Passation d'un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de l’acquisition de 4 scanners, en ce compris une maintenance omnium d’une durée de 5 ans qui prendra cours à la réception technique du matériel - adoption du cahier spécial des charges - arrêt de la liste des entreprises à consulter.

Le Conseil communal,

Vu l’article 33 § 2 de la Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;

Vu la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;

Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et plus particulièrement ses articles 42, §1er, 1°, a) autorisant l’utilisation de la procédure négociée sans publication préalable lorsque “la dépense à approuver, hors taxe sur la valeur ajoutée, est inférieure à 139.000,00 EUR HTVA", 43 § 4 stipulant que les marchés fondés sur un accord-cadre conclu avec un seul opérateur économique sont attribués dans les limites des conditions fixés dans le cadre de celui-ci et 58 relatif à l'allotissement ;

Vu l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics tel que modifié ;

Vu l’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et plus particulièrement son article 90, alinéa 1er, 1° ;

Vu l'Arrêté royal du 15 avril 2018 modifiant plusieurs arrêtés royaux en matière de marchés publics et de concessions et adaptant un seuil dans la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ; 

Vu la délibération du Conseil communal du 31 mars 2014 :

• décidant de passer un marché par procédure négociée sans publicité, en application des dispositions de l’article 26, §1, 1°, a) de la Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, en vue de l’acquisition de 3 scanners pour la Zone de police
• adoptant le cahier spécial des charges destiné à régir ce marché ;

Vu l'arrêté du Collège communal du 27 juin 2014 :

• désignant l’adjudicataire du marché de fourniture de 3 scanners à la Zone de police et à leur entretien omnium pendant une période de 4 ans moyennant la somme globale de 32.691,00 EUR (trente-deux mille six cent nonante et un euros) HTVA, à savoir :
  • 3 scanners : 16.372,00 EUR HTVA (seize mille trois cent septante-deux euros)
  • Entretien omnium/an : 4.079,75 EUR HTVA (quatre mille septante-neuf euros septante-cinq cents)
• engageant la somme de 19.810,12 EUR (dix-neuf mille huit cent dix euros douze cents) TVAC à charge de l’article 330/74253/14/01 du budget extraordinaire de la Zone de police au nom de l'adjudicataire précité représentant le montant relatif à la fourniture de 3 scanners pour la Zone de police
• engageant forfaitairement la somme de 2.488,54 EUR (deux mille quatre cent quatre-vingt-huit euros cinquante-quatre cents) TVAC à charge de l’article 330/12312/14/01 du budget ordinaire de la Zone de police au nom de l'adjudicataire précité représentant le montant relatif à l’entretien omnium des 3 scanners pour la Zone de police pour le restant de l’année 2014, à savoir du 1er juillet au 31 décembre (184 jours)
• certifiant qu’aucun membre du Collège communal ne s’est rendu directement ou indirectement adjudicataire du présent marché ;

Vu la délibération du Conseil communal du 28 mai 2018 :

• passant un marché de faible montant en vue de la maintenance omnium des 3 scanners du Bureau Judiciaire de la Zone de police pour une durée de 2 ans, à dater du 9 septembre 2018
• adoptant les clauses particulières du marché
• arrêtant la liste des entreprises à consulter ;

Vu l'arrêté du Collège communal du 29 juin 2018 :

• désignant l'adjudicataire du marché relatif à la maintenance omnium des 3 scanners du Bureau Judiciaire de la Zone de police pour une durée de 2 ans, prenant cours le 9 septembre 2018, au montant de 7.260,00 EUR (sept mille deux cent soixante euros) HTVA, pour l'ensemble de la durée contractuelle
• engageant au nom de l'adjudicataire précité la somme forfaitaire de 1.371,84 EUR (mille trois cent septante et un euros quatre-vingt-quatre cents) TVAC à charge de l'article 330/12312/18/01 du budget ordinaire 2018 de la Zone de police représentant le montant nécessaire pour l'année 2018, à savoir du 9 septembre 2018 au 31 décembre 2018 (114 jours), à la maintenance omnium des 3 scanners du Bureau Judiciaire de la Zone de police ;

Considérant que la maintenance omnium des 3 scanners du Bureau Judiciaire de la Zone de police vient à échéance au 9 septembre 2020 ; qu'au vu de leur ancienneté, il n'est plus économiquement intéressant de continuer leur entretien ;

Considérant qu'il convient dès lors de passer un nouveau marché en vue du remplacement de ces 3 scanners et de l'acquisition d’un nouveau, en ce compris leur maintenance omnium pour une durée de 5 ans qui prendra cours à la réception technique du matériel ;

Considérant que la durée de vie de ce matériel est d'environ 5 ans ; que le risque de panne s'accroît au fil des années d'utilisation ; que par conséquent le coût de la maintenance est calculé en fonction de la vétusté du matériel ; que conclure un contrat de maintenance de 4 ans et le renouveler pour un an à son échéance ne serait donc financièrement pas intéressant au vu de la dépréciation du matériel ; qu'il convient dès lors de faire coïncider la durée de la maintenance avec la durée de vie du matériel ;

Considérant que la dépense à approuver a été estimée à la somme de 38.446,11 EUR (trente-huit mille quatre cent quarante-six euros onze cents) HTVA soit 47.500,00 EUR (quarante-sept mille cinq cents euros) TVA et révision de 2% comprises, détaillée comme suit :

• Achat : 18.595,04 EUR (dix-huit mille cinq cent nonante-cinq euros quatre cents) HTVA soit 22.500,00 EUR (vingt-deux mille cinq cents euros) TVAC
• Maintenance/5 ans : 19.851,07 EUR (dix-neuf mille huit cent cinquante et un euros sept cents) HTVA soit 25.000,00 EUR (vingt-cinq mille vingt euros) TVA et révision annuelle de 2% comprises pour la totalité de la durée contractuelle soit 5 ans ;

Considérant que la dépense sera supportée par les articles suivants :

• Achat : article 330/74253/20/01 du Budget extraordinaire 2020 de la Zone de police 
• Maintenance/5 ans : article 330/12312/--/01 du budget ordinaire de la Zone de police sous réserve d'inscription des crédits nécessaires au budget concerné, de son vote par le Conseil communal et de son approbation par l'Autorité de tutelle ;

Attendu que compte tenu de cette estimation (< 139.000,00 EUR HTVA), un marché par procédure négociée sans publication préalable en application de l’article 42, §1, 1°, a) de la  loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics peut être passé ;

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 25/03/2020.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 25/03/2020 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 27 mars 2020, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

PASSE un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de l’acquisition de 4 scanners, en ce compris une maintenance omnium d’une durée de 5 ans qui prendra cours à la réception technique du matériel ;

ADOPTE le cahier spécial des charges destiné à régir le marché ;

ARRÊTE la liste des entreprises à consulter.

Liste des entreprises à consulter :

• SA "ARCATECH" (n° d'entreprise : 0453.437.386) à 4000 LIEGE, quai Saint-Léonard, 61
• SA "CELEM" (n° d'entreprise : 0430.485.307) à 4053 CHAUDFONTAINE, Boulevard de l'Ourthe, 100
• SA "DOCUMENT SOLUTION LIEGE" (n° d'entreprise : 0471.264.602) à 4460 GRÂCE-HOLLOGNE, rue Laguesse, 21
• SRL "FISSETTE" (n° d'entreprise : 0413.455.966) à 4000 LIEGE, Féronstrée, 100

Annexe : le cahier spécial des charges faisant partie intégrante de la présente décision.

La présente décision a recueilli l'unanimité des suffrages.