Convention de partenariat dans le cadre de l'organisation des "Relais pour la vie 2024 ", en collaboration avec la Fondation contre le Cancer, les 25 et 26 mai 2024.

Considérant la demande de la Fondation contre le Cancer, représentée par M. Bruno COLMANT, Directeur général, datée du 2 octobre 2023, par laquelle elle sollicite la collaboration de la Ville de SERAING pour l'organisation des "Relais pour la vie 2024", les 25 et 26 mai 2024 ;

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et plus particulièrement l’article L1122‑30 ;

Considérant que cette collaboration nécessite la conclusion d'une convention de partenariat à soumettre à l'accord du conseil communal ;

Considérant le projet de convention de partenariat ;

Attendu que l'organisation de cette activité sur le territoire de la Ville serait profitable à la population sérésienne et serait une vitrine pour la Ville ;

Vu la décision du collège communal du 5 avril 2024 arrêtant l’ordre du jour de la présente séance,

Vu le procès-verbal de la commission préparatoire relatif au présent point,

ARRÊTE

par 35 voix "pour",  0  voix "contre", 0 abstention, le nombre de votants étant de 35, les termes de la convention entre la Ville de SERAING et la Fondation contre le Cancer/Relais pour la vie, comme suit :

CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE A L’ACCUEIL DES RELAIS POUR LA VIE - les 25 ET 26 mai 2024

SERAING

ENTRE, D'UNE PART,

la Fondation contre le Cancer/comité relais pour la vie représentée par M. Bruno COLMANT, Directeur général, M. Philippe LEJEUNE, Coordinateur, organisateurs du Relais pour la vie 2024, ci-après dénommée "l’organisateur",

ET, D'AUTRE PART, la Ville de SERAING, organisatrice des Relais pour la vie, représentée par Mme Déborah GÉRADON, Bourgmestre, et M. Bruno ADAM, Directeur général, ci‑après, dénommée "la Ville",

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

CHAPITRE 1 : Réunions préparatoires

ARTICLE 1.- La Ville a l’obligation d’organiser, dans le courant du mois d’avril ou mai, sur son territoire, une réunion entre l’organisateur, les représentants communaux et la zone de police, les services des travaux et du protocole (si nécessaire).

ARTICLE 2.- La Ville a l’obligation d’être présente ou de se faire représenter à toutes autres réunions préparatoires organisées.

CHAPITRE 2 : Locaux

ARTICLE 3.- La Ville est tenue de prévoir les locaux suivants :

1. des sanitaires réservés aux participants ;
2. le hall du Bois de l’Abbaye dans son entièreté ;
3. la piste d’athlétisme du Bois de l’Abbaye ;
4. un local sécurisé pour y placer un coffre-fort ;
5. le parking du hall du Bois de l’Abbaye.

CHAPITRE 3 : Le site

ARTICLE 4.- Sur le site, la Ville est tenue de prévoir :

1. la mise à disposition de barrières de type "NADAR", Les barrières seront libres de toute publicité ;
2. le placement de 35 chalets de 2 m x 3 m ;
3. la mise à disposition d’homme pour le montage et démontage de l’évènement ;
4. le placement d’un podium scène ;
5. le placement d’un chapiteau de 12 m x 6 m ;
6. le placement d’un conteneur loge artiste ;
7. la mise à disposition de 6 chapelles électriques (si besoin) ;
8. une arrivée d’eau sur le site ;
9. la mise à disposition des tonnelles du service des grands évènements ;
10. la mise à disposition de tables, chaises ;
11. les divers contrôles de structures et de stabilité ;
12. les frais Unisono ;
13. remplacement de banderoles promotionnelles ;
14. affichage selon disponibilité dans les Clear Channel de la Ville ;
15. sonorisation et illuminations du podium ;
16. gardiennage de nuit du site durant le montage et démontage de l’évènement, etc.

ARTICLE 5.- Tous les frais afférant à l’application des obligations prévues aux articles de la présente convention sont à charge de la Ville, notamment la prise en charge des frais énergétiques (eau, électricité), du gardiennage art. 4/16 du site par une société agréée, et ce, durant les montage et démontage de la manifestation.

ARTICLE 6.- Tous les frais de contrats de sécurité (AIB Vinçotte ou autres) pour la stabilité du podium, des groupes électrogènes et leur chapelles, chapiteaux et toutes autres structures provisoires, etc., seront à charge de la commune. Art. 4/11

CHAPITRE 5 : Divers

ARTICLE 7.- Les parties s’engagent à exécuter de bonne foi les engagements qu’elles prennent ce jour avec un souci de collaboration et de solidarité dans l’accomplissement des obligations découlant de la présente convention.

Tout litige concernant les obligations nées des dispositions contractuelles présentes sera, si possible, réglé de commun accord dans l’esprit des dispositions de la présente convention.

A défaut, les tribunaux de LIÈGE seront les seuls compétents.

ARTICLE 8.- L’organisateur est tenu de prévoir :

1. un élévateur suffisamment puissant pour décharger et recharger les chalets ou autres, du mercredi 22 au mercredi 29 mai 2024 ;
2. des groupes électrogènes d’une puissance suffisante pour le bon déroulement de l’évènement.

ARTICLE 9.- Tout ajout, retrait ou modification de la présente convention doit faire l’objet d’un avenant dument signé par les parties.

Fait à SERAING, le 15 avril 2024.

En double exemplaire, chacune des parties déclarant en avoir reçu l’exemplaire lui étant destiné.