Géolocalisation des véhicules communaux - Annexe au règlement de travail - Adoption
Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 31/03/2026,
Considérant l'avis non rendu par le Directeur financier,
Le Conseil communal,
En séance publique,
Vu le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données);
Vu la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales, spécialement son article 8 ;
Vu la Constitution, spécialement ses articles 22 et 23, 1°;
Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, spécialement ses articles L1122-30, L1212-2 et L3221-5 ;
Vu la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel
Vu la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ;
Vu l'arrêté royal du 28 septembre 1984 portant exécution de la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ;
Vu la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail ;
Vu la Recommandation de l'Autorité de Protection des Données en matière de géolocalisation ;
Considérant que la Ville d'ANDENNE dispose d'une flotte de véhicules communaux amenant les travailleurs à exercer leurs fonctions en dehors des locaux de l'administration communale ;
Qu'il est de bonne gestion de mettre en place un système de géolocalisation des véhicules dans l'intérêt communal ;
Qu'il convient de respecter les principes fondamentaux de légalité, légitimité, proportionnalité et transparence ;
Considérant qu'il paraît indiqué, en vue de respecter le principe de légalité de faire figurer les dispositions en matière de géolocalisation dans une annexe au règlement de travail ;
Vu la concertation intervenue avec les organisations syndicales représentatives en séances du CCB du 13 octobre 2025 et du 2 mars 2026 ;
Vu en particulier l'accord des organisations syndicales représentatives émises en séance du 2 mars 2026 ;
Vu le cahier spécial des charges préparé ;
Par ces motifs ;
Après en avoir délibéré ;
Décide à l'unanimité des membres présents :
Article 1 :
De compléter le règlement de travail de la Ville d'ANDENNE par l'ajout des dispositions spécifiques suivantes consacrées au système de géolocalisation des véhicules communaux.
"Géolocalisation des véhicules communaux
Article 1: Finalités et catégories de données traitées
Il est institué un système de géolocalisation des véhicules communaux ; à cet effet, les véhicules seront équipés d'une balise GPS.
Les finalités exclusives de ce contrôle sont les suivantes :
- la sécurité des travailleurs ;
- la protection des véhicules de service (p.ex situer les véhicules en cas de vol ou en cas d'accident) ;
- l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels et le renforcement de l’efficacité des interventions urgentes ;
- le contrôle de l'exécution des missions confiées aux travailleurs ;
- le recueil des informations complémentaires afférentes à l’utilisation du véhicule (nombre de kilomètres parcourus, temps de conduite, vitesse moyenne…) ;
- l’amélioration du suivi des opérations d’entretien courant sur voiries ;
- l'application de la législation fiscale et sociale et en particulier l'établissement des documents probatoires en lien avec la dispense de précompte professionnel pour le travail en équipe.
- les données suivantes pourront être récoltées par le système de géolocalisation :
- l’identité du conducteur (nom, prénom, adresse mail, service) ;
- la localisation du véhicule ;
- la vitesse du véhicule ;
- l’activation d’accessoire du véhicule (équipement auxiliaire (bras de désherbage, bras de débroussaillage, etc, pour les véhicules spécifiques) ;
- l’immatriculation du véhicule ;
- le trajet effectué (itinéraire et durée) ;
- l’accélération/décélération du véhicule ;
- le niveau de carburant ;
- la durée d’utilisation.
Conformément aux discussions établies lors du CCB du 2 mars 2026, la Ville d’ANDENNE s’engage à ne pas récolter l’ensemble de ces informations. Il s’agit là simplement d’un état des lieux concernant la récolte d’informations que l’outil propose.
Article 2 : Principe de proportionnalité
Le contrôle des missions confiées aux travailleurs est ponctuel et doit être justifié par des indices faisant soupçonner des abus de la part de certains travailleurs, un contrôle permanent, avec lecture systématique des données enregistrées par le système de localisation, est exclu.
Article 3 : Traitement des données
Les données de géolocalisation font l’objet d’un traitement dont le responsable est le Directeur technique de l'administration communale.
Les données de géolocalisation seront conservées par l'administration au maximum pendant une durée de 2 mois, cette durée étant portée :
- à un an si les données sont utilisées pour optimiser les déplacements professionnels ou servir de preuve d’une intervention effectuée ;
- à 5 ans pour les données nécessaires au calcul de la dispense de précompte professionnel pour le travail en équipe ainsi que pour le suivi du temps de travail.
Pendant toute la durée de conservation des données de géolocalisation, l'administration communale met en place tous les moyens aptes à assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.
L'accès aux données personnelles est strictement limité aux fonctionnaires et agents de l’administration, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions.
Au sein de la DST, le Directeur technique et son adjoint ont accès aux données traitées.
Conformément aux discussions établies lors du CCB du 2 mars 2026, la Ville d’ANDENNE s’engage à paramétrer l’outil afin d’avoir une vue sur la carte uniquement représentée par des points, sans utilisation du numéro de plaque du véhicule par exemple.
Seules les personnes habilitées pourront avoir accès à de plus amples informations.
Un responsable direct (N+1) ne peut avoir accès qu’aux données relatives aux véhicules utilisés par ses agents. Une demande écrite et motivée doit être introduite par le responsable direct (N+1) au Directeur pour accéder aux données relatives aux conducteurs).
Les agents habilités ne peuvent effectuer que des vérifications ponctuelles justifiées par les missions du service. Ils sont soumis à un devoir de confidentialité, conformément à la charte informatique communale.
En cas de circonstances anormales (vol du véhicule, accident) ou pour des véhicules spécifiques, les agents habilités peuvent exceptionnellement analyser les données en temps réel et durant le temps nécessaire pour rétablir la situation ou pour apporter un support opérationnel aux utilisateurs.
Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers, soit en vertu de leurs prérogatives légales (administration fiscale par exemple), soit s'ils sont liés à l’administration par contrat pour l'exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion du dispositif de géolocalisation (en l'espèce, il s'agit de la société QUARTIX). Il est précisé que, dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles et en particulier avec l'article 28 du RGPD.
Les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, les travailleurs disposent d'un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de leurs données ou encore de limitation du traitement. Les travailleurs peuvent également, pour des motifs légitimes, s'opposer au traitement des données les concernant.
Ces droits sont exercés auprès du DPO de la Ville d'ANDENNE : [email protected].
En cas de difficultés en lien avec la gestion des données personnelles, les travailleurs peuvent également s'adresser à l'Autorité de protection des données : [email protected]
Article 4: Utilisations exclues
Le dispositif de géolocalisation ne peut pas être utilisé :
- pour contrôler le respect des limitations de vitesse.
- pour contrôler en permanence un employé et en particulier :
- dans le véhicule d’un employé qui disposerait d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements ;
- pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat ;
- pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause,etc.), y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule ;
- pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà.
Article 5 : Droits et obligations de l’agent
Le Directeur technique ou, en son absence, son adjoint permettent à l’agent autorisé à utiliser un véhicule de la Direction des Services techniques à se connecter de manière sécurisée à ses propres données.
En cas de litige ou de contestation, l’agent a la charge de prouver au responsable de la gestion journalière de la base de données que les données sont erronées ou qu’une utilisation de celles-ci ne respecte pas les finalités poursuivies par sa direction.
À la demande de l’utilisateur, le Délégué à la protection des données fait les premières vérifications de l’utilisation conforme des données".
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Article 2 :
Un exemplaire de la présente délibération accompagnée des pièces justificatives sera transmis à l'autorité de tutelle, aux fins d'approbation.
Article 3 :
La présente modification du règlement de travail sera portée à la connaissance du personnel :
- par un Avis indiquant l'endroit où le règlement de travail tel que modifié peut être consulté. Cet avis est affiché dans un lieu apparent et accessible. Chaque membre du personnel doit pouvoir prendre connaissance, en permanence et sans intermédiaire, du règlement de travail dans un endroit facilement accessible ;
- par communication sur l'Intranet communal.
En outre, un exemplaire des présentes dispositions figurera parmi les documents de bords des véhicules équipés d'un GPS.
Article 4 :
Une expédition conforme de la présente délibération sera transmise :
- au Directeur général et Directeur général adjoint ;
- à la DST et à la DRH ;
- au DPO local ;
- aux organisations syndicales siégeant au CCB ;
- au Bureau régional de l'Inspection du travail - Contrôle des lois sociales, par dépôt en ligne via www.reglementdetravail.belgique.be.