent au séjour dans le cadre d’une mission accomplie pour le compte de la Ville. Ils demeurent sous l’autorité hiérarchique exclusive de celle‑ci. Le présent accord n’emporte ni transfert d’autorité ni mise à disposition de personnel au profit de l’a.s.b.l. Leur intervention porte sur l’accompagnement collectif, le respect du programme et des consignes, l’appui organisationnel et la gestion de première ligne des difficultés rencontrées par le groupe.

ARTICLE 5.- Représentation communale

La Ville peut désigner un(e) représentant(e) du collège pour assurer sa représentation institutionnelle pendant le séjour, maintenir le lien avec les participants et les organisateurs et veiller au bon déroulement du partenariat. Cette participation ne confère pas au représentant communal la direction opérationnelle des agents ni la qualité d’organisateur du voyage.

ARTICLE 6.- Réservation et facturation des frais des accompagnants

Afin d’assurer l’unité des réservations, l’a.s.b.l. réserve et acquitte les prestations nécessaires à la participation des trois agents communaux et du(de la) représentant(e) communal(e).

Les frais de transport, d’hébergement, de repas et d’activités les concernant sont refacturés à la Ville, à leur coût réel, sans marge, commission ni frais de gestion, sur la base d’un décompte nominatif et des pièces justificatives correspondantes.

La prise en charge par la Ville est limitée à un montant maximal de 3.200 €, T.V.A. comprise, et est subordonnée à un engagement régulier de la dépense.  Les dépenses personnelles et suppléments non compris dans le programme autorisé, les frais non préalablement autorisés ou insuffisamment justifiés ainsi que les dépenses déjà couvertes par le subside communal, la participation des voyageurs ou une autre intervention financière ne peuvent en aucun cas être refacturés à la Ville.

La facture est adressée à l'Administration communale de SERAING, place Kuborn 5 à 4100 SERAING. Elle distingue les coûts par personne et par catégorie de prestation.

ARTICLE 7.- Organisation, sécurité et incidents

Avant le départ, les Parties échangent le programme définitif, la liste des participants et accompagnants, les coordonnées utiles, les consignes de sécurité et la procédure à suivre en cas d’urgence.

L’a.s.b.l. demeure responsable de la bonne exécution des prestations qu’elle réserve. Les agents communaux assurent l’accompagnement général dans les limites de leur mission. Chaque Partie informe immédiatement l’autre de tout incident susceptible d’affecter les participants ou le déroulement du séjour.

Tout accident ou incident significatif fait l’objet d’un relevé factuel communiqué aux Parties dans les meilleurs délais.

ARTICLE 8.- Assurances et responsabilités

Chaque Partie déclare être couverte par les assurances nécessaires à l’exercice de ses missions et communique, à première demande, les attestations utiles.

La Ville vérifie la couverture de ses agents et de son représentant dans le cadre de leur mission. L’a.s.b.l vérifie les assurances applicables à son activité d’organisateur ainsi que celles des prestataires retenus.

ARTICLE 9.- Données à caractère personnel

Chaque Partie traite les données à caractère personnel auxquelles elle a accès uniquement pour l’organisation, l’encadrement et la sécurité du séjour, dans le respect de la réglementation applicable.  Les Parties limitent les échanges aux données strictement nécessaires, en assurent la confidentialité et les conservent uniquement pendant la durée requise par la finalité du traitement et leurs obligations légales.

ARTICLE 10.- Durée, modification et fin de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à la date de sa signature et prend fin après l’exécution complète des obligations liées au séjour.

Toute modification du présent accord fait l’objet d’un écrit signé par les Parties et approuvé par l’organe compétent lorsque cette approbation est requise.

En cas d’annulation ou de force majeure, les Parties se concertent immédiatement afin de limiter les coûts et d’appliquer les conditions des prestataires. Aucune Partie ne peut engager une dépense supplémentaire pour le compte de l’autre sans son accord écrit préalable.

Fait à Seraing, le 27 août 2026, en deux exemplaires, chacune des Parties reconnaissant avoir reçu le sien.

CHARGE

• le service de prévention - pôle inclusion sociale (aînés-santé) du suivi général de la présente décision ; 
• le service de prévention - pôle inclusion sociale de demander à la prochaine modification budgétaire d'inscrire la dépense prévue ; 
• le service de la communication de diffuser les informations relatives au voyage organisé par l'a.s.b.l. SYNDICAT D'INITIATIVE de SERAING, 

IMPUTE

la dépense d’un montant maximum de 2.300 €, T.V.A. comprise, sur l’article budgétaire dont les crédits nécessaires seront inscrits à l'article 83206/124-48/-/038, ainsi libellé dans le cadre de la modification budgétaire n° 2 : "Affaires sociales - Frais techniques divers". Il est précisé que cette modification budgétaire n'engendrera pas de dépense supplémentaire pour la Ville car l'article 56100/332-02/-/047, ainsi libellé : "Tourisme - Subvention au syndicat d'initiative de SERAING" sera diminué en conséquence.

Les dépenses relatives au déplacement de Mme Kim HAEYEN, Échevine, estimées à maximum 900 €, seront imputées sur l'article budgétaire 10500/123-16 (Sce 002), ainsi libellé : "Frais de réception et de représentation", dont le disponible s’élève à 28.399,23 €, sur présentation de pièces justificatives.