Règlement communal sur le prêt de matériel communal - Adoption

Vu la Constitution, en particulier ses articles 41, 162 et 173 ;

Vu le Décret du 14 décembre 2000 et la loi du 24 juin 2000 (M.B. 23.9.2004, éd. 2) portant assentiment de la Charte européenne de l’autonomie locale, notamment l’article 9.1. de la Charte ;

Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD);

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, ci-après "CDLD" ou "Code", notamment ses articles L3111-1 à L3151-1 ;

Vu les dispositions légales et règlementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales;

Vu la délibération du Collège communal du 3 mars 2026 adoptant l'avant-projet de règlement-redevance sur le prêt de matériel communal ;

Vu la circulaire du Ministre des Pouvoirs locaux du 11 septembre 2025 relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne et ses recommandations pour l'année 2026 ;

Considérant que, lors de l'organisation d'évènements publics réalisés par des associations, comités de quartier, écoles communales, communes et CPAS, la Commune peut mettre à disposition du matériel communal; que ce matériel communal correspond à des barrières nadar, des barrières heras, de tables, de chaises et/ou bancs, ou à la mise à disposition du chapiteau communal ;

Considérant que la mise à disposition du matériel précité nécessite une logistique assurée par le service Travaux & Voiries ; que la Commune a également engagé des frais pour l'acquisition du matériel;

Considérant que tout prêt de matériel communal fera l'objet d'un état des lieux au moment de la remise du matériel ainsi qu'à la reprise de ce dernier par le service Travaux & Voiries ; que cet état des lieux permettra d'évaluer le bon état du matériel prêté ;

Considérant qu'il semble judicieux de coupler le prêt du matériel communal au versement d'une caution sur le compte bancaire communal; que, sur base de l'état de lieux précité, la caution pourra être (ou non) restituée au demandeur, que ce soit en tout ou en partie ;

Considérant que les barrières nadar peuvent être prêtées dans le cadre de l'exécution d'un arrêté de police du Bourgmestre ou du Collège communal ; que ces arrêtés peuvent imposer une signalisation particulière pour des raisons d'ordre public ;

Considérant la transmission du dossier au Directeur financier pour avis préalable en date du 03/03/2026,

Considérant l'avis positif du Directeur financier remis en date du 04/03/2026,

À l'unanimité ;

Après en avoir délibéré,

DÉCIDE :

Article 1er - D'adopter le règlement communal sur le prêt du matériel communal, comme suit :

"Règlement communal sur le prêt de matériel communal

Article 1^er - Objet

Le prêt de matériel communal peut être octroyé dans le cadre de l’organisation d’un évènement ou manifestation, organisé par un bénéficiaire visé à l’article 3.

Le présent règlement ne s’applique pas au CPAS de Fexhe-le-Haut-Clocher et à l’École communale fondamentale de Fexhe-le-Haut-Clocher.

Art. 2 – Priorité communale

En toute circonstance, la priorité d’utilisation du matériel communal est accordée aux activités organisées par l’administration communale de Fexhe-le-Haut-Clocher, son CPAS, et son école communale.

Art. 3 – Bénéficiaires et matériel prêté

§1^er. Le prêt de matériel communal est réservé aux seuls bénéficiaires suivants :

1. Les associations, commerçants, clubs sportifs et comités de quartier établis sur le territoire communal et y organisant un évènement public ou manifestation publique,

2. Les communes et les écoles,

3. Les CPAS,

4. Le personnel communal ;

§2. Seul le matériel visé à l’article 5, paragraphe 1^er, peut être prêté aux bénéficiaires.

Art. 4 – Procédure, délai d’introduction, modalités de livraison et renonciation à un prêt

§1^er. Procédure et délai d’introduction

À peine de nullité, les demandes de prêt sont introduites auprès de l’administration communale, au moyen du formulaire annexé au règlement.

Le Collège communal est seul compétent pour statuer sur les demandes de prêt de matériel communal.

En cas d’accord sur le prêt, le versement d’une caution est sollicité. Le montant et les modalités de versement de la caution sont définis à l’article 5.

§2. Délai d’introduction

Les demandes sont introduites au plus tard un mois avant l’évènement ou la manifestation.

§3. Modalités de livraison ou d’enlèvement

Pour les bénéficiaires visés à l’article 3, paragraphe 1^er, 1°, le matériel est livré par les soins des services communaux, sans préjudice des dispositions de l’article 5.

Pour les bénéficiaires visés à l’article 3, paragraphe 1^er, 2° à 4°, le matériel est retiré par leurs soins à l’adresse convenue, sans préjudice des dispositions de l’article 5.

Art. 5 – Cautionnement

§1^er. Montants

§2. Paiement

Pour chaque matériel mis à disposition, une caution est sollicitée, dont le montant est précisé au paragraphe 1^er.

La caution est payable sur le compte bancaire de l'administration (BE93 0910 0042 0967), préalablement à la livraison par les services communaux du matériel prêté, à partir de la décision autorisant le prêt et au plus tard sept jours avant la date de mise à disposition du matériel.

Si la caution n'est pas versée dans ce délai, le matériel est réputé ne pas être mis à disposition et ne sera pas livré.

§3. Restitution

Un état des lieux contradictoire est réalisé à la livraison du matériel et à la reprise de ce dernier, par le préposé de l'administration. Dans l’hypothèse où, lors de la livraison du matériel, l’état des lieux n’aurait pas été effectué, le matériel est réputé avoir été livré en parfait état.

Si l'état des lieux ne démontre pas de dégradation du matériel prêté, la caution est restituée au demandeur dans un délai d'un mois et sauf circonstances administratives exceptionnelles, à dater de la décision du Collège communal actant la restitution de la caution.

Le cas échéant, la caution est conservée par l'administration, au prorata des pièces endommagées, selon les montants fixés au paragraphe 1^er.

Art. 6 - Litige

Sans préjudice des voies de recours prévues par la loi, tout litige relatif au prêt de matériel communal est réglé par le Collège communal.

Art. 7 - Traitement des données à caractère personnel

Le traitement de données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du présent règlement se fera selon les règles suivantes :

• Responsable de traitement : la Commune de Fexhe-le-Haut-Clocher

• Finalité du traitement : Prêt de matériel communal

• Catégorie de données selon le type de règlement : données d’identification, données bancaires

• Durée de conservation : la Commune de Fexhe-le-Haut-Clocher s’engage à conserver les données pour un délai de 10 ans et à les supprimer par la suite.

• Méthode de collecte : Par demande introduite à l’administration communale

• Communication des données : les données ne seront communiquées qu’à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi, notamment en application de l’article 327 du CIR92, ou à des sous-traitants de la Commune.

Art. 8 - Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le lundi suivant le jour de l'accomplissement des formalités de la publication faites conformément aux articles L1133-1 et L1133-2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

Toute disposition antérieure portant sur le même objet est abrogée de plein droit.

Art. 2 - D'adopter l'annexe au règlement communal visé à l'article 1^er, comme suit :

"Prêt de matériel communal - Annexe - Formulaire de demande

Date de la demande :................................................

Demandeur :

NOM et Prénom (ou, si personne morale, dénomination) :......................................................

Rue :......... N°………… à ……………

Organisation :

Nom de l’évènement :......................................................................

Lieu :................................................................................................

Date :...............................................................................................

Matériel demandé :

o Barrières nadar - nombre : ……                    o Barrières heras – nombre : ……

o Chapiteau

o Barbecue et grille – nombre : ……                o Col de cygne – nombre : ……

o Tables – nombre : ……                                o Chaises – nombre : ……

Date de prêt du matériel : .........................................................

Cautionnement et paiement :

La caution doit être payée sur le compte bancaire de la Commune (BE93 0910 0042 0967), préalablement à la livraison du matériel, à partir de la décision du Collège communal autorisant le prêt et au plus tard avant la date du prêt.

Un état des lieux contradictoire aura lieu à la livraison du matériel et à sa reprise. En cas de dégradation, la caution ne sera restituée qu’au prorata du matériel non-endommagé.

Le demandeur certifie avoir pris connaissance du règlement-redevance sur le prêt de matériel communal, annexé au présent formulaire et en accepte les conditions.

Section réservée à l’administration :

Autorisation du Collège communal :                 o OUI                         o NON

Date de décision: …………………

Calcul du montant total de la caution :

Paiement de la caution :                       o OUI                         o NON

Date de paiement : …………………

(La caution doit être au plus tard deux jours avant l’évènement. Sinon, le matériel n’est pas mis à disposition et une pénalité de 10,00 euros est réclamée)

Date de livraison :...............................................

Date de reprise :.................................................

État des lieux sur base du matériel prêté ci-dessus :

Remboursement de la caution :             o EN TOTALITÉ        o PARTIEL     o NON

Date de décision de remboursement du Collège communal : ………………………………………"

Art. 3 - La présente délibération sera transmise pour suite utile à/au/aux:

• Service Finances & Fiscalité
• Service Travaux & Marchés publics
• Service Travaux & Voiries
• Directeur financier