Convention de prestation de services et d'accès à des installations sportives entre la Commune de CHASTRE et l'asbl ASE CHASTRE - Renouvellement de la convention

Vu le Code de la Démocratie locale et de la décentralisation, notamment les articles L1222-1 et suivants ;

Considérant l'occupation d'un bien communal, à savoir le Complexe des XV Bonniers sis Rue des XV Bonniers à Chastre, par l'asbl ASE CHASTRE ;

Considération que cette occupation faisait l'objet d'une convention de prestation de services et d'accès entre la Commune de CHASTRE et l'asbl ASE CHASTRE approuvée par le Conseil communal du 30/07/2019 ;

Considérant que ladite convention prenant fin le 30/06/2025, une nouvelle convention adaptée d'une durée d'un an a été validée par le conseil communal en séance du 26/06/2025 ;

Considérant que la convention viendra à échéance le 30/06/2026 ;

Considérant les démarches à réaliser par les clubs de foot pour la prochaine saison ;

Considérant qu'il y a lieu de renouveler la convention pour une nouvelle durée d'un an soit jusqu'au 30/06/2027 ;

Considérant qu'une demande afin d’obtenir un avis de légalité a été soumise le 11/03/2026, le directeur financier a rendu un avis favorable le 16/03/2026 (avis n°2026/032) ;

Sur proposition du Collège communal;

Après en avoir débattu et en toute connaissance de cause;

Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 11/03/2026,

Considérant l'avis non rendu par le Directeur Financier,

DECIDE à l'unanimité :

Article 1 : de marquer son accord sur la convention ci-après retranscrite :

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ENTRE : 

L’administration communale de Chastre, dont les bureaux sont sis avenue du Castillon 71 à 1450 Chastre, représentée par son Conseil communal, sur base d’une délibération du .../.../2026 en la personne de Monsieur Thierry CHAMPAGNE, Bourgmestre et de Madame Stéphanie VAN MUYLDER, Directrice générale ; 

Ci-après dénommée le « Donneur » ; 

ET :  

L’a.s.b.l. ASE CHASTRE, dont le siège social est sis avenue des XV Bonniers, 105 à 1450 Chastre représentée par son Président, Claude JOSSART, domicilié rue de la Gare 6 à 1450 Chastre;  

Ci-après dénommée le « Preneur » ; 

Ci-après, dénommées séparément une « Partie » et ensemble les « Parties » ;  

Sur base de la délibération du conseil communal du 23/04/2026, 

IL EST PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

1. Le Donneur est propriétaire d’un site sis avenue des XV Bonniers 105 à 1450 Chastre dont la destination est principalement affectée à des activités sportives.

2. Le Donneur fournit diverses prestations de services et donne l’accès à ces installations sportives.

3. Le Preneur désire utiliser ces services et bénéficier de l’accès aux installations sportives selon les modalités décrites dans la présente convention.

4. Les Parties souhaitent formaliser les modalités de cette collaboration sous la forme d’une convention, ci-après la « Convention » afin d’éviter tout litige ultérieur à propos des droits et des devoirs respectifs et de leur interprétation.

IL A ENSUITE ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1. Objet et durée de la convention de mise a disposition

1.1. Le Donneur permet au Preneur d’accéder à des installations sportives d’une surface totale de 33375m² (soit 3 parcelles : division 1 – section A : n°63E 7597m² - n°63D 15793m² - n°63C 9985m²) situées sur le site sis avenue des XV Bonniers 105 à 1450 Chastre, à savoir en particulier :

0. Les terrains de football ;

1. Les annexes auxdits terrains :

   1. Les vestiaires joueurs et arbitres avec douches, le local d’accueil des délégués, le local de rangement du matériel de football, les installations sanitaires situées au sous-sol;

2. La cafeteria du rez-de-chaussée et la cuisine située en annexe du bâtiment principal, à charge pour le Preneur d’en assumer la gestion ;

1.2. Les installations sportives sont mises à la disposition du Preneur pour lui permettre l’organisation de ses activités sportives et autres propres à un club de foot.

1.3. Le Donneur a accès, en tout temps, aux installations sportives pour y exercer son droit de visite et de contrôle moyennant un préavis de minimum 48h.

1.4. Le Donneur se réserve, quand les activités du Preneur le permettent, le droit d’occuper et de permettre l’occupation installations, en ce compris les sanitaires, à titre occasionnel ou impératif pour des initiatives sportives ou culturelles (ex : stages Adeps, expositions, associations, Grand Feu, particuliers, etc.) et/ou pour répondre à des impératifs liés à sa mission de service public. Ces occupations seront envisagées en concertation entre les Parties et de commun accord, sauf en cas d’impératifs liés à la mission de service public qui s’imposeront au ¨Preneur. Dans ce cas le Donneur participera aux charges liées à cette occupation.

1.5. La présente Convention de prestation de services et d’accès aux installations sportives est conclue pour une durée fixe de 1 an. Elle prend cours le 01/07/2026 pour se terminer de plein droit le 30/06/2027 à vingt-trois heures cinquante-neuf minutes (23h59), sauf en cas de cessation anticipée en application de l’article 8 de la présente Convention.

1.6. Toute autre demande d’utilisation par les associations locales ou par un tiers privé résidant dans l’entité communale de Chastre seront soumises à l’accord du Collège communal.  

1.7. Trois mois avant l’échéance du terme susvisé à l'article 1.5., une évaluation de la performance des deux parties (basé sur des critères tels que la participation des jeunes, la gestion financière, l’état des installations, les engagements des deux parties et autres) est envisagée. 

Article 2. Contribution communale

2.1. Considérant que +/- 150 jeunes pratiquent le football à l’ASE Chastre, le subside unique communal sera de 11.000 € qui seront répartis en deux versements de 5.500 €.  Ces 11.000€ seront versés sur un compte ouvert au nom de “l’Ecole des Jeunes ASE Chastre” (avec signature sur le compte d’un représentant du groupe de parents responsable de la cellule formation des jeunes). Le versement de la deuxième tranche sera versé déduction faite des coûts d'entretien du terrain synthétiques (voir article 4.3).

2.2  La Commune s’engage quant à elle à consacrer en plus une moyenne de 5.000 €/an dans l’entretien du bâtiment site via son budget extraordinaire. Ce budget d’entretien sera consacré aux réparations imposées à tout propriétaire, autre que les entretiens courants qu’un locataire doit effectuer en bon gestionnaire diligent et prudent. 

2.3. Le bilan financier et moral détaillé de l’ASE Chastre (datant de l’année footballistique précédente) sera envoyé sans rappel pour le 1er septembre de l’année au Collège communal. A défaut de fournir ces documents à la date convenue, le deuxième versement du subside communal n’interviendra pas et le preneur sera tenu de rembourser la première tranche du subside à première demande du Donneur. 

Article  3.   Etat des installations sportives mises à disposition

3.1. Les installations sportives sont mises à disposition dans l’état dans lequel elles se trouvent au moment de leur utilisation, dans un état bien connu du Preneur qui déclare les avoir parfaitement visitées et dispense le Donneur de fournir plus ample description.

3.2. Au terme de la Convention et pour quelque motif que ce soit, le Preneur devra restituer les installations sportives mises à disposition dans l’état dans lequel elles se trouvent au moment de l’entrée dans les lieux.

3.3. Il sera établi un état des lieux d’un commun accord avec reportage photographique à l’entrée et à la sortie des lieux à la fin de la Convention. Sauf accord des parties, l’état des lieux de sortie sera effectué au plus tôt le dernier jour de la Convention, celui-ci devant coïncider avec la libération des lieux.

Article 4.   Entretien et réparations

4.1.    Le Preneur utilisera les installations sportives en bon gestionnaire diligent et prudent et l’entretiendra avec soin. Il est tenu d’effectuer tous les entretiens dans les installations sportives à ses frais.

4.2.    Le Preneur s’engage à faire réaliser les travaux d’entretien de telle manière que les installations sportives restent en parfait état d’entretien. Il en est de même concernant le bâtiment dans son entièreté, telle que la loi l’impose à tout locataire.

4.3.   Le donneur procèdera à l'entretien annuel du terrain synthétique dans les règles de l'art, moyennant déduction du coût de cet entretien sur la subvention versée comme mentionné à l'article 2.1. et tiendra à disposition du preneur les attestations de bonne exécution de cet entretien.

4.4.    Si le Preneur est en défaut de réaliser les travaux nécessaires de réparation et d’entretien aux installations sportives, le Donneur les réalisera aux frais du Preneur, après lui avoir adressé par lettre recommandée une mise en demeure expresse restée sans suite pendant un mois.

4.5.    Le Donneur prendra en charge chaque année l’entretien du chauffage et de l’adoucisseur. Les installations d’électricité seront aussi vérifiées par le Donneur tel que la Loi le détermine.  Le Donneur veillera à assurer aussi l’entretien des moyens de lutte contre l’incendie.

4.6.    Le Donneur s’engage à continuer les tontes des parties enherbées ainsi que le terrain n°2 en herbe. Le Donneur prendra aussi en charge l’entretien des arbres/haies et autres buissons sur le site et ce deux fois par an.

4.7.    Le Preneur est responsable de la propreté du site et est tenu de garder les lieux propres et sains, à savoir les toilettes, les douches et vestiaires, les halls, la buvette, la cuisine et les extérieurs. Il est aussi responsable de l’hygiène de la cuisine et du bar suivant les normes éditées par l’AFSCA entre autre ainsi que du respect des normes d'hygiène dans les vestiaires.

4.8.   Le Preneur gère ses déchets et prend en charge les coûts y afférents. Des conteneurs à puces (résiduels, organiques et cartons) seront mis à disposition de l’ASE Chastre par la Commune.

4.9.   Le donneur prend en charge l'acquisition d'un défibrillateur. l'entretien annuel du matériel concerné sera effectué par le Donneur à ses frais et tiendra à disposition du preneur les attestations de bonne exécution de cet entretien.

Article 5. Promotion sociale du sport

5.1.    Dans le cadre de la promotion sociale du sport et de la gestion des infrastructures communales, l’ASE Chastre veillera à la mise en place d’une politique des prix avantageuse pour les jeunes visant ainsi la promotion du sport accessible à tous considérant que la commune subsidie toujours à concurrence de 11.000€ comme précédemment. Cette convention impose au Preneur une politique où le caractère social et la formation des jeunes seraient au centre du but social du club de foot.

Article  6.   Recours, assurances et reconstruction

6.1.    Le Donneur prendra une assurance « incendie, dégâts des eaux, risques locatifs, recours des voisins ». La franchise reste à charge du Preneur. Cette assurance ne couvre pas le mobilier, les effets et objets personnels du preneur. Le vol et ses conséquences ne sont pas couverts. Il est donc vivement recommandé de souscrire une assurance « vol ». 

6.2.    Le preneur transmettra au donneur, au plus tard le jour de l’entrée en vigueur de la présente convention, la preuve de la souscription d’une assurance pour le mobilier. Le document peut être transmis par courriel à l’attention du service Finances ([email protected]).

Article 7.   Modifications aux installations sportives

7.1.    Le Preneur peut faire réaliser dans les installations sportives des modifications, transformations et équipements et y faire réaliser, pour son propre compte et à ses propres risques, sans que les installations sportives diminuent de valeur, tous les travaux qu’il juge utiles pour son activité moyennant l’accord écrit et préalable du Donneur. Le Preneur doit disposer à cette fin des autorisations nécessaires, si elles sont requises, lesquelles doivent être soumises au Donneur avant le début des travaux.

A défaut d’accord écrit du Donneur sur des transformations évoquées ci-dessus, ce dernier se réserve le droit de solliciter la remise en état des installations à l’échéance de la présente convention.

7.2. Le Preneur s’engage à faire réaliser les modifications, transformations ou équipements précités uniquement par des entrepreneurs, sous-traitants, corps de métier enregistrés ou bénévoles.

7.3. Le Preneur s’engage à respecter les règles en termes d’ONSS, TVA,..

7.4. En aucun cas le Donneur ne pourra être tenu responsable en cas de non-respect de quelques règlements, lois, arrêtés ou décrets que ce soit.

7.5.  Au terme de la Convention, les modifications et transformations deviennent de plein droit la propriété du Donneur et ce sans que le Preneur puisse réclamer un quelconque dédommagement ou une quelconque indemnité ou puisse exercer un quelconque recours.

Article 8. Cessation anticipée

8.1.    En cas de manquement du Preneur à une de ses obligations découlant de la présente Convention, le Donneur peut mettre fin anticipativement à la Convention après une mise en demeure écrite expresse au Preneur, qui sera restée sans suite pendant trente (30) jours et de manière à terminer la saison footballistique.

8.2.    En cette hypothèse, la commune se réserve le droit de ne plus octroyer de subvention communale à l’ASE Chastre.

8.3.    Toutes les charges et tous les impôts dus en raison de la cessation anticipée de la Convention seront supportés par le Preneur.

8.4.    Le Donneur récupérera de plein droit l’occupation des infrastructures en cas de faillite/liquidation/dissolution de l’ASE Chastre, de fraude ou délit avéré de l’ASE Chastre ou des membres de son comité ou de non-respect de cette convention.

Article 9. Divers

9.1.    La présente Convention contient l'intégralité de l'accord intervenu entre les Parties et remplace toute déclaration verbale ou tout écrit préalable s'y rapportant.

9.2.    Toute modification à la présente Convention ne pourra être prise en compte que moyennant la signature d’un avenant par les Parties. Cet avenant devra notamment déterminer les modifications apportées à la Convention d’origine.

9.3.    Si l’une des dispositions de la Convention venait à être déclarée nulle, cette nullité n’affectera pas la validité des autres clauses et la Convention continuera à sortir ses effets sans cette disposition.

9.4.    Au cas où une telle disposition affecterait la nature même de la Convention, chacune des Parties s’efforcera de négocier immédiatement et de bonne foi une disposition valable dont l’économie correspondrait ou serait aussi proche que possible de l’effet de la disposition annulée.

9.5.    Un observateur, désigné par le collège communal, sera invité à participer à toutes les réunions des organes de l'ASE Chastre. L'invitation sera envoyée au plus tard 3 jours ouvrables avant la réunion.

Article 10. Loi applicable et Juridiction compétente

10.1.  La présente Convention est soumise au droit belge.

10.2.  En cas de litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Convention, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire du Brabant Wallon seront les seuls compétents, sauf accord des parties de procéder à la résolution de leur litige par l’intermédiaire d’un arbitrage conforme au règlement du CEPANI (Centre Belge d’Arbitrage et de Médiation).

10.3.  En cas d’arbitrage, les parties conviennent que le litige sera soumis à un arbitre nommé de commun accord par les parties. L’arbitrage aura lieu à Nivelles en langue française. L’arbitre devra prononcer la sentence dans un délai de cent quatre-vingt (180) jours à partir de l’acceptation de sa mission, excepté prorogations successivement intervenues entre les parties par écrit.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Article 2 : d'autoriser la signature de la présente convention par le Bourgmestre et la Directrice générale ;

Article 3 : de transmettre la présente délibération : 

- au Directeur financier ;

- au service finances ;

- à l'ASE Chastre ;

- au service infrastructures/Energie.