Ratification de la décision du Collège communal du 14 mars 2025 autorisant le dépassement des crédits provisoires pour l'engagement de la dépense portant sur la maintenance des tranches 1 "Gestion des contacts",  2 "Gestion des demandes d'intervention", 11 "Gestion des tournées", 13 "Gestion des véhicules" et 18 "SI Géographique".

Le Conseil communal,

Vu l’article 14 § 2 1° du Règlement Général de la Comptabilité Communale prévoyant la possibilité de déroger à la règle des crédits provisoires définie au § 1 pour toute dépense strictement indispensable à la bonne marche du service public ;

Vu les articles 52 et suivants du Règlement Général de la Comptabilité Communale ; 

Attendu que le budget 2025 n'est pas encore voté par le Conseil communal ;

Vu la délibération du Conseil communal du 23 décembre 2024 n°18 arrêtant des crédits provisoires aux dépenses du service ordinaire pour les mois de janvier à avril 2025 à concurrence d'un douzième par mois des allocations concernées inscrites au budget 2024 ;

Vu la délibération du Conseil communal du 30 juin 2014 - N° 28 :

• passant, par voie d'appel d'offres ouvert avec publicité européenne, un marché de services relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers, en vingt tranches,
• adoptant le cahier spécial des charges appelé à régir le marché,
• fixant les critères de sélection qualitative destinés à apprécier la capacité financière, économique et technique des soumissionnaires ;

Vu la décision du Collège communal du 28 novembre 2014 - XG2 :

• désignant en qualité de prestataire de services du marché de services, passé par voie d'appel d'offres ouvert avec publicité européenne, un marché de services relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers, en vingt tranches, la s.a. NOVIAT, sise avenue de Rusatira 1 à 1083 Bruxelles, sur base des clauses et conditions du cahier spécial des charges régissant le marché et moyennant les prix forfaitaires mentionnés dans l'offre de base, et pour la somme globale totale de 864.520,80 EUR (huit cent soixante-quatre mille cinq cent vingt euros quatre-vingt cents), TVA de 21 % incluse,
• marquant son accord sur les tranches consécutives au premier engagement décrit ci-dessous :

• marquant son accord sur les tranches consécutives au premier engagement décrit ci-dessous :

• engageant au profit de la s.a. "NOVIAT", avenue de Rusatira 1, 1083 Bruxelles, la somme de 339.768,00 EUR (trois cent trente-neuf mille sept cent soixante-huit euros) TVA de 21% incluse, à charge de l’article 104/74253/14/06 du budget extraordinaire de l’exercice 2014, représentant la dépense inhérente à la mise en œuvre des tranches 1, 2, 3, 4, 5, 11, 12, 13 et 15 du marché relatif à la « Gestion Intégrée des Travaux » ;

Vu la décision du Collège communal du 13 mars 2015 - XG6 rectifiant son arrêté du 28 novembre 2014 (XG2) relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers (Gestion Intégrée des Travaux), dont son accord sur les tranches consécutives au premier engagement, en remplaçant la tranche conditionnelle 11 "Gestion des tournées"  par la tranche conditionnelle 8 "Contrôles", chacune ayant une valeur de 35.200,00 EUR (trente-cinq mille deux cents euros) hors TVA ;

Vu la décision du Collège communal du 19 juin 2015 - XG1 :

• approuvant, dans le cadre du marché relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers, les prestations supplémentaires (avenant n°1) suivantes :
• les fonctionnalités additionnelles permettant le suivi des recettes et des dépenses dans le cadre de la tranche n °17 : Demandes d'intervention nécessitant une étude spécifique, pour un montant de 5.445,00 EUR (cinq mille quatre cent quarante-cinq euros) TVA comprise ;
• la maintenance desdites fonctionnalités additionnelles pour une durée de cinq ans pour un montant de 1.633,50 EUR (mille six cent trente-trois euros cinquante cents) TVA comprise,
• engageant au profit de la S.A. "NOVIAT", avenue de Rusatira 1, 1083 BRUXELLES, la somme de 60.016,00 EUR (soixante mille seize euros) TVA de 21% incluse, à charge de l’article 104/74253/15/02 du budget extraordinaire de l’exercice 2015, représentant la dépense inhérente à la mise en œuvre des tranches 11 et 17  du marché relatif à la « Gestion Intégrée des Travaux » ;

Vu la décision du Collège communal du 10 mai 2019 - XG1 :

• approuvant, dans le cadre du marché relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers, l'extension de la tranche 18 (avenant n° 2) pour l'intégration entre l'application "Gestion Intégrée des Travaux" (G.I.T.) et le système de cartographie nécessaire au fonctionnement de la "scan car" pour un montant de :
  • 14.000,00 EUR (quatorze mille euros) hors TVA pour l'implémentation de l'extension ;
  • 21.000,00 EUR (vingt et un mille euros) hors TVA pour la maintenance de ladite extension durant une période de cinq ans,
• engageant au profit de la S.A. "NOVIAT", avenue de Rusatira 1, 1083 BRUXELLES, la somme de 19.481,00 EUR (dix-neuf mille quatre cent quatre-vingt-un euros) TVA de 21% incluse, à charge de l’article 1049/12313/19/01 du budget ordinaire de l’exercice 2019, représentant la dépense inhérente à l'implémentation de l'extension de la tranche 18 et à six mois de maintenance de ladite extension du marché relatif à la «Gestion Intégrée des Travaux» ;

Vu la délibération du Collège communal du 30 octobre 2020 - XG4 :

• passant un marché de faible  montant constaté par facture acceptée ayant pour objet la maintenance, pour une période déterminée du 8/11/2020 au 15/05/2022, de la tranche 13 : "Gestion des véhicules" du marché en cours d'exécution relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches ;
• adoptant les clauses particulières du marché ;
• déterminant le nom de l'entreprise à consulter ;

Vu la délibération du Collège communal du 20 novembre 2020 - XG1 :

• désignant la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rutsatira 1, en qualité d'adjudicataire du marché de maintenance, pour une période déterminée du 8/11/2020 au 15/05/2022, de la tranche 13 : "Gestion des véhicules" du marché en cours d'exécution relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches, sur la base des clauses particulières du marché, moyennant la somme de 1.800,00 EUR (mille huit cent euros), TVA de 21% non comprise, représentant l'offre régulière mentionnée dans son offre datée du 10 novembre 2020 ;
• engageant au nom de la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rutsatira 1, la somme totale de 242,00 EUR (deux cent quarante-deux euros), TVA de 21% comprise, à charge de l'article 1049/123-13/2020/01 de l'exercice ordinaire 2020 ;

Vu la délibération du Collège communal du 04 février 2022 - XG 13 :

• passant un marché de faible montant ayant pour objet la maintenance, pour une période déterminée du 11/05/2022 au 27/04/2024, des tranches 1 : "Gestion des contacts" et 13 : "Gestion des véhicules" du marché en cours d’exécution relatif à la mise en œuvre d’une solution informatique en ce compris les services, les licences, l’accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches,
• adoptant les clauses particulières du marché,
• déterminant le nom de l'entreprise à consulter ;

Vu la délibération du Collège communal du 18 mars 2022 - XG1 :

• désignant la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rusatira 1, en qualité d'adjudicataire du marché de maintenance, pour une période déterminée du 11/05/2022 au 27/04/2024, des tranches 1 : "Gestion des contacts" et 13 : "Gestion des véhicules" du marché en cours d’exécution relatif à la mise en œuvre d’une solution informatique en ce compris les services, les licences, l’accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches, sur la base des clauses particulières du marché, moyennant la somme de 5.040,00 EUR (cinq mille quarante euros), T.V.A. de 21 % non comprise, représentant l'offre régulière mentionnée dans son offre datée du 04/02/2022,
• engageant, dans la limite des crédits provisoires, au nom de la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rusatira 1, ​la somme de 2.144,43 EUR (deux mille cent quarante-quatre euros quarante-trois cents), T.V.A. de 21 % comprise, à charge de l’article 1049/123-13/2022/01 du budget ordinaire 2022, sous réserve de son approbation par l'autorité de tutelle, pour la maintenance, du 11/05 au 31/12/2022, des tranches 1 et 13 du marché G.I.T. ;

Vu la délibération du Collège du 21 avril 2023 - XG3 engageant, dans la limite des crédits provisoires, au nom de la SA "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rutsatira 1, adjudicataire du marché en cours d'exécution relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches, la somme de 15.024,64 EUR (quinze mille vingt-quatre euros soixante-quatre cents) TVA de 21% et révisions contactuelles comprises, nécessaire au paiement de la maintenance des tranches 1 "Gestion des contacts",  2 "Gestion des demandes d'intervention", 11 "Gestion des tournées", 13 "Gestion des véhicules", 18 "SI Géographique" et "extension fonctionnelle de la tranche 18" (Avenant 2)  pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2023, à charge de l'article 1049/123-13/2023/01 du budget ordinaire 2023, sous réserve de son approbation par les autorités de tutelle ;

Vu la délibération du Collège du 19 juillet 2024 - XG2 engageant au nom de la SA "NOVIAT", n° d'entreprise 0820 512 013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rutsatira 1, adjudicataire du marché en cours d'exécution relatif à la mise en oeuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches, la somme de 8.664,26 EUR (huit mille six cent soixante-quatre euros vingt-six cents) TVA de 21% et révisions contactuelles comprises, nécessaire au paiement de la maintenance des tranches 1 "Gestion des contacts",  2 "Gestion des demandes d'intervention", 11 "Gestion des tournées", 13 "Gestion des véhicules", 18 "SI Géographique" et "extension fonctionnelle de la tranche 18" (Avenant 2)  pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2024, à charge de l'article 1049/123-13/2024/01 du budget ordinaire 2024 ;

Vu la délibération du Collège communal du 15 mars 2024 - XG9 : 

• passant un marché de services par procédure négociée sans publication préalable pour la maintenance des des tranches 1,  2, 11, 13 et 18 de la solution informatique permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques, pour une durée déterminée prenant cours le lendemain de l'échéance de ladite tranche, jusqu'au 31 décembre 2025, prorogeable tacitement et sans formalité pour deux périodes d'un an pour se terminer le 31 décembre 2027 au plus tard ; 
• adoptant le cahier des charges destiné à régir le marché ;
• déterminant le nom de l'entreprise à consulter ;  

Vu la délibération du Collège communal du 12 avril 2024 - XG3 :

• désignant la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820.512.013, sise à 1083 GANSHOREN, avenue de Rusatira 1, en qualité d'adjudicataire du marché ayant pour objet la maintenance des tranches 1,  2, 11, 13 et 18 de la solution informatique permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques, pour une durée déterminée prenant cours le lendemain de l'échéance de ladite tranche, jusqu'au 31 décembre 2025, prorogeable tacitement et sans formalité pour deux périodes d'un an pour se terminer le 31 décembre 2027 au plus tard, sur la base du contenu de l’offre négociée ainsi que des clauses et conditions du cahier des charges régissant le marché, moyennant la somme de 85.140,00 EUR (quatre-vingt-cinq mille cent quarante euros), T.V.A. de 21 % non comprise, représentant l'offre régulière dans son offre négociée datée du 07 avril 2024 ;   
• engageant au nom de la S.A. "NOVIAT", n° d'entreprise 0820.512.013,avenue de Rusatira 1, 1083 GANSHOREN, ​la somme totale de 16.844,45 EUR (seize mille huit cent quarante-quatre euros quarante-cinq cents), T.V.A. de 21 % comprise, à charge de l’article 1049/123-13/2024/01 de l'exercice ordinaire 2024, représentant la maintenance des tranches 1,  2, 11, 13 et 18 de la solution informatique permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques, à dater du :
  • 28/04/2024 pour les tranches 1, 2 et 13,
  • 01/09/2024 pour la tranche 11,
  • 11/12/2024 pour la tranche 18,

 et jusqu'au 31 décembre 2024 pour toutes ces tranches ; 

Considérant que les montants des tranches 1, 2, 11, 13 et 18 n’ont pas besoin d’être révisés en 2025 ;

Considérant que le montant de chaque tranche est réparti comme suit : 

• 2.640,00 EUR (deux mille six cent quarante euros) TVA de 21% comprise, relatif à la tranche 1 pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ;
• 10.560,00 EUR (dix mille cinq cent soixante euros) TVA de 21% comprise, relatif à la tranche 2 pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ;
• 5.280,00 EUR (cinq mille deux cent quatre-vingts euros) TVA de 21% comprise, relatif à la tranche 11 pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ;
• 2.640,00 EUR (deux mille six cent quarante euros) TVA de 21% comprise, relatif à la tranche 13 pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ;
• 2.640,00 EUR (deux mille six cent quarante euros) TVA de 21% comprise, relatif à la tranche 18 pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025 ;

Considérant que ces dépenses, dont le montant total s'élève à 23.760,00 EUR (vingt-trois mille sept cent soixante euros) hors TVA, soit 28.749,60 EUR (vingt-huit mille sept cent quarante-neuf euros soixante cents) TVA de 21 % comprise, seront prises en charge par l'article 1049/123-13/2025/01, de l'exercice ordinaire 2025, sous réserve de son vote par le Conseil communal et de son approbation par les autorités de tutelle ; 

Attendu que la dépense dépasse le montant des crédits provisoires disponibles, en attente de l'approbation du budget 2025 par les autorités de tutelle conformément aux prescrits de l'article 3131-1 du Code de la démocratie locale et de décentralisation ;

Attendu que cette dépense est strictement indispensable à la bonne marche du service public : il est essentiel pour le bon fonctionnement de l'administration de maintenir la gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers ;

Attendu la demande d'avis adressée sur base d'un dossier complet au Directeur financier en date du 04/03/2025.

Attendu l'avis favorable du Directeur financier rendu en date du 04/03/2025 conformément à l'article L1124-40 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,

Sur proposition du Collège communal, en sa séance du 14 mars 2025, et après examen du dossier par la Commission compétente ;

RATIFIE la décision du Collège communal du 14 mars 2025 autorisant le dépassement des crédits provisoires pour l'engagement de la somme de 28.749,60 EUR (vingt-huit mille sept cent quarante-neuf euros soixante cents) TVA de 21 % comprise, au nom de la SA "NOVIAT", n° d'entreprise 0820.512.013, sise à 1083 BRUXELLES, avenue de Rusatira 1, adjudicataire du marché en cours d'exécution relatif à la mise en œuvre d'une solution informatique en ce compris les services, les licences, l'accompagnement, la formation et le matériel permettant une gestion intégrée et transversale des interventions techniques sur des biens immobiliers en 20 tranches, à charge de l'article 1049/123-13/2025/01 du budget ordinaire 2025, sous réserve de son vote par le Conseil communal et de son approbation par les autorités de tutelle, représentant la dépense nécessaire au paiement de la maintenance des tranches 1 "Gestion des contacts",  2 "Gestion des demandes d'intervention", 11 "Gestion des tournées", 13 "Gestion des véhicules" et 18 "SI Géographique" pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2025.

La présente décision a recueilli l'unanimité des suffrages.