Téléphonie communale – Marché public de services ayant pour objet la mise en place et l'hébergement d'une solution centralisée de téléphonie cloud VoIP pour les six sites communaux – Choix du mode de passation et approbation du Cahier Spécial des Charges et de ses annexes : décision

Le projet vise à regrouper, au sein d'une centrale téléphonique cloud unique, la téléphonie de six sites communaux actuellement organisée au moyen de solutions distinctes. Le marché couvre la mise en œuvre, la migration et la portabilité, les licences, les terminaux prévus, les communications, la maintenance, le support, la sécurité et la réversibilité.

Le périmètre de comparaison comprend 47 profils, 46 softphones, 12 nouveaux téléphones IP, 35 casques professionnels et 15 appels externes simultanés. La solution doit pouvoir évoluer jusqu'à, au moins, 100 utilisateurs. Les connexions Internet, VDSL et de secours mobile restent hors marché et sont maintenues séparément par la Commune.

La valeur maximale estimée s'élève à 120.000 EUR HTVA, soit 145.200 EUR TVAC, pour la durée potentielle totale de 48 mois, communications, reconductions et options comprises. Cette estimation constitue un plafond de procédure et non une obligation de commande. L'attribution reposera sur le prix à concurrence de 35 points et sur la qualité à concurrence de 65 points.

DONNÉES FINANCIÈRES

• N° article : 
• Intitulé article : 
• Crédit initial :  EUR
• Montant estimé de la dépense : 120.000,00 EUR hors T.V.A., soit 145.200 EUR T.V.A. comprise, pour la durée potentielle totale de 48 mois.

Vu le Code wallon de la démocratie locale et de la décentralisation, notamment ses articles L1122-30, L1124-40, § 1^er, 3°, L1222-3 et L1222-4 ;

Vu la Loi du 29 juillet 1991 relative à la motivation formelle des actes administratifs ;

Vu la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de concessions ;

Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment ses articles 14, 14/1 et 42, § 1^er, 1°, a) ;

Vu l'Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, notamment ses articles 7, 58 et 90 ;

Vu l'Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics ;

Vu le Cahier Spécial des Charges portant la référence MP – INF 2026.01 et les cinq documents distincts qui en font partie intégrante, tous établis dans leur version définitive du 29 octobre 2026 :

1. L'Annexe pratique définitive ;
2. Le Bordereau de prix ;
3. Le Panier de communications ;
4. La Matrice de conformité ;
5. Le Scénario commun de démonstration ;

Vu la demande d'avis de légalité préalable faite auprès de M. le Directeur financier conformément à l'article L1124-40, § 1^er, 3° du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;

Considérant que la téléphonie communale est actuellement répartie entre plusieurs centrales, contrats et organisations, ce qui complique l'administration, la continuité du service, le support et la maîtrise des coûts ;

Considérant qu'il convient de regrouper la téléphonie de la Maison communale, de la Bibliothèque, de l'École communale, de la Maison du Bailli, du Dépôt communal et de la Maison rurale au sein d'une solution centralisée de téléphonie cloud ;

Considérant que le marché est conçu en lot unique afin de confier à un interlocuteur contractuel unique la plateforme, la numérotation, la portabilité, le routage, le matériel, la migration et le support, et d'éviter une dilution des responsabilités ;

Considérant que la durée d'exploitation initiale est fixée à vingt-quatre mois à compter de la réception provisoire de la mise en production et que le marché peut être reconduit deux fois pour une durée d'un an, soit une durée maximale de quarante-huit mois ;

Considérant que la valeur maximale du marché est estimée à 120.000,00 EUR hors T.V.A., soit 145.200,00 EUR T.V.A. (21%) comprise, reconductions, communications et options comprises ;

Considérant que cette estimation est inférieure au seuil de 140.000,00 EUR hors T.V.A. autorisant le recours à la Procédure Négociée Sans Publication Préalable (PNSPP) conformément à l'article 42, § 1^er, 1°, a) de la Loi du 17 juin 2016 ;

Considérant que les crédits nécessaires devront être inscrits et maintenus aux budgets ordinaires des exercices concernés (2026 à 2031) ;

Considérant la transmission du dossier au Directrice générale pour avis préalable en date du 29/10/2026,

Considérant l'avis non rendu par le Directrice générale,

À l'unanimité, DÉCIDE :

Article 1^er – d'approuver le principe du marché public ayant pour objet la mise en place et l'hébergement d'une solution centralisée de téléphonie cloud VoIP pour les six sites communaux repris dans les documents du marché, et de choisir la Procédure Négociée Sans Publication Préalable (PNSPP) conformément à l'article 42, § 1^er, 1°, a) de la Loi du 17 juin 2016 et à l'article 90 de l'Arrêté royal du 18 avril 2017.

Article 2 – d'approuver le Cahier Spécial des Charges portant la référence MP – INF 2026.01 ainsi que les cinq documents distincts qui en font partie intégrante :

1. L'Annexe pratique définitive ;
2. Le Bordereau de prix ;
3. Le Panier de communications ;
4. La Matrice de conformité ;
5. Le Scénario commun de démonstration.

Article 3 – Les dépenses relatives à ce marché seront imputées aux crédits inscrits et à inscrire aux budgets ordinaires des exercices concernés.

Article 4 et dernier – Le Collège communal est chargé de l'exécution de la présente décision.