P.S.T-Fiche 2.5.2. - BE/2021/137.016.00/MRU - Service informatique, développements numériques divers -Mise en œuvre d'un site extranet et fourniture du service d'hébergement - Approbation des conditions du marché et du mode de passation (procédure négociée sans publication préalable)

Le Conseil communal,

Vu l’article L1222-3 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation par lequel le Conseil Communal est habilité à déterminer le mode de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, et d'en fixer les conditions ;

Vu la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions et ses modifications ultérieures ;

Vu la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, notamment l’article 42, § 1, 1° a) (la dépense à approuver HTVA n'atteint pas le seuil de € 139.000,00) ;

Vu l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures ;

Vu l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures, notamment l'article 90, 1° ;

Vu la décision du Collège Communal du 08 octobre 2021 ;

Considérant le cahier des charges N° P.S.T-Fiche 2.5.2. - BE/2021/137.016.00/MRU relatif au marché “Service informatique, développements numériques divers -Mise en œuvre d'un site extranet et fourniture du service d'hébergement ” établi pour le Service informatique ;

Considérant que le site Intranet actuellement en place ne permet plus de répondre aux besoins, en termes de communication, avec l’ensemble du personnel. Dès lors, la mise en œuvre d’un nouvel outil Extranet permettra entre-autre:

• de communiquer à tous les membres du personnel, les notes de services et autres documents et ressources utiles au travail quotidien des agents (formulaires, règlements...)
• d’accéder à l’annuaire des agents
• de réduire la transmission de mails et ne limiter que ceux-ci aux communications internes Flash pour les informations urgentes et importantes

Considérant que le montant estimé de ce marché s'élève à:

• Budget extraordinaire : € 47.200,00 hors TVA ou € 57.112,00, 21% TVA comprise ;

• Budget ordinaire : € 34.710,74 hors TVA ou € 42.000,00, 21% TVA comprise, pour 3 ans soit, € 11.570,24 hors TVA ou € 13.999,99, 21% TVA comprise pour 1 an ;

Considérant qu'il est proposé de passer le marché par procédure négociée sans publication préalable ;

Considérant que les crédits permettant cette dépense sont inscrits sous les fonctions suivantes :

• Mise en œuvre d'un site Extranet : 2021 - Budget Extraordinaire – € 200.000,00 -13715/742-53 (n° de projet 20210012) à compenser par Fond de réserve après modification budgétaire à concurrence de € 69.000,00 et à compenser par emprunt après modification budgétaire à concurrence de € 131.000,00

• Hébergement et maintenance : 2021-2022- 2023- Budget Ordinaire - 13111/123-13/01

Considérant qu'une demande afin d’obtenir l'avis de légalité obligatoire a été soumise le 24 septembre 2021, un avis de légalité favorable a été accordé par le directeur financier le 28 septembre 2021 ;

Sur proposition du Collège Communal, en sa séance du 08 octobre 2021

Décide à l'unanimité :

Art. 1er : D’arrêter les conditions du marché et d’attribuer le marché précité par procédure négociée sans publication préalable  (conformément à l’article 42, § 1, 1° a) de la loi du 17 juin 2016).

Art. 2 : D'approuver  le cahier des charges N° P.S.T-Fiche 2.5.2. - BE/2021/137.016.00/MRU et le montant estimé de ce marché, établis par le Service informatique. Les conditions sont fixées comme prévu au cahier des charges et par les règles générales d'exécution des marchés publics. Le montant estimé s'élève à :

• Budget extraordinaire : € 47.200,00 hors TVA ou € 57.112,00, 21% TVA comprise ;

• Budget ordinaire : € 34.710,74 hors TVA ou € 42.000,00, 21% TVA comprise, pour 3 ans soit, € 11.570,24 hors TVA ou € 13.999,99, 21% TVA comprise pour 1 an

Art. 3 : De financer cette dépense par les crédits inscrits sous les fonctions suivantes :

• Mise en œuvre d'un site Extranet : 2021 - Budget Extraordinaire – € 200.000,00 -13715/742-53 (n° de projet 20210012) à compenser par Fond de réserve après modification budgétaire à concurrence de € 69.000,00 et à compenser par emprunt après modification budgétaire à concurrence de € 131.000,00

• Hébergement et maintenance : 2021-2022- 2023- Budget Ordinaire - 13111/123-13/01