Désignation d’un assistant à maitrise d’ouvrage au BEP- procédure « in house » - Plans d’aménagement de l’Administration communale de Hamois en vue d’y réunir les services de l’administration, du CPAS et de la Police - Approbation des conditions et du mode de passation - Décision

- Vu le Code de la démocratie locale et de la décentralisation et ses modifications ultérieures, notamment l'article L1222-3 §1 relatif aux compétences du Conseil communal ;

- Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment l’article 30 relative au contrôle in house;

- Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures ;

- Vu les statuts du Bureau Economique de la Province de Namur ;

- Considérant que la Commune de Hamois porte un projet de rassembler au sein de son bâtiment - administratif, les services communaux et du CPAS, ainsi que la police locale.

- Considérant que la commune de Hamois souhaite se faire assister pour mener à bien cette mission;

- Considérant qu’un assistant à maîtrise d’ouvrage a pour mission d’aider le maître d’ouvrage à définir et à construire le projet à réaliser par le maître d’œuvre; Qu’il a un rôle de conseil technique et de proposition, le décideur restant le maître d’ouvrage ;

- Considérant que les principales étapes d’interventions demandées à l’Assistant sont les suivantes :

• La réalisation d’une programmation en vue de regrouper dans le bâtiment de l’administration communale, les services administratifs communaux, du CPAS et de la Police locale.
• L’estimation du projet
• Pour la désignation de l’auteur de projet, l’accompagnement des services communaux pour :
  • la passation du marché public de services y relatif
  • l’attribution de ce marché public
  • le suivi de l’auteur de projet
• le suivi administratif du chantier
• En options, l’accompagnement des services communaux pour :
  • la passation des marchés publics de travaux
  • l’attribution de ces marchés publics
  • le suivi administratif du chantier

-  Considérant que l’Administration communale de Hamois souhaite confier cette mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage au bureau économique de la Province de Namur dans le cadre de l’exception in house :

- Considérant que pour procéder à une collaboration dans le cadre de l’exception in house, toutes les conditions suivantes doivent être réunies :

1° le pouvoir adjudicateur exerce sur la personne morale concernée un contrôle analogue à celui qu'il exerce sur ses propres services;

2° plus de 80 % des activités de cette personne morale contrôlée sont exercées dans le cadre de l'exécution des tâches qui lui sont confiées par le pouvoir adjudicateur qui la contrôle ou par d'autres personnes morales qu'il contrôle; et

3° la personne morale contrôlée ne comporte pas de participation directe de capitaux privés, à l'exception des formes de participation de capitaux privés sans capacité de contrôle ou de blocage requises par les dispositions législatives nationales, conformément aux traités, qui ne permettent pas d'exercer une influence décisive sur la personne morale contrôlée ;

- Attendu que la commune de Hamois est une commune associée de l’Intercommunale ;

- Que 37 autres communes et la Province de Namur sont également membres associés de l’Intercommunale ;

- Attendu que les membres associés exercent conjointement sur l’Intercommunale un contrôle conjoint analogue à celui qu’elles exercent sur leurs propres services ;

- Qu’en effet, au terme des articles 21 et 29 des statuts, l’Assemblée générale et le Conseil d’Administration, organes décisionnels de l’Intercommunale, sont composés de représentants des membres affiliés ;

- Que même si, au vu des règles applicables à sa composition, le Conseil d’Administration ne comprend pas un représentant de chacun des membres affiliés, les administrateurs représentent cependant l’ensemble de ceux-ci ;

- Que par ailleurs, par le biais des organes décisionnels, les membres affiliés exercent conjointement une influence décisive sur les objectifs stratégiques et les décisions importantes de l’Intercommunale ;

- Qu’enfin, l’Intercommunale ne poursuit pas d’intérêts contraires à ceux de ses membres mais qu’au contraire, comme rappelé dans l’article 3 de ses statuts, elle agit conformément aux objectifs de ses membres et dans leur intérêt ;

- Considérant que plus de 80% des activités de l’Intercommunale sont exercées au profit des membres affiliés qui la composent ;

- Qu’en effet, au regard de son objet social défini à l’article 3 de ses statuts, elle agit conformément aux objectifs de ses membres et dans leur intérêt ;

- Qu’il ressort du rapport d’activités et du rapport rendu le 29 septembre 2020 par le SPF Finances – Services des décisions anticipées (SDA) que plus de 90% des activités de l’Intercommunale sont réalisées au profit des membres affiliés ;

- Considérant qu’au terme de l’article 1 « Constitution » et de l’article 9 « Répartition du capital social » des statuts, il ressort que l’Intercommunale ne comporte aucune participation directe de capitaux privés dans son actionnariat ;

- Que l’Intercommunale revêt donc un caractère public pur ;

- Considérant que toutes les conditions reprises à l’article 30 §3 de la loi sur les marchés publics sont rencontrées ;

- Considérant qu’il est dès lors proposé de procéder à une collaboration avec le bureau économique de la Province de Namur en vue de rassembler au sein du bâtiment – administratif de l’Administration Communale de Hamois, les services communaux et du CPAS, ainsi que la police locale dans le cadre de l’exception in house;

- Considérant que le montant estimé de la collaboration s’élève à 19.800€ HTVA, soit 23.958€ TVAC sans option et à 45.600 € HTVA, soit 55.176 € TVAC avec les options comprises;

- Considérant que les crédits permettant cette dépense sont inscrits au budget extraordinaire de l’exercice 2025, article 104/733-60 (projet 2025001) ;

- Considérant qu'une demande afin d’obtenir l'avis de légalité obligatoire a été soumise le 17 avril 2025 ;

- Considérant que le directeur financier avait un délai de 10 jours ouvrables pour remettre son avis de légalité, soit au plus tard le 6 mai 2025 ;

- Vu l’avis de l’égalité du directeur financier ff du 24/04/2025 ;

Entend l'intervention de Monsieur Lionel DEHALU pour le Groupe VERT DEMAIN :

Comment comptez-vous financer ce projet d’aménagement ( subsides/ emprunt / fonds propres) ? 

Entend la réponse du Collège communal ;

Entend l'intervention de Cédric BERTRAND pour le Groupe 7 PLUS ;

Est-il possible que la maison communale puisse être délocalisée si le BEP le suggère ? Par exemple : dû à un manque de parking

Entend la réponse du Collège communal ;

DECIDE à l'unanimité:

- De procéder à une collaboration avec le bureau économique de la Province de Namur en vue de rassembler au sein du bâtiment administratif de l’Administration Communale de Hamois, les services communaux et du CPAS, ainsi que la police locale, dans le cadre de l’exception in house, dont le montant estimé s’élève à 19.800€ HTVA, soit 23.958€ TVAC sans option et à 45.600 € HTVA, soit 55.176 € TVAC avec les options comprises, étant entendu que ce montant n’a qu’une valeur indicative.

- De consulter le bureau économique de la Province de Namur.

- De financer cette dépense par le crédit inscrit au budget extraordinaire de l’exercice 2025, article 104/733-60.