CTG Fexhe - Convention de mise à disposition précaire de la salle de l'Agora - Renouvellement - Adoption

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, ci-après "CDLD" ou "Code", notamment son article L1123-23 relatif aux compétences du Collège ;

Vu la convention avec l'ASBL CTG Fexhe pour la mise à disposition à titre précaire de la salle de l'Agora, adoptée le Conseil communal le 20 décembre 2023 et modifiée par un avenant le 18 novembre 2025 ;

Considérant que cette convention arrive à échéance le 31 décembre 2026;

Vu le courriel de l'ASBL CTG Fexhe du 15 janvier 2026 relatif à une demande de renouvellement de la convention de mise à disposition précaire de la salle de l'Agora pour une durée de 3 ans;

Vu la délibération du Collège communal du 20 janvier 2026 adoptant l'avant-projet de convention avec l'ASBL CTG Fexhe pour la mise à disposition précaire de la salle de l'Agora ;

Considérant que la convention arrivant à échéance, en particulier son article 3, prévoit un renouvellement annuel sur décision explicite de la Commune ; que cette disposition est incompatible avec la demande de l'ASBL CTG Fexhe (à savoir: 3 ans consécutifs); qu'une modification dudit article de la convention pourrait être modifié par un avenant n°2;

Considérant qu'afin d'assurer une sécurité juridique et d'éviter une accumulation d'avenants à la convention précitée, il est préférable d'adopter une nouvelle convention, consolidant les décisions prises sous l'ancienne convention ;

Considérant que la nouvelle convention prendrait cours à dater du 1er janvier 2027 et se terminerait le 31 décembre 2029 ;

Considérant que la collaboration avec l'ASBL s'est parfaitement déroulée jusqu'à présent ; que rien ne s'oppose donc à un renouvellement ;

Considérant le projet de convention annexé à la présente délibération ;

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 20/01/2026,

Considérant l'avis non rendu par le Directeur financier,

Sur proposition du Collège communal ;

À l'unanimité ;

Après en avoir délibéré,

DÉCIDE :

Article 1^er - D'adopter la convention avec l'ASBL CTG Fexhe pour la mise à disposition précaire de la salle de l'Agora, libellée comme suit :

"Convention de mise à disposition précaire

Entre :

La Commune de Fexhe-le-Haut-Clocher, sise Rue de la Station 27 à 4347 Fexhe-le-Haut-Clocher, valablement représentée par Monsieur Henri CHRISTOPHE, Bourgmestre, et Monsieur François PAERMENTIER, Directeur général, agissant conformément à une délibération du Conseil communal du 24 février 2026, ci-après Propriétaire ;

Et,

L’ABSL CTG Fexhe, dont les statuts ont été publiés au Moniteur belge le 1^er septembre 2009, enregistré sous le numéro d’entreprise BE0821.027.596, valablement représenté par Monsieur Danny VRANCKX, Président, ci-après Occupant précaire ;

Rétroactes, législations et motivation de la présente convention :

1. Rétroactes et législation

• Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, ci-après « CDLD » ou « Code », en particulier l’article L1122-23 ;

• Délibération du Collège communal du 20 janvier 2026 adoptant l’avant-projet de renouvellement d’une convention de mise à disposition précaire de la salle de l’Agora avec l’ASBL CTG Fexhe ;

• Délibération du Conseil communal du 24 février 2026 adoptant la convention de mise à disposition précaire de la salle de l’Agora avec l’ASBL CTG Fexhe ;

2. Motivation

Afin de poursuivre la promotion de la pratique du vélo et de la marche, et de répondre à une demande de l’ASBL CTG Fexhe se retrouvant sans local depuis la fin de la location du Cercle de Noville, la Commune se propose de mettre à disposition de l’ASBL la salle de l’Agora.

Il s’agit de renouveler une convention conclue avec l’ASBL le 20 décembre 2023 pour une durée de 3 ans.

Aucune location n’est sollicitée à l’ASBL. Les coûts relatifs à l’électricité, l’eau et le chauffage sont à charge de l’ASBL. Le coût de l’abonnement du réseau internet sans fil est à charge de l’ASBL à raison de la moitié du montant mensuel total payé par la Commune.

Dès lors,

Vu ce qui précède,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1^er – Objet

Le Propriétaire met à la disposition de l’Occupant précaire la salle de l’Agora, située Rue de Freloux, 7 à 4347 Fexhe-le-Haut-Clocher.

Cette salle est située au premier étage du bâtiment.

L’activité projetée dans les lieux porte sur la promotion de la pratique du vélo et de la marche, telle que prévue à l’article 3 des statuts de l’Occupant précaire.

Article 2 - Durée

§1^er. Le bien visé à l’article 1^er est mis à disposition de l’Occupant précaire pour une durée de trois ans.

La convention prend cours le 1^er janvier 2027 et se termine le 31 décembre 2029.

§2. En cas de manquement grave à la discipline ou à la bienséance, en cas de dégradation du matériel ou du mobilier, en cas de manquement à la présente convention, le Propriétaire peut mettre fin, sans préavis et sans indemnité, à toute occupation avant le terme fixé par la présente convention.

Article 3 – Coûts

§1^er. Le bien visé à l’article 1^er est mis à la disposition précaire de l’Occupant précaire à titre gratuit. Aucun frais locatif n’est réclamé.

§2. Les coûts relatifs à l’électricité, au chauffage et à l’eau sont à charge de l’Occupant précaire.

Les coûts relatifs à l’abonnement du réseau internet sans fil, souscrit par le Propriétaire, sont à charge de l’Occupant précaire, à raison de 50% du montant mensuel total payé par le Propriétaire.

À cet effet, le Propriétaire paie les factures visées aux alinéas 1^er et 2, et refacturera les montants de ces dernières à l’Occupant précaire.

§3. L’exécution cet article est confiée au service Finances & Fiscalité du Propriétaire.

Article 4 – Conditions générales

Les parties s’accordent sur les conditions générales suivantes :

§1^er. Le bien visé à l’article 1^er est mis à la disposition de l’Occupant précaire dans le cadre de l’activité visée au même article.

Le matériel présent dans les locaux visés peut être déplacé mais doit être remis à sa place à la fin de l’activité.

L’Occupant précaire ne pourra en aucun cas modifier la destination des lieux mis à disposition par le Propriétaire, ni modifier l’objet de la convention visée à l’article 1^er. Dans ce cadre, des travaux ne pourront pas avoir lieu sans l’avis et l’accord préalable et expresse du Propriétaire, dûment représenté par le Collège communal.

§2. Un état des lieux contradictoire, en présence des deux parties, sera dressé avant et après l’occupation. Ce dernier sera annexé à la présente convention.

§3. En tout état de cause, le bien repris à l’article 1^er est un espace non-fumeurs. Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur.

§4. L’Occupant précaire devra, préalablement, souscrire auprès d’une compagnie d’assurances :

1. Une assurance couvrant le contenu durant la période d’occupation ;

2. Une assurance « Responsabilité civile ».

La preuve de paiement des primes doit être fournie au Propriétaire avant l’occupation et en tout temps, sur simple demande.

§5. L’Occupant précaire devra prendre connaissance et respecter la réglementation en matière de sécurité et d’hygiène, de tri des déchets.

§6. L’occupation ne peut être cédée en tout ou partie : toute sous-location est interdite.

§7. L’Occupant précaire s’engage à accepter et à permettre, en tout temps, la visite de tiers mandatés par le Propriétaire pour le contrôle du bâtiment, son entretien éventuel, sa conservation et pour les travaux à effectuer.

§8. En quittant les lieux, l’Occupant précaire est tenu d’éteindre l’éclairage, le chauffage, de vérifier que les robinets sont fermés dans les WC, de fermer l’ensemble des fenêtres et portes d’accès, d'enclencher les codes d'alarme pour autant qu’il y en ait une.

§9. Les pertes, dégâts, accidents, vols et dommages de toute nature qui résulteraient de l’occupation des locaux, de l’usage du matériel et du mobilier seront réparés ou remplacés à charge de l’occupant.

§10. Le Propriétaire décline toute responsabilité dans l’organisation et le déroulement des activités ainsi que pour tout accident survenu dans ou en dehors des lieux repris à l’article 1^er, de même qu’en cas de perte ou de vols d’objets personnels.

L’Occupant précaire renonce à toute action à l’encontre du Propriétaire en raison de la survenance de tout accident ou fait durant l’exécution de la présente convention.

§11. En cas de dégâts, dommages ou accidents, l’occupant s’engage à informer le Propriétaire le lendemain suivant la survenance du problème.

Article 5 - Clés

Le Propriétaire remet un exemplaire des clés du bien visé à l’article 1^er à l’Occupant précaire.

À la demande de l’Occupant précaire et en accord avec le Propriétaire, il peut être procédé au changement de barillet.

Dans ce cas, le changement se fait à charge de l’Occupant qui fournira les nouvelles clés et l’éventuelle carte de sécurité pour les copies, au Propriétaire.

Article 6 - Dispositions finales

La présente convention annule toute autre convention antérieure conclue sur le même sujet et entre en vigueur à la date visée à l’article 2."

Art. 2 - De charger le Bourgmestre (ou son délégué) et le Directeur général (ou son délégué) de respectivement signer et contresigner la convention visée à l'article 1er.

Art. 3 - De transmettre la convention visée à l'article 1er à l'ASBL CTG Fexhe et au service Finances & Fiscalité.

Art. 4 - La présente délibération sera annexée à la convention et transmise pour suite utile à/au/aux:

• Service Finances & Fiscalité
• Directeur financier
• CTG Fexhe