Affaires générales - Règlement d'ordre intérieur du Conseil communal - Modification - Approbation

Le Conseil communal,

Vu le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation (CDLD) et notamment, les dispositions de l’article L1122-18 relatives à l’adoption du règlement d’ordre intérieur du Conseil communal ;  

Vu le décret du 29 mars 2018 modifiant le CDLD en vue de renforcer la gouvernance et la transparence dans l’exécution des mandats publics au sein des structures locales et supra-locales et de leurs filiales ;

Vu les décrets du 15 juillet 2021 modifiant le CDLD ainsi que la loi organique des CPAS en vue de permettre les réunions à distance ;

Vu la circulaire du 30 septembre 2021 relative à l'application des décrets du 15 juillet 2021 modifiant le CDLD ainsi que la loi organique des CPAS en vue de permettre les réunions à distance ;

Vu le Décret Wallon du 18 mai 2022 relatif à l'extension de la publicité active dans les pouvoirs locaux;

Vu la décision du Conseil communal du 27 mai 2025 arrêtant le règlement d'ordre intérieur du Conseil communal ;

Vu le courrier du Service public de Wallonie Intérieur Action sociale wallon du 4 juillet 2025 rendant exécutoire la décision du 27 mai 2025 par laquelle le Conseil communal de La Hulpe a décidé d'adopter un règlement d'ordre intérieur ;

Vu la délibération du Conseil communal du 4 septembre 2025 de prendre acte du courrier du Service public de Wallonie Intérieur Action sociale du 4 juillet 2025 rendant exécutoire la décision du 27 mai 2025 par laquelle le Conseil communal de La Hulpe a décidé d'adopter un règlement d'ordre intérieur ;

Vu le test de participation citoyenne au moyen d'un outil interactif exposé en séance du Conseil communal du 16 mars 2026 par le Collège communal ;

Considérant que le Collège communal souhaite développer la participation citoyenne au moyen de l’outil précité ; qu’il y a lieu dès lors d’adapter le règlement d’ordre intérieur en conséquence ;

Considérant par ailleurs, que le Service public de Wallonie Intérieur Action sociale wallon relève dans son courrier du 4 juillet 2025 quelques remarques de fond et de forme qui pourraient être corrigées à l'occasion d'une future modification ; qu’il y a lieu également de les intégrer dans le règlement d’ordre intérieur ;

Considérant que, outre les dispositions que ledit code prescrit d'y consigner, ce règlement peut comprendre des mesures complémentaires relatives au fonctionnement du conseil communal ;

Sur proposition du Collège communal ;

Après en avoir délibéré,

Arrête à l’unanimité :

Titre I Les définitions

Article 1

Les termes « jours francs » doivent être entendus de la manière suivante :

Un « jour franc » est un jour de 24 heures. Le jour de l’envoi du document (dies a quo) et celui de la date indiquée dans le document (dies ad quem) ne sont pas compris dans le calcul du délai.

Les termes « sur demande d’un tiers (ou d’un quart) des membres du Conseil communal » doivent être entendus de la manière suivante :

« Sur demande d’un tiers (ou d’un quart) des membres du Conseil communal », signifie que lorsque le nombre des membres du Conseil communal en fonction n’est pas un multiple de 3 ou de 4, il y a lieu, pour la détermination du tiers, ou du quart, d’arrondir à l’unité́ supérieure le résultat de la division par 3 ou par 4.

Les termes « la majorité́ », « la majorité́ absolue » ou « la majorité́ des membres en fonction » doivent être entendus de la manière suivante :

• la moitié plus un demi, si le nombre des membres du Conseil communal est impair ;
• la moitié plus un, si ce nombre est pair.

Titre II Le fonctionnement du Conseil communal

Chapitre1 Le tableau de préséance

Section 1 L’établissement du tableau de préséance

Article 2

Il est établi un tableau de préséance des conseillers communaux dès après l'installation du Conseil communal.

Article 3

Sous réserve de l’article L1123-5, paragraphe 3, alinéa 3 du CDLD relatif au Bourgmestre empêché́, le tableau de préséance est réglé́ d’après l’ordre d’ancienneté́ des conseillers, à dater de leur première entrée en fonction, et, en cas d’ancienneté́ égale, d’après le nombre des votes obtenus lors de la dernière élection.

Seuls les services ininterrompus en qualité́ de conseiller titulaire sont pris en considération pour déterminer l'ancienneté́ de service, toute interruption entraînant la perte définitive de l'ancienneté́ acquise.

Les conseillers communaux qui n'étaient pas membres du Conseil communal sortant figurent en bas de tableau, classés d'après le nombre de votes obtenus lors de la dernière élection.

Article 4

Par nombre de votes obtenus, on entend : le nombre de votes attribués individuellement à chaque candidat.

En cas de parité́ de votes obtenus par deux conseillers communaux d'égale ancienneté́ de service, la préséance est réglée selon le rang qu'ils occupent sur la liste, s'ils ont été élus sur la même liste, ou selon l'âge qu'ils ont au jour de l'élection s'ils ont été élus sur des listes différentes, la priorité́ étant alors réservée au conseiller communal le plus âgé.

Article 5

L'ordre de préséance des conseillers communaux est sans incidence sur les places à occuper par les conseillers communaux pendant les séances du conseil. Il n'a pas non plus d'incidence protocolaire.

Chapitre 2 Les réunions du Conseil communal

Section 1 La fréquence des réunions du Conseil communal

Article 6

Le Conseil communal se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins dix fois par an.

Lorsqu'au cours d'une année, le Conseil communal s'est réuni moins de dix fois, durant l'année suivante, le nombre de conseillers communaux requis à l’Article 9 du présent règlement (en application de l'article L1122-12, alinéa 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation), pour permettre la convocation du conseil, est réduit au quart des membres du conseil communal en fonction.

Section 2 La compétence de décider que le Conseil communal se réunira

Article 7

Sans préjudice des Article 8 et Article 9, la compétence de décider que le Conseil communal se réunira tel jour, à telle heure, appartient au Collège communal.

La compétence du collège de convoquer le conseil communal comporte la compétence de le contremander.

Les réunions physiques se tiennent dans la salle du Conseil communal, sise Rue des combattants 59 à 1310 La Hulpe à moins que le Collège communal n’en décide autrement – par décision spécialement motivée -, pour une réunion déterminée.

Par dérogation, les réunions peuvent se tenir à distance en situation extraordinaire, telle que définie à l’article L6511-1, §1er, 2° CDLD, suivant les modalités du présent ROI.

Article 8

Lors d'une de ses réunions, le Conseil communal – si tous ses membres sont présents/connectés – peut décider à l'unanimité́ que, tel jour, à telle heure, il se réunira à nouveau afin de terminer l'examen, inachevé́, des points inscrits à l'ordre du jour.

Article 9

Sur la demande d'un tiers des membres du Conseil communal en fonction ou – en application de l'Article 6, alinéa 2, du présent règlement et conformément à l'article L1122-12, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation – sur la demande du quart des membres du Conseil communal en fonction, le Collège communal est tenu de le convoquer aux jour et heure indiqués.

Section 3 La compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Conseil communal

Article 10

Sans préjudice de l’Article 13 et de l’Article 14, la compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Conseil communal appartient au Collège communal.

Article 11

Chaque point à l’ordre du jour est indiqué avec suffisamment de clarté et est accompagné d’une note de synthèse explicative.

Chaque point à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération.

Article 12
Lorsque la réunion se tient à distance, la convocation :

1° mentionne les raisons justifiant la tenue de la réunion à distance ;

2° mentionne la dénomination commerciale de l’outil numérique utilisé aux fins de la réunion ;

3° contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et participer à la réunion.

Article 13

Lorsque le Collège communal convoque le Conseil communal sur la demande d'un tiers ou d'un quart de ses membres en fonction, l'ordre du jour de la réunion du Conseil communal comprend, par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.

Article 14

Tout membre du Conseil communal peut demander l'inscription d'un ou de plusieurs points supplémentaires à l'ordre du jour d'une réunion du Conseil communal, étant entendu :

a)  que toute proposition étrangère à l'ordre du jour doit être remise au Bourgmestre ou à celui qui le remplace, au moins cinq jours francs avant la réunion du Conseil communal ;

b)  qu'elle doit être accompagnée d'une note explicative ou de tout document propre à éclairer le Conseil communal ;

c)  que, si elle donne lieu à décision, elle doit être accompagnée d'un projet de délibération, conformément à l’Article 11 du présent règlement.  Selon ses disponibilités, le Directeur général peut assister, à leur demande, des conseillers communaux dans la rédaction des projets de délibération ;

d)  qu'il est interdit à un membre du Collège communal de faire usage de cette faculté ;

e)  que l’auteur de la proposition présente son point lors de la réunion du Conseil communal. En l’absence de l’auteur de la proposition pour présenter son point lors de la réunion du Conseil communal, ledit point n’est pas examiné.

Le Bourgmestre ou celui qui le remplace transmet sans délai les points complémentaires de l'ordre du jour de la réunion du Conseil communal à ses membres.

Section 4 L'inscription, en séance publique ou en séance à huis clos, des points de l'ordre du jour des réunions du Conseil communal

Article 15

Sans préjudice de l’Article 17 et de l’Article 18, les réunions du Conseil communal sont publiques.

La publicité des séances virtuelles en cas de situation extraordinaire est assurée par la diffusion en direct de la séance du Conseil, uniquement en sa partie publique, sur le site internet de la commune ou selon les modalités précisées sur celui-ci.

La diffusion est interrompue à chaque fois que le huis clos est prononcé.

Le Président de séance veille au respect de la présente disposition.

Article 16

En cas de réunion à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance, chaque membre s’engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret des débats durant tout le huis clos.

Article 17

Sauf lorsqu'il est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le Conseil communal, statuant à la majorité des deux tiers de ses membres présents, peut, dans l'intérêt de l'ordre public et en raison des inconvénients graves qui résulteraient de la publicité, décider que la réunion du Conseil communal ne sera pas publique.

Article 18

La réunion du Conseil communal n'est pas publique lorsqu'il s'agit de questions de personnes.

Dès qu'une question de ce genre est soulevée, le Président prononce le huis clos.

Article 19

Lorsque la réunion du Conseil communal n'est pas publique, seuls peuvent être présents/connectés :

• les membres du Conseil communal,
• le Président du Conseil de l'action sociale et, le cas échéant, l'échevin désigné hors Conseil conformément à l'article L1123-8, § 2, al. 2, du CDLD,
• le Directeur général ou son remplaçant,
• le cas échéant, toute personne dont la présence est requise en vertu d’une disposition légale ou réglementaire,
• et, s'il y échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle.

Article 20

Sauf en matière disciplinaire, ainsi qu’en cas de désignation du lauréat appelé à occuper une fonction de grade légal, la séance à huis clos ne peut avoir lieu qu'après la séance publique.

S'il paraît nécessaire, pendant la séance publique, de continuer l'examen d'un point en séance à huis clos, la séance publique peut être interrompue, à cette seule fin.

Section 5 Le délai entre la réception de la convocation par les membres du Conseil communal et sa réunion

Article 21

Sauf les cas d'urgence, la convocation du Conseil communal se fait par courrier électronique à l’adresse électronique personnelle visée à l’article 23 du présent règlement, au moins sept jours francs avant celui de la réunion. Elle contient l’ordre du jour.  Les pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour peuvent être transmises par toute voie électronique, conformément à l’article 24, al. 2 du présent règlement.

Ce délai est ramené à deux jours francs lorsqu'il s'agit des deuxième et troisième convocations du Conseil communal, dont il est question à l'article L1122-17, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Sans préjudice de l’Article 24 et de l’Article 26, les documents visés au présent article peuvent être transmis par écrit et à domicile si le mandataire en a fait la demande par écrit ou si la transmission par courrier ou par voie électronique est techniquement impossible.

Article 22

Pour l'application de l’Article 21, dernier alinéa, du présent règlement et de la convocation « à domicile », il y a lieu d'entendre ce qui suit : la convocation est portée au domicile des conseillers communaux.

Par « domicile », il y a lieu d'entendre l'adresse d'inscription du conseiller communal au registre de population.

Chaque conseiller communal indiquera de manière précise la localisation de sa boîte aux lettres.

À défaut de la signature du conseiller communal en guise d'accusé de réception, le dépôt de la convocation dans la boîte aux lettres désignée, attesté par un agent communal, sera valable.

Pour la tenue des réunions à distance et uniquement si le mandataire ne dispose pas de matériel personnel pour se connecter, la commune met à sa disposition ledit matériel dans un délai raisonnable, au domicile du mandataire.

Article 23

Conformément à l’article L1122-13, §1er, alinéa 5, la commune met à disposition des conseillers communaux une adresse électronique personnelle.

Le conseiller communal, dans l’utilisation de cette adresse, s’engage à :

• ne faire usage de l’adresse électronique mise à disposition que dans le strict cadre de l’exercice de sa fonction de conseiller communal ou d’éventuelles fonctions dérivées au sens du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;
• ne diffuser à aucun tiers, quel qu’il soit, les codes d’accès et données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) liés à l’adresse dont question, ceux-ci étant strictement personnels ;
• ne pas utiliser son compte de messagerie à des fins d’archivage et, pour cela, vider régulièrement l’ensemble des dossiers liés à son compte (boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, éléments envoyés...).
• prendre en charge la configuration de son (ses) ordinateur(s) personnel(s) et des autres appareils permettant d’accéder à sa messagerie électronique ;
• s’équiper des outils nécessaires pour prévenir les attaques informatiques et bloquer les virus, spam et logiciels malveillants ;
• assumer toutes les conséquences liées à un mauvais usage et de sa messagerie électronique ou à l’ouverture de courriels frauduleux ;
• ne pas utiliser l’adresse électronique mise à disposition pour envoyer des informations et messages en tous genres au nom de la commune ;
• mentionner au bas de chacun des messages envoyés l’avertissement (« disclaimer ») suivant : « le présent courriel n’engage que son expéditeur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la commune de La Hulpe ».

Section 6 La mise des dossiers à la disposition des membres du conseil communal

Article 24

Sans préjudice de l’Article 26, pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du Conseil communal, toutes les pièces se rapportant à ce point – en ce compris le projet de délibération visé à l’Article 11 du présent règlement – sont mises à la disposition, sans déplacement, des membres du Conseil communal, et ce, dès l'envoi de l'ordre du jour.

Cette consultation pourra être exercée par voie électronique, moyennant attribution à chaque conseiller communal d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, afin d’en sécuriser l’accès.

Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du Conseil communal peuvent consulter ces pièces au secrétariat communal.

Article 25

Le Directeur général ou le fonctionnaire désigné par lui, ainsi que le Directeur financier ou le fonctionnaire désigné par lui, se tiennent à la disposition des conseillers communaux afin de leur donner des explications techniques nécessaires à la compréhension des dossiers dont il est question à l’Article 24 du présent règlement, sur rendez-vous.

Les membres du conseil communal désireux que pareilles informations leur soient fournies peuvent prendre rendez-vous avec le fonctionnaire communal concerné afin de déterminer à quel moment précis ils lui feront visite, et ce, afin d’éviter que plusieurs conseillers sollicitent en même temps des explications techniques sur des dossiers différents.

Article 26

Au plus tard sept jours francs avant la réunion au cours de laquelle le Conseil communal est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le Collège communal remet à chaque membre du Conseil communal un exemplaire du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes.

Le projet est communiqué tel qu'il sera soumis aux délibérations du Conseil communal, dans la forme prescrite, et accompagné des annexes requises pour son arrêt définitif, à l'exception, pour ce qui concerne les comptes, des pièces justificatives.

Le projet de budget et les comptes sont accompagnés d'un rapport. Le rapport comporte une synthèse du projet de budget ou des comptes. En outre, le rapport qui a trait au budget définit la politique générale et financière de la commune ainsi que tous les éléments utiles d'information, et celui qui a trait aux comptes synthétise la gestion des finances communales durant l'exercice auquel ces comptes se rapportent.

Avant que le Conseil communal délibère, le Collège communal commente le contenu du rapport.

Pour les comptes, outre le rapport évoqué ici, est également jointe la liste des adjudicataires des marchés de travaux, de fournitures ou de services pour lesquels le Conseil a choisi le mode de passation et a fixé les conditions, conformément à l'article L1312-1, §2, second alinéa du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Section 7 L'information à la presse, aux habitants- la publicité active des séances publiques du Conseil communal

Article 27

Les lieu, jour et heure et l'ordre du jour des réunions du Conseil communal sont portés à la connaissance du public par voie d'affichage à la maison communale, dans les mêmes délais que ceux prévus aux articles L1122-13, L1122-23 et L1122-24, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, relatifs à la convocation du Conseil, ainsi que par un avis diffusé sur le site internet de la commune.

Cet avis précise en outre les modalités de connexion du public en cas de réunion à distance.

La presse et les habitants intéressés de la commune sont, à leur demande et au plus tard dans les 24h de l'envoi aux conseillers communaux, informés de l'ordre du jour des réunions du Conseil communal. Ce délai ne s'applique pas pour des points qui sont ajoutés à l'ordre du jour après l'envoi de la convocation conformément à l'article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

À la demande des personnes intéressées, la transmission de l'ordre du jour peut s'effectuer gratuitement par voie électronique.

Article 28

Les projets de délibérations, que les points y correspondant aient été portés à l’ordre du jour par le Collège communal ou par un conseiller communal, ainsi que – lorsqu’elles sont présentes pour étayer le point -, les notes de synthèse explicatives, concernant les points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique du Conseil communal sont portés à la connaissance du public par voie de publication sur le site internet de la commune au plus tard dans les cinq jours francs avant celui de la réunion.

Les projets de délibérations visés à l’alinéa 1er portent la mention « Projet de délibération ».

La publication des notes de synthèse explicatives porte la mention « Projet de délibération ».

Article 29

Dans les cas d'urgence visés à l’article L1122-24, alinéa 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et en cas de force majeure, les projets de délibération et notes de synthèse explicatives sont publiés au plus tard dans un délai d’un mois après la séance du Conseil communal.

Article 30

En ce qui concerne les traitements des données à caractère personnel au sens des articles 28 et 29 , outre l’article L3221-8 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, il y a lieu de considérer que :

La durée du traitement : la commune s’engage à conserver les données et à les supprimer ensuite, les P.V. des séances correspondantes étant conservés conformément au point I.1.1. du tableau de tri des Archives de l’Etat.

Les mesures techniques du traitement : la commune prend la mesure suivante :
Les publications susvisées sont accessibles via internet en format pdf non modifiable.

Section 8 - La compétence de présider les réunions du Conseil communal

Article 31

Sans préjudice de la norme prévue à l'article L1122-15 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation pour la période antérieure à l'adoption du pacte de majorité par le Conseil communal, la compétence de présider les réunions du Conseil communal appartient au Bourgmestre, à celui qui le remplace, ou le cas échéant, au Président d’assemblée tel que désigné en vertu de l’article L1122-34, § 3 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Lorsque le Président n'est pas présent/connecté dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation, il y a lieu :

• de considérer qu'il est absent ou empêché, au sens de l'article L1123-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
• et de faire application de cet article.

Lorsque le Président, désigné conformément à l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, n'est pas présent/connecté dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation, il est remplacé par le Bourgmestre ou celui qui le remplace.

Section 9 Quant à la présence du Directeur général

Article 32

Lorsque le Directeur général n’est pas présent/connecté dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation, ou lorsqu’il doit quitter la séance/se déconnecter parce qu’il se trouve en situation d’interdiction (CDLD, art. L1122-19), le Conseil communal désigne un de ses membres pour assurer le secrétariat de la séance, selon les modalités suivantes : désignation du volontaire qui se présente, ou à défaut désignation du conseiller le plus jeune.

Section 10 La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du Conseil communal

Article 33

La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du Conseil communal appartient au Président.

La compétence de clore les réunions du Conseil communal comporte celle de les suspendre.

Le Président doit ouvrir les réunions du Conseil communal au plus tard un quart d'heure après l'heure fixée par la convocation.

Article 34

Lorsque le Président a clos une réunion du Conseil communal :

• celui-ci ne peut plus délibérer valablement ;
• la réunion ne peut pas être rouverte.

Section 11 - Le nombre de membres du Conseil communal devant être présents/connectés pour qu'il puisse délibérer valablement

Article 35

Sans préjudice de l'article L1122-17, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le Conseil communal ne peut prendre de résolution si la majorité de ses membres en fonction n'est présente.

En cas de réunion virtuelle, l’identification certaine de chaque participant sera assurée par la visualisation constante de chacun d’entre eux (webcam...), sous le contrôle du Directeur général, secondé, le cas échéant, par la personne qu’il désigne (informaticien...).

Ce contrôle sera effectué au minimum lors des votes : si, à ce moment, un conseiller a débranché son micro ou sa caméra, il sera considéré comme ayant quitté la séance.

Article 36

Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Conseil communal, le Président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est pas présente/connectée en cas de réunion à distance, il la clôt immédiatement.

De même, lorsque, au cours de la réunion du Conseil communal, le Président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est plus présente, il la clôt immédiatement.

Section 12 - La police des réunions du Conseil communal

Sous-section 1 Disposition générale

Article 37

La police des réunions du Conseil communal appartient au Président.

Sous-section 2 La police des réunions du Conseil communal à l'égard du public

Article 38

Le Président peut, après en avoir donné l'avertissement, faire expulser à l'instant du lieu de l'auditoire tout individu qui donnera des signes publics soit d'approbation, soit d'improbation, ou excitera au tumulte de quelque manière que ce soit.

Le Président peut, en outre, dresser procès-verbal à charge du contrevenant, et le renvoyer devant le tribunal de police qui pourra le condamner à une amende d'un à quinze euros ou à un emprisonnement d'un à trois jours, sans préjudice d'autres poursuites, si le fait y donne lieu.

Sous-section 3 - La police des réunions du Conseil communal à l'égard de ses membres

Article 39

Le Président intervient :

• de façon préventive, en accordant la parole, en la retirant au membre du Conseil communal qui persiste à s'écarter du sujet, en mettant aux voix les points de l'ordre du jour ;
• de façon répressive, en retirant la parole au membre du Conseil communal qui trouble la sérénité de la réunion, en le rappelant à l'ordre, en suspendant la réunion ou en la levant. Sont notamment considérés comme troublant la sérénité de la réunion du Conseil communal, ses membres :
  1. qui prennent la parole sans que le Président la leur ait accordée,
  2. qui conservent la parole alors que le Président la leur a retirée,
  3. ou qui interrompent un autre membre du Conseil communal pendant qu'il a la parole.

Tout membre du Conseil communal qui a été rappelé à l'ordre peut se justifier, après quoi le Président décide si le rappel à l'ordre est maintenu ou retiré.
 
Enfin, le Président pourra également exclure le membre du Conseil communal de la réunion si celui-ci excite au tumulte de quelque manière que ce soit.
 

Article 40

Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du Président de façon préventive, celui-ci, pour chaque point de l'ordre du jour :

a)  le commente ou invite à le commenter ;

b)  accorde la parole aux membres du Conseil communal qui la demandent, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l'ordre du tableau de préséance tel qu'il est fixé au Titre II, Chapitre 1 du présent Règlement ;

c)  clôt la discussion ;

d)  circonscrit l'objet du vote et met aux voix, étant entendu que le vote porte d'abord sur les modifications proposées au texte initial.

Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le Conseil communal n'en décide autrement.

Les membres du Conseil communal ne peuvent pas demander la parole plus de deux fois à propos du même point de l'ordre du jour, sauf si le Président en décide autrement.

Sous-section 4 - Diffusion en direct - enregistrement des séances publiques du conseil communal

La diffusion en direct des séances publiques du conseil communal en cas de réunion à distance, en cas de situation extraordinaire

Article 41 :

La partie publique de la réunion à distance du Conseil communal est diffusée en direct sur les canaux digitaux de la commune.

L’enregistrement des séances publiques du conseil communal

En ce qui concerne les conseillers communaux :
 

Article 42

Pour la bonne tenue de la séance, et pour permettre aux conseillers communaux de participer aux débats sereinement et avec toute la concentration requise, la prise de sons et/ou d’images est interdite aux membres du Conseil communal.

Enregistrement par une tierce personne :

Article 43

Pendant les séances publiques du Conseil communal, la prise de sons et/ou d’images est autorisée aux personnes extérieures au Conseil communal.

Restrictions – Interdictions :

Article 44

Les prises de sons et/ou d’images ne peuvent porter atteinte aux droits des personnes présentes (droit à l’image, RGPD...).

Les photos et/ou images ne peuvent en aucun cas être dénigrantes ou diffamatoires et doivent avoir un rapport avec la fonction ou le métier exercé par la personne photographiée et/ou filmée.

La prise de sons et/ou d’images d’une séance publique du Conseil communal ne peut nuire à la tenue de celle-ci, auquel cas des mesures de police pourraient alors être prises par le Bourgmestre ou le Président de l’assemblée sur base de l’article L1122-25 du CDLD.

Section 13 - La mise en discussion de points non-inscrits à l'ordre du jour de la réunion du Conseil communal

Article 45

Aucun objet étranger à l'ordre du jour de la réunion du conseil communal ne peut être mis en discussion sauf dans les cas d'urgence impérieuse motivée où le moindre retard pourrait porter préjudice.

L'urgence est déclarée par les deux tiers au moins des membres du Conseil communal présents/connectés. Leurs noms sont insérés au procès-verbal de la réunion.

Section 14 - Le nombre de membres du Conseil communal devant voter en faveur de la proposition pour que celle-ci soit adoptée

Sous-section 1 - Les résolutions autres que les nominations et les présentations de candidats à des emplois et les engagements contractuels

Article 46

Les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages. En cas de partage, la proposition est rejetée.

Par « la majorité absolue des suffrages », il y a lieu d’entendre :

• la moitié plus un demi du nombre des votes, si ce nombre est impair ;
• la moitié plus un du nombre des votes, si ce nombre est pair.

Pour la détermination du nombre des votes, n'interviennent pas :

• les abstentions ;
• et, en cas de scrutin secret, les bulletins de vote nuls.
En cas de scrutin secret, un bulletin de vote est nul lorsqu'il comporte une indication permettant d'identifier le membre du Conseil communal qui l'a déposé.

Sous-section 2 Les nominations de candidats à des emplois et les engagements contractuels
 

Article 47

Pour chaque nomination de candidats à des emplois et pour chaque engagement contractuel, si la majorité absolue n'est pas obtenue au premier tour du scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix.

À cet effet, le président dresse une liste contenant deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire.

Les suffrages ne peuvent être donnés qu'aux candidats portés sur cette liste.

La nomination ou la présentation a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.

Section 15 Vote public ou scrutin secret  - – Le cas particulier de la présentation de candidats

Sous-section 1 - Le principe

Article 48

Sans préjudice de l'Article 49, le vote est public.

Article 49

Les nominations aux emplois,  les engagements contractuels, et les suspensions préventives dans l'intérêt du service et les sanctions disciplinaires font l'objet d'un scrutin secret.

Sous-section 2 Le vote public

Article 50

Lorsque le vote est public, les membres du Conseil communal votent à haute voix.

Le Président commence à faire voter le conseiller communal assis à sa gauche et fait s'exprimer les conseillers communaux dans le sens dextrogyre.

Article 51

Après chaque vote public, le Président proclame le résultat de celui-ci.

Article 52

Lorsque le vote est public, le procès-verbal de la réunion du Conseil communal indique le nombre total de votes en faveur de la proposition, le nombre et le nom des membres du Conseil communal qui ont voté contre celle-ci, ou qui se sont abstenus.

Sous-section 3 Le scrutin secret

Article 53

En cas de scrutin secret :

a) le secret du vote est assuré par l'utilisation de bulletins de vote préparés de façon telle que, pour voter, les membres du Conseil communal n'aient plus, sauf s'ils ont décidé de s'abstenir, qu'à noircir un cercle ou à tracer une croix sur un cercle sous « oui » ou qu'à noircir un ou plusieurs cercles ou à tracer une croix sur un ou plusieurs cercles sous « non » ;

b)  l'abstention se manifeste par le dépôt d'un bulletin de vote blanc, c'est-à-dire d'un bulletin de vote sur lequel le membre du Conseil communal n'a noirci aucun cercle ou n'a tracé une croix sur aucun cercle.

c)  En cas de réunion à distance, les votes au scrutin secret sont adressés au Directeur général, par voie électronique, depuis l’adresse électronique visée à l’article L1122-13 du même Code. Le Directeur général se charge d’anonymiser les votes, dont il assure le caractère secret dans le respect du secret professionnel visé à l’article 458 du Code pénal.

Article 54

En cas de scrutin secret :

a)  pour le vote et pour le dépouillement, le bureau est composé du Président et des deux membres du Conseil communal les plus jeunes ;

b)  avant qu'il ne soit procédé au dépouillement, les bulletins de vote déposés sont comptés. Si leur nombre ne coïncide pas avec celui des membres du Conseil communal ayant pris part au vote, les bulletins de vote sont annulés et les membres du Conseil communal sont invités à voter une nouvelle fois ;

c)  tout membre du Conseil communal est autorisé à vérifier la régularité du dépouillement.

d)  En cas de réunion à distance, c’est le Directeur général qui assure le rôle du bureau ; il transmet les résultats anonymes du vote au président, qui les proclame.

Article 55

Après chaque scrutin secret, le Président proclame le résultat de celui-ci.

Sous-section 4 -  Le cas particulier des présentations de candidats

Article 56

Pour la nomination des membres de toutes les commissions qui concernent l'administration de la commune ainsi que les représentants du Conseil communal dans les intercommunales et dans les autres personnes morales dont la commune est membre :

• lorsqu’il y a autant de candidats que de mandats ou fonctions à pourvoir, le Conseil communal acte la nomination de ces candidats.
  Cependant, les membres du conseil communal votent à haute voix ou selon un mode de scrutin équivalent sur une telle nomination à chaque fois qu’un tiers des membres présents le demande ;
• à chaque fois qu’il y a plusieurs candidats pour un mandat ou une fonction à pourvoir, les membres du Conseil communal votent à haute voix ou selon un mode de scrutin équivalent sur ces nominations.
  Pour chaque mandat ou fonction, il est procédé à un scrutin distinct. Si la majorité requise n’est pas obtenue au premier tour de scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix. À cet effet, le Président dresse une liste qui contient deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire. Les suffrages peuvent être donnés uniquement aux candidats portés sur cette liste. La nomination a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.

Les membres du conseil communal votent à bulletin secret à chaque fois qu’un conseiller le demande.

Section 16 Le contenu du procès-verbal des réunions du Conseil communal

Article 57

Le procès-verbal des réunions du Conseil communal reprend, dans l'ordre chronologique, tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Conseil communal n'a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions.

Le procès-verbal contient donc :

• le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues ;
• la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision ;
• la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies : heures d’ouverture et de clôture de la réunion, nombre de présents/connectés, vote en séance publique ou à huis clos, vote au scrutin secret, résultat du vote avec, le cas échéant, les mentions prévues à l'Article 52 du présent règlement ;
• le caractère virtuel de la réunion ;
• en cas de réunion virtuelle, les éventuelles interruptions ou difficultés dues à des problèmes techniques.

Le procès-verbal contient également la transcription des interpellations des habitants, telles que déposées conformément à l’Article 77 et suivants du présent règlement, ainsi que la réponse du Collège communal et la réplique.

Il contient également la transcription des questions posées par les conseillers communaux conformément à l’Article 90 et suivants du présent règlement.

Article 58

Les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du conseil à la majorité absolue des suffrages, telle que définie à l’article 46 du présent règlement.

Section 17 L'approbation du procès-verbal des réunions du Conseil communal

Article 59

Il n'est pas donné lecture, à l'ouverture des réunions du Conseil communal, du procès-verbal de la réunion précédente.

L'Article 24 du présent règlement relatif à la mise des dossiers à la disposition des Conseillers communaux, est applicable au procès-verbal des réunions du Conseil communal.

Article 60

Tout membre du Conseil communal a le droit, pendant la réunion, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente. Si ces observations sont adoptées, le Directeur général est chargé de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du Conseil communal.

Si la réunion s'écoule sans observation, le procès-verbal de la réunion précédente est considéré comme adopté et signé par le Bourgmestre ou celui qui le remplace et le Directeur général.

Chaque fois que le Conseil communal le juge convenable, le procès-verbal est rédigé séance tenante, en tout ou en partie, et signé par les membres du Conseil communal présents/connectés.

En cas de rédaction du procès-verbal séance tenante durant une réunion à distance, le procès-verbal est transmis par voie électronique à la fin de la séance aux membres présents qui marqueront leur accord par retour de courriel. Les signatures manuscrites devront être apposées sur le document dans les meilleurs délais.

Sans préjudice de l’article L1122-29, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le procès-verbal du Conseil communal relatif aux points en séance publique, une fois approuvé, est publié sur le site internet de la commune.

Chapitre 3 - Les commissions dont il est question à l'article L1122-34, § 1er, alinéa 1er, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation

Article 61

Il est créé une commission, composée de 7 membres du Conseil communal ayant pour mission de préparer les discussions sur toutes les matières d’intérêt communal.

Article 62

La commission dont il est question à l'Article 61 se réunit, sur convocation du Président du Conseil communal, toutes les fois que, par l'intermédiaire de celui-ci, une proposition lui est soumise, pour avis, par le Conseil communal, par le Collège communal ou par un membre du Conseil communal. Elle se réunit au maximum dix fois par an.

L’Article 21, alinéa 1er, du présent règlement relatif aux délais de convocation du Conseil communal est applicable à la convocation de la commission.

Article 63

Cette commission est présidée par le Président du Conseil communal ou celui qui le remplace, celui-ci et les autres membres de la commission sont désignés par chaque groupe en fonction du/des sujet(s) traité(s), étant entendu que, dans cette commission, les mandats de ses membres sont répartis proportionnellement entre les groupes qui composent le Conseil communal.

Sont considérés comme formant un groupe, les membres du conseil qui sont élus sur une même liste ou qui sont élus sur des listes affiliées en vue de former un groupe.

Cette répartition proportionnelle se calcule selon la clé D’Hondt.

Le Conseil communal peut augmenter le nombre de membres de la commission en telle sorte que chaque groupe politique soit représenté.

Le secrétariat des commissions dont il est question à l'article 61 est assuré par un membre de la commission.

Article 64

La commission dont il est question à l'Article 61 formule son avis, quel que soit le nombre de membres présents/connectés, à la majorité absolue des suffrages.

Article 65

Les réunions de la commission dont il est question à l'Article 61 ne sont pas publiques, cela signifie que, sans préjudice de l'article L1122-34, § 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, seuls peuvent être présents/connectés :

• les membres de la commission ;
• le Directeur général ou le/les fonctionnaire(s) désigné(s) par lui qui assure le secrétariat ;
• s'il y échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions virtuelles du Conseil sont applicables aux réunions virtuelles de la commission.

Chapitre 4 Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l'action sociale

Article 66

Conformément à l'article 26bis, § 6 de la loi organique des CPAS et de l’article L1122- 11 CDLD, il sera tenu une réunion conjointe annuelle et publique du Conseil communal et du Conseil de l'action sociale.

La date et l'ordre du jour de cette réunion sont fixés par le Collège communal.

Cette réunion a pour objet obligatoire la présentation du projet de rapport annuel sur l'ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le centre public d'action sociale, ainsi que les économies d'échelle et les suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activités du centre public d'action sociale et de la commune. Une projection de la politique sociale locale est également présentée en cette même séance.

Article 67

Outre l'obligation énoncée à l'article précédent, le Conseil communal et le Conseil de l'action sociale ont la faculté de tenir des réunions conjointes.

Chacun des deux Conseils peut, par un vote, provoquer la réunion conjointe. Le Collège communal dispose également de la compétence pour convoquer la réunion conjointe, de même qu'il fixe la date et l'ordre du jour de la séance.

Article 68

Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l'action sociale ont lieu dans la salle du Conseil communal ou dans tout autre lieu approprié fixé par le Collège communal et renseigné dans la convocation.

Article 69

Les convocations aux réunions conjointes sont signées par le Bourgmestre, le Président du Conseil de l'action sociale, les Directeurs généraux de la commune et du CPAS.

Article 70

Les réunions conjointes du Conseil communal et du Conseil de l'action sociale ne donnent lieu à aucun vote. Aucun quorum n'est requis.

Article 71

La présidence et la police de l’assemblée appartiennent au Président du Conseil communal désigné conformément à l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. En cas d’absence ou d’empêchement du Président du Conseil communal, il est remplacé par le Bourgmestre, ou par défaut par le Président du Conseil de l’action sociale.

Article 72

Le secrétariat des réunions conjointes est assuré par le Directeur général de la commune ou un agent désigné par lui à cet effet.

Article 73

Une synthèse de la réunion conjointe est établie par l'agent visé à l'Article 72 du présent règlement, et transmis au Collège communal et au Président du Conseil de l'action sociale dans les 30 jours de la réunion visée ci-dessus, à charge pour le Collège communal et le Président du Conseil de l'action sociale d'en donner connaissance au Conseil communal et au Conseil de l'action sociale lors de leur plus prochaine séance respective.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions virtuelles du Conseil communal sont applicables aux réunions virtuelles conjointes Conseil communal/Conseil de l’action sociale.

Chapitre 5 La perte des mandats dérivés dans le chef du Conseiller communal démissionnaire / exclu de son groupe politique

Article 74

Conformément à l'article L1123-1, § 1er, alinéa 1, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le ou les conseillers élus sur une même liste lors des élections constituent un groupe politique dont la dénomination est celle de ladite liste.

Article 75

Conformément à L1123-1, § 1er, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, démissionne de son groupe politique est démissionnaire de plein droit de tous les mandats qu'il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Article 76

Conformément à l’article L1123-1, § 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, est exclu de son groupe politique, est démis de plein droit de tous les mandats qu’il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L51111 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Chapitre 6 – Le droit d'interpellation des habitants

Article 77

Tout habitant de la commune dispose, aux conditions fixées dans le présent chapitre, d'un droit d'interpeller directement le Collège communal en séance publique du Conseil communal.

En cas de réunion à distance, l’exercice effectif du droit d’interpellation visé à l’article 1122-14 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation est assuré.

Le Directeur général envoie à l’habitant de la commune dont l’interpellation a été jugée recevable le lien vers la réunion à distance au cours de laquelle son interpellation sera entendue, ainsi que de brèves explications quant aux modalités de connexion.

L’interpellant patiente dans la salle d’attente virtuelle jusqu’à ce que le Directeur général lui octroie l’accès. Dès après, l’interpellation se déroule conformément à l’article 80 du présent règlement.

Le Directeur général met, au besoin, des moyens techniques à disposition de l’habitant de la commune dont l’interpellation a été jugée recevable, afin qu’il puisse s’exprimer lors de la séance du conseil communal, au sein des locaux de l’administration communale.

Par « habitant de la commune », il faut entendre :

• toute personne physique de 18 ans accomplis inscrite au registre de la population de la commune ;

• toute personne morale dont le siège social ou d'exploitation est localisé sur le territoire de la commune et qui est représentée par une personne physique de 18 ans accomplis.

Les conseillers communaux ne bénéficient pas dudit droit.

Article 78

Le texte intégral de l’interpellation proposée est adressé par écrit au Collège communal. Pour être recevable, l’interpellation remplit les conditions suivantes :

1. être introduite par une seule personne ;
2. être formulée sous forme de question et ne pas conduire à une intervention orale de plus de dix minutes ;
3. porter :

o sur un objet relevant de la compétence de décision du Collège ou du Conseil communal ;
o sur un objet relevant de la compétence d’avis du Collège ou du Conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal;

4. être à portée générale ;
5. ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux ;
6. ne pas porter sur une question de personne ;
7. ne pas constituer des demandes d’ordre statistique ;
8. ne pas constituer des demandes de documentation ;
9. ne pas avoir pour unique objet de recueillir des consultations d’ordre juridique ;
10. parvenir entre les mains du Bourgmestre (par la poste ou par voie électronique) au moins 15 jours francs avant le jour de la séance où l’interpellation sera examinée ;
11. indiquer l'identité, l'adresse et la date de naissance du demandeur ;
12. être libellée de manière à indiquer clairement la question posée, et préciser les considérations que le demandeur se propose de développer.

Article 79

Le Collège communal décide de la recevabilité de l'interpellation. La décision d'irrecevabilité est spécialement motivée en séance du Conseil communal.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions présentielles du Conseil sont applicables aux réunions virtuelles.

Article 80

Les interpellations se déroulent comme suit :

• elles ont lieu en séance publique du Conseil communal ;
• elles sont entendues dans l'ordre de leur réception chronologique par le Bourgmestre ;
• l'interpellant expose sa question à l'invitation du Président de séance dans le respect des règles organisant la prise de parole au sein de l'assemblée, il dispose pour ce faire de 10 minutes maximum ;
• le Collège communal répond aux interpellations en 10 minutes maximum ;
• l'interpellant dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse, avant la clôture définitive du point de l'ordre du jour ;
• il n'y a pas de débat. De même, l'interpellation ne fait l'objet d'aucun vote en séance du Conseil communal ;
• l'interpellation est transcrite dans le procès-verbal de la séance du Conseil communal, lequel est publié sur le site internet de la commune.

Article 81

Il ne peut être développé qu'un maximum de 3 interpellations par séance du Conseil communal et ce en fonction de la date d’introduction de la demande.

Article 82

Un même habitant ne peut faire usage de son droit d'interpellation que 3 fois au cours d'une période de douze mois.

Chapitre 7 - Intervention d’habitants sur des points à l’ordre du jour du Conseil

Article 83

Le Collège peut décider d’autoriser les habitants de la commune dont mention à l’Article 77 du présent règlement à intervenir sur les points de l’ordre du jour du Conseil communal qu’il a préalablement définis et dont il a fait mention dans la convocation du Conseil communal. Ces points doivent avoir une portée générale et ne pas porter sur une question de personne.

Article 84

Pour être recevable, la demande d’intervention remplit les conditions suivantes :

1. être adressée au Collège communal trois jours francs avant le Conseil communal ;
2. indiquer l'identité, l'adresse et la date de naissance du demandeur ;
3. être libellée de manière à indiquer clairement le sujet de l’intervention et préciser les considérations que le demandeur se propose de développer.

Article 85

Si la demande est acceptée, le Directeur général en prévient le demandeur et lui adresse la documentation nécessaire par courriel.

Article 86

Pour être recevable, l’intervention remplit les conditions suivantes :

1. être présentée devant le Conseil communal par le demandeur ;
2. ne pas conduire à une intervention orale de plus de trois minutes par demandeur ;
3. en cas de demandes multiples sur un même sujet, la totalité des interventions sur ledit sujet n’excèdera pas dix minutes ;
4. ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux.

Article 87

S’il échet, après la présentation de chaque point susvisé par le Collège communal, le Président du Conseil communal suspend la séance et donne la parole uniquement au(x) demandeur(s). La séance reprend ensuite son cours dans des conditions normales telles que fixées par le présent règlement.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions présentielles du Conseil communal sont applicables aux réunions virtuelles.

Chapitre 8 – Demande d’éclaircissement d’habitants sur des points à l’ordre du jour du Conseil

Article 88

Tout point à l’ordre du jour reprenant la mention « ouvert à la participation citoyenne » peut faire l’objet d’une demande d’éclaircissement, d’une question ou d’un commentaire, lors de la séance du Conseil communal, de la part des habitants de la commune dont mention à l’Article 77 du présent règlement.

Article 89

Pour être recevable, la demande remplit les conditions suivantes :

• Indiquer l’identité et l’adresse de l’intervenant.
• Être adressée au Président du Conseil communal.
• Être formulée via la plateforme destinée à cet effet.  Celle-ci est renseignée sur le site internet communal et sur la convocation à la séance.
• Comporter un maximum de 10 lignes.
• Avoir une portée générale et ne pas porter sur une question de personnes.
• Ne pas dépasser 1 demande par point à l’ordre du jour par la même personne.
• Etre libellée de manière à indiquer clairement le sujet de l’intervention.
• Ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux.

Article 90

Les personnes désignées au sein du conseil communal, à savoir le Président de séance et l’Echevin.e de la participation citoyenne traitent les messages en vérifiant leur recevabilité en fonction du présent règlement et les introduisent dans le débat soit en lisant le message complet ou soit en le reformulant de façon synthétique.

Si la demande porte sur des détails dont le Collège ne dispose pas en séance, une réponse écrite pourra être donnée à l’intéressé dans les 30 jours qui suivent la tenue du Conseil.

Article 91

En cas de demandes multiples sur un même sujet, la totalité des demandes est traitée en même temps.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions présentielles du Conseil communal sont applicables aux réunions virtuelles.

Titre III Les relations entre les autorités communales et l’administration – déontologie, éthique et droits des conseillers

Chapitre 1 Les relations entre les autorités communales et l'administration locale

Article 92

Sans préjudice des articles L1124-3, L1124-4 et L1211-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et de l'Article 93 du présent règlement, le Conseil communal, le Collège communal, le Bourgmestre et le Directeur général collaborent selon les modalités qu'ils auront établies, notamment quant à l'organisation et le fonctionnement des services communaux et la manière de coordonner la préparation et l'exécution par ceux-ci des décisions du Conseil communal, du Collège communal et du Bourgmestre.

Chapitre 2 Les règles de déontologie et d'éthique des conseillers communaux

Article 93

Conformément à l'article L1122-18 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les conseillers communaux s'engagent à :

1. exercer leur mandat avec probité et loyauté ;
2. refuser tout cadeau, faveur, invitation ou avantage en tant que représentant de l'institution locale, qui pourrait influer sur l'impartialité avec laquelle ils exercent leurs fonctions ;
3. spécifier s'ils agissent en leur nom personnel ou au nom de l’institution locale qu'ils représentent, notamment lors de l’envoi de courrier à la population locale ;
4. assumer pleinement (c’est-à-dire avec motivation, disponibilité et rigueur) leur mandat et leurs mandats dérivés ;
5. rendre compte régulièrement de la manière dont ils exercent leurs mandats dérivés ;
6. participer avec assiduité aux réunions des instances de l’institution locale, ainsi qu’aux  réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au sein de ladite  institution locale ;
7. prévenir les conflits d’intérêts et exercer leur mandat et leurs mandats dérivés dans le but  exclusif de servir l’intérêt général ;
8. déclarer tout intérêt personnel dans les dossiers faisant l’objet d’un examen par l’institution locale et, le cas échéant, s’abstenir de participer aux débats (on entend par « intérêt personnel » tout intérêt qui affecte exclusivement le patrimoine du mandataire ou de ses parents et alliés jusqu’au deuxième degré) ;
9. refuser tout favoritisme (en tant que tendance à accorder des faveurs injustes ou illégales) ou népotisme ;
10. adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l’optique d’une bonne gouvernance ;
11. rechercher l’information nécessaire au bon exercice de leur mandat et participer activement aux échanges d’expériences et formations proposées aux mandataires des institutions locales, et ce, tout au long de leur mandat ;
12. encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des décisions prises et de l’action publique, la culture de l’évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l’institution locale ;
13. encourager et développer toute mesure qui favorise la transparence de leurs fonctions ainsi que de l’exercice et du fonctionnement des services de l’institution locale ;
14. veiller à ce que tout recrutement, nomination et promotion s’effectuent sur base des principes du mérite et de la reconnaissance des compétences professionnelles et sur base des besoins réels des services de l’institution locale ;
15. être à l’écoute des citoyens et respecter, dans leur relation avec ceux-ci, les rôles et missions de chacun ainsi que les procédures légales ;
16. s’abstenir de diffuser des informations de type propagande ou publicitaire qui nuisent à l’objectivité de l’information ainsi que des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu’elles sont fausses ou trompeuses ;
17. s’abstenir de profiter de leur position afin d’obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à leur fonction et ne pas divulguer toute information confidentielle concernant la vie privée d’autres personnes ;
18. respecter les principes fondamentaux tenant à la dignité humaine.

Chapitre 3 Les droits des conseillers communaux

Section 1 Le droit, pour les membres du Conseil communal, de poser des questions écrites et orales d'actualité au Collège communal

Article 94

§ 1er – Les membres du Conseil communal ont le droit de poser des questions écrites et orales d'actualité au Collège communal sur les matières qui relèvent de la compétence :

• de décision du Collège ou du Conseil communal ;
• d'avis du Collège ou du Conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal.

§ 2 – Par « questions d’actualité », il y a lieu d’entendre les situations ou faits récents, c’est-à-dire ne remontant pas à une date plus éloignée que celle de la précédente séance du Conseil communal.

Article 95

Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le Directeur général ou par celui qui le remplace.

Article 96

Le conseiller qui veut poser une question orale d’actualité en transmet le texte au Directeur général par écrit, au plus tard à 9h le jour même de la séance du Conseil communal. Ce délai peut être levé par le Président du Conseil communal dès lors que la question orale d’actualité se rattache à un événement survenu après 9h et avant l’ouverture de la séance du Conseil communal. En tout état de cause, le Collège communal doit avoir eu l’occasion de se réunir pour valider un projet de réponse.

Le Président du Conseil communal juge de la recevabilité des questions orales transmises par les conseillers communaux et communique, le cas échéant, les motifs de cette irrecevabilité, en début de séance du Conseil communal.

Sont irrecevables en tout ou partie, les questions orales :

-  qui ne portent pas :

▪sur un objet relevant de la compétence de décision du Collège ou du Conseil communal

▪sur un objet relevant de la compétence d’avis du Collège ou du Conseil communal dans  la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal.

-  qui ne comportent pas de questions ;
-  qui ne sont pas formulées en termes succincts et sans commentaires ;
-  qui sont relatives à des cas d’intérêt particulier ou des cas personnels ;
-  qui tendent à obtenir des renseignements statistiques ;
-  qui constituent des demandes de documentation ;
-  qui ont pour but de recueillir une consultation juridique ;
-  qui portent sur le même objet que celui d’un point inscrit à l’ordre du jour du Conseil communal ; -  qui, pour les questions orales d’actualité, ne relèvent pas de l’actualité intervenue entre la dernière séance du Conseil communal et celle où elle est posée.

Pour les questions orales d’actualité, le temps de parole est fixé comme suit :

-  l’auteur de la question dispose de 10 minutes pour poser sa question, sans s’écarter du texte qu’il a transmis à l’inscription ;

-  le Collège communal dispose de 10 minutes pour la réponse ; si la question nécessite des recherches et analyses approfondies, il peut par exception renvoyer à une réponse écrite en motivant publiquement ce choix ;

Lorsque le Collège communal répond par écrit à une question orale, il transmet cette réponse écrite au conseiller qui a posé la question dans le mois du dépôt de la question. Cette réponse est également communiquée pour information aux autres conseillers.

Le Président du Conseil communal peut décider de regrouper la réponse aux questions orales portant sur le même objet.

Les questions des conseillers communaux sont transcrites dans le procès-verbal de la séance du Conseil communal, conformément à l’article 57 du présent règlement.

Section 2 Le droit, pour les membres du Conseil communal, d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration de la commune

Article 97

Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration de la commune ne peut être soustrait à l'examen des membres du Conseil communal.

Article 98

La transmission de la copie des actes peut avoir lieu par voie électronique, à la demande du membre du Conseil communal. Dans ce cas, la communication est gratuite.

Les membres du Conseil communal ont le droit d'obtenir copie des actes et pièces dont il est question à l'Article 97, moyennant paiement d'une redevance fixée comme suit : 0,20 € - ce taux n'excédant pas le prix de revient.

Article 99

Les membres du conseil sont entièrement responsables, tant civilement que le cas échéant pénalement, de l’usage qu’ils feraient des informations ainsi obtenues.

Section 3 Le droit, pour les membres du Conseil communal, de visiter les établissements et services communaux

Article 100

Les membres du Conseil communal ont le droit de visiter les établissements et services communaux, accompagnés d'un membre du Collège communal, ou du Directeur général, sur rendez-vous.

Article 101

Durant leur visite, les membres du Conseil communal sont tenus de se comporter d'une manière passive.

Section 4 Le droit des membres du Conseil communal envers les entités para-locales

Sous-section 1 Le droit des conseillers communaux envers les intercommunales, régies communales autonomes, associations de projet, asbl communales et SLSP et les obligations des conseillers y désignés comme représentants

Article 102

Conformément à l'article L6431-1 § 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller communal désigné pour représenter la commune au sein d'un conseil d'administration (asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement) ou, à défaut, du principal organe de gestion, peut rediger annuellement un rapport écrit sur les activités de la structure et l'exercice de son mandat ainsi que sur la manière dont il a pu développer et mettre à jour ses compétences.

Lorsque plusieurs conseillers communaux sont désignés au sein d'un même organisme, ceux-ci peuvent rédiger un rapport commun.

Les rapports visés sont adressés au Collège communal qui le soumet pour prise d'acte au Conseil communal lors de sa plus prochaine séance. À cette occasion, ils sont présentés par leurs auteurs et débattus en séance publique du Conseil communal ou d’une commission du Conseil communal.

Le conseiller susvisé peut rédiger un rapport écrit au Conseil communal à chaque fois qu'il le juge utile. Dans ce cas, l'Article 103, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

Lorsqu’aucun conseiller communal n’est désigné comme administrateur, le président du principal organe de gestion produit un rapport dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités. Le rapport est présenté, par ledit président ou son délégué, et débattu en séance publique du Conseil communal ou d’une commission du Conseil communal.

Article 103

Les conseillers communaux peuvent consulter les budgets, comptes et délibérations des organes de gestion et de contrôle des asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement, au siège de l’organisme.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au Conseil communal. Ce rapport écrit doit être daté, signé et remis au Bourgmestre qui en envoie copie à tous les membres du Conseil communal.

Article 104

Sauf lorsqu’il s’agit de question de personnes, de points de l’ordre du jour qui contreviendraient au respect de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d’affaires, des positionnements économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l’organisme dans la réalisation de son objet social, les conseillers communaux peuvent consulter les procès-verbaux détaillés et ordres du jour, complétés par le rapport sur le vote des membres et de tous les documents auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient. Les documents peuvent être consultés soit par voie électronique, soit au siège respectivement des asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet, sociétés de logement.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au Conseil communal. Dans ce cas, l'Article 103, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

Sous-section 2 Le droit des conseillers communaux envers les asbl à prépondérance communale

Article 105

Les conseillers communaux peuvent visiter les bâtiments et services des asbl au sein desquelles la commune détient une position prépondérante, au sens de l’article 1234-2, paragraphe 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Les modalités de ce droit de visite sont fixées dans le cadre du contrat de gestion à conclure entre la commune et l’asbl concernée.

Section 5 Les jetons de présence

Article 106

Le montant du jeton de présence est fixé comme suit :

§ 1er : les membres du Conseil communal, à l’exception du Bourgmestre et des Echevins, ainsi que du Président du conseil de l’action sociale conformément à l’article L1123-15, §3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, perçoivent un jeton de présence lorsqu’ils assistent physiquement ou à distance aux réunions du Conseil communal, et aux réunions de la commission en qualité de membres de la commission.

§ 2 : Par dérogation au §1er, le Président d’assemblée visé à l’Article 31 du présent règlement d’ordre intérieur et désigné conformément à l’article L1122-34, § 3 et § 4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation perçoit un double jeton de présence par séance du Conseil communal qu’il préside. Il ne reçoit aucun autre avantage ou rétribution.

Le montant du jeton de présence est fixé comme suit ;

• 80 € par séance du Conseil communal.
• 40 € par séance de la commission visée à l'article 61 du présent règlement, pour les membres de ladite commission.

Il est indexé au 1er janvier de chaque année à partir du 01/01/2025.

Section 6 Le remboursement des frais

Article 107

En exécution de l’art. L6451-1 CDLD et de l’A.G.W. 31 mai 2018, les frais de formation, de séjour et de représentation réellement exposés par les mandataires locaux dans le cadre de l’exercice de leur mandat font l’objet d’un remboursement sur base de justificatifs.

Article 108

Les frais réellement exposés par un mandataire à l’occasion de déplacements effectués avec un véhicule personnel dans le cadre de l’exercice de son mandat font l’objet d’un remboursement selon les modalités applicables aux membres du personnel.

Chapitre 4 Le bulletin communal

Article 109

Le bulletin communal paraît minimum 4 fois par an.

Article 110

Les modalités et conditions d’accès du bulletin aux groupes politiques démocratiques sont les suivantes :

• les groupes politiques démocratiques ont accès au bulletin communal ;
• les groupes politiques démocratiques disposent d’un égal espace d’expression et du même traitement graphique. Chaque groupe peut transmettre son texte, sous format word limité à 1⁄2 page A4 ;
• le Collège communal informe chaque groupe politique démocratique de la date de parution du bulletin communal concerné, ainsi que de la date limite pour la réception des articles. L’absence d’envoi d’article avant cette date limite équivaut à une renonciation de l’espace réservé pour le numéro concerné ;
• L’insertion des articles est gratuite pour les groupes politiques concernés ;
• ces textes/articles :
  • ne peuvent en aucun cas interpeller ou invectiver nominativement qui que ce soit ;
  • ne peuvent en aucun cas porter atteinte au personnel ni aux services communaux ;
  • ne peuvent en aucun cas être une publicité ; ils doivent faire écho à l’actualité récente et à venir.
  • doivent respecter les réglementations en vigueur, notamment en matière de droit au respect des personnes, de droit au respect de la vie privée, en matière de droit d’auteur et de propriété intellectuelle, de protection des données personnelles ; o
  • doivent mentionner nominativement leur(s)auteur(s) ;
  • être signés par la majorité des membres du groupe politique porteur du texte.

Les textes des groupes politiques démocratiques qui ne respectent pas les dispositions du présent article ne sont pas publiés.

Dispositions abrogatoires

Le présent règlement abroge et remplace toute disposition antérieure ayant le même objet.