Passation d'une coopération horizontale non-institutionnalisée ayant pour objet la mutualisation de développements informatiques dans le cadre d'une solution comptable et financière - adoption du texte de la convention - détermine le nom du Pouvoir adjudicateur à consulter.

Le Conseil communal,

Vu l’article L1222-3, §1er du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;  

Vu l'article 31 la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;   

Vu la délibération du Conseil communal du 31 mai 2021 - N° 56 décidant de commander des services, dans le cadre de la centrale d'achat du SPF Finances, auprès de la NV "MICROSOFT", n° d'entreprise : 0437910359, située à 1930 ZAVENTEM, Léonardo da Vincilaan 3, prestataire-adjudicataire de ladite centrale d'achat, pour la conception, l'architecture, l'optimisation et la mise en oeuvre de produits Microsoft relatifs à la solution informatisée de gestion financière basée sur le produit Microsoft Dynamics 365 FO ;

Vu la délibération du Collège communal du 13 mai 2022 - HOJ.8 :

• passant un marché de services par procédure négociée sans publication préalable, ayant pour objet la maintenance applicative pour le support de seconde et de troisième ligne de la solution comptable basée sur Microsoft Dynamics 365 F&O et la tierce maintenance, pour une durée déterminée  prenant cours le lendemain de la notification à l'adjudicataire pour se terminer le 31 décembre 2022,
• adoptant le cahier des charges destiné à régir le marché,
• arrêtant la liste des entreprises à consulter dans le cadre du présent marché ;

Vu la délibération du Collège communal du 17 juin 2022 - XG3 : 

• désignant la S.A. "INETUM REALDOLMEN BELGIUM", n° d'entreprise 0429 037 235, sise A. Vaucampslaan 42 à 1654 Beersel, en qualité d'adjudicataire du marché de services passé par procédure négociée sans publication préalable, ayant pour objet la maintenance applicative pour le support de seconde et de troisième ligne de la solution comptable basée sur Microsoft Dynamics 365 F&O et la tierce maintenance, pour une durée déterminée prenant cours le lendemain de la notification à l'adjudicataire pour se terminer le 31 décembre 2022, sur la base des clauses et conditions du cahier des charges régissant le marché, moyennant la somme de 87.288,00 EUR (quatre-vingt-sept mille deux cent quatre-vingt-huit euros), T.V.A. de 21 %  non comprise, représentant l'offre régulière mentionnée dans son offre déposée sur la plateforme e-procurement le 30/05/2022 ;  
• engageant au nom de la S.A. "INETUM REALDOLMEN BELGIUM", n° d'entreprise 0429 037 235, sise A. Vaucampslaan 42 à 1654 Beersel :
  • ​la somme totale de 41.730,48 EUR (quarante et un mille sept cent trente euros quarante-huit cents), T.V.A. de 21 % comprise, à charge de l’article 104/742-53/2022/03 (projet 20220225) du budget extraordinaire 2022, nécessaire à la réalisation de la phase de transition,
  • la somme totale de 63.288,00 EUR (soixante-trois mille deux cent quatre-vingt-huit euros), TVA de 21 % comprise, à charge de l'article 1049/123-13/2022/01 du budget ordinaire 2022, nécessaire au paiement des jetons de prestations ;

Vu la délibération du Collège communal du 10 février 2023 - XG8 :

• passant un marché de services par procédure négociée sans publication préalable, ayant pour objet la maintenance applicative pour le support de seconde et de troisième ligne de la solution comptable basée sur Microsoft Dynamics 365 F&O et la tierce maintenance, pour une durée déterminée prenant cours le lendemain de la notification à l'adjudicataire de la conclusion du marché, jusqu'au 31 décembre 2023, reconductible, tacitement et sans formalité, pour deux périodes d'un an, pour se terminer au 31 décembre 2025 au plus tard,
• adoptant le cahier des charges destiné à régir le marché,
• déterminant le nom de l'entreprise à consulter ;

Vu la délibération du Collège du 10 mars 2023 - HOJ13 : 

• désignant la SA "INETUM REALDOLMEN BELGIUM", n° d'entreprise 0429 037 235, sise A. Vaucampslaan 42 à 1654 Huizingen, en qualité d'adjudicataire du marché ayant pour objet la maintenance applicative pour le support de seconde et de troisième ligne de la solution comptable basée sur Microsoft Dynamics 365 F&O et la tierce maintenance, pour une durée déterminée prenant cours le lendemain de la notification à l'adjudicataire de la conclusion du marché, jusqu'au 31 décembre 2023, reconductible, tacitement et sans formalité, pour deux périodes d'un an, pour se terminer au 31 décembre 2025 au plus tard, sur la base des clauses et conditions du cahier des charges régissant le marché, moyennant la somme annuelle estimée de 94.320,00 EUR (nonante-quatre mille trois cent vingt euros), T.V.A. de 21 %  non comprise, représentant l'offre régulière mentionnée dans son offre datée du 27 février 2023 ;  
• engageant, dans la limite des crédits provisoires, au nom de la SA "INETUM REALDOLMEN BELGIUM", n° d'entreprise 0429 037 235, sise A. Vaucampslaan 42 à 1654 Huizingen, ​la somme de 114.127,20 EUR (cent quatorze mille cent vingt-sept euros vingt cents), T.V.A. de 21 % comprise, représentant la dépense nécessaire à l'estimation de la réalisation du support et de la maintenance applicative en 2023, soit 3.000 jetons de prestations, à charge de l’article 1049/123-13/2023/01 de l'exercice ordinaire 2023, sous réserve de son vote par le Conseil communal et de son approbation par les autorités de tutelle ;

Considérant qu'il est dans l'intérêt de la Ville de passer un marché sur base d'une coopération public- public concernant  la mutualisation de développements informatiques dans le cadre d'une solution comptable et financière;  

Considérant que ce marché  met en œuvre une coopération non institutionnalisée entre pouvoirs adjudicateurs  au sens de l'article 31 de la loi du 17 juin 2016;  

Considérant que les parties mettant en œuvre cette coopération sont considérées comme étant des pouvoirs adjudicateurs par la législation sur les marchés publics ; 

Considérant que l'accord porte sur une réelle coopération visant à effectuer conjointement une mission commune : la mutualisation de développements informatiques dans le cadre d'une solution comptable et financière ;

Considérant que la mise en œuvre du présent marché permet aux parties de pouvoir accomplir les missions de services publics qui leur incombent, grâce à la mutualisation des moyens mis en œuvre ;  

Considérant que la coopération est basée sur l'engagement pris par chacune des parties d'apporter les compétences et moyens dont elle dispose ;  

Considérant que la mise en œuvre de cette coopération ne répond qu'à des considérations d'intérêt public ;  

Considérant que les pouvoirs adjudicateurs participants réalisent sur le marché concurrentiel moins de 20 % des activités concernées par la coopération ;  

Considérant qu'il n'y a pas lieu d’appliquer la loi relative aux marchés publics du 17 juin 2016 ;

Considérant qu’il n’y a pas lieu de procéder à une mise en concurrence  ; 

 Considérant que la mission susvisée n'engendre aucun coût pour la Ville ; 

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 03/04/2025.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 03/04/2025 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 11 avril 2025, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

PASSE une coopération horizontale non-institutionnalisée ayant pour  objet  la mutualisation de développements informatiques dans le cadre d'une solution comptable et financière ;  

ADOPTE le texte de la convention relative à ladite mission  ;  

DÉTERMINE le nom du Pouvoir adjudicateur à consulter ;

Convention de partenariat entre la Ville de Liège et la Province de Namur concernant la mutualisation de développements informatiques dans le cadre d’une solution comptable et financière.

Considérant l’investissement de la Ville de Liège dans la réalisation de la solution de gestion financière ;

Considérant que la Province de Namur travaille actuellement sur un projet similaire et ce, à la suite de la passation d’un marché public auprès de la société INETUM ;

Considérant qu’il est à l’avantage des 2 parties de mutualiser les efforts de développements et de maintenance de cette solution comptable et financière ;

Considérant que ce partenariat est conclu pour une durée indéterminée ; 

ENTRE D’UNE PART,

La « Ville de Liège », ayant son siège social à 4000 Liège, Place du Marché, 2, portant le numéro d’entreprise 0207.343.933 à la Banque Carrefour des Entreprises, ici représentée par Monsieur Willy DEMEYER, en sa qualité de Bourgmestre, et par Monsieur Laurent Rea Fuente, en sa qualité de Directeur général, agissant en vertu d’une décision adoptée par le Conseil communal en sa séance du 28 avril 2025,

Ci-après dénommée « la Ville »,

ET D’AUTRE PART,

La Province de Namur, ayant son siège à 5000 Namur, place Saint-Aubain, 2 portant le numéro d’entreprise 0207.656.511 à la Banque Carrefour des Entreprises, ici représentée par Monsieur Valéry ZUINEN, Directeur Général et par Monsieur Etienne BERTRAND, Député-Président, agissant en vertu d’une décision adoptée par le Conseil provincial en sa séance du                                      ,

Ci-après dénommée « la Province »,

EXPOSÉ PRÉALABLE

La Ville de Liège a attribué, à Microsoft, une mission de conception, d’architecture et de mise en œuvre d’une solution financière au travers de la centrale d’achat du SPF Finances. Au terme de cette mission (juin 2022), la Ville a attribué un marché de tierce maintenance applicative à INETUM-REALDOLMEN.

La solution est opérationnelle et en production à la Ville.

Si la plateforme Microsoft Dynamics 365 reste la propriété de Microsoft, la Ville marque son accord pour la réutilisation des livrables produits dans le cadre de la mission confiée ainsi que sur ceux produits dans le cadre de la tierce maintenance applicative sur lesquelles elle dispose des droits intellectuels et patrimoniaux. L’ensemble de ces livrables (le code source, les documents de spécification, les paramétrages, les master data, le code des interfaces avec les applications satellites externes, les modules finances externes à l’environnement Dynamics, les manuels utilisateurs) constituent la solution de la Ville.

Par ailleurs, la Province de Namur a passé un marché public avec la société INETUM pour un logiciel comptable et financier.

La Ville s’engage à renoncer à tout recours contre la Province s’il s’avérait que le code relatif à des développements effectués par la Province ressemblait fortement à celui produit par Microsoft dans le cadre de la solution finance de la Ville.

EN VERTU DE QUOI, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet de déterminer les modalités de la collaboration entre les parties susvisées pour la mise en œuvre d’une solution mutualisée de gestion comptable et financière.

La base de cette solution est la solution élaborée par la Ville.

Dans ce cadre, la Ville octroiera un droit permanent d’utilisation, de réutilisation, d’extension et de redistribution de sa solution à la Province.

La Ville conservera l’ensemble de ses droits pour tout autre bénéficiaire potentiel.

En contrepartie, la Province mettra à disposition de la Ville, si elle le souhaite, et lui octroiera un droit d’utilisation, de réutilisation et d’extension des développements réalisés dans le cadre de sa solution comptable et financière (Cfr. Article 3).

ARTICLE 2 : MODALITES DE COLLABORATION ENTRE LES PARTIES – ENGAGEMENTS

2.1. Apports respectifs

A. Projet « finances »

La Ville mettra gratuitement à disposition le code source et le paramétrage de sa solution Finance dans un environnement adhoc défini par la Province. Les modalités concrètes de la mise à disposition seront discutées entre les parties à la présente convention et le prestataire.

Le code source sera arrêté à la date de prise d’effet de la présente convention.  Il comprendra notamment :

• le paramétrage,
• les master data (plan de compte, …)
• La documentation technique et fonctionnelle ainsi que les manuels utilisateurs tels qu’ils existent à la Ville et en leur état.

La Province mettra gratuitement à disposition de la Ville les développements futurs de sa solution comptable et financière, ainsi que le paramétrage, les master data, et la documentation, ainsi que les manuels utilisateurs.

La Province concèdera un droit d’utilisation, de réutilisation et d’extension de ces développements futurs à la Ville dans les limites prévues aux articles 1 et 3.

B. Répartition de la charge financière liée à des prestations supplémentaires

Chaque partie continuera à prendre en charge financièrement le coût des développements qui lui sont spécifiques. Dans ce cadre, les factures seront adressées à la partie ayant passé la commande du service.

Il n’y aura aucune solidarité entre les parties quant au paiement des factures et chaque partie est seule tenue du paiement des factures qui lui sont adressées par le prestataire en exécution de l’alinéa qui précède.

C. Echanges pour de nouveaux développements.

Les parties s’accordent potentiellement à partager et échanger sur les autres solutions développées dans le cadre du projet Finance et comptable et en faire éventuellement bénéficier les parties.

2.2. Modalité organisationnelle et gouvernance

En vue d’assurer la supervision et le pilotage du projet, les parties conviennent de mettre en place un groupe de pilotage dont l’existence est liée à la durée de la convention. 

Les membres du groupe de pilotage sont désignés par les parties parmi des représentants réputés pour leurs qualités et compétences adéquates et suffisantes dans les domaines techniques et fonctionnels en vue d’assurer l’efficacité du fonctionnement de ce groupe de pilotage et des missions qui lui sont confiées.

Ce groupe de pilotage est directement placé sous l’autorité des organes décisionnels des parties et s’engage à leur faire rapport de manière régulière sur l’avancement du projet.

ARTICLE 3 : PROPRIETE INTELLECTUELLE ET DROIT DES PARTIES CONTRACTANTES

Les développements de la Ville, comprenant le code source et le paramétrage de sa solution Finances, sont protégés par les droits d’auteur conformément aux articles XI. 293/1 et suivants du CDE. Ils restent intégralement la propriété de la Ville, et ce, dans le respect des conventions existantes entre Microsoft et la Ville, d’une part et INETUM-REALDOLMEN et la Ville, d’autre part. Elle conserve donc toutes ses prérogatives concernant ceux-ci et ce pendant toute la durée de protection des droits d’auteur.

Conformément à l’article 2, un droit d’utilisation, d’exploitation et de distribution est accordé à la Province dans le cadre sa solution comptable et financière.

L’extension à d’éventuels projets similaires à destination d’autres pouvoirs locaux devra faire l’objet d’un accord préalable de la Ville. 

Les modalités pratiques de cette extension éventuelle seront définies ultérieurement et de concert entre les parties.

Inversement, les développements et solutions de la Province restent la propriété de cette dernière.  La Province en accorde un droit d’utilisation, d’exploitation et de distribution à la Ville conformément à l’article 2 de la présente convention.  Ces développements et solutions ne pourront être mis à disposition de tiers qu’avec l’accord préalable de la Province.

Si le présent partenariat prend fin, pour quelque cause que ce soit, chaque partie, en tant que propriétaire, pourra disposer librement et pleinement des développements élaborés et ce, sans aucune contrepartie.

En tout état de cause, chaque partie conserve la propriété de ses propres données et des développements spécifiques élaborés et financés par elle-même pour elle-même.

ARTICLE 4 : ENTREE EN VIGUEUR – DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention entre en vigueur à la date de sa signature par toutes les parties.

La présente convention est conclue à durée indéterminée.

 Dans l’éventualité où des obligations découlant de l’application de l’article 2.1 et de l’article 3 subsisteraient après le terme de la convention, ceux-ci demeureraient applicables jusqu’à ce que ces obligations soient complètement exécutées.

ARTICLE 5 : RESILIATION UNILATERALE

Chaque partie pourra mettre fin de manière anticipée à la présente convention, pour l’avenir, dans les hypothèses suivantes :

• impossibilité pour une des parties sur le plan budgétaire de poursuivre l’application de la présente convention ,
• changement de stratégie de la part des autorités représentant une des parties à la convention au point que le projet visé dans la convention ne peut être poursuivi,
• changement de législation entrainant l’impossibilité ou l’inutilité de poursuivre la convention,
• divergences entre les parties sur des éléments essentiels du projet et qui rendent raisonnablement impossible la poursuite de celui-ci,
• survenance d’évènements imprévisibles rendant impossible la poursuite de l’exécution de la convention.

Cette décision formelle de mettre fin à la présente convention devra être notifiée par écrit à l’autre partie.

En outre, elle interviendra moyennant un préavis de 3 mois et impliquera de plein droit la dissolution du groupe de pilotage.

Suite à la résiliation de la convention, chacune des parties restera libre de poursuivre le projet selon les modalités qu’elle aura définies et de bénéficier de l’ensemble des développements qui auront été réalisés dans le cadre de la présente convention conformément aux dispositions prévues dans la présente convention.

ARTICLE 6 : INTUITU PERSONAE[1]

La présente convention est considérée par les parties comme étant conclue intuitu personae.

Par conséquent, les parties s’interdisent de céder ou transférer en tout ou en partie des droits et obligations attribués en exécution de la présente convention sauf accord préalable et écrit de l’autre partie cocontractante.

ARTICLE 7 : MODIFICATION DE LA CONVENTION

Les dispositions de la présente convention ne pourront être modifiées que par avenant, écrit en tenant lieu, dûment approuvé et signé par les parties contractantes.

ARTICLE 8 : DIVISIBILITE DES CLAUSES

Si l’une des clauses de la présente convention venait à être déclarée nulle ou inopposable, en tout ou en partie, en vertu de toute disposition de droit applicable, une telle clause sera réputée non écrite et cette nullité ou inopposabilité n’affectera pas la validité des autres clauses de la présente convention.

Au cas où la nullité ou l’inopposabilité de cette clause affecterait la nature même de la présente convention, chacune des parties s’efforcera de négocier immédiatement et de bonne foi une clause valable en remplacement de celle-ci ayant un effet similaire et reflétant leur intention initiale.

ARTICLE 9 : LITIGE(S) ET DROIT APPLICABLE

Les parties s’engagent à ce que toute difficulté d’application de la présente convention soit solutionnée à l’amiable.

Les parties conviennent de recourir à la médiation, telle que prévue aux articles 1724 et suivants du Code judiciaire, préalablement à tout autre mode de résolution des différends en cas de difficultés entre elles relativement à la présente convention, sa validité, sa formation, son interprétation, son exécution ou à ses conséquences.

En cas d’échec de la procédure de médiation, tous différends et /ou contestations relatifs à la validité, l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention seront obligatoirement tranchés par les tribunaux de l’arrondissement de Liège.

Le droit belge sera seul applicable.

ARTICLE 10 : ELECTION DE DOMICILE ET NOTIFICATION

Pour tout ce qui concerne la présente convention, les parties font élection de domicile en leur adresse figurant en entête des présentes, à charge pour elles d’avertir l’autre partie de toute modification intervenue.

Par conséquent, toutes modifications, communications ou notifications qui seront faites en exécution de la présente convention devront l’être par lettre recommandée avec accusé de réception, envoyée aux adresses indiquées en première page des présentes ou à toutes adresses que les parties pourraient se communiquer par écrit à cet effet.

Ainsi fait, le ………….…. en 2 exemplaires, chaque partie reconnaissant avoir reçu son exemplaire.

[1] Intuitu personae est une locution latine signifiant en « considération de la personne ». Elle est utilisée pour désigner des opérations juridiques ou actes juridiques conclus au regard de la qualité des parties.

Autrement dit, le contrat conclu « intuitu personae » est un contrat conclu en considération de la personne. Cela signifie que la personnalité des parties est essentielle à la conclusion du contrat. 

La présente décision a recueilli l'unanimité des suffrages.