Adoption de la mise à jour des statuts de l'asbl "POLE ACADEMIQUE LIEGE-LUXEMBOURG".

Le Conseil communal,

Vu le Décret du 07 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études;

Vu la publication aux annexes du Moniteur belge du 23 octobre 2014 de l'acte constitutif de l'association sans but lucratif dénommée « Pôle académique Liège -Luxembourg, ASBL» (Numéro d’entreprise: 563.971.361) en application du chapitre 3 dudit Décret;

Considérant que le "Pôle académique Liège-Luxembourg" est une entité fédérative qui regroupe les institutions de l’enseignement supérieur dans les Provinces de Liège et de Luxembourg. Acteur de terrain plaçant l’étudiant au cœur de ses préoccupations;

Considérant que le "Pôle académique Liège-Luxembourg" vise à stimuler la collaboration entre les différents partenaires en matière d’aide à la réussite, d’information sur les études, d'offre de formations, de partage d’infrastructures et d’équipements tout en ambitionnant à mieux articuler l’offre d’enseignement supérieur au sein d’un territoire défini; 

Attendu que la Ville de Liège par l'intermédiaire de la Haute Ecole de la Ville de Liège et les Beaux-Arts de Liège, Ecole supérieure des Arts, est membre de l'asbl "Pôle Liège-Luxembourg"

Attendu que l'asbl "Pôle académique Liège-Luxembourg" doit mettre à jour ses statuts afin de répondre aux nouvelles normes fixées par le Code des sociétés et des associations;

Vu l'avis favorable du service juridique rendu le 16 novembre 2021;

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 19 novembre 2021, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

ADOPTE la mise à jour des statuts de l'ASBL "POLE ACADEMIQUE LIEGE-LUXEMBOURG" (Numéro d'entreprise: 563.971.361).

Texte des statuts mis à jour

Statuts du Pôle académique Liège-Luxembourg

Mai 2021

Titre I. Dénomination, siège, objet, durée

Article 1er. Dénomination

En application du chapitre 3 du décret du 07 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études, dénommé ci-après « le décret », il est constitué une association sans but lucratif dénommée « Pôle académique Liège Luxembourg, ASBL», ci-après« le pôle », son numéro d’entreprise est le 563.971.361.

Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, site internet et autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de l’Association mentionnent la dénomination de l’Association précédée ou suivie immédiatement des mots « association sans but lucratif » ou « ASBL », l’indication précise du siège social, le numéro d’entreprise, les termes « registre des personnes morale » ou « RPM » suivi de l’indication du Tribunal du siège de l’Association et, le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de l’Association.

Ils mentionnent également, le cas échéant, l’indication que l’Association est en liquidation.

Article 2. Siège social

Le siège de l'Association est établi à 4000 Liège, arrondissement judiciaire de Liège, en Région Wallonne (région linguistique de langue française).

Il pourra être transféré en tout autre lieu par simple décision du Conseil d’administration pour autant que pareil déplacement n’impose pas la modification de la langue des statuts en vertu de la règlementation linguistique applicable.

Si en raison du déplacement du siège la langue des statuts doit être modifiée, seule l’Assemblée générale a le pouvoir de prendre cette décision moyennant le respect des règles prescrites pour la modification des statuts.

Article 3. But social et objet social

Le pôle est un lieu de concertation et de dialogue qui a pour but principal de promouvoir et de soutenir toutes les formes de collaborations entre ses membres et d’inciter ceux-ci à travailler ensemble en vue d’offrir des services de qualité aux étudiants.

Dans le respect de l’autonomie des établissements partenaires, le Pôle poursuit les activités suivantes  qui constituent son objet social :

1° favoriser et accompagner la mobilité des étudiants et des membres du personnel, dans le respect de leur statut et sur base volontaire, entre les différentes implantations et les établissements, en ce compris les modalités pratiques et financières ;

2° offrir des services collectifs destinés au personnel et aux étudiants de ses membres, notamment des bibliothèques et salles d’études, des restaurants et lieux conviviaux, des épiceries sociales accessibles aux étudiants, des services médicaux, sociaux et d’aide psychologique, des activités sportives et culturelles ; il peut gérer les recettes et dépenses associées;

3° fédérer ou organiser le conseil et l’accompagnement aux parcours d’études personnalisés, ainsi que le support pédagogique pour les enseignants ;

4° coordonner l’information et l’orientation des futurs étudiants à propos des diverses études organisées et la représentation de ses membres lors de toute activité d’information sur les études supérieures ou en relation avec l’enseignement obligatoire ;

5° coordonner des formations préparatoires aux études supérieures et toute autre activité susceptible de favoriser le passage entre l’enseignement obligatoire et l’enseignement supérieur;

6° favoriser les relations entre tous ses établissements membres, leur personnel et leurs étudiants avec les acteurs locaux, tant publics que privés;

7° susciter la création à son niveau de centres disciplinaires fédérés de recherche, d’enseignement ou de services, rassemblant les compétences et équipes des établissements membres du Pôle;

8° encourager un usage partagé des infrastructures, équipements et biens mobiliers ou immobiliers destinés prioritairement aux missions d’enseignement, de recherche et de service à la collectivité;

9° et, plus généralement, être un lieu privilégié de dialogue et de réflexion entre ses membres.

Ces missions sont développées dans un plan stratégique rédigé par le Conseil d’administration et approuvé par l’Assemblée générale.

Pour la mise en œuvre de ses activités, le pôle peut créer toute commission ou groupe de travail qu’il jugerait opportun et établir tout partenariat avec d'autres Pôles académiques ou établissements d'enseignement supérieur en Communauté française ou avec d'autres établissements ou groupes d'établissements d'enseignement supérieur extérieurs à la Communauté française.

Le Pôle pourra d'une façon générale accomplir toutes opérations se rapportant directement ou indirectement à son objet social ou qui seraient de nature à en faciliter directement ou indirectement la réalisation.

Le Pôle peut également créer ou gérer tout service ou toute institution en vue d’atteindre le but qu’elle s’est fixé ainsi que prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire ou complémentaire à ses activités principales, se rattachant directement ou indirectement à celles-ci notamment par voie d’adhésion à d’autres associations ou de participation à des sociétés.

Le Pôle ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne sauf dans le but désintéressé déterminé par les présents statuts.

Article 4. Durée

L'Association est constituée pour une durée illimitée.

Titre II. Les membres

Chapitre I. Les membres effectifs

Article 5. Conditions et formalités d’admission et catégories de membres

L'Association est composée de membres effectifs et de membres adhérents. Le nombre des membres est illimité, il ne peut être inférieur à deux.

Sont membres effectifs de l’association tous les établissements d’enseignement supérieur qui sont habilités, conformément au chapitre VI du décret du 07 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études, à organiser des études initiales de premier et de deuxième cycle sur le territoire des provinces de Liège et du Luxembourg.

Un membre effectif perd automatiquement sa qualité de membre lorsqu’il ne dispose plus d’aucune habilitation sur le territoire du pôle pour l’organisation d’études initiales de premier ou de deuxième cycle.

Tout établissement non fondateur qui acquiert une habilitation sur le territoire du Pôle pour l’organisation d’études initiales de premier ou de deuxième cycle est de plein droit membre effectif du Pôle.

Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits et sont tenus des obligations qui sont précisés par la loi et par les présents statuts.

L’admission des nouveaux membres est de la compétence de l’Assemblée générale dont la décision est prise à la majorité simple et ne doit pas être motivée. Les candidatures sont adressées par simple lettre ou courrier électronique au président du Conseil d’administration.

Les membres effectifs sont des personnes morales ou des personnes physiques. Les personnes morales désignent les mandataires qu’elles délèguent à l’Assemblée générale.

Le membre effectif personne physique qui perd la qualité en fonction de laquelle il est devenu membre est réputé démissionnaire d’office

Article 6. Cotisation à charge des membres effectifs

Les membres effectifs ne sont astreints au paiement d’aucune cotisation. Ils apportent à l’association le concours actif de leur capacité et de leur dévouement. En vue de la réalisation des missions du pôle, les établissements membres peuvent mettre à disposition du pôle des ressources humaines, matérielles et financières. Lorsqu’un membre du personnel d’un établissement membre est, avec son accord, détaché auprès du pôle, il conserve intégralement son statut, ses droits et ses avantages.

Article 7. Démission, exclusion et perte de la qualité de membre

Tout membre de l’Association est libre de se retirer de celle-ci en adressant sa démission au Conseil d’administration.

L’exclusion d’un membre doit être indiquée dans la convocation. Le membre doit être entendu. L’exclusion ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts.

Un membre démissionnaire ou exclu ne peut prétendre aux avoirs de l’Association et ne peut réclamer le remboursement des cotisations versées.

Article 8. Absence de droit sur le fonds social des membres démissionnaires exclus et sortant

Le membre démissionnaire ou exclu, ainsi que ses héritiers ou ayants droit, n'ont aucun droit sur le patrimoine de l'Association.

Ils ne peuvent réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de scellés, ni inventaires.

Ils ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations qu’ils ont versées.

Article 9. Registre des membres

Le Conseil d'administration tient au siège de l’Association un registre des membres.

Ce registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, la dénomination sociale, la forme juridique et l'adresse du siège social. En outre, toutes les décisions d'admission, de démission ou d'exclusion des membres sont inscrites dans ce registre par les soins du Conseil d'administration endéans les huit jours de la connaissance que le Conseil a eue de la décision.

Le Conseil d’administration peut décider que le registre sera tenu sous la forme électronique.

Tous les membres peuvent consulter au siège de l’Association le registre des membres. À cette fin, ils adressent une demande écrite à l’organe d’administration avec lequel ils conviennent d’une date et d’une heure de consultation du registre. Ce registre ne peut être déplacé.

Chapitre II – Les membres adhérents

Article 10. Droits et obligations des membres adhérents

L’admission d’un membre adhérent est de la compétence du Conseil d’administration qui n’a pas à motiver sa décision.

La personne qui souhaite devenir membre adhérent adresse au président du Conseil d’administration une demande écrite dans laquelle elle exprime clairement son intention de devenir membre adhérent.

Peuvent seulement être admises en qualité de membres adhérents les personnes physiques ou morales qui soutiennent les buts de l’association.  

Les membres adhérents ne jouissent que des droits et obligations définis dans le présent article.

Les membres adhérents peuvent participer à l’assemblée générale et au conseil d’administration (sauf séance à huis clos de dernier) mais n’y disposent pas du droit de vote.

Les membres adhérents peuvent participer aux activités du Pôle.

Les membres adhérents ont la possibilité de consulter les procès-verbaux de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration.

Le membre adhérent peut démissionner à tout moment en adressant sa démission par écrit au Conseil d’administration. L’exclusion d’un membre adhérent ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale.

Titre III. Assemblée générale

Article 11. Composition de l’Assemblée générale – Présidence

L’Assemblée générale est composée de tous les membres effectifs et adhérents. Les membres désignent chacun, selon leurs procédures internes spécifiques, deux représentants : un effectif et un suppléant.

Chaque membre est tenu d’assurer la mise à jour de sa représentation et de communiquer au secrétariat du pôle toutes les modifications le concernant.

Le représentant suppléant d’un membre ne siège qu’en l’absence du représentant effectif.

Les administrateurs du pôle non membres de l’Assemblée générale sont invités aux assemblées. Ils ont voix consultative.

L’Assemblée générale désigne en son sein un bureau composé de quatre membres représentant chacun une des quatre formes d’enseignement qui composent le pôle. Le bureau est constitué pour quatre ans. Les mandats des membres du bureau sont renouvelables. Chaque membre du bureau assure alternativement durant une année civile, la présidence de l'Assemblée générale. Les trois autres membres du bureau portent le titre de vice-président.

Article 12. Compétences de l’Assemblée générale – Fréquence des réunions

L'Assemblée générale est seule compétente pour délibérer sur les points suivants :

• la modification des statuts sociaux conformément l’article 9:21 du Code des sociétés et associations ;
• la nomination et la révocation des membres du Conseil d'administration ;
• la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération ;
• la décharge donnée aux administrateurs et aux commissaires, ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’Association contre les administrateurs et les commissaires ;
• l’approbation des budgets et des comptes annuels ;
• l’exclusion des Membres ;
• la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée ;
• la réalisation ou l’acceptation de l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
• la dissolution volontaire de l’Association ;
• tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent :

En vertu des présents statuts, l’Assemblée générale est également compétente pour l’approbation, sur proposition du Conseil d’administration:

1. des conventions avec d’autres pôles académiques de la Communauté française de Belgique ou avec d’autres établissements extérieurs à la Communauté française dans le cadre de l’application de l’article 53 du décret ;
2. du règlement d’ordre intérieur du pôle et de ses modifications ;
3. du plan stratégique du pôle ;
4. du rapport annuel d’activités.

L’Assemblée générale se réunit au moins une fois par an pour l’approbation des comptes et du budget ainsi que sur toute autre proposition à son ordre du jour.

Elle peut être réunie en session extraordinaire à tout moment par décision du Conseil d’administration ou à la demande d’un cinquième des membres au moins.

Article 13. Convocation aux réunions de l’Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire – Ordre du jour

L’organe d’administration convoque l’Assemblée générale dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou lorsqu’au moins un cinquième des membres en fait la demande.

Le cas échéant, le commissaire peut convoquer l’Assemblée générale. Il doit la convoquer lorsqu’un cinquième des membres de l’Association le demande.

L’organe d’administration ou, le cas échéant, le commissaire, convoque l’Assemblée générale dans les vingt et un jours de la demande de convocation, et l’Assemblée générale se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.

Tous les membres, administrateurs et commissaires sont convoqués à l’Assemblée générale au moins quinze jours avant celle-ci. La convocation peut se faire par courrier électronique, courrier ordinaire, ou tout autre moyen de communication équivalent.

Les convocations contiennent l'ordre du jour. Elles sont signées par le Président, ou, à son défaut, par le secrétaire au nom du Conseil d’administration.

Un point doit être ajouté à l’ordre du jour à la demande d’un vingtième des membres au moins. Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres est portée à l’ordre du jour pour autant que la demande soit adressée au président 8 jours avant l’assemblée générale.

Une copie des documents qui doivent être transmis à l’Assemblée générale en vertu du Code des sociétés et des associations est envoyée sans délai et gratuitement aux membres, aux administrateurs et aux commissaires qui en font la demande.

Les documents joints à la convocation pour éclairer le débat sur les points mis à l’ordre du jour ne peuvent en aucun cas être communiqués à des personnes qui n’ont pas la qualité de Membre de l’Association. Le non-respect de cette disposition peut entraîner l’exclusion du Membre fautif et peut en vue d’obtenir la réparation du préjudice subi faire l’objet d’une action en responsabilité.

Les assemblées générales ordinaires et extraordinaires des membres se réunissent au siège de l’association ou à tout autre endroit désigné dans la convocation.

Les administrateurs et le commissaire sont convoqués à la réunion de l’Assemblée générale.

Lorsque l’Assemblée générale délibère sur la base d’un rapport rédigé par le commissaire, celui-ci prend part à l’assemblée.

Article 14. Participation - Procurations

L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres sont présents ou représentés.

Si le quorum de la moitié des membres présents ou représentés n’est pas atteint lors de l’Assemblée générale, une seconde convocation est nécessaire et la nouvelle assemblée délibèrera et statuera valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. La seconde assemblée générale ne peut être tenue que dans les 15 jours après la première assemblée.

Lorsque l’Assemblée générale délibère sur la base d’un rapport rédigé par le commissaire, celui-ci prend part à l’assemblée.

Tout membre a le droit de se faire représenter par un mandataire, lui-même membre de l’Association auquel il remettra une procuration écrite. Chaque membre ne peut être porteur que d’une seule procuration.

Les membres personnes morales sont représentés à l’Assemblée générale par un mandataire titulaire d’une procuration. Ce mandataire pourra être le représentant d’un autre membre personne morale.

Article 15. Tenue de l’Assemblée – Résolutions

Les administrateurs et le commissaire répondent aux questions qui leur sont posées par les membres, oralement ou par écrit, avant ou pendant l’Assemblée générale, et qui sont en lien avec les points de l’ordre du jour.

Les administrateurs peuvent, dans l’intérêt de l’Association, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à l’Association ou est contraire aux clauses de confidentialité contractées par l’Association

Le commissaire peut, dans l’intérêt de l’Association, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à l’Association ou est contraire au secret professionnel auquel il est tenu ou aux clauses de confidentialité contractées par l’Association. Il a le droit de prendre la parole à l’Assemblée générale en relation avec l’accomplissement de sa mission.

Les administrateurs et le commissaire peuvent donner une réponse groupée à différentes questions portant sur le même sujet.

Soit le droit de vote dont dispose chaque membre est déterminé par la clé de répartition prévue à l’article suivant, soit l’article 16.

Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés, avec une majorité simple parmi les représentants respectivement de l’université, des hautes écoles, des écoles supérieurs d’arts et des établissements de promotion sociale. Les abstentions, les votes nuls ou blancs ne sont pas pris en compte. En cas de partage des voix, celle du président ou de l’administrateur qui le remplace est prépondérante.

Par dérogation à ce qui précède, les décisions de l’Assemblée comportant modifications aux statuts, exclusion de Membres ou dissolution volontaire de l'Association ne sont prises que moyennant les conditions spéciales de présence et de majorité requises par les articles 9:21 et 9:23 du Code des sociétés et associations.

Modifications statutaires :

L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer et statuer sur les modifications statutaires que si les modifications proposées sont indiquées avec précision dans la convocation et si au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés à l’assemblée.

Si cette dernière condition n’est pas remplie, une seconde convocation sera nécessaire et la nouvelle assemblée délibérera et statuera valablement, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. La seconde assemblée ne peut être tenue dans les quinze jours après la première assemblée.

Aucune modification n’est admise que si elle a réuni les deux tiers des voix exprimées sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur.

Toutefois, la modification qui porte sur l’objet ou le but désintéressé de l’Association, peut seulement être adoptée à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés, sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur ni au dénominateur.

Article 16. Délibération

Chaque membre effectif dispose d’un nombre de voix égal au nombre de ses diplômés de formation initiale de BES, bachelier et master issus d’études organisées sur le territoire du pôle en vertu d’une habilitation détenue par l’établissement sur le territoire du pôle, avec un minimum d’une voix.

Le nombre des diplômés est calculé sur base de la moyenne des diplômés des quatre années académiques précédant l’année du vote dont les statistiques sont validées par le Commissaire du Gouvernement du pôle et arrêtées par l'Assemblée générale. Ce nombre est adapté au 30 juin de chaque année.

Le règlement d’ordre intérieur fixe les règles qui président au calcul du nombre des diplômés, les étudiants qui relèvent d’un programme co-diplômant étant comptabilisés, pour chacun des établissements du pôle, au prorata du nombre d’établissements partenaires.

Article 17. Procès-verbaux – Publication au Moniteur belge

Les décisions de l’Assemblée générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et le secrétaire, ou, à défaut par le trésorier ou un autre associé présent à la séance.

Ce procès-verbal mentionne l’identité des personnes présentes et représentées. Concernant chaque point à l’ordre du jour, il donne un résumé des débats, il mentionne le résultat des votes et formule clairement la décision qui a été prise ainsi que l’organe ou la personne qui doit exécuter cette décision.

Lors de la prochaine réunion de l’Assemblée générale, ce procès-verbal est approuvé par les membres présents et les éventuelles nouvelles remarques seront transcrites dans le procès-verbal de cette nouvelle assemblée.

Toute modification aux statuts doit être publiée dans le mois de sa date aux annexes du Moniteur Belge. Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d'Administrateur.

Titre IV. Conseil d’administration

Article 18. Composition du Conseil d’administration

L’Association est administrée par un organe d'administration, appelé dans les présents statuts « conseil d'administration », de maximum 30 personnes physiques/morales, désignées par l’assemblée générale selon la répartition décrite ci-après :

1. Huit membres des hautes écoles membres du pôle, proposés par les hautes écoles, dont un au moins est Directeur Président ;
2. Six membres de l’université membre du pôle, proposés par l’université, dont le Recteur ;
3. Deux membres des écoles supérieures des arts membres du pôle, proposés par les écoles supérieures des arts, dont un au moins est Directeur ;
4. Deux membres des établissements de promotion sociale membres du pôle, proposés par les établissements de promotion sociale, dont au moins un Directeur ;
5. Six représentants du personnel issus des établissements membres du pôle, proposés par les organisations syndicales affiliées aux organisations syndicales représentées au Conseil national du travail et qui affilient dans l’enseignement supérieur;
6. Six personnes physiques régulièrement inscrites comme étudiants au sein d'un des établissements membres du pôle et désignées par les conseils étudiants de ces établissements. La répartition de ces sièges entre établissements membres sera fixée dans le règlement d'ordre intérieur.

Outre la présence de chaque forme d’enseignement, la composition du Conseil doit également garantir la présence des différentes catégories de la communauté académique. 

A l’exclusion des membres ex officio, un tiers arrondi à l’unité supérieure au minimum des membres du Conseil d’administration doivent être des personnes de genre différent des autres personnes, sauf impossibilité dûment justifiée.

L’école supérieure des arts qui est membre du pôle et qui ne dispose pas d’un siège au Conseil d’administration désigne un représentant qui sera invité aux réunions du Conseil d'administration, en qualité d'observateur et sans voix délibérative.

En ce qui concerne la promotion sociale, le réseau qui ne dispose pas d’un siège au Conseil d’administration désigne un représentant qui sera invité aux réunions du Conseil d'administration, en qualité d'observateur et sans voix délibérative.

La répartition par réseau des membres au sein du Conseil se fait par périodes de deux ans en alternance après délibération de l’Assemblée générale, selon le schéma suivant :

Chaque membre du Conseil d’administration ou délégué à la gestion journalière peut élire domicile au siège de l’association pour toutes les questions qui concernent l’exercice de son mandat. Cette élection de domicile est opposable aux tiers aux conditions fixées à l’article 2:18 du Code des sociétés et des associations.

Article 19. Mandat – Perte de la qualité d’administrateur

Le mandat des administrateurs désignés par l’Assemblée générale est de 2 ans, à l’exception du mandat des représentants étudiants qui est d’une année.

Les mandats sont renouvelables et sont exercés à titre gratuit.

La qualité d’Administrateur se perd par :

• démission notifiée au Président du Conseil d’administration ;
• révocation prononcée par l'Assemblée générale qui ne devra pas justifier sa décision ;
• arrivée du terme du mandat ;
• en cas de perte de la qualité de représentant du Membre personne morale qui l’a présenté à l’Assemblée générale.

En cas de démission d’un administrateur, son mandat demeure vacant jusqu’à la prochaine assemblée générale. C’est cette assemblée générale qui se prononce sur la décharge à accorder à l’administrateur démissionnaire.

Tout administrateur qui perd la qualité qui est à la base de sa désignation en tant qu’administrateur est réputé démissionnaire de plein droit de son mandat d’administrateur. Il reste toutefois en fonction jusqu’à son remplacement sauf avis contraire du Conseil d’administration.

Article 20 : Fonctions au sein du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est coprésidé par le Recteur de l’université membre du pôle et par un Directeur Président d’une haute école. Ce dernier est désigné annuellement par le Conseil d’administration parmi les Directeurs présidents d’une des hautes écoles, sur la base d’une rotation qui s’effectue selon le rythme suivant : 1 Haute Ecole relevant de l’enseignement libre subventionné par la Wallonie-Bruxelles Enseignement - 1 Haute Ecole relevant de l’enseignement officiel subventionné par la Communauté française- 1 Haute Ecole relevant de l’enseignement organisé par la Communauté française.

Le Conseil d’administration désigne annuellement ses deux vice-présidents : un parmi les Directeurs des écoles supérieures des arts qui ont leur siège sur le territoire du pôle et un autre parmi les directeurs des établissements de promotion sociale qui ont leur siège sur le territoire du pôle. Ces deux désignations se font chacune sur la base d’une rotation décidée par le CA et assurant la présence des trois réseaux parmi les fonctions de co-présidents et vice-présidents

Article 21. Participation – Procurations – Résolutions

Le Conseil d’administration se réunit sur convocation conjointe des co-présidents aussi souvent que l’exigent les intérêts du pôle. L’ordre du jour est joint à la convocation.

Tout administrateur peut se faire représenter à une séance par un autre administrateur, sans qu’un représentant ne puisse se prévaloir de plus d’une procuration.

Le Conseil d’administration ne peut statuer que sur les points inscrits à l’ordre du jour. Toutefois, il peut ajouter des points à l’ordre du jour s’il obtient l’accord d’au moins deux tiers des membres présents ou représentés lors de cette réunion.

Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation. Les séances du Conseil sont présidées par le Président ou, en cas d'empêchement de celui-ci par le Vice-président, ou encore du plus âgé des administrateurs.

Le Conseil d’administration ne délibère valablement que si la moitié des administrateurs sont présents ou représentés. Les décisions du Conseil d’administration se prennent au consensus.

Les co-présidents et vice-présidents ont notamment pour mission de rechercher le consensus.

Pour les questions de personne(s), le vote est obligatoire et secret. A défaut de consensus, le point est reporté à la séance suivante. Lors de cette séance, la décision est acquise à la majorité simple des membres présents ou représentés, après un vote où chaque membre dispose d’une voix.

Les voix des diplômés non représentés par un administrateur sont portées par les administrateurs qui représentent la même forme d'enseignement.

La décision n’est alors acquise que si une majorité simple des membres présents ou représentés se dégage lors de ce deuxième vote.

 Au sein du Conseil, pour les matières visant l’offre d’enseignement sur le territoire du Pôle, les représentants des établissements qui ne disposent pas d’une habilitation dans une implantation du Pôle pour des études initiales de premier ou de deuxième cycle du domaine d’études concerné n’ont pas voix délibérative.

 Les décisions du Conseil sont consignées sous forme de procès-verbaux, signés par les co-présidents et le secrétaire et inscrites dans un registre spécial.

Article 22. Conflit d’intérêt

Tout administrateur ayant un intérêt personnel opposé à celui de l’Association s’abstiendra de participer aux délibérations et aux votes concernant la décision visée. En outre, les membres du Conseil d’administration ne peuvent participer aux délibérations portant sur des points pour lesquels eux-mêmes ou les membres de leur famille, au premier degré y compris sont directement concernés.

Lorsque le Conseil d’administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’Association, cet administrateur doit en informer les autres administrateurs avant que l’organe d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration qui doit prendre cette décision. Il n’est pas permis au Conseil d’administration de déléguer cette décision.

Si l’Association à la date du bilan du dernier exercice clôturé dépasse plus d’un des critères visés à l’Art. 3:47, § 2 du Code des sociétés et associations, le Conseil d’administration décrit dans le procès-verbal la nature de la décision ou de l’opération visée ci-avant et les conséquences patrimoniales de celle-ci pour l’Association et justifier la décision qui a été prise. Cette partie du procès-verbal est reprise dans son intégralité dans le rapport de gestion ou dans le document déposé en même temps que les comptes annuels.

Si l’Association a nommé un commissaire, le procès-verbal de la réunion lui est communiqué. Dans son rapport, le commissaire évalue dans une section séparée, les conséquences patrimoniales pour l’Association des décisions de l’organe d’administration pour lesquelles il existe un intérêt opposé.

Toutefois, par exception, les règles relatives aux conflits d’intérêts ne sont pas applicables lorsque les décisions de l’organe d’administration concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.

Article 23. Pouvoirs du Conseil d’administration – Représentation générale de l’association

Le Conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d'administration, de gestion ou de disposition qui intéressent l'Association.

Il a dans sa compétence tous les actes qui ne sont pas réservés expressément par la loi ou les présents statuts à  l'Assemblée générale.

Représentation générale de l’association

L’association est valablement représentée dans tous les actes et en justice par le président et un administrateur agissant conjointement, qui en tant qu’organe ne devant pas justifier vis-à-vis des tiers une décision préalable ou d’une procuration du Conseil d’administration.

Les restrictions aux pouvoirs de l’organe de représentation générale sont inopposables aux tiers même si elles sont publiées, sauf dans l’hypothèse où l’association établit dans le chef du tiers une mauvaise foi caractérisée.

Le président peut subdéléguer sa signature à un autre administrateur dans le cadre du pouvoir général de représentation. Dans ce cas, le pouvoir de représentation sera exercé par ce mandataire conjointement avec un autre administrateur.

Représentation de l’association dans le cadre de la gestion journalière

Dans la sphère de la gestion journalière, l’association est valablement représentée dans les actes et en justice, de manière individuelle ou par le délégué à la gestion journalière. Le délégué à la gestion journalière agissant en tant qu’organe de représentation ne devra pas justifier vis-à-vis des tiers d’une décision préalable ou d’une procuration du Conseil d’administration.

Représentation de l’association par des mandataires spéciaux

L’association est aussi valablement engagée par des mandataires spéciaux désignés par le Conseil d’administration et dans les limites données à leur mandat.

Article 24. Délégation de la gestion journalière - Représentation dans le cadre de la gestion journalière

Le Conseil d'administration peut déléguer la gestion journalière de l'Association avec l’usage de la signature afférente à cette gestion, à un directeur dont il détermine les pouvoirs.

Il peut également conférer tous pouvoirs spéciaux à tout mandataire de son choix qu’il soit ou non représentant d’un des membres du Conseil d’administration.

Le directeur peut assister avec voix consultative aux séances du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale.

Dans la sphère de la gestion journalière, l’Association est valablement représentée dans les actes, de manière individuelle par le directeur.

Le directeur agissant en tant qu’organe de représentation ne devra pas justifier vis-à-vis des tiers d’une décision préalable ou d’une procuration du Conseil d’administration.

Article 25. Représentation en justice

Les actions en justice devant les juridictions judiciaires et administratives, tant en qualité de demandeur que de défendeur pourront être intentées ou soutenues au nom de l’Association par le président du Conseil d’administration ou par un administrateur à ce délégué.

Ces personnes ont la qualité d’organe de représentation et le pouvoir tant de décider de l’introduction des procédures que de représenter l’Association en justice et de désigner ses Conseils.

Article 26. Responsabilité des administrateurs

Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat.

Titre V. Dispositions financières et diverses

Article 27. Comptes annuels et budget

L'exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre.

Chaque année, à la date du trente et un décembre, le compte de l'exercice écoulé est arrêté et le budget du prochain exercice est dressé. L'un et l'autre sont soumis à l’approbation de l'Assemblée générale ordinaire. 

L’organe d’administration dresse chaque année un inventaire.

Les comptes annuels de l’Association ainsi que le budget de l’exercice social qui suit l’exercice social sur lequel portent ces comptes annuels, doivent être soumis pour approbation à l’Assemblée générale dans les six mois de la date de clôture de l’exercice social.

La comptabilité de l’Association est tenue conformément à l’arrêté royal d’exécution du Code des sociétés du 29 avril 2019, sauf si les statuts ou des dispositions légales spécifiques y dérogent

Article 28. Commissaire du gouvernement

Le Gouvernement désigne un Commissaire du Gouvernement auprès du pôle. Celui-ci exerce ses fonctions conformément au décret du 12 juillet 1990 sur le contrôle des institutions universitaires. La gestion financière du pôle est assurée conformément aux dispositions concernant les organismes d’intérêt public de catégorie B de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d’intérêt public et les arrêtés d’exécution de cette loi.

Article 29 Vérificateur

Pour autant que l’association ne soit pas tenue de confier à un ou plusieurs commissaires le contrôle de la situation financière, des comptes et la régularité au regard de la loi et des statuts des opérations constatées dans les comptes annuels sur pied de l’article 3:47, § 6 du Code des sociétés et des associations, la régularité des opérations et écritures comptables de l’association est contrôlée par un vérificateur aux comptes nommés par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration.

Le vérificateur aux comptes doit avoir des compétences reconnues dans le domaine de la comptabilité appliquée aux entreprises.

La durée du mandat du vérificateur aux comptes ne peut excéder six ans et est déterminée par l’Assemblée générale ; ce mandat peut cependant être renouvelé.

Dans la limite de ses attributions, le vérificateur aux comptes a le droit d’inspecter les livres et documents financiers de l’association aussi souvent qu’il le juge utile.

Le vérificateur aux comptes fait rapport à l’Assemblée générale ordinaire sous les opérations de contrôle et indique le mode suivant lequel il l’a exercé.

Article 30. Dissolution de l’Association

La dissolution et la liquidation de l'Association sont réglées par les articles 2:109 à 2:141 du Code des sociétés et associations.

L’Association peut à tout moment être dissoute par une délibération de l’Assemblée générale prise aux mêmes conditions que celles prévues pour la modification de l’objet ou du but désintéressé de l’Association.

En cas de dissolution volontaire de l'Association, l'Assemblée générale qui l'aura prononcée nommera, s'il y a lieu, des liquidateurs et déterminera leurs pouvoirs.

L’affectation de l’actif net au terme de la liquidation sera faite en faveur d’une à organisation à une fin désintéressée et si possible à une œuvre ayant un but similaire à celui de la présente association.

Le solde de la liquidation ne peut être distribué ni directement ni indirectement aux membres ou aux administrateurs.

La proposition de dissolution fait l’objet d’un rapport établi par l’organe d’administration et mentionné dans l’ordre du jour de l’assemblée appelée à se prononcer sur la dissolution.

À ce rapport est joint un état résumant la situation active et passive de l’Association, clôturé à une date ne remontant pas à plus de trois mois avant l’assemblée appelée à se prononcer sur la proposition de dissolution. Dans les cas où l’Association décide de mettre fin à ses activités ou si l’on ne peut plus escompter qu’elle poursuivra son activité, l’état précité, sous réserve d’une dérogation motivée, est établi conformément aux règles d’évaluation fixées en exécution de l’article 3:1 du Code des sociétés et des associations.

Le commissaire contrôle cet état, en fait rapport et indique spécialement s’il donne une image fidèle de la situation de l’Association.

Une copie des rapports et de l’état résumant la situation active et passive est adressée aux membres de l’Association.

Le procès-verbal de l’Assemblée générale qui ordonne la dissolution reproduit les conclusions du rapport établi par le commissaire.

En cas de dissolution judiciaire, celle-ci sera suivie d'une Assemblée générale des associés, convoquée aux mêmes fins par le ou les liquidateurs.

Article 31. Règlement d’ordre intérieur

Le Conseil d’administration peut édicter un règlement d’ordre intérieur (ROI). Pareil règlement d’ordre intérieur ne peut contenir de dispositions :

1. contraires à des dispositions légales impératives ou aux statuts ;
2. relatives aux matières pour lesquelles le Code des sociétés et associations exige une disposition statutaire ;
3. touchant aux droits des membres, aux pouvoirs des organes ou à l’organisation et au mode de fonctionnement de l’Assemblée générale.

Le ROI et toute modification de celui-ci sont communiqués aux membres.

Article 32. Compétence judiciaire

Pour tous litiges entre l’Association, ses membres, administrateurs, commissaires et liquidateurs, relatifs aux affaires de l’Association et à l'exécution des présents statuts, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège, à moins que l’Association n'y renonce expressément.

Article 33. Référence au Code des sociétés et associations

Pour tout ce qui n'est pas prévu dans les présents statuts, il est référé au Code des sociétés et associations. Les dispositions des présents statuts qui seraient contraires aux dispositions impératives du Code des sociétés et associations auxquelles il ne peut être dérogé dans les statuts sont considérées comme nulles et non avenues.

La présente décision a recueilli l'unanimité des suffrages.