Administration générale - Juridique - Prêt de matériel communal par l'animation de la cité - Règlement communal

Note explicative

L'animation de la cité propose la mise à disposition de matériel communal tel que des tables, chaises, podiums roulants,... Les modalités de ce prêt sont contenues dans le règlement communal sur les conditions de mise à disposition du matériel des fêtes.

Une caution est parfois demandée via une procédure complexe de virement bancaire, ce qui alourdi la charge de travail des agents communaux.

Dans le cadre de la mise en place d'un règlement communal sur le prêt de matériel de signalisation, une procédure de paiement et de remboursement des cautions via un terminal de paiement électronique est proposée. Il serait donc judicieux d'appliquer cette procédure au prêt de matériel de fêtes également. Outre le terminal de paiement fixe situé au Magasin à la rue Bastenier n°60, un terminal mobile sera à disposition en cas de livraison du matériel.

Dès lors, le règlement communal a été adapté en conséquence et au regard du nouveau règlement communal sur le matériel de signalisation, et ce, par soucis de cohérence. Un contrat de prêt a également été rédigé afin de formaliser le lien contractuel entre l'emprunteur et la Ville. Cela permet également de protéger les intérêts de la Ville et de s'assurer de la bonne information de l'emprunteur.

Ces nouveaux outils permettront en outre d'alléger la charge de travail des services communaux puisqu'il ne sera plus nécessaire de soumettre au Collège la demande spécifique de matériel et la proposition de conservation de la caution compte tenu des conditions fixées dans le règlement communal soumis aux autorités compétentes. Un rapport au Collège sera toutefois établi par le service Animation de la Cité dans le cas où une facturation complémentaire serait nécessaire.

Les éléments suivants sont repris :

Le montant de la caution est de 250 euros pour le matériel communal et à 375 euros pour les podiums roulants.

Concernant le montant de restitution de la caution, il a été fixé comme suit :

Un forfait de nettoyage de 50,00€ pourra également être demandé si le matériel est rendu sale.

Une facturation sera établie pour le montant du matériel endommagé ou perdu qui dépasser la caution perçue.

L'emprunteur devra prendre rendez-vous pour restituer le matériel au moment de la mise à disposition de ce dernier, cette restitution prendra dans tous les cas place au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'évènement.

Pour rappel, les tarifs du transport et les personnes qui en sont redevables sont actés par le règlement-redevance ci-annexé, voté par le Conseil en date du 14/10/25. 

Pour le matériel, le transport n'est pas assuré pour les pouvoirs publics, et le transport est gratuit pour le CPAS, les services communaux, la zone de secours, la zone de Police, les ASBL sous contrant de gestion avec la Ville, les organisateurs de grands évènements reconnus. Le transport est donc payant pour les comités de quartier reconnus et les ASBL et autres associations et groupements.

Pour les podiums roulants, le transport est gratuit pour le CPAS, les services communaux, la zone de secours, la zone de Police, les ASBL sous contrant de gestion avec la Ville, les pouvoirs publics, les organisateurs de grands évènements et les comités de quartiers reconnus. Le transport est donc payant pour les ASBL et autres associations et groupements.

Il est proposé à votre assemblée d'approuver la procédure de cautionnement et la modification du règlement communal. Le contrat de prêt qui sera signé par le citoyen vous est également soumis.

Délibération

Le Conseil ;

Vu les articles L1123-23,4° et 7° du code de la Démocratie locale et de la Décentralisation ;

Considérant que l'animation de la cité propose la mise à disposition de matériel communal tel que des tables, chaises, podiums roulants,... ;

Considérant que les modalités de ce prêt sont contenues dans le règlement communal sur les conditions de mise à disposition du matériel des fêtes ;

Considérant qu'une caution est parfois demandée via une procédure complexe de virement bancaire, ce qui alourdi la charge de travail des agents communaux ;

Considérant que dans le cadre de la mise en place d'un règlement communal sur le prêt de matériel de signalisation, une procédure de paiement et de remboursement des cautions via un terminal de paiement électronique est proposée ;

Considérant qu'il serait donc judicieux d'appliquer cette procédure au prêt de matériel de fêtes également ;

Considérant qu'outre le terminal de paiement fixe situé au Magasin à la rue Bastenier n°60, un terminal mobile sera à disposition en cas de livraison du matériel ;

Considérant dès lors que le règlement communal a été adapté en conséquence et au regard du nouveau règlement communal sur le matériel de signalisation et ce par soucis de cohérence ;

Considérant qu'un contrat de prêt a également été rédigé afin de formaliser le lien contractuel entre l'emprunteur et la Ville ;

Considérant que ce contrat permet également de protéger les intérêts de la Ville et de s'assurer de la bonne information de l'emprunteur ;

Considérant que les nouveaux outils permettront en outre d'alléger la charge de travail des services communaux puisqu'il ne sera plus nécessaire de soumettre au Collège la demande spécifique de matériel et la proposition de conservation de la caution compte tenu des conditions fixées dans le règlement communal soumis aux autorités compétentes ;

Considérant qu'un rapport au Collège sera toutefois établi par le service Animation de la Cité dans le cas où une facturation complémentaire serait nécessaire ;

Considérant l'AFL du 25-09-2025 dont il a été tenu compte dans le projet de règlement soumis à la présente assemblée à l'exception du montant de la facture à générer en cas de dommage ;

Considérant qu'il est proposé de maintenir le système forfaitaire détaillé dans le projet de règlement pour faciliter la gestion des dommages et de la facturation qui en résultera; Que cela permettra de limiter le temps y consacré par les agents concernés, temps qui se trouverait considérablement augmenté s'ils devaient procéder à une estimation de la valeur résiduelle du bien endommagé/égaré;

DÉCIDE :

Article 1 : d'approuver le projet de règlement communal tel qu'annexé.

Article 2 : d'approuver le projet de contrat de prêt tel qu'annexé.