Charte de l'administrateur communal

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation et plus particulièrement l'article L1122-30 ;

Vu sa délibération du 29 juin 2006 décidant de mettre en place un groupe de travail chargé d’élaborer un livre blanc sur la nouvelle gouvernance de Charleroi ;

Vu sa délibération du 21 septembre 2006 prenant communication du Livre blanc sur la Nouvelle Gouvernance ;

Vu sa délibération du 9 juillet 2007 décidant d’adopter la Charte de l’administrateur ;

Vu sa délibération du 17 mars 2008 décidant d’adopter le Code d’éthique et de déontologie ;

Considérant que la dite charte ambitionne de mettre à disposition des administrateurs désignés par la Ville pour la représenter dans diverses structures dont elle est membre, un code de bonne conduit de nature à améliorer la qualité de la gouvernance publique et à donner aux administrateurs communaux des repères leurs permettant d’exercer au mieux les mandats qui leurs sont confiés, le tout dans le respect de la légalité et des principes d’éthique et de déontologie ;

Considérant qu’en outre la charte contient des recommandations à destination de structures dans lesquelles les administrateurs communaux sont appelés à exercer leurs mandats ; que ces recommandations concernent plus particulièrement les informations à fournir aux administrateurs communaux pour leur permettre d’exercer au mieux leur mandat ;

Considérant que la nouvelle mandature souhaite placer le respect des règles éthiques et de déontologie au cœur de son action publique ;

Considérant qu’au regard des enjeux contemporains en matière de gouvernance, de transparence et de responsabilité, il importe de réaffirmer, avec force, l’importance d’un cadre de référence clair, partagé et actualisé pour tous les administrateurs représentant la Ville dans les organes de décision des structures externes ;

Considérant qu’il y a dès lors lieu, à l’entame de cette mandature, de réapprouver officiellement la Charte de l’administrateur, afin d’en renforcer la portée symbolique et opérationnelle, et de témoigner d’un engagement renouvelé de la Ville en faveur d’une gouvernance publique exemplaire ;

Considérant qu'il est proposé au Conseil communal de réaffirmer son adhésion à la Charte de l’administrateur communal et d’en approuver à nouveau le contenu, en ce qu’elle constitue un outil essentiel au service de l’éthique, de la transparence et de la bonne gouvernance publique locale ;

Sur proposition du Collège communal ;

Article 1 : d'adopter la chartre de l'administrateur communal rédigée dans les termes suivants :

I. Préalable :

Un certain nombre d'exigences préalables à l'exercice du mandat d'Administrateur d'un organisme public ou privé dépendent d'intervenants extérieurs à cet organisme. Il convient que ces exigences soient rencontrées préalablement à l'exercice de la fonction d'administrateur et, le cas échéant, à la signature de la Charte de l'administrateur. Ces exigences préalables sont énumérées ci-dessous:

• Le management de l'organisme public (asbl, intercommunales, associations de projet, ...) doit s'engager à fournir à ses Administrateurs, de manière parfaitement transparente et accessible, l'information pertinente, précise et exacte dont ils auront besoin pour l'exercice de leur mandat; cette information doit être délivrée dans les délais et le format demandés par tout ou partie du Conseil d'Administration. Il est impératif, en particulier, qu'au moment de rejoindre un Conseil d'Administration, tout mandataire nommé reçoive les informations minimales relatives à  l'organisme public qu'il rejoint : les deux ou trois derniers rapports d'activité, les statuts sociaux et du personnel, le règlement d'ordre intérieur, les budgets, comptes, plans financiers et les rapports des réviseurs.

• Les organismes publics doivent disposer d'un règlement d'ordre intérieur remis et expliqué à chaque administrateur. Un point relatif à ce règlement doit être inscrit chaque année à l'ordre du jour d'une  réunion du Conseil d'Administration et un débat pourra être tenu en vue de le faire évoluer. Si nécessaire, le Conseil d'Administration redéfinira son mode de fonctionnement au travers d'une modification du règlement d'ordre intérieur.

• La Ville doit encourager ses représentants à se former et elle doit favoriser cette formation de manière telle qu'ils puissent remplir leur rôle de manière adéquate. Celle-ci comprendra   nécessairement des informations sur la responsabilité civile et pénale des administrateurs.

• Il conviendra, préalablement à l'acceptation de tout mandat, que le mandataire pressenti réponde à un certain nombre de critères relatifs au respect des dispositions légales notamment en matière de cumul de mandats et de rémunération.

• L'Administrateur s'engage par la signature de cette charte à faire preuve de toute l'assiduité nécessaire dans l'exercice de son mandat ou à en assurer les conséquences dans le cas contraire (démission éventuelle).

• Il apparaît opportun que le Conseil communal puisse apprécier l'assiduité des Administrateurs  qu'elle mandate : il est dès lors suggéré que l'organisme public établisse une fiche par Administrateur reprenant le détail de sa participation aux réunions du Conseil d'Administration, du bureau ou de comités spécialisés. Il est en outre recommandé que l'Administrateur renseigne les formations suivies et les initiatives prises pour assurer son niveau de compétence de façon continuée.

• Par la signature de la Charte, l'Administrateur s'engage à respecter un certain nombre de valeurs de base dont l'intérêt général, la bonne gestion des deniers publics et l'honnêteté. Il s'opposera, en particulier, à toute dépense manifestement excessive ou ne cadrant pas avec l'objet social de l'organisme.

• Enfin, l'Administrateur représentant la ville doit être en mesure d'apporter des éclaircissements au Conseil communal ou à une commission sur :

  • le plan stratégique,

  • les comptes

  • le rapport d'activités.

de l'organisme public dans lequel il exerce son mandat.

II. Obligations des administrateurs communaux :

1. Agir en toute circonstance avec indépendance d'esprit

L'Administrateur s'engage à maintenir, en toute circonstance, son indépendance d'analyse, de décision et d'action dans le cadre de l'intérêt de l'organisme et/ou de l'intérêt public.

L'Administrateur s'engage à ne pas rechercher ou accepter de l'organisme public ou de sociétés liées à celui-ci, directement ou indirectement, des avantages de nature à compromettre son indépendance.

L'Administrateur s'engage, s'il estime qu'une décision du Conseil d'Administration ou du management est contraire aux intérêts de l'organisme et/ou à l'intérêt public, à exprimer clairement son opposition et à épuiser tous les moyens internes au Conseil d'Administration pour convaincre celui-ci de la pertinence de sa position.

Lorsque l'Administrateur est en désaccord avec les propositions soumises au Conseil d'Administration ou les décisions du management, il envisagera successivement :

• d'exposer les raisons de son opposition et les conséquences dommageables pour l'organisme ou  l'intérêt public de la décision du Conseil d'Administration ou du management ;

• de demander d'annexer sa position, qui sera consignée au procès-verbal de la réunion du Conseil d'Administration ;

• d'inviter le Conseil d'Administration, si nécessaire, à solliciter l'avis d'experts ;

• de demander le report de la décision, si sa nature le permet, à une réunion suivante de manière à en permettre une étude plus approfondie ;

• de demander une réunion spéciale pour débattre de ce point.

En cas de désaccord persistant ou en cas d'urgence, l'Administrateur saisira le Collège communal du dossier.  À défaut d'une prise en compte par le Collège, il portera ou fera porter le point au Conseil communal en évoquant les raisons de ce désaccord, sans préjudice des autres procédures auxquelles l'administrateur estimerait utile de recourir.

2. Veiller activement aux intérêts de l'organisme public

L'Administrateur s'engage à acquérir une connaissance adéquate de l'organisme public et de son environnement économique, social et juridique, ce qui nécessite la connaissance des contraintes juridiques, économiques, financières et sociales, propres à l'environnement public.

L'organisme public met, à cet effet, à la disposition de l'Administrateur les moyens requis pour lui permettre d'actualiser ses connaissances.

L'Administrateur s'engage à utiliser son expertise, ses moyens d'actions et ses capacités de jugement pour amener l'organisme public à remplir au mieux ses missions de service public et le cas échéant marchandes, de manière durable, responsable et loyale.

3. Veiller au fonctionnement efficace des organes de gestion

Il appartient au Conseil d'Administration, dans le respect du contrat de gestion ou de partenariat d'appliquer les missions et valeurs de l'organisme public, d'arrêter ses objectifs stratégiques, d'exercer ses responsabilités statutaires en matière de nomination, évaluation et révocation du personnel, de mettre en place les structures permettant la réalisation des objectifs, en ce compris la création ou l'acquisition de toute filiale, de veiller à la mise en œuvre du plan opérationnel, de veiller au contrôle de l'organisme public et de fournir au Conseil communal les explications nécessaires et les réponses aux questions qu'il pose.

Dans ce cadre, l'Administrateur s'engage à vérifier que les pouvoirs et responsabilités des organes de gestion et du ou des responsables de la gestion journalière (management) sont clairement établis.

Dans le respect de bonnes pratiques de gouvernance, l'Administrateur s'engage à vérifier que le Conseil d'Administration contrôle effectivement l'organisme et l'activité du ou des responsables de la gestion journalière. En particulier, il sera attentif :

• à ce qu'aucune personne ne puisse exercer au sein de l'organisme un pouvoir discrétionnaire sans contrôle ;

• à ce que le Conseil d'Administration, s'il crée un comité d'audit, veille à ce qu'il soit composé d'une majorité d'Administrateurs non-exécutifs, en relation, s'il échet, avec les réviseurs et commissaires aux comptes de l'organisme et à ce qu'il en réfère périodiquement au Conseil d'Administration ;

• à ce que l'organe de contrôle interne éventuel de l'organisme fonctionne effectivement et soit régulièrement contrôlé par les réviseurs ;

• à ce que le ou les responsables de la gestion journalière coopèrent pleinement et sans réticence à l'objectif de contrôle du Conseil d'Administration.

L'Administrateur s'engage à s'assurer que les organes de gestion se réunissent à intervalles réguliers et reçoivent une information suffisante et en temps utile pour que les Administrateurs qui y siègent puissant valablement délibérer.

L'Administrateur s'engage à assister assidûment aux réunions du Conseil d'Administration et des comités dont il fait partie.

L'Administrateur s'assure que le procès-verbal reprend les décisions, qu'il est livré au plus tôt après la réunion et, en tout cas, au plus tard avec la convocation de la réunion suivante.

L'Administrateur s'engage à s'assurer du suivi des décisions du Conseil d'Administration et du Bureau ou Comité permanent.

4. Protéger les intérêts publics en général et de la Ville en particulier

L'Administrateur s'engage à œuvrer pour que les objectifs du contrat de gestion ou de partenariat soient respectés de même que les intérêts publics en général et de la Ville en particulier, tant dans l'exercice des missions de service public que dans l'exercice éventuel des autres missions.

5. Tenir compte des attentes légitimes de tous les partenaires de l'organisme public (ville, citoyens, clients, personnel, fournisseurs et créanciers)

Sachant qu'au-delà de leurs engagements contractuels, l'organisme public et ses partenaires ont noué des relations de confiance et contracté des obligations morales réciproques avec divers partenaires, il ne peut être ignoré qu'il est de l'intérêt de l'organisme public d'entretenir ces relations et obligations morales réciproques.

L'Administrateur s'engage alors à s'assurer que le dirigeant opérationnel de l'organisme public connaît les intérêts, vues et attentes de ses partenaires, que des procédures sont mises en place pour gérer ces relations et qu'une communication correcte et périodique est échangée avec eux.

L'Administrateur s'engage à encourager le Conseil d'Administration à tenir compte dans ses décisions, dans une optique d'intérêt à long terme de l'organisme public, de l'impact de celles-ci sur la gestion de la Ville, la collectivité, l'environnement, les relations sociales, les règles de concurrence et la protection des consommateurs.

6. Être attentif au respect par l'organisme public de ses obligations et engagements, des lois, règlements, décrets et codes de bonnes pratiques ainsi que des autres dispositions réglementaires et des statuts de l'organisme public

L'Administrateur s'engage à être attentif à ce que l'organisme public respecte à tout moment ses obligations légales et réglementaires. Assumant ses responsabilités civiles et pénales et dans la mesure où l'Administrateur a le sentiment que les obligations ne sont pas respectées, il a le devoir de réagir sans tarder.

L'Administrateur s'engage à s'assurer que le Conseil d'Administration a adopté un règlement d'ordre intérieur. Le contenu de ce règlement sera inscrit une fois par an à l'ordre du jour du Conseil d'Administration ; il fera, le cas échéant, l'objet d'un débat.

7. Respecter les règles en matière de conflit entre ses intérêts personnels directs ou indirects et ceux de l'organisme public et s'interdire toute confusion d'intérêt

Dans ce cadre, l'Administrateur s'engage à ce que les intérêts de l'organisme et de l'ensemble de ses membres et/ou associés prévalent en toutes circonstances sur ses intérêts personnels directs ou indirects.

L'Administrateur s'engage à informer complètement, dès qu’il en a connaissance, le Conseil
d'Administration de tout conflit d'intérêt avec l'organisme public dans lequel il pourrait, directement ou indirectement, être impliqué et à s'abstenir de participer aux débats et à la prise de décision sur les matières concernées. Sa déclaration, ainsi que les raisons justifiant l'intérêt opposé qui existe dans son chef, doivent figurer dans le procès-verbal du Conseil d'Administration qui devra prendre la décision.

Le Conseil d'Administration décrit, dans le procès-verbal, la nature de la décision ou de l'opération visée à l'alinéa 1er et une justification de la décision qui a été prise ainsi que les conséquences patrimoniales pour l'organisme public.

Au cas où un Administrateur représentant un tiers au sein du Conseil d'Administration constaterait une possibilité de conflit entre les intérêts de ce tiers et ceux de l'organisme public, il en informera le Conseil d'Administration qui décidera s'il peut participer aux débats et à la prise de décision sur les matières concernées.

8. Éviter un usage incorrect des informations et prévenir les délits d’initié

L’Administrateur s’engage à se conformer strictement aux règles préventives et répressives du délit d’initié qui lui sont applicables.

L’Administrateur s’engage à ne pas faire un usage incorrect d’informations qu’il détient en raison de sa fonction dans l’organisme public, qu’il en retire ou non un avantage personnel.

L’Administrateur s’engage à respecter un devoir de réserve.

L’Administrateur s’engage à ne pas diffuser, directement ou indirectement, des informations qu’il sait fausses ou trompeuses.

L’Administrateur s’engage à ne pas communiquer sans justification ou raison valable des informations stratégiques ou relatives à des contentieux vis-à-vis de tiers ou vis-à-vis du personnel, discutées au sein de celui-ci. Il doit en outre s’assurer du respect des règlements en matière de transparence et de publicité administratives.

9. Développer de manière permanente ses compétences d’Administrateur public

L’Administrateur s’engage à développer et à mettre à jour ses compétences pour exercer son mandat dans l’organisme public, notamment en suivant les séances de formation et d’information dispensées par celui-ci lors de son entrée en fonction et chaque fois que l’actualité l’exige.

L’Administrateur doit s’assurer qu’il dispose d’outils opérationnels corrects (budget, indicateurs, tableaux de bord, plans stratégiques, comptes, ...) et mis à jour en permanence.

L’Administrateur doit s’assurer de l’existence d’un comité de rémunération (ou l’équivalent pour les asbl).  Les délibérations de ce comité de rémunération lui sont accessibles.

S’il échet, l’Administrateur entendra le réviseur ou le commissaire au compte, une fois par an, lors du Conseil d’Administration, lorsque celui-ci traite des comptes de l’organisme public.

10. Adhérer à l’esprit de la présente charte

L’Administrateur s’engage à adhérer à la présente Charte et à en respecter l’esprit, sachant qu’aucun code ne peut embrasser toutes les situations possibles.

Lorsqu’une situation nouvelle ou non traitée par la Charte se présente, l’Administrateur s’engage à appliquer avec bon sens les principes d’intégrité, de rigueur, de justice et de professionnalisme qui inspirent la présente Charte.

Article 2 : d’inviter chacun des administrateurs communaux ayant été désigné pour représenter la Ville dans des structures dont celle-ci est membre à adhérer de manière formelle à la présente charte.

Article 3 : de communiquer la présente délibération aux organismes publics ou privés dans lesquels siègent des administrateurs désignés par la Ville.

Résultats des votes

À l'unanimité ;