Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Marchés publics - Convention de marché conjoint entre les communes de Beyne-Heusay, Fléron et Soumagne en vue de l’acquisition d’un logiciel de gestion des sanctions administratives communales.
Vu le code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment son article L1222-6 ;
Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;
Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment ses articles 2, 36° et 48 ;
Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics ;
Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques
Attendu que les communes de Beyne-Heusay, Fléron et Soumagne dispose d'un Fonctionnaire sanctionnateur commun pour l'ensemble de la zone de police;
Attendu que, selon les informations communiquées par la fonctionnaire sanctionnatrice, la charge de travail et le suivi des procès-verbaux deviennent de plus en plus complexes; que la désignation d'un agent constatateur par la commune de Beyne-Heusay va inévitablement augmenter le nombre de procès-verbaux à traiter;
Attendu qu'en fonction de ces éléments, il convient de recourir à un logiciel de gestion des sanctions administratives;
Attendu qu'il existe une volonté entre les trois communes de la zone de police de faire l'acquisition d'un tel logiciel;
Attendu que le montant du marché estimé pour les trois communes et pour la durée du marché est estimé à 118.181,82 € HTVA; que ce montant inclus des frais d’acquisition et des frais de maintenance;
Attendu qu'un crédit de 2000 € est prévu pour l'année 2026 au budget extraordinaire de la commune de Beyne-Heusay à l'article 330/742-53 - projet 2026-0021;
Attendu qu'un crédit de 5.500 € est prévu pour l'année 2026 au budget ordinaire de la commune de Beyne-Heusay à l'article 330/123-13;
Attendu que ces crédits pourraient être revus en fonction de l'attribution; que cette éventuelle révision devra faire l'objet d'une modification budgétaire;
Attendu que les termes de la convention sont les suivants :
Entre
La COMMUNE DE SOUMAGNE, représentée par son collège communal, en la personne de Monsieur Benjamin HOUET, Bourgmestre, et de Monsieur Valentin JAMINET, Directeur général,
ci-après, le « pouvoir adjudicateur pilote » ;
Et
La COMMUNE DE FLÉRON, représentée par son collège communal, en la personne de Monsieur Thierry ANCION, Bourgmestre, et de Madame Isabelle BERTHOLET, Directrice générale,
ci-après, le « premier pouvoir adjudicateur non-pilote »
Et
La COMMUNE DE BEYNE-HEUSAY, représentée par son collège communal, en la personne de Monsieur Didier HENROTTIN, Bourgmestre, et de Monsieur Marc HOTERMANS, Directeur général,
ci-après, le « second pouvoir adjudicateur non-pilote »
Vu le code de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment son article L1222-6 ;
Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;
Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment ses articles 2, 36° et 48 ;
Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics ; Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques
;
PRÉAMBULE
Les pouvoirs adjudicateurs ont convenu d’acquérir ensemble un logiciel de gestion autonome des sanctions administratives communales.
Il a été convenu que le pouvoir adjudicateur pilote gère le marché public conjoint au nom et pour le compte des pouvoirs adjudicateurs non-pilotes dans son intégralité suivant les modalités détaillées ci-après.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
Le présent marché public conjoint est un marché public de fournitures ayant pour objet l’acquisition d’un logiciel de gestion des sanctions administratives communales.
La présente convention précise notamment :
- les modalités d’organisation de la passation et l’exécution du marché public ;
- les modalités techniques, administratives et financières du marché public ;
- les responsabilités des parties lors de la passation et de l’exécution du marché public.
Article 2 : Identité et missions du pouvoir adjudicateur pilote du marché conjoint
Les parties s’accordent pour désigner le pouvoir adjudicateur « Commune de Soumagne » comme pilote du marché public conjoint selon les modalités et responsabilités décrites ci-après.
Le pouvoir adjudicateur pilote est notamment chargé :
- d’établir les documents de marché (cahier spécial des charges, estimation du marché, avis de marché, etc.) ;
- de procéder à la passation du marché public (publicité, ouverture des offres, négociations éventuelles, attribution, conclusion et information) ;
- d’assurer le suivi et la direction des services y compris les éventuels avenants en cours d’exécution du marché.
Le cahier spécial des charges est établi par le pouvoir adjudicateur pilote en concertation avec les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes.
Le pouvoir adjudicateur pilote analyse et compare les offres reçues par les soumissionnaires avant le
lancement de la procédure d’attribution du marché.
Le rapport d’examen des offres établi par le pouvoir adjudicateur pilote est soumis, préalablement à la décision d’attribution du marché, à la validation des pouvoirs adjudicateurs non-pilotes. Ceux-ci disposent d’un délai minimum de 21 jours calendriers pour en prendre connaissance et l’analyser. Ils veillent à communiquer leur accord dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, au plus tard 15 jours avant l’expiration du délai de validité des offres.
La mission du pouvoir adjudicateur pilote s’achève à la réception définitive du marché public conjoint.
Article 3 : Fonctionnaire technique de chaque partie
Les pouvoirs adjudicateurs désignent ensemble Madame Carole PIERRET en qualité de fonctionnaire technique chargée du suivi et de la bonne exécution du marché public. Cette désignation n’emporte pas la qualité de fonctionnaire dirigeant au sens de l’article 11 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013.
Sans préjudice des autres dispositions de la présente convention, le rôle du fonctionnaire technique est défini comme suit :
- le suivi technique du marché ;
- la participation aux éventuelles réunions avec l’adjudicataire ;
- l’information aux fonctionnaires dirigeants de tout évènement, situation ou décision
spécifique ayant une incidence quelconque sur la conception ou l’exécution du marché ;
- la vérification que les prestations du présent marché sont conformes aux documents du marché et/ou à l’offre de l’adjudicataire.
Pendant toute la durée de la convention, les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes peuvent opérer ou faire opérer à leurs frais, par l’intervenant de leur choix, tous les contrôles administratifs et techniques qu’ils estiment nécessaires.
Article 4 : Dispositions financières
Il s’agit d’un marché public conclu sur une période de 12 mois avec trois reconductions tacites. Le montant total du marché public est estimé à 118.181,82 € HTVA ou 143.000,00 € TVAC.
Le financement du marché est réparti à concurrence d’un tiers pour chaque pouvoir adjudicateur. Chaque partie acquitte directement auprès de l’adjudicataire sa quote-part correspondant à un tiers du montant total du marché sur base d’une facture adressée à chacune des parties.
Chaque partie est seule responsable du paiement des fournitures et services exécutés pour sa partie, aucune solidarité n’étant prévue entre les parties. Chaque partie supporte seule toutes les conséquences liées à un retard ou à un refus de paiement.
Article 5 : Résiliation
Dans le cas où le pouvoir adjudicateur pilote ne remplirait pas ses obligations et après mise en demeure infructueuse au terme de 15 jours à compter de la notification, les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes pourront résilier la présente convention.
Dans le cas où les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes ne respecteraient pas leurs obligations contractuelles, le pouvoir adjudicateur pilote, après mise en demeure restée infructueuse au terme de 15 jours pourrait résilier la présente convention. Les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes s’engagent à rembourser au pouvoir adjudicateur pilote toutes les dépenses utiles engagées.
Dans ces deux hypothèses, la résiliation ne pourra prendre effet que trois mois après la notification de la décision de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception. Il sera alors procédé à un constat contradictoire des dépenses engagées.
En cas de résiliation, les pouvoirs adjudicateurs non-pilotes seront subrogés de plein droit dans les droits, actions et obligations du pouvoir adjudicateur pilote à l’égard des tiers pour la rubrique qui les concerne.
Article 6 : Convention antérieure
Toute convention antérieure portant partiellement ou totalement sur le même objet est réputée abrogée par la présente convention.
Article 7 : Fin de la convention
La présente convention prend fin de plein droit à l’expiration de la durée du marché ou en cas de résiliation/non reconduction.
Article 8 : Dispositions finales
Tout litige lié à l’interprétation et à l’exécution de la présente convention sera soumis aux Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Liège.
Réalisé en trois exemplaires originaux, chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien.
Pour la Commune de Soumagne, Le
Valentin JAMINET, Directeur général
Benjamin HOUET, Bourgmestre
Pour la Commune de Fléron, Le
Isabelle BERTHOLET, Directrice générale
Thierry ANCION, Bourgmestre
Pour la Commune de Beyne-Heusay, Le
Marc HOTERMANS,
Directeur général
Didier HENROTTIN, Bourgmestre
Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 03/04/2026,
Considérant l'avis non rendu par le Directeur Financier,
A l’unanimité des membres présents,
DECIDE d'approuver la convention ci-jointe entre les communes de Beyne-Heusay, Fléron et Soumagne pour le marché public de fourniture en vue de l'acquisition d'un logiciel de gestion des sanctions administratives communales et de veiller à la signature de celle-ci dans les plus brefs délais,
PRECISE que cette convention sera d’application dès la signature par les trois parties et jusqu’à la date de fin du marché conclu et pourra être résiliée de communs accords entre les parties dans un délai qui sera convenu le cas échéant.