Evénement : Trottiloup 2026 - Convention de partenariat
Note de synthèse
A l'initiative de l'échevinat de la petite-enfance et du sport, le Conseil trouvera une convention de partenariat entre la Commune de Dison et l'Organisateur de l'évènement "Trottiloup" qui aura lieu, pour l'édition 2026 (18 avril), sur la Commune de Dison et plus spécifiquement dans l'enceinte du Parc du Château d'Ottomont. L'année passée, l'édition a eu lieu au Hall du Paire à Wegnez.
Le Trottiloup, c'est une course d'endurance en trottinette destinée aux jeunes louveteaux (scoutisme) de 8 à 12 ans et aux chefs de l'arrondissement de Verviers (600 participants) : https://www.trottiloup.com/
Il est proposé au Conseil communal de valider la convention de partenariat.
Décision
Considérant l'avis néant du Directeur financier remis en date du 12/02/2026,
Le Conseil communal,
Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment l'article L1122-30 relatif aux compétences du Conseil Communal pour régler tout ce qui est d'intérêt communal ;
Vu les règlements-redevances communaux en vigueur concernant l'occupation du domaine public et la location de matériel et notamment l'article 3 (catégorie 1) du Règlement relatif au prêt et au transport de matériel ;
Considérant que l'organisateur a sollicité la Commune pour la mise en place de l'événement « Trottiloup 2026 », une course de trottinettes à caractère associatif prévue le samedi 18 avril 2026 ;
Considérant que l'événement nécessite l'occupation du Parc et de la salle du Château d’Ottomont ainsi que du parking de l’École Heureuse ;
Considérant qu'un besoin logistique important est identifié, notamment la fourniture de 230 barrières Nadar (dont 100 via une demande de prêt à la Ville de Verviers) et 20 barrières Heras ;
Considérant que des mesures de sécurité spécifiques sont prévues, incluant la présence de la Zone de Police, l'installation de dispositifs anti-intrusion (véhicules tampons/blocs béton) et un encadrement strict de la mobilité ;
Considérant que la Commune s'engage à prendre en charge la facture relative à l'analyse des risques effectuée par la zone de secours V.H.P. le jour même ;
Considérant que l’événement « Trottiloup 2026 » présente un intérêt associatif et local manifeste, favorisant la cohésion sociale et l'animation du quartier ;
Considérant que le soutien communal, par le biais d'un partenariat structuré, permet de garantir un encadrement sécuritaire optimal tant pour les participants que pour les riverains (gestion du flux de voitures rue de Verviers, respect du niveau sonore) ;
Considérant qu’il convient de formaliser les obligations respectives de chaque partie, notamment en matière de gestion des déchets (« Zéro déchet au sol »), de sécurité incendie (barbecue) et de responsabilité civile, afin de préserver l'intégrité du domaine public et des infrastructures communales ;
Attendu que l'incidence financière de la présente délibération est inférieure à € 30.000 hors TVA et que, conformément à l'article L1124-40 §1, 4° du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, le Directeur financier n'a pas remis d'avis ;
Sur proposition du Collège Communal,
Après en avoir délibéré,
A l'unanimité,
DÉCIDE
Article 1 : D'approuver les termes de la convention de partenariat à intervenir entre la Commune de Dison et l'Organisateur de l'événement « Trottiloup 2026 » comme suit :
CONVENTION DE PARTENARIAT
ENTRE, la Commune de Dison, dont la Maison communale est située Rue Albert 1er 66 à 4820 DISON, inscrite à la B.C.E. sous le n° 0206.644.444, légalement représentée par Madame Véronique BONNI, Bourgmestre et Madame Martine RIGAUX-ELOYE, Directrice générale, ci-après dénommée « Commune »,
ET, l’organisation « Trottiloup », représentée par Monsieur Diego THIRION, domicilié à Hèvremont Village 31 à 4830 Limbourg, agissant en qualité de responsable de l’évènement scout, ci-après dénommé « Organisateur »,
Il est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET ET CADRE DU PARTENARIAT
La présente convention définit les droits et obligations des parties dans le cadre de l’événement « Trottiloup 2026 » qui aura lieu le samedi 18 avril 2026.
La Commune reconnaît l’intérêt associatif et local de l’événement et accepte, à ce titre, d’en devenir partenaire officiel. Ce partenariat se traduit par un soutien logistique, technique et une exonération des redevances de location de matériel et de salles.
ARTICLE 2 : CALENDRIER ET PÉRIMÈTRE D'OCCUPATION
L'occupation est consentie selon les modalités suivantes (schéma en annexe) :
- Parc du Château d’Ottomont : site principal de la course (maintien de l'accès public).
- Salle du Château d’Ottomont : mise à disposition du lundi 13 avril 2026 au dimanche 19 avril 2026 pour le stockage sécurisé.
- Parking de l’École Heureuse : réservation pour l'accueil des voitures des participants.
- Zone verte : autorisation d'implantation des tentes d'inscription et de secours.
ARTICLE 3 : LOGISTIQUE TECHNIQUE ET MATÉRIEL
3.1. Dispositif de délimitation :
La Commune s'engage à fournir un total de 230 barrières Nadar (130 en stock communal ainsi que de réaliser une demande de complément de 100 unités faite par la Commune auprès de la Ville de Verviers).
L'Organisateur bénéficie également de 20 barrières Heras pour délimiter le périmètre de la soirée privée.
Livraison : Uniquement le vendredi précédent l'événement.
3.2. Électricité et audiovisuel :
- Mise à disposition d'un coffret forain (rue de Verviers) pour la sonorisation et l'écran géant.
- Une alimentation complémentaire sera fournie depuis la salle du Château d’Ottomont.
- L'Organisateur s'interdit l'utilisation d'écrans non certifiés pour l'usage extérieur. Le placement de tout matériel audiovisuel le samedi matin ne doit pas entraver le planning de sécurité.
3.3. Sanitaires :
L'accès aux toilettes de la bibliothèque est garanti. L'Organisateur est responsable de l'entretien courant durant l'événement. Il est, en outre, sollicité de la part de l’Organisateur de prévoir la location de toilettes extérieures.
ARTICLE 4 : SÉCURITÉ ET ORDRE PUBLIC
4.1. Encadrement policier :
En coordination avec la Zone de Police, deux agents seront présents de 13h00 à 17h le jour de l’évènement. Une liaison constante par talkie-walkie est impérative entre le responsable de l'organisation et la police.
4.2. Sécurisation des accès :
L'entrée principale du parc, dont la barrière est défectueuse, doit être obstruée par un dispositif physique (bloc de béton par transpalette ou véhicule tampon) afin d'empêcher toute intrusion de véhicule non autorisé durant la course.
4.3. Surveillance nocturne :
La Commune ne fournit pas de gardiennage. L'Organisateur assume l'entière responsabilité du matériel entreposé sur le site du vendredi au samedi. La Commune autorise l’Organisateur à dormir sur place si nécessaire.
4.4. Structures et tentes :
Toutes les tentes, y compris les tentes militaires, doivent faire l'objet d'un lestage rigoureux. L'Organisateur est seul responsable en cas de défaut d'arrimage provoquant un accident.
ARTICLE 5 : GESTION DE LA MOBILITÉ ET DU STATIONNEMENT
L’Organisateur s'engage à mettre en place une équipe dédiée (2 à 3 personnes en t-shirts blancs distinctifs) pour :
- Flécher l’entrée et diriger les voitures vers le parking de l’École Heureuse.
- Gérer activement le flux des parents (notamment vers 17h00) pour éviter tout stationnement sur le terre-plein (pelouse) ou entrave à la circulation rue de Verviers.
- Utiliser la rubalise "Police" fournie uniquement pour les zones de danger ou d'interdiction formelle.
ARTICLE 6 : ENVIRONNEMENT ET GESTION DES DÉCHETS
L'Organisateur s'engage à respecter une politique "Zéro déchet au sol" :
- Tri Sélectif :
Construction et gestion de bacs de tri (PMC, Papier/Carton, Déchets résiduels).
- Fournitures :
La Commune fournit 2 rouleaux de sacs bleus pour les PMC (120L) et 1 rouleau de sacs rouges pour les déchets résiduels (60L).
- Évacuation :
La Commune prend en charge l'enlèvement final des sacs et des cartons après l'événement, sous réserve qu'ils soient correctement triés et centralisés.
- Protection des sols :
L'Organisateur doit prendre les mesures nécessaires pour interdire le piétinement des zones fleuries.
Dans le cadre de la présente collaboration, il est convenu que l'Unité Scoute de Dison participe à l'opération BeWapp organisée sur le territoire communale de Dison.
ARTICLE 7 : RESTAURATION ET HYGIÈNE
- Gobelets :
Interdiction totale de servir des boissons dans des bouteilles en verre sur le site de la course. Seuls les gobelets (réutilisables ou en carton) sont autorisés.
- Sécurité Incendie :
Le barbecue doit être installé sur une surface plane (terrasse), hors de portée des enfants, et être équipé d'un extincteur en état de marche.
- Zone de Secours :
L'Organisateur atteste avoir pris connaissance des prescriptions de la zone de secours et s'engage à les respecter. La Commune prend en charge en facture relative à l’analyse des risques effectuée le jour même par la zone de secours V.H.P.
ARTICLE 8 : RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES
- État des lieux :
Un état des lieux contradictoire (Parc/Parking) sera réalisé le vendredi avant 15h00 et le lundi suivant. Toute dégradation sera facturée à l'Organisateur.
- Assurance :
L'Organisateur doit fournir une attestation d'assurance Responsabilité Civile couvrant l'ensemble des activités (course et soirée).
ARTICLE 9 : COMMUNICATION
L’Organisateur s'engage à faire figurer le logo de la Commune de Dison sur l'ensemble de ses supports de communication et à mentionner le soutien communal lors des prises de parole.
Article 2 : De charger le Collège Communal de l'exécution de la présente décision et de la signature de la convention.