Accueil extra-scolaire. Règlement général relatif aux plaines de vacances. Modification

Le Conseil communal,

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;

Considérant que les plaines communales de vacances sont organisées chaque année par le service de l'Accueil extra-scolaire (AES) de la Ville de Stavelot ;

Considérant que les activités proposées sont diverses et variées et que les enfants sont encadrés par des animateurs, conformément aux normes ONE ;

Considérant que, pour cela, il y a lieu de fixer les conditions générales d'organisation à respecter ;

Attendu que dans le cadre du dossier de renouvellement de l'agrément, un nouveau projet règlement a été établi par la coordinatrice de l'AES, en collaboration avec la direction générale et le délégué à la protection des données ; que celui-ci a été approuvé par le Conseil communal en date du 24 avril 2025;

Attendu les observations émises par l'ONE dans le cadre de la demande de renouvellement d'agrément, qui impliquent une modification du règlement d'ordre intérieur approuvé;

Après en avoir délibéré,

A l'unanimité,

Décide :

Article 1 : D'arrêter comme suit le Règlement d'Ordre Intérieur des Plaines communales de vacances pour la Ville de Stavelot tel que modifié  :

Missions

La plaine communale a été mise en place afin de répondre à une demande et à un manque croissant en matière d’accueil extrascolaire. Nous avons établi nos horaires, nos tranches d’âge et nos lieux de manière à répondre au mieux à ce problème.

Les activités de la plaine communale de vacances ne sont pas des activités de stages. C’est-à-dire que nous proposons aux enfants des activités récréatives, créatives et ludiques mais il ne s’agit en rien d’activités chargées à transmettre une connaissance bien précise aux enfants (par exemple : la technique de la peinture abstraite).

Nous mettons à la disposition des parents et des enfants un système d’accueil de qualité, sécurisé, adapté et qualifié.

Un projet pédagogique a été réalisé avec l’équipe de la plaine communale et chaque animateur est prié de s’y conformer dans le choix de ses activités et dans sa technique de travail. Ce projet reprend les valeurs essentielles qui dirigent notre vie quotidienne dont les animateurs sont chargés de transmettre à travers leurs animations (respect d’autrui, du matériel, alimentation saine, responsabilisation, autonomie, etc.)

Personnel

Sont présents tous les jours, le coordinateur de centre de vacances et trois animateurs possédant des compétences sûres en matière d’éducation (puéricultrice – auxiliaire de l’enfance - éducatrice) mais aussi des étudiants âgés de 16 ans minimum et qui montrent un attrait pour l’univers des enfants. Le personnel est choisi pour ses qualités humaines et son expérience en animation. Chaque groupe d’enfants a un animateur de référence.  Les parents disposent des coordonnées du coordinateur de centre de vacances et peuvent le joindre à tout moment.

Accès 

Les enfants sont accueillis soit à :

• Stavelot : accueil extrascolaire, locaux de la Récréation à Basse-Cour 2B, 4970 Stavelot (ancienne crèche communale).
• Francorchamps : école communale, Place Emile Jamar 1, 4970 Francorchamps

Personne responsable 

La coordinatrice/ le coordinateur (TEXTE MASQUÉ | RGPD) du centre de vacances au 0496/67.09.29

Horaire d’ouverture

Du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h. Animations de 9h30 à 16h. Le temps de midi est pris en charge par nos animateurs.

Responsabilité

Les enfants sont sous la responsabilité de l’Administration Communale uniquement pendant les heures officielles d’ouverture et à condition qu’ils soient inscrits conformément aux modalités du présent règlement.

Les parents qui désirent que leur enfant rentre seul à la maison ou accompagné d’une tierce personne doivent le stipuler sur la fiche d’inscription et par écrit au coordinateur de la plaine (voir le talon de la fiche d’inscription transmise avant chaque plaine, à compléter). C'est possible à partir de 10 ans.

Dès son départ, l’enfant autorisé à quitter seul la plaine est sous la responsabilité de son représentant légal.

Retard des parents

En cas de retard à l’accueil du soir, le parent à l’obligation de prévenir le/la responsable, au 0496/67.09.29. De plus, il sera demandé aux parents de payer un supplément de 5,00 euros par ¼ d’heure de retard. La responsable ou l’animateur/trice contactera un autre membre de la famille lorsque le parent aura plus de ¾ d’heure de retard.

En cas d’absence de réponse après ¾ d’heure de retard, l’enfant sera confié au service de Police.

Admission d’inscription 

Tout enfant âgé de 2.5 à 14 ans.

Les inscriptions se font UNIQUEMENT par téléphone auprès du coordinateur de centre de vacances. Aucune inscription via un autre canal (sms, messagerie vocale, Messenger, mail, …) ne sera prise en compte.

Tout parent est tenu de remplir les formulaires d’inscription comportant une fiche-santé, ainsi que de lire le règlement d’ordre intérieur.

L’inscription à la plaine est effective à partir du moment où les documents d’inscription, dont la fiche santé, sont remplis, renvoyés au coordinateur et le paiement est effectué sur le compte suivant : BE 38 0910 1288 5972 (avec en communication, le nom et le prénom de l’enfant ainsi que la date de la semaine de plaine). La fiche-santé est à renvoyer au coordinateur des plaines au plus tard une semaine avant le début de la plaine à l’adresse suivante : Place Saint Remacle, 32 à 4970 Stavelot ou par email à l’adresse : [email protected].

La limite de capacité d’accueil est de 35 à 70 enfants par jour (selon les lieux), ce qui équivaut à 8 enfants par animateur (pour les enfants de moins de 6 ans), et à 12 enfants par animateur (pour les enfants de plus de 6 ans). Les enfants pourront participer aux plaines d’été à concurrence de 2 semaines et durant les autres plaines, à concurrence d’une semaine.  Cela étant, si certains stages sont incomplets et que les parents ont indiqué vouloir inscrire leurs enfants à d’autres semaines de stage, le service en tiendra compte et ce, par ordre d’inscription de la demande.

Pour tout désistement non prévenu, le service peut demander le remboursement aux parents.

En cas d’accident ou de maladie empêchant l’enfant d’assister à la plaine, les parents doivent prévenir le coordinateur et faire parvenir un certificat médical au service pour pouvoir obtenir le remboursement des frais d’inscription. Sans certificat médical aucun remboursement ne sera effectué.

Contribution financière :

Nous proposons aux familles nombreuses des réductions à condition que plusieurs enfants de la même famille soient présents en même temps à la plaine communale.

Remarque : une participation financière supplémentaire pourrait être demandée en fonction des activités prévues (ex : excursion)

Le paiement se fait par virement bancaire au moment de l’inscription afin de valider celle-ci, sur le compte

BE38 0910 1288 5972.

En cas de non-paiement avant le début des plaines, l’inscription pourra être annulée au profit d’un autre enfant qui est sur liste d’attente.

Rappel :

Afin de réduire le coût de l’inscription à un stage, plusieurs solutions vous sont proposées :

• Un remboursement « mutuelle » (variable selon la mutuelle) ;
• Le paiement avec des chèques « Sport » (à demander à votre CPAS) ;
• Une attestation fiscale est envoyée par l’organisateur du stage et transmises par voie électronique incluses dans MyMinfin afin de déduire aux contributions (valable pour les enfants de moins de 12 ans) ;
• Une intervention financière du CPAS (sous certaines conditions -> vous adresser au CPAS de la commune).

Alimentation 

Les enfants sont priés d’amener leurs tartines, leurs collations et leurs boissons. L’eau étant potable à Stavelot, l’enfant pourra remplir sa gourde durant toute la journée. Un frigo est également à disposition sur simple demande.

Organisation d’une journée type

Nous répartissons les groupes selon les compétences de chacun. Les enfants sont donc divisés en deux ou trois grands groupes (selon les locaux) : les enfants de 2.5 à 6 ans, les enfants de 7 à 9 ans et les enfants de 10 à 14 ans. Ou les enfants de 3 à 6 ans et les enfants de 7 à 14 ans. Le nombre de groupes varie selon le nombre d’enfants.

Matériel à apporter 

Il est demandé à chaque enfant d’apporter des vêtements de rechange ainsi que des chaussures, un K-Way. Les enfants doivent être habillés en fonction du temps et avoir le nécessaire pour se couvrir en prévention à un éventuel changement climatique.

Afin d’éviter tout vol ou dégradation, il est demandé aux enfants de ne pas apporter leurs jouets personnels ni GSM. La plaine communale décline toute responsabilité en cas de dégradation, perte ou vol de vêtements et de tout bien personnel. Il est conseillé d’inscrire le nom de l’enfant sur les étiquettes des vêtements et sur son matériel de pique-nique.

Les enfants ayant accès au jardin, veillez à leur mettre des habits pouvant être salis. Une paire de bottes peut aussi être apportée en cas de mauvais temps. Pour les enfants qui ne sont pas encore propres, les parents veilleront à prévoir des langes et des lingettes en suffisance ainsi que des habits de rechange.

Pour les siestes, les enfants peuvent apporter leur doudou, tétine et tout ce qui leur permettront de bien dormir. Nous mettons à leur disposition un lit, un oreiller, une couverture et une veilleuse musicale.

Photographies

Durant les plaines, les enfants seront pris en photo par les animateurs. Ces photos seront visibles, sauf avis contraire de leur parent (à remplir sur le document à cet effet) sur le site Internet de la ville de Stavelot (www.stavelot.be) ainsi que sur le compte Facebook de la RéCréation.

Mesures de prévention

Des mesures d’écartement préventives seront prises à l’égard des enfants qui présentent des problèmes contagieux (voir tableau d’éviction https://www.momesensante.be/pdf/momes_en_sante_complet.pdf).

Lorsqu’un enfant est malade en cours de journée, les parents seront avertis et on leur demandera de venir le chercher pour éviter au maximum le risque d’épidémie et de contagion.

Si l’état général de l’enfant est fort altéré, même si la maladie ne fait pas partie du tableau d’éviction, sa surveillance ne pourra être prise en charge par l’équipe d’animation. Le coordinateur contactera alors les parents pour qu’ils viennent chercher leur enfant. Celui-ci sera réadmis lorsque son état général le permettra. Un certificat médical pourra vous être demandé avant d’autoriser l’enfant à fréquenter à nouveau le service d’accueil.

L’équipe se réserve le droit d’appeler le médecin traitant de l’enfant (information se trouvant dans la fiche-santé) ou un autre si celui-ci n’est pas disponible (le médecin de garde) voire le service 112 en cas de problème.

Le personnel dispose d’une trousse de secours avec le nécessaire pour les premiers soins.

Aucun médicament ne pourra être administré par le personnel pendant la période de garde sauf s’il y a prescription ou mot du médecin. (Alors les parents veilleront à inscrire sur la boîte le nom et le prénom, les heures d’administration et le dosage).

Assurances 

Une assurance couvre le personnel de la plaine communale de vacances en cas de responsabilité de celui-ci dans un accident mais décline toute responsabilité en cas de dégradation, de vol ou de perte de vêtement, de lunettes, etc. Il est recommandé que les enfants soient couverts par l’assurance familiale de leurs parents. Nous vous conseillons d’inscrire le nom de votre enfant sur les étiquettes de ses vêtements.

Durant les heures de plaine, votre enfant est également couvert en responsabilité civile et pour les accidents corporels.

Il est demandé aux parents d’éviter d’être présents sur le lieu d’activité en même temps que leur enfant (ex : piscine communale, site d’activités) durant les heures d’animation pour le bon déroulement de l’activité et pour la sécurité de chacun. Dans le cas où un parent serait présent et si cette présence altère le bon fonctionnement de l’activité, le coordinateur peut demander au parent de reprendre son enfant.

Accueil des enfants à besoins spécifiques

La Plaine communale offre la possibilité d’accueillir des enfants porteurs d’un handicap suivant une analyse de la demande faite avec le coordinateur.

Projet pédagogique

Un projet pédagogique a été réalisé et est à la disposition des parents sur une simple demande. Lors de la première inscription d’un enfant à la plaine communale, le projet pédagogique est inséré dans le courrier comprenant la fiche médicale et le règlement d’ordre intérieur.

Sorties

Les enfants ne peuvent sortir de l’enceinte des bâtiments, que ce soit des locaux ou des cours, sans autorisation du personnel encadrant (responsable, animateurs, étudiants,…). Par ailleurs, les enfants pour lesquels une autorisation de retourner seul(s) fin de journée, avec décharge de responsabilité, a été signée sur les formulaires d’inscription, devront systématiquement avertir un membre du personnel avant de quitter les lieux.

Sanctions

Les enfants doivent respecter le règlement d’ordre intérieur, le personnel, les autres enfants ainsi que la charte de « savoir vivre » affichée dans le lieu d’accueil, et enfin le matériel mis à leur disposition. Il est demandé aux parents de signer la bonne lecture et acceptation de ce règlement d’ordre intérieur via le formulaire d’inscription. Tout manquement à ce règlement est susceptible d’entraîner des sanctions de la part de l’équipe d’animation. Ces sanctions pouvant aller jusqu’au renvoi définitif de l’enfant de la plaine.

Déclaration de confidentialité

1. L’identité et les coordonnées du responsable du traitement :

La Ville de Stavelot, située au 32 Place Saint-Remacle à 4970 Stavelot, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Les coordonnées du délégué à la protection des données :

Le DPO a une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il s’assure que l’ensemble du personnel agit avec professionnalisme et confidentialité. Il est également la personne de contact pour répondre à vos questions quant à l’application du RGPD. La Ville de Stavelot a désigné comme délégué à la protection des données (DPO) Octogone Consulting SRL. Vous pouvez le contacter par mail à l’adresse [email protected] ou par courrier à son attention à l’adresse mentionnée au point 1.

3. Les finalités du traitement :

La Ville de Stavelot traite vos données à caractère personnel concernées par le présent formulaire pour atteindre les finalités déterminées suivantes :

• Formaliser l’inscription aux plaines de vacances, organiser celles-ci ;
• Contacter un proche de l’enfant en cas d’urgence ;
• Veiller au bien-être de l’enfant, à sa sécurité et au fait qu’il bénéficie d’un encadrement adapté ;
• Obtenir les subsides de l’ONE ;
• Editer les fiches fiscales et les transmettre aux parents ;
• Photographier une personne ;
• Utiliser cette image conformément aux finalités précisées dans le formulaire de consentement de la fiche santé.

4. La base de licéité du traitement et l’exception de l’article 9 du RGPD :

Concernant l’organisation des plaines communales, la Ville de Stavelot se fonde sur sa mission d’intérêt public (article 6, 1, e) du RGPD) ;

Concernant la prise et la diffusion des images, la base de licéité du traitement des données est le consentement (article 6, 1, a) du RGPD).

Concernant le traitement en principe interdit de données médicales dans le cadre de l’organisation des plaines communales (art. 9 du RGPD), la Ville se fonde sur la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée (art. 9, 2, c) du RGPD)

5. Les catégories de données et de destinataires :

Les catégories de données traitées sont :

• Les données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse…) ;
• Le numéro de registre national (uniquement dans le cadre de l’obtention pour les parents d’une fiche fiscale) ;
• Les données médicales ;
• Les images.

Les catégories de destinataires des données à caractère personnel sont :

• La personne concernée elle-même et les proches autres que les parents à contacter en cas d’urgence ;
• Le coordinateur/ à la coordinatrice des plaines ainsi qu’au personnel chargé de gérer les plaines communales pour assurer leurs missions ;
• Le service du personnel de la Ville de Stavelot et le SPF Finances pour l’établissement des fiches fiscales ;
• Le service des finances de la Ville de Stavelot pour la facturation des prestations fournies par la Ville ;
• L’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE) en vue de la perception des subsides octroyés dans ce cadre ;
• Le service de l’Aide à la Jeunesse (SAJ) et au Service de Protection de la Jeunesse (SPJ) dans les cas spécifiques liées à leurs compétences respectives.

6. La durée de conservation :

Les données médicales de la fiche santé ne sont conservées que durant le déroulement des plaines communales. Une fois les plaines terminées, les données de santé n’étant plus nécessaires, elles ne seront plus conservées. En revanche, en cas d’incident ou réclamation, les données de santé pourraient être conservées aussi longtemps que nécessaire pour le traitement de la réclamation et ce, dans le respect des obligations légales et réglementaires en vigueur.

Les données de la fiche d’inscription seront conservées pour une durée de trois ans afin d’assurer la gestion des finances de la Ville (inscriptions, paiements, fiches fiscales, remboursements…). Après l’écoulement de cette période, les données seront détruites.

Les images sont conservées aussi longtemps que les consentements restent valables. Une fois que ceux-ci ne sont plus valables, les images ne sont plus conservées, sous réserve de l’application d’autres règlementations en vigueur. Les traitements réalisés avant le retrait de ces consentements restent licites.

7. Les droits des personnes concernées :

• En tant que personne directement concernée par le traitement des données, vous avez le droit de demander à la Ville de Stavelot l’accès aux données, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement, ou le droit à la portabilité.
• Vous disposez du droit de retirer votre consentement, ce qui entraine que les traitements fondés sur celui-ci doivent cesser. Cependant, les opérations réalisées avant le retrait sur cette base restent licites. 
• Si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou exercer vos droits, nous vous invitons à contacter le service AES ou directement le DPO, dont les coordonnées sont reprises au point 2.

8. Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle :

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais. Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction et/ou que vous estimez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) via des formulaires disponibles sur le site internet de l’APD qu’il s’agit de renvoyer par courrier à l’adresse : Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via leur site internet (https://autoriteprotectiondonnees.be).

9. L’exigence de fourniture des données

Concernant l’inscription aux plaines communales, certaines données, comme celles liées à la santé de l’enfant, sont nécessaires pour garantir sa sécurité lors des activités. Leur non-fourniture pourrait empêcher l’inscription.

Concernant la prise d’image, le consentement étant libre, l’exigence de fourniture des données à caractère personnel n’a pas un caractère réglementaire ou contractuel et ne conditionne pas la conclusion d’un contrat. La non-fourniture de ces données à caractère personnel n’entraine aucune conséquence pour la personne concernée.

10. La prise de décision automatisée :

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Article 2 : Le présent règlement annule et remplace le précédent.  Il sera publié tel que prévu aux articles L1133-1 et L1133-2 du CDLD.