Zone de Police locale de La Louvière - Budget extraordinaire 2022 – Souscription à un service d'agendas en ligne accessibles aux citoyens - Appoint

Note explicative

En raison de la crise sanitaire, le dépôt de plaintes à dû s'organiser sur rendez-vous et ce, afin de maintenir la distanciation sociale.

Cette organisation s'est mise en place dans l'urgence via la mise à disposition d'un numéro d'appel.

La nouvelle procédure a engendré des avantages tant pour le citoyen que les membres du personnel de la zone de police.

Actuellement la prise de rendez-vous se fait encore uniquement par téléphone, seulement un citoyen à la fois et ce, uniquement pour les plaintes.

Un système d'agenda en ligne permettrait en sus aux citoyens de réserver eux-mêmes un rendez-vous via internet à partir d'un ordinateur/smartphone/tablette.

Ce type de système d'agenda pourra être déployé, outre pour le service "Plaintes", pour les 3 sites de proximités et ce, afin de permettre aux citoyens de prendre rendez-vous avec son gestionnaire de quartier ou pour tout autres services sollicités par une prise de rendez-vous conséquente.

Une pléthore de sociétés propose ce type de système.

Un lien avec le logiciel de planification de la zone de police est impératif afin de faciliter la gestion quotidienne des agendas concernant les créneaux disponibles pour rendez-vous.

Le logiciel d'agenda de la société Appoint est actuellement le seul sur le marché à travailler de concert avec l'outil de planification policier (GALOP).

Afin de faciliter l'utilisation du système, celui-ci doit pouvoir être accessible depuis le réseau ISLP (Police).

Le logiciel d'agenda de la société Appoint est actuellement le seul logiciel de ce type accessible via le réseau ISLP (Police).

En sa séance du 11 avril 2022, le Collège communal a décidé de reporter la souscription à un service d'agendas en ligne accessibles aux citoyens, de veiller à ce que la prise de rendez-vous puisse se faire aussi par téléphone, de soumettre les procédures qui seront mises en œuvre avant de s'engager quant à cette acquisition.

En sa séance du 09 mai 2022, le Collège communal a pris connaissance des précisions suivantes :

Attendu, qu’à la demande du Collège, le Chef de Corps a pu vérifier la situation dans les 6 zones de police de l’ex-arrondissement de Mons où il appert que les 6 ZP travaillent avec prise de RDV. 5 zones sur 6 appliquent la prise de RDV comme procédure « par défaut » (hors cas urgents et faits de violence). Seule la ZP Boraine propose une plage horaire réduite où la prise de RDV n’est pas imposée. En dehors de la ZP LA LOUVIERE, 4 zones de police utilisent actuellement le programme APPOINT (ou ont lancé l’acquisition de ce programme).

Attendu qu’il convient de maintenir la possibilité de prendre RDV au planton ou par téléphone pour les personnes qui ne disposent pas d’un accès internet, afin de ne pas créer une fracture numérique. Le système APPOINT doit donc être perçu comme un moyen de faciliter la prise de RDV et en vue de réduire les capacités prévues dans la zone de police pour la prise de RDV.

Attendu que le système APPOINT doit être considéré comme une proposition permettant au citoyen de prendre rendez-vous en ligne mais que tout contact ( physique ou téléphonique) pris avec la Zone de Police induira le traitement de la prise de rendez-vous sans obliger la personne à passer par APPOINT;

Attendu que le problème majeur de la prise de RDV relevé au sein des zones de police réside dans le délai de prise en charge pour la prise de RDV. Ce dernier doit être limité car il n’est pas concevable de fixer/proposer des RDV au-delà de J+7, qui peut être considérée comme une norme maximale qui ne pourra pas être dépassée. En moyenne, les RDV sont actuellement proposés à J+2, J+3, ce qui doit constituer un objectif raisonnable que la ZP se doit de maintenir.

Attendu qu’un principe de réserve est mis en œuvre au sein de l’organisation des plantons et que cette réserve permet de pouvoir prendre en charge, de manière limitée, les personnes qui se présentent sans RDV.

Attendu que le Chef de Corps s’engage à effectuer un monitoring et un suivi de la mise en œuvre d’Appoint (délai moyen de prise de RDV, pourcentage de RDV par internet, …) et de prendre les mesures en fonction de la situation (plages horaires limitées pour proposer de l’accueil hors RDV, …).

Dès lors, le Collège communal a décidé, sous réserve de l'accord du Conseil communal sur les décisions inhérentes à ce dossier, de consulter la société APPOINT sise Weg naar Zwartberg 18/2 à 3660 OPGLABBEEK (BE 0676.765.436), unique société sur le marché à travailler de concert avec l'outil de planification policier (GALOP) et fournissant le seul logiciel de ce type accessible via le réseau ISLP (Police) et de veiller à ce que les rendez-vous puissent également être pris par téléphone.

La dépense pour la mise en place du système et la formation s'élève à 1.792€ HTVA soit 2.168,32€ TVAC ;  il s'agit donc d'un marché de faible montant.

Il est proposé de choisir la facture acceptée comme mode de passation de marché et de choisir l'emprunt comme mode de financement.

La dépense annuelle pour les abonnements aux 5 agendas s'élève à 960€ HTVA soit 1.161,6€ TVAC.

Les crédits prévus pour la mise en place du système et la formation sont disponibles à l'article budgétaire 330/742-53 du budget extraordinaire 2022.

Les crédits prévus pour les abonnements aux 5 agendas sont disponibles à l'article budgétaire 330/123-12 du budget ordinaire 2022 et sera prévus pour les années suivantes jusqu'à la fin d'utilisation du système.

En sa séance du 09-05-22, le Collège communal a demandé"de veiller à ce que les rendez-vous puissent également être pris par téléphone".

Il est donc demandé au Conseil communal de décider :

• De marquer son accord sur la dépense pour la mise en place du système d'agenda de la société APPOINT ainsi que pour la formation pour la zone de police de La Louvière ;
• D'approuver le choix du mode de passation de marché comme étant la facture acceptée ;
• De choisir l'emprunt comme mode de financement du marché ;
• De charger le Collège communal de l'exécution du marché.

Délibération

Le Conseil,

Vu les articles 117 et 234 de la nouvelle Loi Communale;

Vu la loi du 07 décembre 1998 organisant un service de police intégré structuré à deux niveaux ;

Vu les articles 2 – 20° et 92 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;

Vu l’article 124 de l’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation de marchés dans les secteurs classiques ; 

Vu l'article 5 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics ;

Vu la délibération du Collège communal du 11 avril 2022 relative à la mise à l'ordre du jour du Conseil communal pour la souscription à un service d'agendas en ligne accessibles aux citoyens - Appoint - Mise à l'ordre du jour du Conseil Communal ;

Vu la délibération du Collège communal du 09 mai 2022 décidant de la société à consulter et ce, sous réserve des décisions prises par le Conseil Communal dans le cadre dudit marché ;

Considérant qu'en sa séance du 11 avril 2022, le Collège Communal a décidé :

• De reporter le dossier.
• De veiller à ce que la prise de rendez-vous puisse se faire aussi par téléphone et de soumettre au Collège les procédures qui seront mises en œuvre avant de s'engager quant à cette acquisition;

Considérant qu'afin de répondre aux interrogations du Collège communal, la zone de police de La Louvière précise ceci :

Attendu, qu’à la demande du Collège, le Chef de Corps a pu vérifier la situation dans les 6 zones de police de l’ex-arrondissement de Mons où il appert que les 6 ZP travaillent avec prise de RDV. 5 zones sur 6 appliquent la prise de RDV comme procédure « par défaut » (hors cas urgents et faits de violence). Seule la ZP Boraine propose une plage horaire réduite où la prise de RDV n’est pas imposée. En dehors de la ZP LA LOUVIERE, 4 zones de police utilisent actuellement le programme APPOINT (ou ont lancé l’acquisition de ce programme).

Attendu qu’il convient de maintenir la possibilité de prendre RDV au planton ou par téléphone pour les personnes qui ne disposent pas d’un accès internet, afin de ne pas créer une fracture numérique. Le système APPOINT doit donc être perçu comme un moyen de faciliter la prise de RDV et en vue de réduire les capacités prévues dans la zone de police pour la prise de RDV.

Attendu que le système APPOINT doit être considéré comme une proposition permettant au citoyen de prendre rendez-vous en ligne mais que tout contact ( physique ou téléphonique) pris avec la Zone de Police induira le traitement de la prise de rendez-vous sans obliger la personne à passer par APPOINT;

Attendu que le problème majeur de la prise de RDV relevé au sein des zones de police réside dans le délai de prise en charge pour la prise de RDV. Ce dernier doit être limité car il n’est pas concevable de fixer/proposer des RDV au-delà de J+7, qui peut être considérée comme une norme maximale qui ne pourra pas être dépassée. En moyenne, les RDV sont actuellement proposés à J+2, J+3, ce qui doit constituer un objectif raisonnable que la ZP se doit de maintenir.

Attendu qu’un principe de réserve est mis en œuvre au sein de l’organisation des plantons et que cette réserve permet de pouvoir prendre en charge, de manière limitée, les personnes qui se présentent sans RDV.

Attendu que le Chef de Corps s’engage à effectuer un monitoring et un suivi de la mise en œuvre d’Appoint (délai moyen de prise de RDV, pourcentage de RDV par internet, …) et de prendre les mesures en fonction de la situation (plages horaires limitées pour proposer de l’accueil hors RDV, …)

Considérant qu'en raison de la crise sanitaire, le dépôt de plaintes à dû s'organiser sur rendez-vous et ce, afin de maintenir la distanciation sociale,

Considérant que cette organisation s'est mise en place dans l'urgence via la mise à disposition d'un numéro d'appel ;

Considérant que la nouvelle procédure a engendré des avantages tant pour le citoyen que les membres du personnel de la zone de police :

• Le citoyen voit son temps d'attente réduit puisqu'il a l'assurance d'être pris en charge conformément au rendez-vous pris ;
• Le citoyen qui se présente sans rendez-vous pour une plainte urgente n'est plus noyé dans la masse ;
• Une diminution du stress, de l'énervement ou de la colère du citoyen pris en charge dû à l'impatience ou au délai d'attente plus long répercuté sur le membre du personnel ;
• Une meilleure planification et organisation du temps de travail du membre du personnel ;
• Un accroissement de la qualité de travail lié à une meilleure planification, à une diminution du stress et de pression ;

Considérant qu'actuellement la prise de rendez-vous se fait encore uniquement par téléphone, seulement un citoyen à la fois et ce, uniquement pour les plaintes ;

Considérant qu'un système d'agenda en ligne permettrait en sus aux citoyens de réserver eux-mêmes un rendez-vous via internet à partir d'un ordinateur/smartphone/tablette ;

Considérant que ce type de système d'agenda pourra être déployé, outre pour le service "Plaintes", pour les 3 sites de proximités et ce, afin de permettre aux citoyens de prendre rendez-vous avec son gestionnaire de quartier ou pour tout autres services sollicités par une prise de rendez-vous conséquente ;

Considérant qu'une pléthore de sociétés propose ce type de système ;

Considérant qu'un lien avec le logiciel de planification de la zone de police est impératif afin de faciliter la gestion quotidienne des agendas concernant les créneaux disponibles pour rendez-vous ;

Considérant que le logiciel d'agenda de la société Appoint est actuellement le seul sur le marché à travailler de concert avec l'outil de planification policier (GALOP) ;

Considérant qu'afin de faciliter l'utilisation du système, celui-ci doit pouvoir être accessible depuis le réseau ISLP (Police) ;

Considérant que le logiciel d'agenda de la société Appoint est actuellement le seul logiciel de ce type accessible via le réseau ISLP (Police) ;

Considérant que la situation de la société Appoint a été vérifiée via la plateforme Telemarc et qu'elle n'appelle aucune remarque ;

Considérant qu'il est dès lors proposé de souscrire un abonnement auprès de la société Appoint pour 5 agendas ;

Considérant que la dépense pour la mise en place du système et la formation s'élève à 1.792€ HTVA soit 2.168,32€ TVAC ;

Considérant qu'il s'agit d'un marché de faible montant ;

Considérant qu'il est proposé de choisir la facture acceptée comme mode de passation de marché et de choisir l'emprunt comme mode de financement ;

Considérant que la rédaction d'un cahier spécial des charges ne s'impose pas ;

Considérant que la dépense annuelle pour les abonnements aux 5 agendas s'élève à 960€ HTVA soit 1.161,6€ TVAC ;

Considérant que les crédits prévus pour la mise en place du système et la formation sont disponibles à l'article budgétaire 330/742-53 du budget extraordinaire 2022;

Considérant que les crédits prévus pour les abonnements aux 5 agendas sont disponibles à l'article budgétaire 330/123-12 du budget ordinaire 2022 et sera prévus pour les années suivantes jusqu'à la fin d'utilisation du système ;

Considérant qu'en sa séance du 09-05-22, le Collège Communal a demandé "de veiller à ce que les rendez-vous puissent également être pris par téléphone.;

DECIDE :

Article 1 :

De marquer son accord sur la dépense pour la mise en place du système d'agenda de la société APPOINT ainsi que pour la formation pour la zone de police de La Louvière.

Article 2 :

D'approuver le choix du mode de passation de marché comme étant la facture acceptée.

Article 3 :

De choisir l'emprunt comme mode de financement du marché.

Article 4 :

De charger le Collège communal de l'exécution du marché.