Passation d'un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de l'acquisition de 5 copieurs en ce compris la conclusion d'un contrat de maintenance d'une durée de 5 ans et un transfert de compétences au profit de la Zone de police - adoption du cahier spécial des charges - arrêt de la liste des entreprises à consulter.

Le Conseil communal,

Vu l’article 33 § 2 de la Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;

Vu la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;

Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et notamment son article 42, §1er, 1°, a) qui permet de traiter un marché public dont la dépense à approuver ne dépasse pas hors TVA 139.000,00 EUR (cent trente-neuf mille euros) par procédure négociée sans publication préalable, mais si possible après consultation de plusieurs opérateurs économiques ;

Vu l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics tel que modifié ;

Vu l’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et plus particulièrement son article 90, alinéa 1er, 1° ;

Vu l'Arrêté royal du 15 avril 2018 modifiant plusieurs arrêtés royaux en matière de marchés publics et de concessions et adaptant un seuil dans la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ; 

Considérant qu'il convient de procéder à l'acquisition de 5 copieurs en ce compris la conclusion d'un contrat de maintenance d'une durée de 5 ans et un transfert de compétences au profit de la Zone de police ; que la durée de vie de ce matériel est de 10 ans ; que le risque de pannes s'accroissant au fil des années d'utilisation, le coût de la maintenance est inévitablement calculé en fonction de la vétusté du matériel ; que dès lors, dans une optique de rationalisation, la conclusion de 2 contrats de maintenance successifs de 4 ans et d'un dernier renouvellement de 2 ans s'avère financièrement inopportune au vu de la dépréciation du matériel ; qu'il convient dès lors d'étendre au maximum la durée du contrat de maintenance tout en respectant le principe de mise en concurrence au terme des 5 ans ;

Attendu que la dépense à approuver est estimée à :

• Acquisition 5 copieurs : 20.661,16 EUR (vingt mille six cent soixante et un euros seize cents) HTVA soit 25.000,00 EUR (vingt-cinq mille euros) TVAC
• Maintenance 5 ans : 15.000,00 EUR (quinze mille euros) HTVA soit 18.150,00 EUR (dix-huit mille cent cinquante euros) TVAC/5ans ;

Attendu que ces dépenses seront supportées par les articles budgétaires suivants :

• 5 copieurs: 330/74253/21/01 du budget extraordinaire 2020 de la Zone de police
• Maintenance 5 ans : 330/12312/--/04 du budget ordinaire de la Zone de police pour chacun des exercices budgétaires concernés sous réserve de l'inscription du montant au budget, de son vote par le Conseil communal et de son approbation par l'Autorité de tutelle ;

Attendu que compte tenu de cette estimation (< 139.000,00 EUR HTVA), un marché par procédure négociée sans publication préalable en application de l’article 42, §1, 1°, a) de la  loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics peut être passé ;

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 08/03/2021.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 08/03/2021 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 19 mars 2021, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

PASSE un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de l'acquisition de 5 copieurs en ce compris la conclusion d'un contrat de maintenance d'une durée de 5 ans et un transfert de compétences au profit de la Zone de police ;

ADOPTE le cahier spécial des charges destiné à régir le marché ;

ARRÊTE la liste des entreprises à consulter.

Liste des entreprises à consulter :

Annexe : le cahier spécial des charges faisant partie intégrante de la présente décision.

La présente décision a recueilli l’unanimité des suffrages.