Utilisation à des fins professionnelles de véhicules partagés - Annexe au règlement de travail - Adoption

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 31/03/2026,

Considérant l'avis non rendu par le Directeur financier,

Le Conseil communal,

En séance publique,

Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation, spécialement ses articles L1122-30, L1212-2 et L 3221-5 ;

Vu la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ;

Vu l'arrêté royal du 28 septembre 1984 portant exécution de la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ;

Vu la loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail ;

Considérant que la Ville d'ANDENNE a acquis, par marché public, la mise à disposition de 2 véhicules électriques partagés disponibles dans le centre-ville, sur le parking à hauteur des « 4 Coins » (Avenue Reine Élisabeth, près de la rue du Pont) ;

Que ces deux véhicules de la firme wallonne WIBEE peuvent être empruntés grâce à une application pour smartphone simple et ergonomique ;

Que la Ville d’ANDENNE entend favoriser l’utilisation des véhicules partagés par son personnel, dans le cadre de ses déplacements professionnels ;

Que dans ce cas l’utilisation est directement à charge de la Ville ;

Que cette utilisation vise à réduire les coûts et favoriser l’environnement ;

Vu la concertation intervenue avec les organisations syndicales représentatives en séances du CCB du 2 mars 2026 ;

Après en avoir délibéré ;

Décide à l'unanimité des membres présents :

Article 1 :

De compléter le règlement de travail de la Ville d'ANDENNE par l'ajout des dispositions spécifiques suivantes consacrées à l’utilisation des véhicules partagés de la Ville d’ANDENNE.

« Règlement interne - Utilisation des véhicules partagés de la Ville d’ANDENNE

Article 1 : Objet

Le présent règlement a pour objet de définir les modalités d’utilisation des véhicules électriques partagés mis à la disposition des agents de la Ville d’ANDENNE, du C.P.A.S. et de la Régie Sportive Communale, dans le cadre de leurs missions professionnelles.

Les véhicules concernés sont 2 véhicules ID.3, 100% électrique, de marque VW, propriété de la société WIBEE, en libre partage, stationnés dans le centre-ville, sur le parking à hauteur des « 4 Coins » (avenue Reine Elisabeth, près de la rue du Pont).

Dans le cadre du présent règlement, ces véhicules sont destinés exclusivement à l’accomplissement des tâches de service, dans le respect de la bonne gestion des ressources publiques, de la sécurité routière et des principes de mobilité durable.

Article 2 :

Les bénéficiaires du service sont tous les agents communaux de la Ville d’ANDENNE, du C.P.A.S. et de la Régie Sportive Communale, autorisés à utiliser un véhicule de service.

Les agents disposent de la liberté de choisir d’utiliser un véhicule partagé pour leur déplacement de service. Il leur est toujours possible d’opter pour l’utilisation d’un autre moyen de transport, leur véhicule personnel ou un véhicule de service en fonction des disponibilités.

Article 3 : Modalités de réservation et d’utilisation

3.1.  Réservation

•les véhicules doivent être réservés via l’application mise à disposition par le prestataire offrant le service de partage de véhicules. Le système de réservation des véhicules permet aux agents la création d’un double profil professionnel/privé.

Toute réservation de véhicule partagé, à des fins professionnelles, doit impérativement se faire sous le profil professionnel de l’agent.

•la réservation d’un véhicule partagé se fait impérativement depuis une application compatible Apple/Android. Un agent ne disposant pas de GSM de service peut utiliser son propre appareil personnel pour réserver un véhicule partagé dans le cadre d’une mission de service ;

•les réservations se font dans la limite des disponibilités et selon l’ordre d’inscription.

Le coût d’utilisation du service est intégralement en charge de la Ville qui recevra directement la facturation du prestataire de services via l’enregistrement professionnel de la prestation. 

3.2 Période et plage horaire d’utilisation

•les véhicules sont disponibles du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00, hors jours fériés ;

•toute utilisation en dehors de ces plages horaires doit être expressément autorisée par le responsable hiérarchique ;

•étant donné que la tarification est effectuée autant sur la durée de réservation que sur la distance, il ne sera pas autorisé de réserver un véhicule partagé la veille de la mission et/ou jusqu’au lendemain de celle-ci en vue d’un départ et/ou d’un retour directement depuis/vers le domicile de l’agent.

3.3 Utilisation dans le cadre des missions

•l’utilisation est strictement limitée aux missions professionnelles confiées à l’agent ;

•tout déplacement privé, même accessoire, est interdit ;

•les agents doivent planifier leurs trajets de manière optimale pour réduire les kilomètres parcourus et les coûts de carburant ;

• aucun passager ne peut être transporté dans le véhicule, à l’exception d’autres collègues de travail pour les nécessités de la mission de service. Il est interdit de transporter des marchandises à l’exception des équipements professionnels ;

•la réservation d’un véhicule partagé ne peut couvrir que la durée de la mission augmentée de la durée des trajets et d’une sécurité adéquate visant à couvrir des imprévus de parcours. La distance parcourue ne peut couvrir que le trajet ANDENNE > lieu de mission et retour, augmentée d’éventuels détours raisonnables (embouteillages, travaux, recherche d’emplacement de stationnement). Ces durées et distances doivent être estimées dès la demande d’autorisation au Collège communal et indiqués dans la note s’y rapportant ;

• il est interdit de fumer dans le véhicule ;
• les agents se conforment aux conditions d’utilisation complémentaire imposées par le prestataire offrant le service de partage de véhicules.

Article 4 :  Règles de conduite et de sécurité

•le conducteur doit être titulaire d’un permis de conduire en ordre de validité et apte à la conduite ;

•l’agent s’engage à utiliser le véhicule en bon père de famille, à respecter toutes les règlementations relatives à la circulation routière et à utiliser celui-ci selon les normes fixées par le constructeur et les instructions particulières données par le prestataire de services WIBEE ;

•en particulier, l’état du véhicule doit être vérifié avant et après utilisation (carrosserie, niveaux, propreté). Tout incident, accident ou panne doit être immédiatement signalé dans l’application mise à disposition par le prestataire offrant le service de partage de véhicules.

Article 5 : Entretien et restitution

•le véhicule devra être ramené en fin de mission à l’emplacement de stationnement dédié et devra être raccordé à la borne de recharge ;

•le véhicule doit être restitué dans le même état de propreté qu’au départ ;

•le prestataire offrant le service de partage de véhicules procèdera tous les mois à un nettoyage intérieur et extérieur des véhicules ;

•tout dommage constaté doit être notifié via l’application mise à disposition par le prestataire offrant le service de partage de véhicules, au moment de la restitution.

Article 6 : Responsabilités

•toutes les voitures ont un jeu complet d’assurances comprenant :  RC (franchise 250 €) ; Assurance additionnelle conducteur ; Full omnium (franchise 600 €) ; Protection juridique ; Assistance (Europ Assistance) ;

•l’agent utilisateur est responsable du véhicule pendant toute la durée de sa réservation. Les agents demeurent personnellement responsables du dol, des fautes lourdes et des fautes légères habituelles dans le cadre de l’utilisation du véhicule ;

•en cas d’intervention d’une assurance, la franchise sera à charge de l’employeur de l’agent ;

•en cas du dol, de fautes lourdes (usage privé, non-respect des règles de sécurité, négligence grave entraînant un dommage) et des fautes légères habituelles, l’employeur de l’agent se réserve le droit de laisser la franchise à charge de l’agent.

Article 7 : Gestion et contrôle

•le prestataire offrant le service de partage de véhicules est responsable de la gestion des réservations et du suivi de l’entretien ;

•des contrôles ponctuels peuvent être effectués par l’employeur pour vérifier le respect de ce règlement. »

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Article 2 :

Un exemplaire de la présente délibération accompagnée des pièces justificatives sera transmis à l'autorité de tutelle, aux fins d'approbation.

Article 3 :

La présente modification du règlement de travail sera portée à la connaissance du personnel :

• par un Avis indiquant l'endroit où le règlement de travail tel que modifié peut être consulté. Cet avis est affiché dans un lieu apparent et accessible. Chaque membre du personnel doit pouvoir prendre connaissance, en permanence et sans intermédiaire, du règlement de travail dans un endroit facilement accessible ;
• par communication sur l'Intranet communal.

Article 4 :

Une expédition conforme de la présente délibération sera transmise :

• au Directeur général et Directeur général adjoint ;
• à la DST et à la DRH ;
• au DPO local ;
• aux organisations syndicales siégeant au CCB ;
• au Bureau régional de l'Inspection du travail - Contrôle des lois sociales, par dépôt en ligne via www.reglementdetravail.belgique.be.