Règlement-redevance sur les demandes pour la délivrance d’une copie de documents urbanistiques et/ou environnementaux (plan, délibération, …) par le service de l’Urbanisme et de l’Environnement. Règlement n° 51.

Vu les articles 41, 162 et 173 de la Constitution ;

Vu le décret du 14 décembre 2000 (Moniteur belge du 18 janvier 2001) et la loi du 24 juin 2000 (Moniteur belge du 23 septembre 2004, édition 2) portant assentiment de la Charte européenne de l'autonomie locale, notamment l'article 9.1. de la Charte ;

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, notamment l'article L1122-30 et L1124-40  ainsi que L3231-1 et suivants ;

Vu le Code de l’environnement, notamment l’article D13 ;

Vu la loi du 20 décembre 2002 relative au recouvrement amiable des dettes du consommateur, telle que modifiée ;

Vu le Décret du 30 mars 1995 relatif à la publicité de l'administration ;

Vu les dispositions légales et réglementaires en vigueur en matière d'établissement et de recouvrement de redevances communales ;

Vu les recommandations émises par la circulaire du 11 septembre 2025 relative à l’élaboration des budgets des communes de la Région wallonne pour l’année 2026 ;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Considérant la situation financière de la Commune et l’équilibre budgétaire à atteindre ;

Considérant que la Ville a établi la présente taxe afin de se procurer les moyens financiers nécessaires à l'exercice de ses missions de service public;

Vu les frais administratifs liés au traitement des demandes de copie de documents urbanistiques et environnementaux ;

Attendu que le service de l’Urbanisme et de l’Environnement de la Ville de Herstal est amené à délivrer des copies de plans, délibérations et tout document d’un dossier administratif conformément à ses obligations légales (publicité passive prévue par le CDLD et le Code de l’Environnement) ;

Attendu que l’article D13 du Code de l’environnement stipule :

" L'information environnementale peut notamment être :

- consultée sur place, ou

- délivrée sous forme de copie du document dans lequel l'information demandée est consignée ou par courrier électronique.

La consultation sur place des informations demandées est gratuite.

Le prix éventuellement réclamé pour la délivrance de l'information ne peut dépasser le coût du support de l'information et de sa communication et doit être communiqué au demandeur au moment de sa demande.";

Considérant que la présente délibération est spécifique et s’applique par priorité sur le règlement-redevance sur la délivrance de documents administratifs soumis à l’approbation du Conseil communal à la séance de ce jour ;

Considérant que la présente délibération complète le règlement-redevance sur les demandes de permis d’urbanisme, d’urbanisation, de certificats d’urbanisme et de voiries communales soumis à l’approbation du Conseil communal à la séance de ce jour ;

Qu’elle s’applique uniquement à la demande de copie papier ou sous format digital de documents dans les matières urbanistiques et environnementales ;

Considérant que le prix de la copie doit comprendre le prix de revient de la copie, à savoir le coût du papier, l'amortissement et l'entretien de la machine et, le cas échéant, les frais d'envoi, … ;

Attendu que la circulaire budgétaire susmentionnée dispose :

« Le point de référence pour apprécier le prix coûtant de la copie est le montant de la rétribution qui peut être réclamée en vertu de l'article 3, 1° à 6° de l'arrêté du gouvernement wallon du 9 juillet 1998 fixant les modèles de documents à utiliser et le montant de la rétribution à réclamer.

(…)

En ce qui concerne les frais d'envoi, il y a lieu de se conformer aux tarifs postaux en vigueur. 

(…)

En cette matière, c'est l’article D.13 alinéa 3 du Code de l’Environnement qui est d’application, lequel dispose que « la consultation sur place des informations est gratuite, tandis qu'un prix peut être réclamé lorsque le demandeur souhaite que l'information lui soit adressée. Ce prix ne peut toutefois pas dépasser le coût du support de l'information et de sa communication, et doit être communiqué au demandeur au moment de sa demande ».

Lorsqu'une copie de documents contenant des informations à caractère environnemental est sollicitée auprès d'une autorité publique au sens du Livre 1er du Code de l'Environnement, cette autorité pourra subordonner l'envoi de ces documents au demandeur au paiement préalable par ce dernier. L'autorité doit avertir le demandeur du montant réclamé et, si le demandeur ne souhaite pas régler le montant réclamé, il lui est loisible de se rendre au siège de l'autorité publique pour consulter les documents sur place, cette consultation étant gratuite.

Selon le Conseil d'Etat « Les éléments constitutifs du « coût du support de l’information », visé à l’article D.1.3, alinéa 3, précité, ne sont pas précisés dans le Code wallon de l’environnement. Cette terminologie n’exclut pas en soi la prise en compte du coût de la main d’oeuvre des employés administratifs chargés de rechercher les informations demandées et de les produire dans le format requis. »;

Attendu que pour les plans supérieurs au format A3, le coût de la copie en version papier ou en version digitale (et donc scannage), est plus important, car la copie nécessite l’usage d’une table de traçage;

Attendu que pour l’envoi en version digitale de copie, il n’y a pas de coût pour du papier mais il convient de tenir compte du coût pour la digitalisation ainsi que du matériel informatique (ordinateur, réseau, internet, ...) pour le transmis par courriel ;

Attendu que la circulaire budgétaire susmentionnée prévoit que la Ville peut prendre en compte le « coût de la main d’œuvre des employés administratifs chargés de rechercher les informations demandées et de les produire dans le format requis » ;

Que le taux moyen horaire d’un employé d’administration est de 45 € ;

Que le temps couvrant l’analyse de demande, une recherche, une copie et un envoi, par document, est estimé à un minimum 30 minutes ;

Qu’il est important pour le citoyen de connaitre les frais auxquels il s’expose ;

Qu’il est donc opportun de fixer un montant forfaitaire de 20,00 € pour le coût du personnel pour la recherche, le travail de copie ou de scannage et la remise ou l’envoi d’un document ;

Vu la transmission du dossier à la Directrice financière en date du 29 septembre 2025 conformément à l’article L1124-40 du CDLD;

Vu l’avis de légalité favorable de la Directrice financière daté du 30 septembre 2025 annexé à la présente délibération;

Sur proposition du Collège communal ;

Par 24 voix « pour » et 6 abstentions ;

D é c i d e

Article 1^er : Objet

Il est établi au profit de la Ville, pour les exercices 2026 à 2031 inclus, une redevance communale sur les demandes de délivrance d’une copie de documents des dossiers urbanistiques et/ou environnementaux.

Le règlement fixant redevance sur les demandes de permis d’urbanisme, d’urbanisation, de certificats d’urbanisme et de voiries communales et le règlement fixant redevance sur la délivrance de documents administratifs n’est pas applicable aux demandes visées dans le présent règlement.

Les documents urbanistiques ou environnementaux sont tous les documents visés par la législation relative à la publicité passive de l'administration et repris dans un dossier urbanistique ou environnemental.

Les grands plans sont des plans qui dépassent le format A3.

Les copies sont réalisées sur du papier blanc.

Article 2 : Redevable

La redevance est due par la personne physique ou morale qui introduit la demande de copie de documents urbanistiques et/ou environnementaux.

Article 3 : Montant

La redevance s’élève à :

Dans le cas où les montants repris ci-dessus ne couvriraient pas l’entièreté des frais engendrés par le traitement de la demande, un décompte sera établi sur base des frais réels engagés. Ne sont pas des frais réels, ceux qui sont liés aux salaires du personnel communal.

Le montant de la redevance est calculé par document et par demande, avec un minimum de 2 €.

Le montant total à payer est arrondi au multiple de 5 cents le plus proche comme suit :

- si le montant se termine par 1 ou 2 cents, paiement arrondi à l’euro inférieur

- si le montant se termine par 3,4,6,7 cents, paiement arrondi à 5 cents

- si le montant se termine par 8 ou 9 cents, paiement arrondi à l’euro supérieur.

Article 4 : Exonération

Ne sont pas assujettis aux dispositions du présent règlement :

• Les autorités judiciaires pour les demandes requises dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
• Les administrations publiques et les institutions y assimilées, les intercommunales et les Comités d’acquisition régionaux et fédéraux dans le cadre des missions qu’elles remplissent.

Article 5 : Exigibilité et paiement

La redevance est payable sur base d’une invitation à payer ou d’une facture qui sera transmise par le service de la recette. La redevance est exigible conformément à ce qui est indiqué dans l’invitation à payer ou la facture et, à défaut, 15 jours après la date de l’envoi de l’invitation à payer ou la facture.

Les redevances sont payables auprès de la Recette, contre remise d’un reçu délivré par le service de la Recette, ou par paiement sur le compte bancaire de la Ville avec la communication indiquée dans la facture ou invitation à payer.

Article 6 : Recouvrement

A défaut de paiement, dans le délai prescrit, dans le cadre du recouvrement amiable, un rappel par envoi simple sera envoyé au redevable.

A l’issue de ce rappel, en cas de non-paiement dans les 15 jours, conformément à l’article L1124-40 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le débiteur sera mis en demeure par courrier recommandé. Les frais administratifs inhérents à cet envoi seront mis à charge du redevable et s’élèveront à 10 euros. Ce montant sera ajouté au principal sur le document de rappel.

En cas de non-paiement suite à l’envoi du courrier recommandé, pour autant que la créance soit certaine, liquide et exigible, et qu’il ne s’agisse pas de dettes des personnes de droit public, le Directeur financier envoie une contrainte visée et rendue exécutoire par le Collège communal et signifiée par exploit d’Huissier. Cet exploit interrompt la prescription.

Les frais administratifs inhérents à ces rappels sont recouvrés par la même contrainte.

Un recours contre cet exploit peut être introduit dans le mois de la signification par requête ou citation.

En cas d’inapplicabilité de l’article L1124-40 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le recouvrement sera poursuivi devant les juridictions civiles compétentes.

Article 7. Réclamation

En cas de contestation de la facture, une réclamation doit à peine de nullité être introduite dans le mois qui suit la date d’envoi de la présente.

La réclamation doit à peine nullité être introduite par écrit auprès du Collège, à l’attention du service de la Recette (en charge des réclamations en matière de redevances), sis Place Jean Jaurès 45 à 4040 Herstal.

Elle doit être datée et signée par le réclamant ou son représentant et doit mentionner :

• Les nom, qualité, adresse ou siège du redevable à charge duquel la redevance est établie ;

• L’objet de la réclamation et un exposé des faits et moyens justifiant la demande de rectification ou d’annulation de la redevance.

La réponse du Collège statuant sur la réclamation sera adressée par recommandé au redevable dans les deux mois la date de réception de la réclamation, sans toutefois que son absence de décision puisse s’interpréter comme une décision favorable au redevable.

Durant toute la procédure de traitement de la réclamation et jusqu’à la notification de la décision au redevable, la délivrance d’une contrainte est proscrite et les éventuelles procédures judiciaires de recouvrement entamées par le Directeur financier seront suspendues.

La décision rendue par le Collège sur la réclamation sera notifiée au redevable et ne sera pas susceptible de recours.

En cas de rejet de la réclamation et dès le lendemain de la notification, la redevance contestée sera considérée comme certaine, liquide et immédiatement exigible.

Article 8 : Protection des données personnelles

La Ville est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (« RGPD ») dont la Charte Vie Privée est disponible sur le site internet de la Ville. Les dispositions de la Charte sont, pour l’établissement et le recouvrement de la redevable établie en exécution du présent règlement, complétées comme suit :

• Le responsable du traitement est la Ville de Herstal
• Les finalités des traitements opérés en application du présent règlement sont l’établissement et le recouvrement de la redevance
• Les catégories des données sont :

1. Pour l’établissement : les données d’identification, les données de la BCE ainsi que toutes les données personnelles reprises dans les demandes de copie ;
2. Pour le recouvrement : les données d’identification, les données de la BCE les données financières ainsi que toutes données personnelles reprises dans les demandes de copie

• La durée de conservation est de 30 ans. Les données sont ensuite supprimées ou transférées aux archives de l’Etat.
• Les données sont collectées via la demande de délivrance de copie de documents urbanistiques et/ou environnementaux, via une consultation de la BCE et/ou via une transmission par un autre service de la Ville.
• Les données ne sont pas communiquées ni à des tiers ni à d’autres services que le service de la Recette sauf à des tiers autorisés par ou en vertu de la loi et à des sous-traitants soumis à des dispositions contractuelles assurant le respect du RGPD.

Article 9 : Numérotation du règlement

Le présent règlement porte le numéro 51.

Article 10 : Tutelle

Le présent règlement sera transmis au Gouvernement wallon pour exercice de la tutelle spéciale d’approbation conformément à l’article L3131-1 et suivants du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.

Article 11 : Publication et entrée en vigueur

Le présent règlement entrera en vigueur après accomplissement des formalités de publication conformément aux articles L1133-1 et 2 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation.