Règlement relatif à l'octroi des subventions aux associations reconnues pour leurs frais de fonctionnement et d'hébergement

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et, plus particulièrement, ses articles L3331-1 et suivants ;

Vu le règlement d’ordre intérieur du Conseil communal tel qu’adopté le 20 février 2025 et, plus spécifiquement, son article 50 qui prévoit la création d’une commission ayant dans ses attributions tout ce qui a trait à l'attribution des subsides aux associations (Commission subsides) ;

Vu le Règlement relatif à l'octroi des subventions aux associations reconnues pour leurs frais de fonctionnement et d'hébergement adopté par le Conseil communal lors de sa séance du 20 février 2025 ;

Considérant que cette commission a pour but d’analyser les demandes, émises par les clubs et associations reconnus de l’entité, relatives à l’octroi d’un subside dans le cadre de leurs frais de fonctionnement et d’hébergement mais également de remettre un avis au Collège communal concernant les demandes de reconnaissances des associations assessoises actives dans le secteur sportif et/ou culturel et/ou à finalité éducative ;

Considérant qu’un règlement du Conseil communal est nécessaire pour déterminer les conditions d’octroi et de contrôle de ces subsides de fonctionnement ;

Vu la proposition de règlement présentée par Madame la Directrice générale ;

Par ces motifs ;

Considérant la transmission du dossier à la Directrice Financière pour avis préalable en date du 20/03/2026,

Considérant l'avis réservé de la Directrice Financière remis en date du 30/03/2026,

ARRÊTE

ARTICLE 1er : OBJET

Le présent règlement établit les critères de recevabilité, les modalités, les critères d’octroi et les conditions d’introduction d’une demande de subvention, par une association reconnue la Commune d’Assesse, destinée à couvrir ses frais de fonctionnement et d’hébergements de l’année N-1, dans les limites des crédits budgétaires disponibles.

ARTICLE 2 : RECONNAISSANCE DES ASSOCIATIONS

Toute association active dans le secteur sportif et/ou culturel et/ou à finalité éducative peut faire une demande de reconnaissance et d'inscription au registre susmentionné, par mail à l’adresse [email protected].

Les demandes seront analysées, une fois par an, par la Commission subsides qui proposera ou non la reconnaissance de l'Association au Collège communal.

Une fois reconnue par le Collège, l'association pourra envoyer une demande de subvention dans le cadre de ce règlement dès l'année suivante

ARTICLE 3 : BENEFICIAIRES

Peuvent prétendre à l’obtention d’une subvention visée par le présent règlement les associations reconnues par la Commune d’Assesse, c’est-à-dire :

1. A.S.B.L., association de fait ou de droit, non assujettie à la TVA, active dans le secteur sportif et/ou culturel et/ou à finalité éducative ayant son siège et développant son activité régulière sur le territoire de la Commune d’Assesse ;

ET

2. Inscrite au registre des associations de la Commune d’Assesse approuvées par le Collège ;

ARTICLE 4 : DÉPENSES ELIGIBLES ET NON ELIGIBLES

Par frais de fonctionnement et d’hébergement, sont entendus les frais d’eau, d’électricité, de gaz et mazout de chauffage, frais d’inspection par un organisme de contrôle agrée, les frais d’inspection incendie et prévention, les locations pour activité courante.

Sont exclus : le précompte immobilier, les assurances, location pour activité lucrative et chapiteau.

Sur base d’un avis de la Commission subside, le Collège Communal est chargé de se prononcer sur l’éligibilité des frais de fonctionnement et d’hébergement non repris dans ces listes.

ARTICLE 5 : CONDITIONS D’OCTROI

Les demandes de subventions, accompagnée de l’ensemble des pièces justificatives, sont envoyées par mail à l’adresse [email protected] ou par courrier postal à l’adresse Esplanade des Citoyens, 4 à 5330 ASSESSE pour le 31 mars au plus tard (le cachet de la poste faisant foi).

Elles seront ensuite examinées par la Commission communale ad hoc et feront l’objet d’une proposition d’octroi au Collège communal reprenant le montant proposé.

Le montant de la subvention est destiné à couvrir les dépenses définies à l’article 3 et engagées lors de l’année N-1 de l’octroi. En cas de manque de disponibilité budgétaire, les montants octroyés sont calculés au prorata de l’enveloppe disponible et des montants soumis par les Associations.

Il est recommandé aux associations de privilégier le commerce local dans le cadre de leurs activités.

Les pièces justificatives doivent consister, au minimum à :

• la copie de chaque facture détaillée relative aux frais de fonctionnement et/ou d’hébergement déclarés comme éligibles ;
• et, pour chacune de ces factures, la preuve de paiement effective, telle qu’un extrait bancaire ou tout autre justificatif probant permettant d’établir que la dépense a réellement été supportée par l’association.

ARTICLE 6 : MODALITÉS D’EXÉCUTION

L’octroi de la subvention par le Collège communal est soumis aux articles L3331-1 à 8 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation relatifs à l’octroi et au contrôle des subventions.

Le contrôle de l’utilisation de la subvention se fait en même temps que l’octroi étant donné que les pièces justificatives sont transmises avec la demande.

L’autorité communale se réserve le droit de demander, préalablement à l’octroi, la présentation complète et approuvée des comptes du demandeur.

ARTICLE 7 : CONTREPARTIES

Lorsque l’association bénéficiaire du subside est également gestionnaire de salle, la gratuité devra être octroyée pour une location annuelle à la Commune.

Lors de locations payantes pour les services communaux, les frais de fonctionnement et d’hébergement tels que définis à l’article 3 ne seront pas facturés.

ARTICLE 8 : REPORTING

Le Collège informera le Conseil communal des subsides octroyés sur base du présent lors du rapport annuel relatif aux subventions.

ARTICLE 9 : ÉVALUATION

Une évaluation de l’application de ce règlement sera effectuée après une année d’expérimentation.