Ce projet de délibération est un document préparatoire ayant vocation de permettre aux membres du Conseil communal d'examiner la décision soumise à son approbation.
Ce document est par nature évolutif et susceptible d'être modifié. Ce texte n'a pas encore été adopté par l'autorité communale.
Directrice financière - Vérification de l'encaisse – 3ème trimestre 2025
Conformément à l'Arrêté du Gouvernement wallon du 05 juillet 2007 portant le nouveau Règlement Général de la Comptabilité Communale et ses modifications ultérieures, et ce, en exécution de l'article L1315-1 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.
Conformément à l'article L1124-42 §1er du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation qui stipule "Le Collège communal, ou celui de ses membres qu'il désigne à cette fin, vérifie l'encaisse du Directeur financier au moins une fois par trimestre, et établit un procès-verbal de la vérification, qui mentionne ses observations et celles formulées par le Directeur financier; il est signé par le Directeur financier et les membres du Collège qui y ont procédé. Le Collège communal communique le procès-verbal au Conseil communal. Lorsque le Directeur financier à la charge de plusieurs encaisses publiques, celles-ci sont vérifiées simultanément aux jours et heures fixés par les autorités concernées".
Vu la situation de caisse du 2ème trimestre 2025 qui a été arrêtée par le Collège communal en sa séance du 21 novembre 2025 et présentée au Conseil communal du 15 décembre 2025.
Considérant le retard pris dans la comptabilisation des extraits de compte tenant compte des absences cumulées au sein de l'équipe Recette et des dossiers à prioriser.
Attendu que la situation de caisse du 4ème trimestre 2025 passera au Conseil communal de juin 2026 (toujours en même temps que le compte).
Vu la décision du Collège du 27 février 2025 de confier la compétence de vérification de la caisse du Directeur financier à Monsieur l’Échevin Pierre-Yves HUBAUT.
Il a été procédé à cette formalité de vérification d'encaisse du 3ème trimestre 2025 le 20 mars 2026.
Le P.V. tel qu'établi pour le 3ème trimestre 2025, fait apparaître un solde total justifié de 4.595.976,04 € au 30 septembre 2025.
La vérification a été opérée par le service Recette et la Directrice financière en lien avec les extraits de comptes concernés et qui attestent bien des montants de la classe 5 au 30/09/2025, le PV se trouve en annexe.
Le Conseil communal,
Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 05 juillet 2007 portant le nouveau Règlement Général de la Comptabilité Communale et ses modifications ultérieures et ce, en exécution de l'article L1315-1 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation;
Vu l'article L1124-42 §1er du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation qui stipule "Le Collège communal, ou celui de ses membres qu'il désigne à cette fin, vérifie l'encaisse du Directeur financier au moins une fois par trimestre, et établit un procès-verbal de la vérification, qui mentionne ses observations et celles formulées par le Directeur financier; il est signé par le Directeur financier et les membres du Collège qui y ont procédé. Le Collège communal communique le procès-verbal au Conseil communal. Lorsque le Directeur financier à la charge de plusieurs encaisses publiques, celles-ci sont vérifiées simultanément aux jours et heures fixés par les autorités concernées";
Vu la décision du Collège du 27 février 2025 de confier la compétence de vérification de la caisse du Directeur financier à Monsieur l’Échevin Pierre-Yves HUBAUT;
Vu la situation de caisse du 1er trimestre 2025 qui a été arrêtée par le Collège communal en sa séance du 12 juin 2025 et présentée au Conseil communal du 30 juin 2025;
Vu la situation de caisse du 2ème trimestre 2025 qui a été arrêtée par le Collège communal en sa séance du 21 novembre 2025 et présentée au Conseil communal du 15 décembre 2025;
Considérant le retard pris dans la comptabilisation des extraits de compte tenant compte des absences cumulées au sein de l'équipe Recette et des dossiers à prioriser;
Attendu que la situation de caisse du 4ème trimestre 2025 passera au Conseil communal de juin 2026 (toujours en même temps que le compte);
Vu la situation de caisse du 3ème trimestre 2025 qui sera arrêtée par le Collège communal en sa séance du 27 mars 2026 qui fixe les points à l'ordre du jour du Conseil communal du 20 avril 2026;
Vu que cette situation de caisse sera présentée au Conseil communal du 20 avril 2026;
Considérant qu'en date du 30 septembre 2025, la dernière écriture du journal des opérations budgétaires porte le numéro 25537 et la dernière opération du journal de la comptabilité générale porte le numéro 46722;
Considérant que Monsieur l’Échevin Pierre-Yves Hubaut a procédé à la vérification d'encaisse du 3ème trimestre 2025 le 20 mars 2026; Que cette dernière a donné entière satisfaction et la remarque suivante a été formulée : " il serait intéressant que chaque service fasse l’effort de communiquer directement aux services Finances/Recette les informations relatives aux travaux en cours. Il semblerait que pour certaines OC la communication des dernières factures ou la confirmation de la clôture du dossier pourrait permettre de régulariser au niveau de la compta et de voir les disponibles restants pour le financement de l’extraordinaire. Une plus grande rigueur de chaque service permettrait d’alléger la charge de travail inutile des services Recette et Finances à titre d’exemple, il n’est pas concevable d’attendre une facture pour un projet clôturé en 2019." ; Que cette dernière y figure dans la situation de caisse pour la période du 01/01/2025 au 30/09/2025 et dans le procès-verbal qui fait partie intégrante de la présente délibération;
Considérant que Madame Carole Louis, Directrice financière, a émis les remarques suivantes :
" Pour rappel, en matière de mesures de gestion pour générer de nouvelles recettes en provenance d'intérêts créditeurs sans toucher au portefeuille du citoyen :
- Un montant de 1.500.000 € a été transféré sur un compte courant de placement de la Fédérale assurance (comme un compte à vue puisqu'on peut récupérer l'argent à tout moment) "6832", ce qui a généré depuis mai 2024 des intérêts créditeurs de 30.655,35 € au 30 septembre 2025. Au niveau du rendement, la Ville bénéficie depuis le 1er janvier 2025 d'un taux de base de 0,85 % accompagné d'un taux de fidélité acquis au 31 décembre de 1,15%, soit 2% de rendement brut annuel total.
- Suite à la décision du Collège communal du 10 juillet 2025 et proposition faite par la DF, un premier placement en billets de trésorerie a pu se faire au niveau de Belfius Banque. Un premier versement de 2.000.000 € le 29 septembre 2025 moins les intérêts créditeurs à hauteur de 7.759,80 € (jusqu'au 28 novembre 2025).
- En parallèle et pour rappel, le Collège communal du 26 septembre 2025 a décidé de désigner Belfius Banque en qualité de prestataire de services pour le financement des dépenses extraordinaires de la Ville et de son Centre Public de l'Action Sociale au moyen de crédits – Budgets et modifications budgétaires aux conditions reprises dans son offre du 19 septembre 2025 ainsi qu’à celles reprises dans le règlement de consultation initial concerné, et ce, pour l'ensemble des lots composant le marché. Le choix s'est à nouveau porté sur la variante proposée par Belfius Banque étant donné les marges plus faibles en prenant une durée de tirage et une durée d'ouverture de crédit de 6 mois. Le contrat se terminera le 6 avril 2026. Les commandes (OC = ouvertures de crédits) de tous les emprunts seront consolidées en fonction de la gestion active de la dette tenant compte de la délibération du Collège communal du 5 décembre 2024 qui décide de prolonger la délégation permanente à la Directrice financière, Mme Carole Louis, pour conclure des opérations de Gestion Active de la Dette pour autant que la formule choisie soit financièrement intéressante pour l’Administration communale, et ce, dans le cadre de tous les marchés de crédit en cours et futurs de l’Administration attribués à Belfius Banque (délégation valable jusqu’au 31 décembre 2030 inclus).
- Les OC (ouvertures de crédits) diverses consolidées et queues d'emprunts : un travail de transfert reste à faire sur le 2161 puis sur le 9672 pour intérêts créditeurs (fait en décembre 2025).
- Pour la caisse des Travaux : depuis le 8/07/2024, il n’y a plus de paiement en liquide vu que le service utilise principalement Eaglebe et/ou le Bancontact de temps en temps pour les raccordements égouts, vente de sacs amiante, surplus à payer par rapport à ce qui avait été facturé ou les personnes qui n’ont pas l’application bancaire sur leur téléphone. Il reste donc un solde de 158,50 € qui sera clôturé et rapatrié dans la caisse Recette fin 2025. Au 4ème trimestre 2025, cette caisse sera donc à zéro car il n'y a plus de perception en liquide.
- Pour rappel, depuis le dernier trimestre 2024, on voit apparaître les caisses relatives au service Population/Etat civil suite à la mise en place au niveau interface comptable de Saphir Caisse. Une méthode de contrôle de ces caisses a été mise en place par le service Recette et à la suite des différents tests, quelques adaptations ont été faites afin que les caisses soient clôturées en temps et en heure et tenant compte également des permanences du samedi. Force est de constater que certains agents ont encore du mal à clôturer leur caisse en temps et en heure ... En effet, les caisses Population/Etat civil sont en principe clôturées tous les 15 jours et les agents viennent déposer l’argent à la Recette. La comptabilisation de la caisse Recette se fait une fois par mois. Les différentiels ici viennent du fait que les agents concernés ont clôturé leur caisse en septembre et apporter leur caisse en octobre. Il y aura toujours un décalage entre la période où ils clôturent et la période où ils déposent l’argent en fin de trimestre, d'où les différentiels. Toutefois, une nouvelle procédure a été mise en place le 12 mars 2026 en collaboration avec le service concerné. En concertation avec la responsable du service population/Etat-Civil, la procédure pour le transfert de la caisse a été revue suite au déménagement des services Recette et Finances. En outre, comme nous recevons encore plusieurs paiements anticipés sur le compte courant et qu’il est très difficile d’identifier par rapport à l’encodage des agents dans Saphir caisse, un contact a été pris avec CIVADIS pour paramétrer le système de facturation, en réalité, il s’agit d’un ticket qui est imprimé via Saphir caisse avec un n° de compte et une communication structurée. La responsable du service Population/Etat-civil va donc vérifier avec le service informatique et contacter CIVADIS pour paramétrer dans Saphir Caisse.
- Carte Visa : disponible ce 16 mars 2026 = 666,98 € -> 778,22 € au 30/09/2025 car les extraits arrivent en retard et donc on comptabilise en fonction de l’extrait de compte, opérations prises en compte jusqu’au 22 août 2026 inclus. Le montant au 30/09/2025 est donc bien de 778,22 €.";
Considérant que le Directeur financier a présenté tous les livres, pièces, valeurs et fourni tous les renseignements sur sa gestion et sur les avoirs de la Ville;
Considérant le procès-verbal du 20 mars 2026 pour la situation de caisse pour la période du 01/01/2025 au 30/09/2025;
Attendu que le procès-verbal ainsi établi pour le 3ème trimestre 2025, fait apparaître un solde total justifié de 4.595.976,04 € au 30 septembre 2025;
Par ces motifs,
PREND CONNAISSANCE de la situation de l'encaisse communale du 3ème trimestre 2025, soit du 1er janvier 2025 au 30 septembre 2025, vérifiée par l’Échevin, Monsieur Hubaut le 20 mars 2026 et arrêtée par le Collège en date du 27 mars 2026.