Passation d'un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de la maintenance full omnium pour une durée de 4 ans du radar semi-fixe de la Zone de police - adoption de la convention - arrêt du nom de l'entreprise à consulter.

Le Conseil communal,

Vu l’article 33 § 2 de la Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;

Vu la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;

Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et notamment son article 42, §1, 1°, d), ii) qui permet de traiter un marché public avec par procédure négociée sans publication préalable lorsque notamment des services ne peuvent être prestés que par un opérateur économique déterminé au motif qu'il y a absence de concurrence pour des raisons techniques;

Vu l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics, tel que modifié ;

Vu l’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et plus particulièrement ses articles 90, alinéa 1er, 1° relatif au seuil de la procédure négociée et 95 prévoyant qu'une telle procédure peut être conclue par la signature d'une convention par les parties ;

Vu l'Arrêté royal du 15 avril 2018 modifiant plusieurs arrêtés royaux en matière de marchés publics et de concessions et adaptant un seuil dans la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ; 

Vu la délibération du Conseil communal du 9 septembre 2013 :

• décidant de passer un marché par procédure négociée en application de l'article 26, §1, 1°, f) de la Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services en vue de la mise à niveau d'un radar de la Zone de police et de la souscription d'un contrat de maintenance full omnium pour une durée de 3 ans
• adoptant le cahier spécial des charges appelé à régir le marché ;

 Vu l'arrêté du Collège communal du 29 novembre 2013 :

• désignant la SA "SECUROAD" (n° d'entreprise : 0837.291.429) à 8540 DEERLIJK, Nijverheidslaan, 31,  en vue de la mise à niveau d'un radar de la Zone de police et de la souscription d'un contrat de maintenance full omnium pour une durée de 3 ans prenant cours en 2014 lorsque la mise à niveau aura été effectuée moyennant les sommes suivantes :
  • Mise à niveau : 41.297,50 EUR HTVA
  • Maintenance full omnium : 1.580,00 EUR HTVA/mois

• engageant la somme de 49.969,98 EUR  TVAC à charge de l'article 330/74451/13/01 du budget extraordinaire de la Zone de police au nom de l'adjudicataire désigné afin de procéder à la mise à niveau d'un radar de la Zone de police;

Vu l'arrêté du Collège communal du 24 février 2017:

• désignant la société susvisée en qualité d’adjudicataire du marché relatif à la maintenance full omnium d'une durée de 3 ans pour un radar semi-fixe de la Zone de police, prenant cours le lendemain de la notification, au fournisseur adjudicataire, de l’approbation de son offre moyennant la somme globale de 56.880,00 EUR  HTVA 
• engageant la somme nécessaire à la maintenance full omnium pour l'année 2017 ;

Considérant que le contrat de maintenance est venu à échéance le 13 mars 2020 ; que cependant, son renouvellement n'a pu être opéré à cette date dès lors que le radar était en réparation; que désormais opérationnel, il convient de conclure un nouveau contrat de maintenance full omnium avec la SA "SECUROAD" ; qu'en effet, pour des raisons techniques, seule la société conceptrice du matériel est à même de l'entretenir au vu de sa technologie spécifique et propre à l'entreprise; que ce marché sera passé en application de l'article 42, §1, 1°, d), ii) de la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics pour une durée de 4 ans prenant cours à la signature de la convention;

Attendu que la dépense à approuver est estimée et supportée comme suit:

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 17/03/2021.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 17/03/2021 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 19 mars 2021, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

PASSE un marché par procédure négociée sans publication préalable en vue de la maintenance full omnium d'une durée de 4 ans pour le radar semi-fixe de la Zone de police ;

ADOPTE la convention appelée à régir le marché ;

ARRÊTE le nom de l'entreprise à consulter.

CONVENTION 

Contrat de maintenance full omnium LIDAR Semi-Fixe « Traffic-Observer 

Le présent contrat d'entretien est conclu entre la Ville de Liège agissant pour la Zone de Police, ayant son siège Place du Marché, 2 à 4000 Liège, représentée par M. Willy DEMEYER, Bourgmestre, et par M. Philippe ROUSSELLE, Directeur général, ci-après dénommée « Zone de Police de Liège », sur exécution d'une décision du Conseil communal du 29 mars 2021 ci-après dénommée " le Client ", d'une part

et

la société SecuRoad s.a. dont le siège social est situé à B-8540 Deerlijk, Nijverheidslaan 31,
ci-après dénommée "Securoad", représentée par Carl Schwenke, Managing Partner et Pierre Grisard, General Manager agissant conformément aux statuts,  d’autre part

Exposé des motifs :

Vu l’article 33 § 2 de la Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;

Vu la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ;

Vu la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et notamment son article 42, §1, 1°, d), ii) qui permet de traiter un marché public avec par procédure négociée sans publication préalable lorsque notamment des services ne peuvent être prestés que par un opérateur économique déterminé au motif qu'il y a absence de concurrence pour des raisons techniques;

Vu l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics, tel que modifié ;

Vu l’Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et plus particulièrement ses articles 90, alinéa 1er, 1° relatif au seuil de la procédure négociée et 95 prévoyant qu'une telle procédure peut être conclue par la signature d'une convention par les parties ;

Vu l'Arrêté royal du 15 avril 2018 modifiant plusieurs arrêtés royaux en matière de marchés publics et de concessions et adaptant un seuil dans la Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions ; 

Vu la délibération du Conseil communal du 9 septembre 2013 :

• décidant de passer un marché par procédure négociée en application de l'article 26, §1, 1°, f) de la Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services en vue de la mise à niveau d'un radar de la Zone de police et de la souscription d'un contrat de maintenance full omnium pour une durée de 3 ans
• adoptant le cahier spécial des charges appelé à régir le marché ;

Vu l'arrêté du Collège communal du 29 novembre 2013 [extrait pertinent] désignant la SA "SECUROAD" (n° d'entreprise : 0837.291.429) à 8540 DEERLIJK, Nijverheidslaan, 31,  en vue de la mise à niveau d'un radar de la Zone de police et de la souscription d'un contrat de maintenance full omnium pour une durée de 3 ans ;

Vu l'arrêté du Collège communal du 24 février 2017 [extrait pertinent] désignant la société susvisée en qualité d’adjudicataire du marché relatif à la maintenance full omnium d'une durée de 3 ans pour un radar semi-fixe de la Zone de police prenant cours le lendemain de la notification, au prestataire adjudicataire, de l’approbation de son offre ;

Considérant que le contrat de maintenance est venu à échéance le 13 mars 2020 ; que cependant, son renouvellement n'a pu être opéré à cette date dès lors que le radar était en réparation; que désormais opérationnel, il convient de conclure un nouveau contrat de maintenance full omnium; qu'en effet, pour des raisons techniques, seule la société conceptrice du matériel est à même de l'entretenir au vu de sa technologie spécifique et propre à l'entreprise; que ce marché sera passé en application de l'article 42, §1, 1°, d), ii) de la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics pour une durée de 4 ans prenant cours à la signature de la convention;

Les parties se sont mises d'accord et ont décidé ce qui suit :

1. Objet du contrat

SecuRoad s'engage à fournir un service de réparation et d'entretien pour les équipements propriété du client, énumérés au point 2 et conformément aux conditions reprises dans le présent contrat.

2. Description de l'équipement contractuel

L'équipement est du type LIDAR, cinémomètre numérique semi-fixe et ses accessoires.

La liste des numéros de série est annexée au présent contrat. Toute modification éventuelle de ce contrat sera confirmée et accordée par le biais d'un avenant.

3. Portée territoriale

Ce contrat est limité au territoire belge

4. Obligations de Securoad

Securoad s'engage à intervenir les jours ouvrables (du lundi au jeudi de 08h00 à 17h00 et le vendredi de 08h00 à16h00), dans les 24 heures suivant la notification du Client.

Securoad s'engage à mettre tout en œuvre afin d’effectuer les réparations dans les 8 jours ouvrables après identification du problème par nos techniciens.

Securoad s'engage à mettre tout en œuvre afin que l’appareil réparé soit "métrologiquement" opérationnel dans les plus brefs délais.

Securoad s'engage à tenir le Client informé par le biais de rapports réguliers.

5. Obligations du Client

Le Client s'engage à mettre toutes les informations nécessaires à la disposition de Securoad dans les plus brefs délais.

Le Client désigne un responsable informatique (et un remplaçant en cas d'absence de ce responsable) chargé de la communication avec Securoad.

Le Client veille à ce que Securoad ait accès, si nécessaire, aux bâtiments et aux locaux.

6. Déplacements

Le présent contrat inclus 4 déplacements du Lidar par mois sur le territoire couvert par le Client.

Un déplacement étant défini comme le transport soit de l’entièreté du système d’un point à un autre sans déchargement intermédiaire, soit de batteries vers un système opérationnel et retour.

Ces déplacements se feront durant les jours et les heures ouvrables définies au point 4 du présent contrat.

Le transporteur désigné par le Client doit établir avec Securoad une convention de collaboration définissant les modalités d’exécution.

7. Assurance

Securoad s’engage à faire assurer le cinémomètre du Client selon les conditions et les modalités décrites dans la police d’assurance relative aux équipements similaires dont Securoad est propriétaire.

Une copie du contrat d’assurance est mise à disposition du Client

8. Nature des interventions

Les éléments suivants sont inclus dans le présent contrat (cette liste est exhaustive) :

1. Software/Hardware
2. Entretien mensuel des batteries
3. Maintenance préventive semestrielle
4. Heures de travail
5. 4 transports et déplacements par mois
6. Interventions à distance

Les éléments suivants ne sont pas inclus dans le présent contrat (cette liste n'est pas exhaustive) :

1. Dégâts dus à une négligence ou à une mauvaise utilisation par le Client ou toute autre personne mandatée par ce dernier
2. Dégâts à la suite d'un impact par un projectile
3. Graffiti et dégâts mineurs sans conséquences opérationnelles
4. Batteries
5. Tous les coûts liés à la métrologie
6. Durée du contrat

Le présent contrat est conclu par les parties pour une période de 48 mois à compter de la date de signature.

Aucune reconduction tacite n’est prévue.

10.   Garantie

Securoad garantit les réparations et les pièces remplacées pendant une période de 6 mois à compter de la date de remise en service de l'équipement.

11. Rémunérations

Les services mentionnés dans le présent contrat sont fournis par Securoad pour un montant mensuel forfaitaire de 1.730,00€ HTVA. Soit un montant de 2.093,30€ TVA comprise, indexable annuellement à la date anniversaire du présent contrat. 

Ce montant forfaitaire est payable annuellement, après indexation éventuelle, à la date anniversaire du contrat.  

La révision des prix est calculée à l'aide de la formule suivante :
Révision des prix = (coefficient de révision (k) - 1) * partie révisable

k = 0,4 * s/S + 0,4 * i/I + 0,2

S = la moyenne des taux horaires des ouvriers qualifiés, des artisans et des assistants, telle que fixée par la Commission nationale paritaire de l'industrie de la construction, plus le pourcentage total des charges sociales et des primes d'assurance, telle qu'adoptée par le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie, 10 jours calendrier avant l'ouverture des offres.

s = même salaire horaire moyen que celui adopté par le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie à la date de début de la période de versement des acomptes mensuels.

I = l'indice de référence basé sur une consommation annuelle des principaux produits de construction sur le marché intérieur, tel qu'adopté par le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie, pour le mois civil précédant l'ouverture des offres.

i = le même indice de référence que celui établi par le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie pour le mois civil précédant la période de versement des acomptes mensuels.

12. Facturation

Le processus de facturation électronique s’inscrit dans le cadre de la Loi du 7 avril 2019 modifiant la Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics qui transpose la Directive européenne 2014/55/EU relative à la facturation électronique dans les marchés publics. Les nouvelles règles proposées s’inscrivent en outre dans le respect de la protection des données (RGPD).

La loi du 7 avril 2019 impose à tous les adjudicateurs d’accepter la facturation électronique[1]. Dès lors, tout opérateur économique dispose de la faculté d’introduire électroniquement une facturation. Cette faculté constitue la première phase du processus de gestion  dématérialisée. Dans une seconde phase[2], tous les opérateurs économiques seront obligés de transmettre leur facture de manière électronique, à l’exception des cas prévus[3] par la Loi.

L’adjudicateur se réserve d’ores et déjà la possibilité d’anticiper la date d’entrée en vigueur de l’obligation de l’e-facturation en cours de marché sans que l’adjudicataire ne puisse prétendre à une indemnité quelconque à ce titre. Chaque soumissionnaire marque ainsi son accord quant au principe du recours à la facturation électronique par le seul dépôt de son offre.

L’adjudicataire dispose de la faculté d’appliquer aux factures destinées à la Ville de Liège, une facturation électronique compatible avec son système informatique et comptable. L’opérateur économique a ainsi la liberté d’encoder sa facture dans son outil comptable qui aura été préalablement connecté au réseau PEPPOL (réseau d’échange des factures électroniques respectant les normes européennes) via un point d’accès. Dans l’hypothèse où l’opérateur économique ne dispose pas d’outil comptable, il peut utiliser gratuitement la plateforme Mercurius via le site HTTPS://digital.belgium.be/e-invoicing /

Les factures électroniques devront être conformes à la norme européenne sur la facturation électronique EN 16931-1 :2017 et CEN/TS 16931-2 :2017. Cette disposition prévoit les éléments essentiels d’une facture électronique tels que les renseignements du vendeur, les renseignement de l’acheteur, la référence du contrat, la répartition par taux de TVA, etc.

La règlementation évoquée ci-dessus impose également des conditions d'authenticité, d’intégrité, et de lisibilité des factures dans la détermination du mode de livraison desdites factures.

La transmission de facture de type « papier » par voie postale reste, également, autorisée. Après acceptation des prestations effectuées, l’adjudicateur invitera l’adjudicataire à introduire sa facture. Cette facture sera adressée à l’adresse suivante :

Transmission des factures :

Les factures postales devront porter le n° de visa du Service des Finances (n° figurant au dos de la lettre de commande) et être transmises, en un exemplaire, à l’adresse suivante :

Ville de Liège

Centralisation et répartition des factures

Comptable périphérique : 02

Féronstrée, 86-88

4000 Liège

Le montant des factures régulièrement établies, déduction faite le cas échéant des retenues, sera payé par virement au compte postal ou bancaire mentionné par l'adjudicataire dans son offre.

La facture vaut déclaration de créance. La facture devra être régulièrement établie, datée et signée.

Le paiement des prestations effectuées intervient dans un délai de 30 jours de calendrier à compter de la date de la fin de la vérification visé à l’article 156 du RGE pour autant que l’adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés.

Renseignement concernant la facturation intracommunautaire :

L’immatriculation de la Ville de Liège est BE 0207.343.933

[1]  Une facturation électronique est une facturation qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique.

[2]  La date de l’entrée en vigueur de l’obligation n’a pas encore été divulguée à ce stade.

[3]  Cette obligation ne s’appliquera pas aux marchés dont le montant estimé est inférieur ou égal au montant fixé par le Roi.

14. Cession et mise en gages

Les créances des adjudicataires dues en exécution d’un marché public ne peuvent faire l’objet d’une cession ou d’une opposition.

Lorsque le marché comporte une réception provisoire et une réception définitive, l’interdiction prend fin à la réception provisoire de l’ensemble du marché.

Cependant, les cas suivants constituent des exceptions au principe d’incessibilité jusqu’à réception provisoire :

1. Les créances peuvent être cédées ou mises en gage par l’entrepreneur, le fournisseur ou le prestataire de services, même avant la réception, au profit de bailleurs de fonds si elles sont affectées à la garantie de crédit ou d’avances de sommes en vue de l’exécution du marché en question, pourvu que l’utilisation de ce crédit ou de ces avances soit concomitante ou postérieure à la signification de ces cessions ;
2. Ces créances peuvent être saisies ou faire l’objet d’une opposition même avant réception :

• Par les ouvriers et les employés de l’entrepreneur, du fournisseur ou du prestataire de services pour leurs salaires ou appointements, dus pour des prestations afférentes au marché en question ;
• Par les sous-traitants et fournisseurs de l’entrepreneur, du fournisseur ou du prestataire de services pour les sommes dues à raison des travaux, des fournitures ou des services qu’ils ont exécutés pour le marché en question.

La cession et la mise en gage de la créance sont signifiées par le cessionnaire au pouvoir adjudicateur par exploit d’huissier.

La signification peut également être effectuée par le cessionnaire au Pouvoir adjudicateur par envoi recommandé adressée à "Ville de Liège – M. le Directeur financier, Ilot Saint-Georges, Féronstrée, 86, 4000 Liège". Pour être valable, la signification doit être effectuée au plus tard en même temps que la demande en paiement du cessionnaire.

Les cessions de créances peuvent être signifiées au moyen du même envoi recommandé ou du même exploit d'huissier, à condition qu'elles aient trait au même Pouvoir adjudicateur et découlent du présent marché.

15.Cautionnement

Si le montant de l’offre est > ou = à 50.000 EUR HTVA, Il sera constitué un cautionnement

Le cautionnement est fixé à 5 pour cent du montant initial (hors T.V.A.) du marché.
Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d'euros supérieure.

L’Adjudicataire doit, dans les quarante jours calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers selon les modalités définies à l’article 27, §2 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013.

La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans la notification de la conclusion du marché.

Défaut de cautionnement
Lorsque l'Adjudicataire ne constitue pas le cautionnement dans le délai prévu à l'article 27, il est mis en demeure par envoi recommandé. Cette mise en demeure vaut procès-verbal au sens de l'article 44, § 2.Lorsqu'il ne constitue pas le cautionnement dans un dernier délai de quinze jours prenant cours à la date de l’envoi recommandé, l’Adjudicateur peut :

1° soit constituer le cautionnement d'office par prélèvement sur les sommes dues pour le marché considéré. Dans ce cas, est appliquée une pénalité fixée à deux pour cent du montant initial du marché ;

2° soit appliquer une mesure d'office. En toute hypothèse, la résiliation du marché pour ce motif exclut l'application de pénalités ou d'amendes pour retard.

Lorsque le cautionnement a cessé d'être intégralement constitué et que l'Adjudicataire demeure en défaut de combler le déficit, l’Adjudicateur peut opérer une retenue égale au montant de celui-ci sur les paiements à faire et l'affecter à la reconstitution du cautionnement.

Libération du cautionnement

Le cautionnement est libérable en une fois après la réception provisoire de l’ensemble des fournitures, déduction faite des sommes éventuellement dues par celui-ci à l’adjudicateur.

L’Adjudicataire introduit la demande de libération totale ou partielle de cautionnement auprès de l’Adjudicateur.

16.  Transfert de contrat

Ce contrat est conclu entre Securoad et le Client sur base du principe de confiance mutuelle.

Par conséquent, il ne peut être transféré, en tout ou en partie, que ce soit à titre gratuit ou non

17.   Résiliation

En cas de manquement d'une des parties à ses obligations contractuelles, le présent contrat peut être résilié de plein droit moyennant un préavis de 30 jours faisant suite à l’envoi d’une lettre recommandée.

Cette résiliation se fera au détriment de la partie qui n'a pas rempli ses obligations contractuelles, sauf en cas de force majeure.

18.  Engagement général des parties en matière de traitement et de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de leur relation, les parties s’engagent à respecter la réglementation applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Les parties s’engagent à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer le respect des principes en la matière, en ce compris la sécurité et la confidentialité des données personnelles mises en possession ou traitées par chacune des parties.

Les parties s’engagent à ne collecter et traiter que les données personnelles strictement nécessaires pour la bonne exécution du présent contrat (numéro de plaque d'immatriculation, date et heure, lieu de l'infraction). Les données personnelles auxquelles les parties ont eu accès dans le cadre du présent contrat ne pourront être utilisées dans un autre cadre que celui annoncé. Elles ne seront en aucun cas utilisées à des fins commerciales, utilisées à des fins de prospection ou communiquées à des tiers en dehors des cas nécessités par le contrat, des cas prévus par la loi ou des cas autorisés explicitement par la personne concernée.

Ces données ne seront en outre pas conservées plus longtemps que nécessaire par les parties et leurs sous-traitants éventuels : sauf cas de contentieux, elles seront supprimées dans un délai d'une année à compter de leur récolte, et au plus tard à la fin du contrat. En cas de contentieux, elles seront supprimées dans un délai d'une année à compter de la fin du litige.

Les parties s’engagent à collaborer pour garantir aux personnes concernées le plein et entier respect de leurs droits en matière de protection des données.

Les parties garantissent en outre le respect de la présente disposition par leur personnel et sous-traitants éventuels.

19. Litiges - Compétence

Le présent accord sera régi en tous points par le droit belge et sera interprété conformément à celui-ci.

Les deux parties s'efforcent de parvenir à un règlement à l'amiable de tout différend relatif à l'application, à la mise en œuvre ou à l'interprétation du présent accord. Si aucun règlement à l'amiable ne s'avère possible, le litige sera définitivement réglé devant le Tribunal de Courtrai.

Fait à …………….   Le  …../…../……….   en deux exemplaires originaux

Entreprise à consulter:

SA "SECUROAD" (n°d'entreprise :  0837.291.429) à 8540 DEERLIJK, Nijverheidslaan, 331

Annexe : la convention relative à la maintenance du radar semi-fixe de la Zone de police faisant partie intégrante de la présente décision.

La présente délibération a recueilli l’unanimité des suffrages