Manifestation - Grand Trail des Lacs et Châteaux Summer & Winter 2026

Le Conseil communal, réuni en Séance publique,

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et plus particulièrement l'article L1122-30 ;

Vu que le Service Public de Wallonie - Direction des Routes Verviers, en ce qui concerne les événements sportifs qui se déroulent dans le cadre d'un usage ordinaire de la voirie, ne doit plus émettre d'avis et que les autorisations des différentes Administrations communales traversées seront suffisantes, pour autant que ces évènements restent soumis au respect du Code de la Route ; 

Vu le bail emphytéotique établi le 29 juin 2017 entre la Commune de Waimes et l'ASBL « Ski Alpin Ovifat » et tout particulièrement ses articles 7, 9 et 10 relatifs à l'affectation du site à d'autres activités qu'à la création de pistes de ski et de leurs annexes ;

Vu l'article 9 dudit bail emphytéotique précisant que l'affectation à d'autres activités que la création de pistes de skis et de leurs annexes pourra être autorisée par le Conseil communal ;

Considérant le courriel du 7 janvier 2026 de TEXTE MASQUÉ | RGPD, représentée par TEXTE MASQUÉ | RGPD, sollicitant l'organisation du Grand Trail des Lacs et Châteaux édition "Summer", sur le territoire de la commune de Waimes, du 15 au 17 mai 2026, ainsi que la réception du formulaire simplifié pour les manifestations accessibles au public par le service en charge des manifestations en date du 14 janvier 2026 ; 

Considérant le courriel du 7 janvier 2026 de TEXTE MASQUÉ | RGPD, représentée par TEXTE MASQUÉ | RGPD, sollicitant l'organisation du Grand Trail des Lacs et Châteaux édition "Winter", sur le territoire de la commune de Waimes, du 7 au 8 novembre 2026, ainsi que la réception du formulaire simplifié pour les manifestations accessibles au public par le service en charge des manifestations en date du 6 mars 2026 ; 

Considérant la demande de mise à disposition du matériel communal suivant : 

• 100 barrières NADAR ; 

• 1 escalier ; 

• 10 grilles d'exposition ; 

• 10 podiums ; 

Considérant que l’administration communale dispose d'un stock de 100 barrières NADAR ; 

Considérant qu'il n'est pas envisageable de mettre à disposition l'entièreté du stock de barrières NADAR, car l'administration communale n'est pas en mesure d'anticiper les demandes de mises à disposition de ces barrières pour l’organisation d'autres manifestations susceptibles de se dérouler au même moment que le Grand Trail des Lacs et Châteaux ; 

Considérant que, pour l'édition se déroulant au mois de mai, il sera mis à la disposition de l’organisateur le matériel communal suivant : 

• 50 barrières NADAR ; 

• 10 grilles d’exposition ; 

• 10 podiums ; 

• 1 escalier : 

Considérant que, pour des raisons d’organisation, il est préférable que l’organisateur introduise une nouvelle demande de mise à disposition de matériel communal pour l'organisation du Grand Trail des Lacs et Châteaux - édition "Winter" ;

Vu l'obligation pour l'organisateur de transmettre à la zone de secours, lors de sa demande de mission de contrôle, l'attestation d'assurance Responsabilité Civile relative à la manifestation prévue ; 

Vu la demande d'avis effectuée par l’organisateur de la manifestation auprès du Service Public de Wallonie - Département de la Nature et des Forêts ; 

Vu l'avis favorable du 04 mars 2026 du Service Public de Wallonie - Département de la Nature et des Forêts concernant l'édition "GTLC Summer 2026" ;

Vu l'avis favorable du 04 mars 2026 du Service Public de Wallonie - Département de la Nature et des Forêts concernant l'édition "GTLC Winter 2026" ;

Vu la communication du dossier au Fonctionnaire en charge de la Planification d'Urgence faite en date du 9 mars 2026 ;

Vu l'avis favorable avec remarques rendu par le Fonctionnaire en charge de la Planification d'Urgence en date du 13 ,mars 2026 ;

Après en avoir délibéré ; 

DECIDE, à l'unanimité :

Article 1er:

D’autoriser l'organisation du Grand Trail des Lacs et Châteaux - édition Summer, du 15 au 17 mai 2026, ainsi que l’organisation u Grand Trail des Lacs et Châteaux - édition Winter, du 7 au 8 novembre 2026, par TEXTE MASQUÉ | RGPD sur le territoire de la commune de Waimes, moyennant :

• Respect du Code de la Route ; 

• Accord du propriétaire du terrain ;

• Respect des lieux mis à disposition et remise en parfait état dès la fin de l'occupation ;

Article 2 :

D'autoriser la mise à disposition de 50 barrières NADAR, 10 podiums, 10 grilles d'exposition et 1 escalier aux conditions suivantes :

* Enlèvement et retour du matériel par leurs soins (au moins deux personnes) ;

* Dépôt d'une caution de 1.125,00 € et d'une redevance de 465,00 €, par versement sur le compte BE13 0910004569 39 de l'Administration Communale de Waimes, au minimum une semaine avant l'enlèvement du matériel.

Il y a lieu de se mettre en rapport avec TEXTE MASQUÉ | RGPD, pour déterminer les dates et heures d'enlèvement et de retour du matériel.

Le matériel doit rentrer au plus tard deux jours après la manifestation dans un état de propreté impeccable et les dégâts seront facturés.

Article 3 :

De définir les conditions suivantes pour le placement d'affiches les semaines précédant la manifestation :

• Elles seront placées sur domaine privé (l’accord du propriétaire est requis) ;

• Elles ne seront pas attachées à la signalisation routière, ni aux installations de sécurité (signaux, feux, bornes, barrières de sécurité, cataphotes, etc) ;

• Elles ne comporteront pas d’autre publicité que celle se rapportant à la manifestation précitée ;

• Elles ne seront pas attachées aux garde-corps et autres éléments des ouvrages d’art ;

• Elles seront enlevées dans un délai de 48 heures après la clôture de la manifestation ;

• La publicité sera placée au maximum 1 mois avant la manifestation ;

• L’autorisation du Ministère wallon de l’Équipement et des Transports – Administration des Autoroutes et des Routes sera sollicitée le long des routes régionales.

Article 4 :

D'imposer le respect des éventuelles recommandations contenues dans l’avis du Fonctionnaire en charge de la Planification d’Urgence, à savoir : 

"Je remets un avis positif quant à l'organisation de ces courses, néanmoins, je tiens à rappeler plusieurs faits :

- nous n'avons pas d'estimation du nombre de personnes participantes (comme l'année dernière) ;

- il y a deux ans, une plainte a été transmise par une dame qui s'est brisée l'épaule après avoir dû s'écarter (chute) pour laisser passer des coureurs, car le ou les chemins empruntés ne permettent pas aux autres usagers de les utiliser simultanément ;

- l'organisateur ne juge pas utile de prévenir la police alors que le parking sauvage des années précédentes met clairement en danger les utilisateurs des routes. Les participants se parquent sur la route dans les deux sens, et à certains endroits, il n'est même plus possible de passer dans les deux sens avec une voiture ;

- l'année dernière, au moins une voiture a été abîmée.

- la sécurité des participants est le souci principal de l'organisateur, il dit, je cite : "et c’est dans ce but que nous avons étudié et revu le parcours afin qu’un minimum d’axes routiers principaux soient traversés". 

Les axes néanmoins traversés devront être signalés dans les deux sens et de manière suffisamment visible pour les automobilistes.

Je préconise une interdiction totale de stationnement sur les voiries communales et régionales, l'organisateur propose ceci dans sa demande :

"Nous sommes particulièrement attentifs aux difficultés de stationnement rencontrées lors des éditions précédentes. Conscients des désagréments occasionnés aux riverains, nous travaillons activement à la mise en place de solutions de délestage. Parmi celles-ci figure notamment la possibilité d’utiliser le camp d’Elsenborn comme zone de parking avec un système de navettes bus. Nous analysons actuellement l’ensemble des alternatives envisageables afin de garantir une organisation fluide et limiter au maximum les nuisances. Nous sommes confiants quant au fait que ce point sera pleinement maîtrisé pour la prochaine édition".

Sur ce dernier, ce ne sont pas que les riverains qui ont été impactés, mais bien tous les utilisateurs des voiries, mettant en danger les automobilistes ainsi que les piétons. 

Je me permets d'insister particulièrement sur la proposition de l'organisateur d'organiser un délestage depuis le camp d'Elsenborn ou autre avec des navettes. Ce point devra faire l'objet d'une proposition au plus vite, cette proposition sera transmise au collège communal, ainsi qu'à la police pour information."

Article 5 :

D'imposer le respect des éventuelles recommandations contenues dans l’avis du Service Public de Wallonie - Département de la Nature et des Forêts.

Article 6 :

D'imposer le respect dispositions de l’arrêté d’exécution du Code forestier, à savoir :

• Le balisage ne peut être mis en place plus de 48 heures avant l'activité et doit être retiré dans les 72 heures qui suivent celle-ci.

• L'usage de peinture sous quelque forme que ce soit est interdit (y compris la peinture biodégradable) - les sprays de craie colorée sont autorisés.

• Tout type de balisage susceptible d'endommager la végétation est interdit.

• Un véhicule à moteur peut être utilisé pour le balisage, son contrôle et le débalisage.

• En forêt privée le balisage est soumis à l’autorisation des propriétaires de la voirie (sauf si le chemin est public).

Article 7 :

La présente autorisation n'engage en rien la responsabilité de la Commune. Il appartient à l'organisateur de prendre toutes les mesures utiles pour éviter les accidents et d’assurer la couverture de sa responsabilité du chef de ladite organisation.

Article 8 :

Une ordonnance de police temporaire réglera la circulation à cette occasion et le placement de la signalisation prescrite incombe à l'organisateur.  

Article 9 :

D'autoriser l'affichage de banderoles.

Article 10 :

D'inviter l'organisateur à introduire une nouvelle demande de mise à disposition de matériel communal pour l'organisation de l'édition "GTLC Winter 2026".

Article 11 :

De transmettre l'attestation d'assurance responsabilité civile à la zone de secours 5 W.A.L. lors de sa demande mission de contrôle.