Affaires sociales - Souper des pensionnés 2026 - Organisation générale et modalités - Décision
Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, particulièrement l’article 42, §1, 1° a) (marchés passés par procédure négociée sans publication préalable lorsque la dépense à approuver, hors taxe sur la valeur ajoutée, est inférieure à 140.000 euros)
Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures
Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal, et les articles L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle;
Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation de marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90 1°;
Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures;
Vu la délibération du Conseil communal d’Awans du 2 décembre 2024 par laquelle le Conseil communal décide de donner délégation de ses compétences de choix du mode de passation et de fixation des conditions des marchés publics et des concessions de travaux, services et fournitures, visées à l’article L1222-3, § 1 du C.D.L.D, au Collège communal, pour les marchés publics et concessions relevant du budget ordinaire;
Attendu qu'il importe de prendre les dispositions nécessaires à l'organisation du souper annuel en faveur des pensionnés, prépensionnés, assimilés et handicapés de la Commune d'AWANS ;
Vu les difficultés croissantes de trouver un prestataire de service (traiteur) qui réponde au cahier des charges habituellement établi pour cette organisation ;
Considérant que le prix du marché est estimé à environ 18.000,00 € T.V.A. comprise;
Considérant qu’il y a lieu que soit passé un marché, par procédure négociée, ayant pour objet l’organisation du souper pensionnés, prépensionnés, handicapés et assimilés de la Commune d’AWANS ;
Considérant qu’il y a lieu d’engager la procédure en vue de l’attribution de ce marché de services en arrêtant une liste de traiteurs à consulter et en fixant la date ultime de rentrée des offres ;
Attendu qu'un crédit pour le délassement des personnes âgées est inscrit à l'article 763/124/06 des dépenses du service ordinaire au budget de la Commune d'AWANS, pour l'exercice 2026;
Sur proposition du Collège communal ;
A l’unanimité des membres votants.
DECIDE :
I. Organisation
D’organiser un repas gratuit au profit des pensionnés, prépensionnés, assimilés et handicapés de la Commune d’AWANS, le Mercredi 23 septembre 2026, au hall omnisports d’AWANS et de lancer la procédure en vue de l’attribution du marché de fourniture et de service (traiteur) y relatif (la notion d'"assimilés" s'appliquent au conjoint à charge des personnes pensionnées et prépensionnées soit les personnes qui ne perçoivent aucun revenu).
II. Conditions de participation au repas
D’autoriser les conjoint(e)s ou les compagnon(gne)s, non encore pensionnés, prépensionnés ou assimilés à participer à cette manifestation. Ceux-ci devront toutefois s’acquitter d’un montant correspondant au prix du souper et des frais afférents à son organisation, par versement sur le compte de l’Administration communale IBAN BE97 3630 3700 6449, au plus tard une semaine avant la date du souper.
Une participation financière, correspondant au prix coûtant du repas, sera également réclamée aux mandataires ainsi qu’à tout invité protocolaire souhaitant participer au souper.
Le montant de la recette sera porté à l’article 763/161-01 du budget ordinaire de l’exercice 2026.
III. Marché de fourniture et de service
D’arrêter le cahier spécial des charges tel que repris ci-dessous :
CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DU SOUPER DES PENSIONNES, PREPENSIONNES, ASSIMILES ET HANDICAPES DE LA COMMUNE D'AWANS.
OBJET DU MARCHE : Ce marché consiste en l'organisation d'un repas au profit des pensionnés, prépensionnés, assimilés et handicapés de la Commune d'AWANS.
Le nombre de repas est estimé à environ 500
TITRE 1er. - Clauses contractuelles administratives du marché.
Article 1. Pour les clauses administratives générales, le pouvoir adjudicateur se réfère à l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation de marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90 1°.
Clauses contractuelles administratives particulières du marché.
Article 2 - Mode de passation : Le marché sera passé, par procédure négociée sans publicité, après consultation d'au moins trois traiteurs, et discussions utiles.
Article 3 - Détermination des prix : Le marché est à bordereau de prix. Seuls les prix unitaires sont forfaitaires. Le prix à payer sera obtenu en appliquant les prix unitaires mentionnés dans l’inventaire aux quantités réellement exécutées.
Article 4 - Administration responsable des paiements : La demanderesse de ce marché est la Commune d'AWANS, et le Service des Affaires sociales est chargé du contrôle de l'exécution du présent marché.
Article 5 - Dépôt des offres : Les offres doivent être envoyées ou remises à l'agent traitant au plus tard, le 1er juin 2026;
Article 6 - Soumission et documents à joindre à celle-ci : Le document de soumission est établi en deux exemplaires. Il sera accompagné des documents et notices que le soumissionnaire pourrait juger utiles à la parfaite appréciation de son offre. + Ajouter dispositions relatives au droit d’accès au marché reprises infra.
Article 7 - Validité de l'offre : Le délai de validité de l'offre est fixé à 90 jours.
Article 8 - Cautionnement : Il n'est pas exigé de cautionnement pour l'exécution du présent marché.
Article 9 - Révision de prix : Aucune révision des prix ne sera appliquée.
Article 10 - Prix et paiement: Les prix seront énoncés en euros, en chiffres et en lettres.
Le paiement est effectué dans les 30 jours de calendrier à compter de l’échéance du délai de vérification (30 jours), qui débutera le jour de l'organisation du repas, pour autant que la Commune d'AWANS soit en possession de la facture régulière établie.
Article 11 - Pénalités : Se référer en la matière aux prescriptions des articles 45 et 51 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.
TITRE 2. - Clauses contractuelles techniques du marché
Prescriptions techniques : Le traiteur remettra prix pour le menu suivant :
(Assiettes préchauffées)
- 3 MISES EN BOUCHE (servie sur petite assiette individuelle)
- UNE ENTRÉE
- UN PLAT DE RÉSISTANCE (viande, légumes, pommes de terre ou croquettes, sauce)
- UN DESSERT (Pâtisserie ou glace)
- UN CAFÉ et UNE MIGNARDISE
Chaque soumissionnaire est libre de présenter des variantes pour un prix maximum de 34€ TTC par personne.
Ce prix comprendra la vaisselle, tous les couverts, les verres (inclus le verre de l'apéritif, verre à eau et verres à vin), les tasses et sous tasses, tout le matériel nécessaire pour la cuisson et la plonge ainsi que le personnel nécessaire à l’exécution de ces tâches et au service à table.
La vaisselle devra être en inox, porcelaine ou faïence. Le prix par personne comprendra également le nappage, les serviettes ( pas de serviette ou nappage bleu) et la décoration des tables ainsi que le dressage de celles-ci qui devra être réalisé pour 15h30 au plus tard.
Les boissons, fournies par le client, seront servies par le personnel du traiteur.
Ce prix comprendra également de la vaisselle (assiettes, verres et couverts de base) pour 15 places supplémentaires afin de faciliter le placement des personnes lors de la soirée.
L'attention du traiteur est attirée sur le fait qu'il s'agit d'un souper pour personnes âgées et que la viande présentée doit être très tendre.
Le prix s'entend boissons non comprises, sauf pour le café.
Le repas aura lieu le Mercredi 23 septembre 2026, à partir de 17h00, au hall omnisports d'AWANS, rue de l'Eglise, 21, (environ 500 repas).
L’exécution de la présente décision est limitée au montant des crédits inscrits au budget communal 2026, à l’article 763/124-06;
CHARGE le Collège communal de l’exécution de la présente décision et de prendre toutes les mesures complémentaires nécessaires aux bonnes gestion et organisation de l’activité.
Copie de la présente délibération est communiquée aux service des Finances, pour information ainsi qu’au Service des Affaires sociales, pour disposition et suite adéquate.