Service des travaux:Acquisition d'un logiciel de gestion des bons de commande et de signature électronique:Décision

Vu le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, notamment l'article L1222-7 relatif aux compétences en matière de marchés publics ainsi que L3111-1 et suivants relatifs à la tutelle ;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures ;

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses arrêtés d’exécution, notamment l’article 42, §1er, 1° d) ii) relatif à la procédure négociée sans publication préalable lorsque les travaux, fournitures ou services ne peuvent être fournis que par un opérateur économique déterminé en raison de contraintes techniques objectives ;

Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures ;

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90, 1° ;

Vu la nécessité de moderniser et de sécuriser les processus internes de gestion des dépenses, et plus particulièrement le cycle des bons de commande, de leur émission à leur validation et signature ;

Vu les évolutions des exigences en matière de dématérialisation des procédures administratives et de renforcement du contrôle interne ;

Considérant que les processus actuels de gestion des bons de commande reposent sur des circuits partiellement manuels et/ou sur des outils dispersés, entraînant une charge administrative importante pour les services ;

Considérant que cette organisation peut générer un manque d’uniformisation des procédures, une traçabilité fragmentée des validations ainsi que des délais de traitement allongés ;

Considérant la volonté de la Commune d’améliorer l’efficacité administrative, la qualité du service rendu et la fiabilité des processus de validation ;

Considérant la nécessité de renforcer la traçabilité des opérations, la sécurisation des circuits de validation ainsi que le suivi budgétaire en temps réel ;

Considérant que la mise en place d’un outil de gestion dématérialisée des bons de commande et de signature électronique s’inscrit dans une démarche globale de modernisation et de transformation numérique de l’administration communale ;

Considérant que ce projet vise notamment à réduire les traitements papier, à améliorer la continuité des processus administratifs et à renforcer la cohérence des flux financiers ;

Vu que la Commune utilise actuellement la solution de gestion financière et comptable PHENIX, ainsi que la solution associée ONYX, toutes deux exploitées et maintenues par la société CIVADIS ;

Vu la nécessité de poursuivre la modernisation et la dématérialisation des processus budgétaires et comptables, notamment la gestion électronique des flux de dépenses (engagements, bons de commande, factures et mandats), dans un objectif de continuité du service public et d’efficacité administrative ;

Vu la proposition de la société CIVADIS relative à la mise à disposition de modules complémentaires intitulés « Flux de dépenses », « Budget », « FRT_Facturation », ainsi que d’une solution de signature électronique qualifiée dénommée « NITRO » ;

Vu que ces modules sont conçus comme des composants intégrés à l’environnement PHENIX, dont ils utilisent les référentiels, données comptables, structures budgétaires et mécanismes de validation ;

Vu que la société CIVADIS est titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs à la suite PHENIX et aux développements associés, et assure à ce titre la maintenance corrective, évolutive et légale de ces solutions ;

Vu qu’il ressort des informations techniques fournies par le prestataire que les modules proposés ne sont pas conçus pour fonctionner de manière autonome ou avec un système tiers, leur fonctionnement reposant sur une intégration native à PHENIX ;

Vu que la solution de signature électronique NITRO est également intégrée dans l’écosystème logiciel CIVADIS et utilisée comme composant transversal dans plusieurs applications métiers déjà déployées au sein de la Commune ;

Vu que l’environnement applicatif communal est fortement intégré et repose sur une architecture cohérente de systèmes interconnectés, notamment pour la gestion des finances, des flux administratifs et des procédures électroniques ;

Vu que, pour des raisons de continuité du service public, de sécurité des données, de cohérence fonctionnelle et de maîtrise des coûts globaux de possession (TCO), le recours à une solution tierce nécessiterait des développements spécifiques importants, comportant des risques techniques élevés d’incompatibilité et de rupture d’intégrité des données ;

Considérant dès lors que ces éléments techniques, conjugués à l’existence de droits exclusifs sur les solutions PHENIX et ses modules associés, rendent objectivement nécessaire le recours à la société CIVADIS ;

Considérant toutefois que la Commune a procédé à une analyse interne des contraintes techniques et fonctionnelles de son système d’information, laquelle confirme la forte dépendance à l’écosystème PHENIX pour les processus financiers et comptables ;

Considérant dès lors la volonté du Collège communal de procéder au lancement du cahier spécial des charges n°INFO/02/2026 relatif au marché "Acquisition d'un logiciel de gestion des bons de commandes et de signature électronique" ;

Considérant que le montant global estimé de ce marché s'élève à 53.719,01 € HTVA ou 65.000,00 € TVAC ;

Considérant qu'il est proposé de passer le marché par procédure négociée sans publication préalable ;

Considérant que le prix n'est pas l'unique critère d'attribution ;

Consdérant la pondération suivante :

Considérant les exigences techniques suivantes :

Pour tout manquement dans l’exécution du marché, une pénalité spéciale de 100 €/jour (calendrier) sera appliquée en supplément des amendes pour retards éventuelles.

En cas de non-réaction à une éventuelle demande ou remarque du pouvoir adjudicateur, un marché pour compte sera effectué au frais de l’attributaire.

Tout travail, service, fourniture effectuée en supplément du présent marché sans un ordre formel écrit émanant de l’autorité compétente ne pourra faire l’objet d’aucune facturation.

• Compatibilité avec l’environnement existant

La solution doit être compatible avec l’environnement applicatif financier et comptable existant de la Commune.  Elle doit permettre une intégration avec un système de comptabilité publique en place, sans altération des données existantes. Les échanges de données doivent être assurés via des mécanismes standards (API, webservices ou équivalent).

• Intégration des flux financiers

La solution doit permettre la gestion dématérialisée du cycle de la dépense :

1. Engagement ;
2. Bon de commande ;
3. Réception ;
4. Validation ;
5. Transmission comptable.

Les données doivent pouvoir être synchronisées avec le système comptable de la Commune de La Bruyère.

• Workflow et validation

Paramétrage des circuits de validation selon :

1. Les montants ;
2. Les services ;
3. Les règles internes de gestion ;
4. La validation multi-niveau ;
5. L’historique complet des actions.
6.  

• Signature électronique

La solution doit intégrer une signature électronique conforme au règlement eIDAS qui garantit l’intégrité des documents signés ainsi que la traçabilité complète des signatures.

• Traçabilité et audit

L’adjudicataire devra pour garantir la journalisation de toutes les actions utilisateurs, la conservation des historiques ainsi que l’export des logs pour contrôle interne ou externe.

• Sécurité

L’adjudicataire devra permettre la gestion des droits d’accès par rôles, une authentification sécurisée ainsi que le chiffrement des données en transit.

• Hébergement et continuité

L’adjudicataire doit garantir un hébergement sécurisé conforme aux normes européennes, une haute disponibilité, des sauvegardes régulières ainsi qu’un plan de reprise d’activité.

Considérant que le 5 juin 2026 une demande d'avis préalable a été envoyé à la tutelle et quand date du 11 juin 2026 aucun retour n'a encore été reçu sur la présente demande ;

Considérant que le crédit permettant cette dépense est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2026, article 104/742-53 (n° de projet 20261001) ;

Sur proposition du Collège Communal ;

Après en avoir délibéré ;

Considérant la transmission du dossier au Directeur Financier pour avis préalable en date du 11/06/2026,

Considérant l'avis non rendu par le Directeur Financier,

DÉCIDE à l’unanimité

Article 1 :
D'approuver le cahier des charges n° INFO/02/2026 et le montant estimé du marché “Acquisition d'un logiciel de gestion des bons de commandes et signature électronique”, établis conjointement par le service des marchés publics et celui de l'informatique. Les conditions sont fixées comme prévu au cahier des charges et par les règles générales d'exécution des marchés publics. Le montant estimé s'élève à 53.719,01 € HTVA ou 65.000,00 € TVAC.

Article 2 :
De passer le marché par la procédure négociée sans publication préalable conformément à l'article 42, §1er, 1° d) ii) de la loi du 17 juin 2016.

Article 3 :

D'appliquer les critères d'attribution mentionnés supra.

Article 4 :

D'appliquer l'ensemble des exigences techniques mentionnées supra.

Article 5 :
De considérer que, pour des raisons de protection de droits exclusifs et de contraintes techniques objectives liées à l’architecture du système PHENIX, la société CIVADIS apparaît comme l’unique opérateur économiquement et techniquement en mesure de fournir les modules concernés.

Article 6 :
De justifier ce recours par la nécessité d’assurer la continuité du service public, la sécurité des flux financiers, l’intégrité des données comptables et la cohérence de l’écosystème applicatif communal.

Article 7 :
D'appliquer un délai de minimum 15 jours de calendrier pour l'introduction de l'offre.

Article 8 :
De conserver dans le dossier administratif l’ensemble des éléments justificatifs techniques et fonctionnels ayant motivé la présente décision.

Article 9 :
De financer cette dépense par le crédit permettant cette dépense est inscrit au budget extraordinaire de l'exercice 2026, article 104/742-53 (n° de projet 20261001).