Synergies entre la Ville et le Centre public d’action sociale. Rapport administratif 2022. Approbation.
Vu la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d’action sociale, et plus particulièrement son article 26 bis, modifié par le décret du 19 juillet 2018;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et plus particulièrement son article L1122-11, modifié par le décret du 19 juillet 2018;
Vu le décret du 19 juillet 2018 intégrant le renforcement des synergies dans la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d’action sociale;
Vu le décret du 19 juillet 2018 intégrant le renforcement des synergies dans le Code de la démocratie locale et de la décentralisation;
Vu la déclaration de politique communale approuvée par le conseil communal le 17 décembre 2018;
Vu le programme stratégique transversal adopté par le collège communal le 13 septembre 2019;
Vu la déclaration de politique sociale approuvée le 4 mars 2019 par le conseil de l’action sociale;
Vu le programme stratégique transversal adopté par le conseil de l’action sociale le 2 octobre 2019;
Considérant que le rapport annuel 2022 sur les synergies a été soumis aux comités de direction des deux institutions réunis conjointement le 5 octobre 2023, conformément aux décrets du 19 juillet 2018;
Considérant que le rapport annuel sur les synergies a été soumis au comité de concertation visé par l’article 26, § 2 de la loi organique des centres publics d’action sociale et en exécution des décrets du 19 juillet 2018, lequel a été convoqué le 12 octobre 2023; que ledit comité n’a pas usé de sa faculté de modification du rapport;
Considérant que ledit rapport 2022 sur les synergies a été présenté et débattu lors de la séance conjointe le 16 octobre 2023 au cours de laquelle aucune modification n’a été apportée;
Considérant que le rapport annuel sur les synergies, après avoir été présenté et débattu lors d’une réunion annuelle commune et publique du conseil communal et du conseil de l’action sociale au cours de laquelle des modifications peuvent être apportées, doit ensuite être adopté par chacun des conseils;
Sur proposition du collège communal;
A l'unanimité;
DÉCIDE
d'approuver le rapport annuel 2022 sur les synergies entre la Ville et le Centre public d'action sociale, présenté et débattu lors de la séance conjointe le 16 octobre 2023, dont les termes suivent :
I. Contexte
La commune et le CPAS partagent le même territoire d'action, œuvrent pour la même population et consacrent ensemble les ressources disponibles pour répondre aux besoins des mêmes citoyens.
Les synergies entre la Ville et le CPAS ne sont pas neuves à Tournai. La politique en la matière a été poursuivie et accélérée lors de la précédente législature. Les administrations et les responsables de la majorité ont travaillé de concert afin de construire un plan d'action répondant à la fois à la volonté politique exprimée et à la faisabilité administrative des mesures envisagées.
Dans l'objectif de gérer au mieux les ressources des deux administrations et, corollairement, de réaliser des économies d'échelle, les synergies concernaient :
- les services de support : direction générale, direction des ressources humaines, service interne de prévention et de protection, direction financière et comptable, direction juridique, direction des marchés publics, direction des systèmes de l'information et des télécommunications;
- les services verticaux : les crèches, les services patrimoines, le service d'aide à l'intégration sociale, les services des travaux.
Ces ambitions ont été reprises dans la déclaration de politique communale et dans la déclaration de politique sociale adoptées par les conseils respectifs, pour ensuite être déclinées dans le programme stratégique transversal de chaque institution.
La mise en place de synergies n'est pas une finalité, c'est un moyen qui doit servir la stratégie globale de l'activité locale. C'est la raison pour laquelle les synergies s'inscrivent pleinement dans le programme stratégique transversal.
À Tournai, si la Ville et le CPAS ont décidé de développer leur PST propre, les deux institutions ont fait le choix d'inscrire un projet commun décliné en 13 actions. Le pilotage de celles-ci relève soit d'une institution, soit de l'autre, soit des deux. L'objectif global de ces synergies consiste à coopérer/se coordonner pour dégager des actions in fine en faveur du bien-être collectif.
Un bilan des synergies réalisées et une programmation de celles projetées doit être annuellement établi, conformément aux deux décrets du 19 juillet 2018 venus encadrer cette démarche.
II. Cadre légal et portée
Le CPAS et la commune sont étroitement liés sur le territoire communal. Nombre de dispositifs de la loi organique et du code de la démocratie locale et de la décentralisation instituent ce lien fonctionnel.
Deux décrets ont été promulgués en 2018 en vue de renforcer ce cadre juridique. Il s'agit du :
- décret du 19 juillet 2018 intégrant le renforcement des synergies dans le Code de la démocratie locale et de la décentralisation
- par décret du 19 juillet 2018 intégrant le renforcement des synergies dans la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale.
Ils ont pour ambition de contribuer à l'implémentation d'une gouvernance locale centrée sur l'action où les acteurs mutualisent au mieux leurs ressources pour accroître et améliorer le service au public.
On soulignera que les décrets définissent notamment une synergie comme suit :
« une synergie entre la commune et le CPAS est une volonté commune et partagée de gérer et réaliser un service, une action, un projet ou une mission ensemble ou encore de confier à une des institutions locales la réalisation ou la gestion d'un service, d'une action, d'un projet ou d'une mission en vue d'opérer des économies d'échelles, d'accroître l'efficacité organisationnelle et de viser l'efficience du service public en respect des missions et de l'autonomie de chacun… ».
Ces décrets instituent l'obligation pour les directeurs généraux des communes et des CPAS, d'établir annuellement et conjointement un rapport annuel sur l'ensemble des synergies existantes et à développer.
Le canevas de ce rapport a été fixé par le Gouvernement wallon par un Arrêté du 28 mars 2019.
Le rapport annuel dont question doit être soumis à l'avis des comités de direction de la commune et du CPAS réunis conjointement, puis présenté au comité de concertation qui dispose de la faculté de le modifier, avant d'être débattu lors de la réunion annuelle du conseil conjoint.
III. Rapport annuel
Conformément au canevas arrêté par le Gouvernement wallon, le rapport annuel sur les synergies doit comprendre au moins les grilles et tableaux suivants :
- un tableau de bord des synergies réalisées et en cours;
- un tableau de programmation annuelle des synergies projetées;
- pour chaque type de service support, une matrice de coopération;
- une grille de synthèse déterminant un niveau global de rassemblement des services de support;
- un tableau des marchés publics.
Les décrets du 19 juillet 2018 déterminent les services de support comme suit :
« ce sont les services qui regroupent l'ensemble des prestations internes qui contribuent indirectement à la mission première de l'administration publique et qui sont nécessaires à la réalisation des missions et objectifs. Ils sont constitués principalement des services achats, ressources humaines, maintenance et informatique ».
Le présent rapport vise :
- les synergies des services de support au regard des décrets et de l'arrêté du gouvernement précités;
- les synergies initiées dans d'autres secteurs des deux administrations.
Le présent rapport a été présenté aux comités de direction de la Ville et du CPAS réunis conjointement le 5 octobre 2023. Il a ensuite été soumis au comité de concertation convoqué le 12 octobre 2023, lequel n'a pas usé de la faculté de le modifier.
1. Synergies réalisées et en cours
Pour chaque synergie, il s'agit d'identifier :
- l'objectif principal : satisfaction du citoyen, performance administrative ou moyens;
- le mode opératoire de mise en œuvre : coopératif (deux administrations organisent ensemble la réalisation de prestations de support pour l'ensemble) ou délégatif (une administration opère des prestations de support pour l'autre. Celle-ci devient cliente de la première);
- l'administration pilote;
- le responsable administratif;
- les résultats.
Une distinction est établie selon qu'il s'agit des services supports tels que visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'article 5 de l'arrêté du gouvernement wallon du 28 mars 2019, et les autres services.
1.1 Les services de support tels que visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'arrêté du gouvernement wallon du 28 mars 2019
Direction des ressources humaines
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Synergies réalisées et Synergies en cours |
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Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
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Synergies réalisées |
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Recrutement d'une directrice des ressources humaines |
Harmoniser les processus de gestion des ressources humaines = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général |
Une directrice des ressources humaines a été désignée en janvier 2017. |
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Établissement d'un organigramme « reflet » |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général |
L'organigramme de l'Administration communale a été actualisé et validé par le collège communal du 24 juin 2021. Le CPAS a adopté un organigramme le 24 mars 2017, permettant ainsi d'identifier les synergies possibles. |
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Organisation d'examens et participation à des comités de sélection |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
La Ville et le CPAS organisent des examens communs en vue de constituer des réserves de recrutement de nominations. Le jury est constitué de personnel Ville et CPAS. |
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Renforcement de l'action commune du service social au personnel |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Dans le cadre du plan d'urgence, volet PIPS (plan d'intervention psychosociale), le coordinateur a été désigné par le collège communal. Un adjoint doit être désigné par le CPAS en vue de travailler en collaboration sur le fonctionnement du PIPS. Dans le cadre de l'aide directe aux membres du personnel, le service social de chaque institution assure : - un support psychosocial au personnel; - une aide dans le cadre de la gestion financière personnelle |
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Organisation conjointe d'avantages et d'événements à destination du personnel Ville et CPAS |
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Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Un travail collaboratif a été mis en place en vue de développer les actions suivantes : Journée d'accueil pour les agents récemment engagés et formation à l'accueil (une fois par an) Avantages pour le personnel (réductions…) Cérémonie des vœux Décorations et distinctions honorifiques Fête de Saint-Nicolas Barbecue du mois de juin Actions bien-être et santé (prévention cancer, diabète…) |
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Mise à disposition par le CPAS d'articles 60 |
Favoriser un processus d'insertion socioprofessionnelle dans les deux institutions = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général DRH |
Une convention de partenariat a été conclue entre la Ville et le Centre public d'action sociale (CPAS) visant à organiser la mise à disposition d'agents article 60, § 7, par le Centre public d'action sociale (CPAS), au bénéfice de la Ville. Ces mises à disposition concernent toutes les divisions et directions, tant au niveau des métiers ouvriers qu'administratifs. Toute mise à disposition est précédée d'un entretien de sélection en vue d'analyser l'adéquation des compétences au poste proposé. |
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Mise en place d'une procédure commune de télétravail |
Harmoniser les processus de gestion des ressources humaines = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Un règlement et une procédure commune relative au télétravail occasionnel ont été mis en place depuis 2023. |
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Mettre à disposition, à temps plein, une cheffe de bureau administratif auprès du service du personnel du centre public d'action sociale (CPAS), en qualité de cheffe de division faisant fonction (depuis le 9/11/2020) promue chef de division en avril 2023. |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Effectif depuis novembre 2020 |
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Organisation de comités de négociations/concertation |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Organisation de réunions préalables aux comités afin d'avancer sur les sujets et projets communs. Avancées identiques pour les matières communes devant les comités de négociation. |
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Synergies en cours |
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Utilisation d'outils informatiques similaires |
Harmoniser les processus de gestion des ressources humaines = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général DRH |
Depuis 2016, un logiciel identique est utilisé pour la gestion de la paie. Une harmonisation des programmes soft RH est prévue en 2024 -> ajout de la gestion dématérialisée des évaluations, formations, congés, fiches de paie pour le CPAS et extension du personnel soumis au pointage pour la Ville. |
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Mise en place d'une gestion administrative du personnel commune |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
La mise à disposition d'un agent Ville au CPAS, en responsabilité de la DRH du CPAS permet des échanges en termes de procédures et d'interprétations juridiques. |
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Mise en place d'une gestion des ressources humaines commune |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Développement de nouvelles politiques RH : recrutements, formations, évaluations. Échanges de recherches, de bons procédés et de supports administratifs. Chaque entité reste cependant à l'initiative de ses actions. La mise en place d'une cellule formation et recrutement pourrait être constituée à destination des deux institutions (-> à évaluer à l’horizon 2026). |
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Harmonisation des statuts du personnel et règlement de travail dans le respect des spécificités de chaque institution |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Une révision des statuts et règlement de travail communs est en cours. Le nouveau statut administratif prendra ses effets en janvier 2024. La finalisation du règlement de travail et du statut pécuniaire est prévue courant 2024/2025. |
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Constitution par secteur d'une pyramide des âges en vue de constituer des réserves de recrutement communes dans le respect des spécificités de chaque institution |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Les statistiques de chaque institution servent de base au développement de la stratégie d'embauche. Cependant, les plans d'embauches des deux entités sont strictement limités à partir de 2023, ce qui réduit les possibilités d'action. Dans les domaines qui nécessitent le plus d’embauches, des réserves de recrutement sont constituées dans chaque entité (manœuvres, auxiliaires de nettoyage, puériculteurs, aide soignants, infirmiers, ...) |
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Direction informatique
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Synergies réalisées et Synergies en cours |
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Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
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Synergies réalisées |
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Acquisition du logiciel BAMBINO pour la crèche du CPAS |
Mise en place d'une infrastructure informatique commune = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
L'outil a été acquis et est opérationnel. Il est actuellement connecté au logiciel PEGASE pour la facturation. |
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Acquisition/location de l'application ONYX par le CPAS |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
L'outil est acquis et opérationnel. BAMBINO est connecté à ONYX. |
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Acquisition de l'application IMIO de suivi décisions |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
L'outil a été acquis et est opérationnel (cf. direction générale). |
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Acquisition d'une application de gestion du service social |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
L'outil est acquis en mutualisation avec le CPAS de Charleroi (CPAS développeur du logiciel SOCIABILI) et d'autres CPAS. La mise en production a été faite en février 2023. |
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Acquisition d'applications de : |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
L'outil ATAL a été mutualisé avec l'outil Ville. |
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Mise en place d'un numéro unique (5000) pour les agents du CPAS redirigé vers le numéro 5000 de la Ville et accès à l'interface GLPI (outil de ticketing) |
Mise en place d'un helpdesk commun = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Le numéro unique est en place et l'accès au ticketing (GLPI) est opérationnel pour les deux institutions. |
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Formation des agents Ville sur les applications CPAS |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Responsable de la direction informatique |
La formation des agents a eu lieu et les interventions sont aujourd'hui assurées par tous les membres du service. |
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Service helpdesk commun opérationnel |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Cf. mise en place d'un numéro unique. |
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Création d'un local technique au Pont de Maire permettant de stocker le matériel |
Localisation du service commun au Pont de Maire = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Les aménagements ont été réalisés : - le local technique est opérationnel; - les agents du CPAS ont leur bureau respectif |
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Commande du mobilier nécessaire à l'accueil des agents du CPAS |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
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Aménagement de l'espace bureau |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
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Déménagement des agents du CPAS vers le Pont de Maire |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
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Engagement d'une personne supplémentaire (engagement complémentaire en 2020) |
Coopératif |
Ville |
Directeur général DRH |
Le recrutement a été réalisé et l'agent est entré en service en mai 2018. |
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Engagement de 2 personnes supplémentaires |
Coopératif |
Ville |
Directeur général DRH |
Le recrutement a été réalisé et les agents sont entrés en service durant le 1er semestre 2020. |
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Réception du matériel actif |
Localisation du data center commun au CPAS = Performance administrative Moyens Gestion centralisée du petit matériel (magasin commun) |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Le nouveau local serveur est opérationnel dans les locaux du CPAS boulevard Lalaing. |
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Placement du matériel actif et tests de connectivité |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
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Déménagement des serveurs |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
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Envoi de l'inventaire « petit matériel » au service marchés publics du CPAS pour alignement |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général Responsable direction informatique |
Un marché conjoint a été passé en 2020. |
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Définition des procédures de commande des fournitures (cf. fonctionnement des services financiers des 2 institutions) |
Gestion centralisée du petit matériel (magasin commun) = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Les procédures ont été redéfinies et sont opérationnelles. |
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Lancement des marchés conjoints |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
Les besoins seront réestimés par rapport aux centrales de marchés auxquelles la Ville et le CPAS ont adhéré dernièrement. |
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Centralisation du magasin de consommable/petit matériel au Pont de Maire |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Responsable direction informatique |
La centralisation est opérationnelle. |
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Acquisition et développement d'un logiciel PST commun |
Harmoniser la gestion = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Responsable direction informatique |
L'outil est acquis et est opérationnel. |
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Implémentation de l'outil de gestion des bons de commande |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux/financiers Responsable direction informatique Responsable marchés publics |
L'outil est acquis et est opérationnel. |
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Migration des applications des maisons de repos sur infrastructure commune (au terme du contrat de maintenance des serveurs actuels) |
Mise en place d'une infrastructure informatique commune = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Responsable direction informatique |
La garantie des serveurs des maisons de repos a été prolongée. La migration a eu lieu en 2023. |
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Acquisition d'applications de : |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Responsable direction informatique |
Concernant les locations, un développement a été réalisé pour la gestion des demandes. Le suivi sera fait dans ATAL. Concernant la gestion du courrier, la Ville et le CPAS utilisent la solution iA.Docs d’IMIO. |
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Mise en place d'un intranet commun Ville-CPAS |
Coopératif |
Ville |
Responsables direction informatique, DRH et communication |
Le nouvel Intranet a été mis en place en 2023. Le contenu est enrichi progressivement. |
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Développement d'un nouveau site pour le CPAS sur le même outil que celui de la Ville |
Coopératif |
Ville |
Directeurs généraux Communication |
Le nouveau site Internet est en ligne pour la Ville. Le site du CPAS est prêt, en attente d’ajout de contenu. La mise en ligne est prévue fin 2023-début 2024. |
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Synergies en cours |
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Analyse de la compatibilité des applications du CPAS avec l'infrastructure commune virtualisée, estimation du budget nécessaire et phasage de la migration |
Mise en place d'une infrastructure informatique commune = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Responsable direction informatique |
L'analyse est réalisée. Les investissements ont été chiffrés. Ceux-ci seront réalisés en 2024. |
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Analyse de la téléphonie en vue de mettre en place une centrale commune Ville-CPAS |
Harmoniser la gestion = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Responsables direction informatique |
Une nouvelle centrale a été mise en service en 2022 à la Ville avec l'objectif d'une centrale commune. L'infrastructure sera ensuite mutualisée afin de rationaliser les coûts (d'investissement et opérationnels). La centrale commune est prévue pour 2024. (cf. synergie projetée). |
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Sécurisation des locaux informatiques (Ville et CPAS) |
Sécurité informatique |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Responsables direction informatique et Bureau étude bâtiments |
Un budget est sollicité en 2023 pour la sécurisation de tous les locaux abritant de l'équipement informatique : contrôle d'accès, détection/extinction incendie, climatisation… Réalisation prévue en 2024. |
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Passage une nouvelle version de l'outil E_bons de commande en concertation avec la direction marchés publics |
Harmoniser la gestion = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Responsables direction informatique et marchés publics |
Outre la formation interne (dernier trimestre 2021), les procédures seront harmonisées et opérationnelles fin 2023. |
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Engagement d'une personne supplémentaire sur le pay-roll CPAS |
Harmoniser la gestion = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général DRH |
Le recrutement est prévu fin 2023 (procédure en cours). |
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Direction des marchés publics
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Synergies réalisées et Synergies en cours |
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Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
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Synergies réalisées |
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Examen des convergences |
Mise en place d'un processus commun de gestion des marchés publics = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Réalisé en octobre 2020 |
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Rapprochement des services marchés publics des deux institutions |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Chef de division de la direction |
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Conception du plateau de travail (ville) |
Permettre d'accueillir les 3 collègues du CPAS = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Chef de division de la direction bureau d'études bâtiment |
Réalisation du projet par l'architecte d'intérieur de la Ville. |
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Mise à disposition de PC et téléphones |
Disposer d'un matériel commun = Moyens |
Coopératif |
Ville |
Chef de division de la direction DSITC |
Réalisation par la direction informatique. |
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Transfert physique le 15 septembre 2020 des 3 collègues |
Localisation sur un même site des équipes = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Chef de division faisant fonction de la direction |
Les services sont localisés sur un même site. Un responsable dirige les deux équipes. Les processus de gestion (méthode, procédures, outils) sont harmonisés. |
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Accès à e_Délib (Ville et CPAS) |
Permettre l'accès aux décisions des organes de gestion = Performance administrative Moyens |
Coopération |
Ville-CPAS |
Chef de division de la direction DG (s) |
L'accès est opérationnel. |
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Harmonisation des procédures |
Disposer d'une procédure d'achat ordinaire et extraordinaire unique entre les deux institutions = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Chef de division de la direction |
Réalisé en février 2021. |
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Fusion du logiciel 3P |
Permettre à l'ensemble de la direction d'avoir accès à l'ensemble des marchés Ville et CPAS = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Chef de division de la direction |
Réalisé janvier 2021. |
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Élaboration d'une convention globale de tous les marchés conjoints |
Réaliser des économies d'échelle et rationaliser les procédures = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Chef de division de la direction |
Réalisée au proposée au conseil communal de janvier 2021. Elle est adaptée à chaque nouveau marché pouvant être conjoint. |
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Finalisation de la conception du plateau de travail (ville) |
Permettre d'accueillir les 3 collègues du CPAS = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Chef de division de la direction Bureau d'études bâtiment |
Réalisé en octobre 2021. |
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Synergies en cours |
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Néant |
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Division technique - maintenance
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Synergies réalisées et Synergies en cours |
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Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
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Synergies réalisées |
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Partage de l'atelier mécanique |
Mise en convergence progressive des services techniques des deux institutions = Performance administrative Moyens |
Coopératif et délégatif |
Ville |
Directeur général DRH Responsable de la division technique-maintenance |
Une convention de mise à disposition a été conclue entre le CPAS et la Ville. Un agent du CPAS a été détaché à l'atelier mécanique de la Ville. Le parc automobile du CPAS est aujourd'hui entretenu par ce même atelier. |
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Mise en commun du magasin |
Optimaliser et rationaliser la gestion des stocks = Performance administrative Moyens |
Coopératif et délégatif |
Ville |
Directeur général DRH Responsable de la division technique-maintenance |
Deux agents du CPAS ont intégré le magasin situé au Pont de Maire et participent à la gestion informatisée via l'outil ATAL. |
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Synergies en cours |
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Examen des convergences possibles |
Mise en convergence progressive des services techniques des deux institutions = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeur général DRH Responsable de la division technique-maintenance |
Des contacts sont entrepris entre les deux institutions pour envisager les convergences et les rapprochements pour le secteur ouvrier. |
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Transfert de matériel de la menuiserie du CPAS au sein des ateliers du Pont de Maire |
Optimaliser et rationaliser la gestion = Performance administrative Moyens |
Coopératif et délégatif |
Ville |
Directeur général DRH Responsable de la division technique-maintenance |
Rationaliser et optimaliser le fonctionnement. |
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Prêt ponctuel du camion « grue-grappin » par la Ville au service des biens et travaux
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Optimaliser et rationaliser la gestion = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeur général DRH Responsable de la division technique-maintenance |
En fonction des besoins, le camion peut être mise à disposition. |
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1.2. Les autres services
Direction générale
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Synergies réalisées et Synergies en cours |
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Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
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Synergies réalisées |
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Affiliation du CPAS à l'intercommunale IMIO |
Harmoniser la gestion des processus de décision = Performance administrative |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général |
L'affiliation du CPAS a été décidée par le conseil de l'action sociale. La mise en œuvre a été initiée en janvier 2018. |
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Approbation de la convention-cadre de services avec |
Coopératif |
CPAS |
Directeur général |
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Utilisation d'outils informatiques similaires pour harmoniser les |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Des contacts réguliers se poursuivent entre les directions générales des deux institutions. |
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Intégration d'un objectif commun dans le programme stratégique transversal (PST) |
Améliorer la transversalité entre les deux institutions dans le développement stratégique = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Suite au comité de concertation, une volonté s'est dégagée de développer un projet commun de synergies, lequel est concrétisé dans le PST de chaque institution. Le suivi du projet se poursuit. Une évaluation a été présentée dans le cadre du bilan à mi-législature. |
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Amplifier la collaboration du CPAS avec le service reprographie de |
Harmoniser la logistique administrative = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Le CPAS sollicite régulièrement le service reprographie de la Ville, notamment pour les budgets, comptes, modifications budgétaires… Les demandes sont introduites via la procédure dématérialisée. |
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Organisation d'un service commun d'archives avec mise à disposition d'un agent de la Ville au CPAS |
Coopératif et délégatif |
CPAS |
Directeurs généraux |
La Ville a engagé un archiviste et l'a mis à disposition du CPAS en 2018. Les deux institutions travaillent à la gestion commune de leurs archives (centralisation, gestion…). Le nouvel archiviste de la Ville est entré en fonction en juin 2022. Une collaboration étroite est développée entre les deux services. Le projet de rassemblement des archives de la Ville et du CPAS dans un bâtiment du CPAS (« Monobloc ») se poursuit. Le subside sollicité auprès de la Région wallonne dans le cadre du plan de relance « bâtiments administratifs » a été accordé. |
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Étude de la faisabilité de la mise en commun des archives |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville |
Directeur général Bureau d'études bâtiments |
L'étude a été finalisée par IPALLE et a servi de base au dépôt d’un projet et à l’obtention d’un subside dans le cadre du plan du relance. |
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|
Création d'un service commun de sécurité de l'information et engagement d'un DPO commun |
Mettre en place une politique commune en matière de sécurité de l'information = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif et délégatif |
Ville-CPAS |
Directeur général faisant fonction |
La Ville a engagé un DPO en janvier 2018 qui travaille de concert avec les deux directions générales. La DPO a cependant quitté l’administration communale en juillet 2023. Dans l’attente du recrutement d’un nouveau DPO, le DPO adjoint du CPAS assure la fonction journalière pour la Ville. |
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Désignation d'un DPO adjoint au sein du CPAS |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Mise en conformité auprès de la Banque carrefour compte tenu du passage à 1/5e temps de la DPO mise à disposition du CPAS (devenue coordinatrice du PST à l'Administration communale). |
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Mise en place d'un comité de sécurité commun (RGPD) |
Mettre en place une politique commune en matière de sécurité de l'information = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Un comité de sécurité conjoint a été créé en vue de se conformer aux directives en matière de sécurité de l'information. |
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|
Organisation d'événements communs pour le personnel (Saint-Nicolas, Vœux) |
Rapprochement lors d'événements RH et rationalisation des coûts = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Depuis 2017, les deux institutions organisent conjointement des événements pour leur personnel (Saint-Nicolas, Vœux, remise des décorations et distinctions honorifiques, relais pour la vie, Petits déjeuners dans le cadre de la semaine du commerce équitable…). À cet effet, le département protocole du service communication organise les cérémonies pour les deux institutions. |
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Synergies en cours |
|||||||
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Mise en place d'un logiciel de gestion du courrier commun |
Harmoniser la logistique administrative = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
La Ville a débuté en 2021 l'implémentation d'un nouvel outil de gestion du courrier visant la dématérialisation complète du processus. L'expérience bénéficie au CPAS qui a fait l'acquisition du même outil en août 2022. Des formations communes avec l’intercommunale IMIO ont été organisées. |
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|
Mise en place d'un site Internet conjoint |
Harmonisation des outils de communication = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville |
Directeur général |
La Ville a passé un nouveau marché dans le cadre duquel le CPAS est intégré, y compris pour le développement d'un intranet commun aux deux administrations. Les développements se poursuivent. La Ville relaye les communications du CPAS sur ses outils digitaux. |
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|
Mise en place d'une collaboration dans le suivi du PST |
Harmonisation de la méthode de travail = Performance administrative |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeur général Coordinateur PST |
Des contacts réguliers ont lieu entre les deux institutions pour harmoniser la méthode de travail et les outils. |
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|
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|
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Direction financière et comptable
|
Synergies réalisées et Synergies en cours |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
|
Synergies réalisées |
|||||||
|
Constitution des budgets et MB en commun (Ville/CPAS) |
Harmoniser l'élaboration et la présentation des budgets et comptes = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Une concertation régulière est organisée pour harmoniser les méthodes de travail et le calendrier |
||
|
Harmonisation des calendriers (Ville/CPAS) |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
||||
|
Présentation identique des budgets et comptes |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
||||
|
Outils de gestion des marchés publics via un logiciel = Ville |
Harmoniser les outils informatiques = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
L'outil est opérationnel à la direction MAPU et consultable par la direction financière et comptable |
||
|
Outils de gestion des dépenses (E_finances) = CPAS |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
L'outil a été déployé au sein du CPAS et est opérationnel. Les agents ont été formés. |
|||
|
Outils de gestion de la facturation (ONYX) = CPAS |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
L'outil est en cours d'acquisition et d'implémentation |
|||
|
Remplacement des deux directeurs financiers par une même personne en cas d'absence (Ville/CPAS) |
Mettre en commun le personnel = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Un chef de division faisant fonction de la Ville était désigné pour remplacer les directeurs financiers des deux institutions en période de congé. Une convention de mise à disposition temporaire avait systématiquement été conclue pour les remplacements au CPAS. Cette situation n’est plus d’actualité compte tenu du changement de fonction. |
||
|
Harmonisation de la mise en place des provisions de trésorerie (Ville/CPAS) |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Les directeurs financiers se concertent pour une gestion efficace. |
|||
|
Vérification des délibérations relatives aux conventions de trésorerie, ouvertures et fermetures de comptes, caisses pour menues dépenses, fondations, dons, legs… (Ville/CPAS) |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Les directeurs financiers se concertent pour harmoniser les méthodes de travail. |
|||
|
Vérification des comptes de régularisation classe 48-49 et 56000 (Ville/CPAS) |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Des contacts se poursuivent entre les directeurs financiers en vue de la mise en œuvre de la méthode de vérification. |
|||
|
Harmonisation des procédures de fonctionnement des directions financières et comptables (Ville/CPAS) |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs financiers |
Des contacts se poursuivent entre les directeurs financiers en vue de l'harmonisation des procédures. |
|||
|
Synergies en cours |
|||||||
|
Implantation des deux directions sur un même site |
Mettre en commun le personnel = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Directeurs financiers |
La réflexion est poursuivie par les deux directions financières et comptables. |
||
Service planification d'urgence
|
Synergies réalisées et Synergies en cours |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
|
Synergies réalisées |
|||||||
|
Mise à disposition par le CPAS d'un travailleur social dans le cadre du PIPS |
Mettre en place un processus global et intégré dans le cadre du PIPS = Performance administrative Moyens |
Délégatif |
CPAS |
Directeur général |
Le coordinateur, agent Ville et l'adjoint, agent CPAS, travaillent en collaboration sur la mise en place du PIPS. Le CPAS va procéder au remplacement de l’agent qui avait été désigné.
|
||
|
Synergies en cours |
|||||||
|
Néant |
|
|
|
|
|
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Division jeunesse et sport - service des crèches
|
Synergies réalisées et Synergies en cours |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
|
Synergies réalisées |
|||||||
|
Néant |
|
|
|
|
|
|
|
|
Synergies en cours |
|||||||
|
Uniformisation de l'organisation du travail |
Mettre en place une structure de gestion unique = Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Des contacts réguliers se poursuivent entre les deux institutions |
||
Division gestion du territoire - service patrimoine
|
Synergies réalisées et Synergies en cours |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
|
Synergies réalisées |
|||||||
|
Néant |
|
|
|
|
|
|
|
|
Synergies en cours |
|||||||
|
Déclassement du matériel et de véhicules pour les deux entités |
Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Rationalisation des procédures qui bénéficient aux deux entités |
||
|
Développement du module de gestion patrimoine (ATAL) dans les deux entités |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Développement de la même méthode de travail et uniformisation des procédures |
||
|
Collaboration dans le cadre de la gestion des baux à ferme |
Établissement d'un diagnostic Mettre en place une structure de gestion unique = Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Développement de la même méthode de travail et uniformisation des procédures |
||
Division technique – Bureau d’études bâtiments
|
Synergies réalisées et Synergies en cours |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Réalisation |
Résultat attendu |
Résultat obtenu |
|
Synergies réalisées |
|||||||
|
Néant |
|
|
|
|
|
|
|
|
Synergies en cours |
|||||||
|
Installation de panneaux photovoltaïques sur les bâtiments du CPAS : analyse par le bureau d’études de la Ville |
Performance administrative Moyens Satisfaction du citoyen |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux Bureau d’études bâtiments |
Le bureau d’études de la Ville dispose des capacités nécessaires pour réaliser ponctuellement ce type d’études. |
||
2. Programmation annuelle des synergies projetées
Il s'agit, pour chaque synergie projetée, d'identifier :
- l'objectif principal : satisfaction du citoyen, performance administrative ou moyens;
- le mode opératoire de mise en œuvre : coopératif (deux administrations organisent ensemble la réalisation de prestations de support pour l'ensemble) ou délégatif (une administration opère des prestations de support pour l'autre. Celle-ci devient cliente de la première);
- l'administration pilote;
- le responsable administratif;
- les moyens dégagés;
- le résultat attendu;
- le délai.
Une distinction est établie selon qu'il s'agit des services de support tels que visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'article 5 de l'arrêté du gouvernement wallon du 28 mars 2019, et les autres services.
Les synergies reprises dans le tableau ci-après sont, pour partie, celles figurant dans le projet commun inscrit dans le PST de la Ville et celui du CPAS pour la législature 2018-2024. Elles sont encore reprises lorsqu'elles sont encore au stade de « projetées » (voyez cf. PST). D'autres pistes de synergies ont été/sont recherchées dans le but d'investir dans le rapprochement des deux institutions.
|
Synergies projetées |
|||||||
|
Synergie |
Objectif |
Mode opératoire |
Administration pilote |
Responsable administratif |
Moyens humains, financiers, logistiques dégagés |
Résultat attendu |
Délai |
|
1. Services supports |
|||||||
|
Direction des ressources humaines |
|||||||
|
Élaborer une convention en vue de définir les contours de la synergie |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Humain Financier |
La convention sera soumise aux organes de décision. |
2024 |
|
Etablissement d’une convention pour la désignation d’intervenants PIPS en cas de déclenchement d’un plan d’urgence |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux DRH |
Humain Financier |
La convention sera soumise aux organes de décision. |
Fin 2023 |
|
Direction informatique |
|||||||
|
Analyser la téléphonie en vue de mettre en place une centrale commune Ville-CPAS |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Responsable direction informatique |
Logistique Financier |
L'infrastructure sera mutualisée sur une centrale commune à la Ville et au CPAS afin de rationaliser les coûts (d'investissement et opérationnels) |
2024 |
|
Direction Marchés publics |
|||||||
|
Néant |
|
|
|
|
|
|
|
|
Maintenance |
|
|
|
|
|
|
|
|
Néant |
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Autres synergies |
|||||||
|
Courriers |
|||||||
|
Mettre en commun les services courriers et élaborer un processus de gestion électronique des flux de courriers (cf. PST) |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Humain Logistique |
La gestion du courrier est centralisée. Un outil commun est opérationnel et le processus de gestion est défini et harmonisé. |
À déterminer |
|
DPO |
|
|
|
|
|
|
|
|
Externaliser la partie stratégique de la mission de DPO dans le cadre d’une marché conjoint de service |
Performance administrative Moyens |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Humain Financier |
Un cahier des charges commun est établi et la mission est confiée à une société extérieure |
2024 |
|
Divers |
|||||||
|
Assurer la complémentarité de l'offre « Vélo » (cf. PST) |
Satisfaction des citoyens Moyens |
Délégatif |
CPAS |
Directeur général |
Humain Logistique |
Les services de réparation et de vente de seconde main sont regroupés sur un même site et gérés par le CPAS |
À déterminer |
|
Déléguer au CPAS l'exécution du Plan de cohésion sociale (cf. PST) |
Satisfaction des citoyens Performance administrative Moyens |
Délégatif |
CPAS |
Directeur général |
Humain Logistique |
Les actions de prévention sont complémentaires aux missions de base du CPAS |
À déterminer |
|
Rechercher d'autres pistes de synergies entre la Ville et le CPAS (cf. PST) |
Satisfaction des citoyens Moyens Performance administrative |
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Humain |
Un plan d'action est établi en vue d'explorer de nouvelles pistes. |
2019-2024 |
|
Un marché conjoint d’entretien des vêtements des métiers spécifiques sera passé |
Performance administrative Moyens
|
Coopératif |
Ville-CPAS |
Directeurs généraux |
Logistique Financier |
Le cahier des charges est établi et la firme est désignée |
2023-2024 |
3. Matrice de coopération
Chaque service support est analysé au travers d'une matrice de coopération qui identifie, pour chaque registre de comportements de l'environnement de contrôle, le niveau de rassemblement à savoir 0 (inexistant), 1 (initial), 2 (opérationnel), 3 (efficace), 4 (maîtrisé), 5 (optimisé).
Les niveaux de rassemblement se définissent comme suit :
- 0 (inexistant) : les services de support fonctionnent de manière totalement indépendante, sans partage formalisé des méthodes ou des standards de travail; des collaborations aléatoires spontanées non structurées ni contrôlées peuvent exister, mais sans volonté de la commune ou du CPAS de les promouvoir
- 1 (initial) : les services de support fonctionnent de manière isolée, mais échangent néanmoins de manière informelle; il existe un consensus informel entre la commune et le CPAS quant à des collaborations ponctuelles de leurs services de support, mais sans partage formalisé des méthodes ou des standards de travail
- 2 (opérationnel) : un rassemblement des services de support est initié; une volonté de rassemblement des services de support est officialisée par la commune et le CPAS, des méthodes et standards de travail sont partagés et formalisés, y compris des processus ou outils de gestion, une délégation des tâches entre services de support est possible, même si chaque service de support conserve une indépendance décisionnelle
- 3 (efficace) : les services de support fonctionnent suivant les mêmes règles et utilisent les mêmes méthodes et standards de travail, les services de support formalisent entre eux des délégations de tâches
- 4 (maîtrisé) : les services de support sont rassemblés en une seule structure cogérée sur base conventionnelle, la direction du service de support étant soit confiée totalement à la commune ou au CPAS, soit partagée entre la commune et le CPAS
- 5 (optimisé) : au sein des services de support rassemblés en une seule structure, tous les éléments importants du domaine concerné sont évalués et optimalisés pour atteindre le niveau de pratiques le plus efficace et efficient.
L'environnement de contrôle est composé des registres de comportements définis comme suit :
· le fonctionnement : les comportements en matière, notamment, de structuration, de fonctionnement et de définition des processus et procédures;
· le management : les comportements en matière, notamment, de processus décisionnel, d'identification des responsabilités et d'organisation hiérarchique;
· les compétences et la formation du personnel : les comportements en matière, notamment, de gestion des compétences, en ce compris la rédaction de profils de fonction, le recrutement, la formation, l'évaluation;
· la formalisation : les comportements en matière, notamment, de gestion stratégique, en ce compris la définition d'objectifs stratégiques et opérationnels, la définition d'un plan d'action, la définition d'indicateurs, la priorisation des actions, la mise en place d'un système de suivi et la réalisation d'évaluations;
· les ressources et outils de gestion budgétaire : les comportements en matière, notamment, de gestion des ressources et de suivi budgétaire.
3.1. Les services de support tels que visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'article 5 de l'arrêté du gouvernement wallon du 28 mars 2019
|
Direction des ressources humaines |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
X |
X |
|
|
|
4. Maîtrisé |
X |
|
|
X |
X |
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Direction informatique |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
X |
X |
X |
X |
X |
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Direction des marchés publics (service achat) |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
X |
X |
X |
X |
X |
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Direction technique - Maintenance |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
X |
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
X |
X |
X |
X |
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
3.2 Les autres services
|
Direction générale |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
X |
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
X |
|
X |
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
X |
|
X |
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Direction financière |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
X |
|
X |
|
X |
|
|
1. Initial |
|
X |
|
X |
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Communication |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
X |
|
|
|
X |
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
X |
|
|
|
1. Initial |
|
X |
X |
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Sécurité de l'information |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
X |
X |
X |
X |
X |
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Archives |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
X |
|
X |
X |
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
X |
|
|
3. Efficace |
|
X |
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Reprographie administrative |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
X |
|
|
X |
|
|
|
3. Efficace |
|
|
X |
|
X |
|
|
2. Opérationnel |
|
X |
|
|
|
|
|
1. Initial |
|
|
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Planification d'urgence |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
X |
|
X |
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
|
X |
X |
|
|
1. Initial |
|
X |
|
|
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
|
Crèches |
||||||
|
|
Registre de comportements de l'environnement de contrôle |
|||||
|
Fonctionnement |
Management |
Compétences et formation du personnel |
Formalisation |
Ressources et gestion budgétaire |
||
|
Niveaux de rassemblement |
5. Optimisé |
|
|
|
|
|
|
4. Maîtrisé |
|
|
|
|
|
|
|
3. Efficace |
|
|
|
|
|
|
|
2. Opérationnel |
|
|
X |
|
X |
|
|
1. Initial |
X |
X |
|
X |
|
|
|
0. Inexistant |
|
|
|
|
|
|
4. Grille de synthèse
Le niveau de rassemblement identifié pour chacun des registres de comportement est reporté dans une grille de synthèse qui détermine le niveau global de rassemblement.
Cette grille de synthèse s'applique en principe aux 4 services supports visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'arrêté du Gouvernement wallon du 28 mars 2019. L'analyse a par ailleurs été réalisée pour les autres services pour lesquelles des synergies ont été initiées.
4.1. Les services de support tels que visés par les décrets du 19 juillet 2018 et l'article 5 de l'arrêté du gouvernement wallon du 28 mars 2019
|
|
Service des ressources humaines |
Service informatique |
Service achats |
Service maintenance |
TOTAL |
|
Fonctionnement |
4 |
5 |
5 |
2 |
16/20 |
|
Management |
5 |
5 |
5 |
1 |
16/20 |
|
Compétences et formation du personnel |
5 |
5 |
5 |
1 |
16/20 |
|
Formalisation |
4 |
5 |
5 |
1 |
15/20 |
|
Ressources et gestion budgétaire |
4 |
5 |
5 |
1 |
15/20 |
|
TOTAL |
22/25 |
25/25 |
25/25 |
6/25 |
78/100 (76/100 au 2022 69/100 en 2021 64/100 en 2020 36/100 en 2019) |
4.2. Les autres services supports
|
|
Direction générale |
Direction financière |
Communication |
Sécurité information |
Archives |
Reprographie administrative |
Planification urgence |
Crèches |
TOTAL |
|
Fonctionnement |
4 |
2 |
3 |
5 |
5 |
4 |
3 |
1 |
27/40 |
|
Management |
3 |
1 |
1 |
5 |
3 |
2 |
1 |
1 |
17/40 |
|
Compétences et formation du personnel |
2 |
2 |
1 |
5 |
5 |
3 |
3 |
2 |
23/40 |
|
Formalisation |
3 |
1 |
2 |
5 |
5 |
4 |
2 |
1 |
23/40 |
|
Ressources et gestion budgétaire |
2 |
2 |
3 |
5 |
4 |
3 |
2 |
2 |
23/40 |
|
TOTAL |
14/25 |
8/25 |
10/25 |
25/25 |
22/25 |
16/25 |
11/25 |
7/25 |
113/200 (110/200 en 2022 106/200 en 2021 90/200 en 2020 84/200 en 2019) |
5. Marchés publics
5.1. Marchés publics attribués
|
Marchés attribués |
||
|
Marchés publics attribués par le CPAS |
2022 |
170 |
|
Marchés publics attribués par le CPAS |
2023 |
91 |
|
Marchés publics attribués conjointement |
2022 |
6 |
|
Marchés publics attribués conjointement |
2023 |
7 |
|
Marchés publics attribués par la Ville |
2022 |
198 |
|
Marchés publics attribués par la Ville |
2023 |
110 |
|
Voyez les tableaux annexés |
||
5.2 . Marchés publics conjoints
|
Marché public ou groupe de m.p. |
Type (travaux-fournitures-services) |
Mode de passation |
Montant estimé |
Date projetée d’attribution |
|
Marchés publics attribués séparément par la commune et le CPAS et pouvant faire l’objet de marchés conjoints |
||||
|
Café |
Fournitures |
PNSPP |
52.198,44 € |
15 juin 2023 |
|
Vêtements de travail |
Fournitures |
P.O |
659.175,58 € |
En cours |
|
Organisation d’un séminaire de sensibilisation à la cybercriminalité |
Services |
PNSPP |
30.492,00 € |
23 mars 2023 |
|
Location de licences logiciel de marchés publics |
Services |
PNDAP |
161.113 ,92 € |
10 janvier 2023 |
|
Fourniture d’écochèques électroniques destinés aux agents travaillant dans le milieu de la petite enfance |
Fournitures |
PNSPP |
15.550,00 € |
13 avril 2023 |
|
Maintenance des climatisations des bâtiments du CPAS et de la Ville |
Services |
PNSPP |
24.563,00 € |
14 juillet 2022 |
|
Agendas 2023 |
Fournitures |
FA |
4.509,98 € |
12 juillet 2022 |
|
Sécurisation des installations IT |
Travaux |
PO |
295.030,72 € |
5 octobre 2023 |
|
Maintenance et réparation de smartphones |
Services |
FA |
15.285,59 € |
1er juin 2023 |
|
Gasoil de chauffage |
Fournitures |
PO |
2.026.750 € |
25 août 2022 |
|
Carburants pour les véhicules |
Fournitures |
PO |
2.035,340,33 € |
22 septembre 2022 |
|
Géolocalisation (en cours) |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
|
||||
|
P.O. = procédure ouverte PNSPP = procédure négociée sans publication préalable F.A. = facture acceptée PNDAP = procédure négociée directe avec publication |
||||
5.3 . Marchés publics qui pourraient faire l’objet de marchés conjoints
|
Marché public ou groupe de m.p. |
Type (travaux-fournitures-services) |
Mode de passation |
Montant estimé |
Date projetée d’attribution |
|
Marchés publics attribués séparément par la commune et le CPAS et pouvant faire l’objet de marchés conjoints |
||||
|
Alarmes anti-intrusion + télésurveillance + gardiennage – maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Alarmes détection gaz – maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Alarmes détection incendie – maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Ascenseurs – analyses de risques |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Ascenseurs – maintenance et contrôle |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Chaudières à combustible – Maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Chaudières gaz – Maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Cuves à mazout – contrôle |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Engins de levage/terrassement – contrôle |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Installations électriques basse tension – contrôle |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Installations électriques haute tension – contrôle |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Portes automatiques coulissantes – maintenance |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Maintenance des véhicules |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Nettoyage de surfaces vitrées |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Service externe de prévention et de protection au travail |
Services |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Terminaux de paiement |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Boissons et location de matériel Horeca |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Eau plate et pétillante |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Mises en bouche (réceptions) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Boulangerie |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Compositions florales |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Papier (SPW) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Enveloppes mandataires (SPW) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Enveloppes administratives |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Machine à affranchir |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Machine de mise sous pli |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Envois postaux |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Fournitures de bureau |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Cachets administratifs (SPW) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Mobilier (de bureau) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Petit matériel informatique (marché sur catalogue) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Pneus |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Fournitures destinées aux véhicules |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Huiles (SPW) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Matériaux de forge |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Matériel pour les crèches |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Matériel à usage unique |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Tarmac à froid |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Gravier |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Déchets |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Bouteilles de gaz et de gaz industriel |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Lutte contre les nuisibles |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Petit outillage (« non électrique ») |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Outillage électrique |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Tapis |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Produits d'entretien (SPW) |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Gestion du temps de travail |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
Achat de véhicules |
Fournitures |
P.O ou PNSPP |
À déterminer |
À déterminer |
|
|
||||
|
P.O. = procédure ouverte PNSPP = procédure négociée sans publication préalable |
||||